事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升策略

周鑫

（黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查七〇二隊(duì)，黑龍江 牡丹江 157020）

引言

行政事業(yè)單位屬于管理型、執(zhí)行型、事務(wù)型、智力密集型單位，內(nèi)部人員是重要的人才資源也是國(guó)家的重要財(cái)富，行政單位必須重視人才的戰(zhàn)略資源，加強(qiáng)人事的檔案規(guī)范管理，以此提升人事管理水平，促進(jìn)人力資源的合理運(yùn)用。推動(dòng)事業(yè)單位長(zhǎng)期健康穩(wěn)步發(fā)展具有十分重要的意義。就目前來(lái)看，大多行政事業(yè)單位存在人事檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題，致使檔案管理水平低，整體作用受限，人事管理水平得不到有效提高，效能得不到有力的發(fā)揮。伴隨行政事業(yè)單位改革深入推進(jìn)，人事檔案管理在其中的重要性愈發(fā)突出，這就要求行政事業(yè)單位必須重視人事檔案管理的規(guī)范建設(shè)，充分發(fā)揮優(yōu)質(zhì)檔案管理對(duì)行政事業(yè)單位發(fā)展的推動(dòng)作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（1）對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不足。與其他工作相比，很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，僅僅從主觀的角度將人事檔案管理視為附屬工作。這就使得人事檔案管理工作不夠完善，無(wú)法充分發(fā)揮其作用[1]。（2）人事檔案管理工作的方法落后。當(dāng)前事業(yè)單位在人事檔案管理工作方面的方法落后、水平偏低，無(wú)法達(dá)到現(xiàn)代社會(huì)對(duì)這項(xiàng)工作的要求。（3）人事檔案管理工作的信息化水平有待提升。盡管信息技術(shù)已經(jīng)在事業(yè)單位的各項(xiàng)工作中得到了普及，也進(jìn)一步改進(jìn)了該工作，但是某些方面仍然采用較為傳統(tǒng)的人工管理方式，工作效率低下。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

由于我國(guó)事業(yè)單位在人事任免方面經(jīng)常會(huì)受到面試者個(gè)人工作經(jīng)歷、獲得的獎(jiǎng)懲制度等的影響，所以人事檔案信息為職員面試提供了客觀的參考性依據(jù)。更重要的是，現(xiàn)在社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)激烈，人事檔案中的記錄越豐富對(duì)于職員面試求職越有利，當(dāng)然這是基于職員經(jīng)歷的真實(shí)性的基礎(chǔ)上。畢竟一個(gè)人的能力是有目共睹的，或許你可以憑借豐富的簡(jiǎn)歷進(jìn)入單位工作，但如果在工作中不思進(jìn)取，遲早會(huì)有更適合這個(gè)崗位的人來(lái)取代你。這是一個(gè)處處都在“神仙打架”的時(shí)代，只有不斷豐富自己的人生經(jīng)歷，不斷磨礪性子，不斷提高自己的專業(yè)能力，培養(yǎng)多邊能力，才能在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代取勝。能力是可以看見的，因此就算簡(jiǎn)歷不出色，在工作中也一樣會(huì)發(fā)光發(fā)熱，因?yàn)槲覀儫o(wú)法預(yù)料到明天和意外哪個(gè)先來(lái)，我們不知道意外會(huì)給自己帶來(lái)什么，所以只能一直努力，在明天先來(lái)的時(shí)候給自己多一個(gè)選擇，多一份底氣。能力才是這個(gè)時(shí)代最重要的武器。人事考核和任免的信息基礎(chǔ)。事業(yè)單位的用人制度在越來(lái)越完善的過(guò)程中，更加注重對(duì)員工綜合素質(zhì)的考量，人事檔案管理的動(dòng)態(tài)變化特征提供了更加全面的參考依據(jù)。雖然不能將一個(gè)人的生平經(jīng)歷簡(jiǎn)單由人事檔案來(lái)定義，但是人事檔案的記錄在一定程度上足以說(shuō)明一些問(wèn)題。單位人力資源部門在考察面試者能力的前期，會(huì)根據(jù)已經(jīng)形成的人事檔案進(jìn)行篩選，因?yàn)閼?yīng)聘者眾多，單位總是會(huì)優(yōu)先考慮履歷更加豐富的人來(lái)進(jìn)行進(jìn)一步的能力考察。

三、事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升策略

（一）逐步完善人事檔案管理的基本設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)適當(dāng)增加資金投入，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新工作管理手段，提高這項(xiàng)工作的管理水平。另外，應(yīng)該重視基本設(shè)施建設(shè)工作，以相關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作為主要依據(jù)，建設(shè)檔案閱讀室，為人事檔案存放提供良好的條件，保證其采光與通風(fēng)性能都符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)防潮與防盜保護(hù)措施，安全保存檔案。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員應(yīng)該定期對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)，保障人事檔案管理工作的順利開展。

（二）建立健全的人事檔案管理機(jī)制

①公開檔案管理制度，使其能得到有效落實(shí)。每個(gè)檔案管理工作人員都應(yīng)該明確自身的職責(zé)，指定負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作實(shí)施監(jiān)督和管理。②定期召開檔案管理工作會(huì)議。以完善檔案管理制度以及升級(jí)管理人員作為基礎(chǔ)，使得檔案管理機(jī)制能夠逐步趨于健全化。③應(yīng)該在事業(yè)單位內(nèi)部積極做好檔案管理宣傳，使得各個(gè)部門之間能互相配合，從而提高檔案材料收集的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及便捷性，并保證檔案能被安全借閱。④將每一項(xiàng)檔案管理責(zé)任落到實(shí)處。只有對(duì)人事檔案管理工作實(shí)施有效的監(jiān)督，才能確保其為事業(yè)單位發(fā)展提供依據(jù)，保證檔案管理工作的科學(xué)性和高效性。

（三）創(chuàng)新人事檔案管理方法

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，因此有必要結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)際，對(duì)人事檔案管理辦法加以創(chuàng)新，打造出符合事業(yè)單位當(dāng)前情況的人事檔案管理新方法。在事業(yè)單位人事檔案管理辦法完善過(guò)程中，既要注重管理辦法的靈活性和便利性，又要注重管理辦法的保密性和安全性，充分發(fā)揮人事檔案管理方法的優(yōu)勢(shì)，更好地服務(wù)人事檔案管理各項(xiàng)工作的開展。特別是事業(yè)單位人事檔案管理工作人員應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)際需要，主動(dòng)引入信息技術(shù)，完善事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)，設(shè)計(jì)人事檔案信息建設(shè)方案，明確事業(yè)單位人事檔案管理的階段性目標(biāo)和遠(yuǎn)期目標(biāo)，確保事業(yè)單位人事檔案管理各項(xiàng)工作有目標(biāo)、有步驟地加以推進(jìn)。

（四）注重選用人才，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員是各項(xiàng)檔案管理工作的建設(shè)者和具體的實(shí)施者，其隊(duì)伍質(zhì)量高低直接關(guān)系到檔案管理的規(guī)范與否。行政事業(yè)單位加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)的最重要途徑，一是把好進(jìn)門關(guān)。選調(diào)人員時(shí)，要具備專業(yè)化知識(shí)和具體業(yè)務(wù)水平，把好入門關(guān)。二是重視培訓(xùn)關(guān)。要予以檔案管理人員定期專業(yè)培訓(xùn)，或以需求的定向培訓(xùn)為前提條件，實(shí)施高效的針對(duì)性培訓(xùn)。三是選拔任用關(guān)。在人事檔案規(guī)范工作中任勞任怨，有成績(jī)和積極貢獻(xiàn)者要大膽提拔任用，及時(shí)晉升。

結(jié)語(yǔ)

為了更好地進(jìn)行人事檔案管理，首先，事業(yè)單位需要對(duì)人事檔案管理有更加全面、更加科學(xué)的認(rèn)識(shí)，只有單位本身對(duì)檔案管理足夠重視，人事檔案管理才會(huì)更好地發(fā)展。除此之外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，單位人事檔案管理可以引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行更系統(tǒng)的管理，同時(shí)專門設(shè)立人事檔案管理培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，提高職員的專業(yè)技術(shù)水平，推動(dòng)人事檔案管理健康發(fā)展。