規(guī)范學(xué)籍檔案管理 服務(wù)學(xué)生終生發(fā)展
——新時(shí)代中等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍管理改革探索與實(shí)踐

文·李躍榮

學(xué)籍檔案是中等職業(yè)學(xué)校檔案中的重要部分，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、日?；顒?dòng)的綜合反映，是企事業(yè)單位選人用人和高等學(xué)校招生錄取的參考依據(jù)，對(duì)于學(xué)生發(fā)展而言尤為重要。國(guó)家對(duì)新時(shí)代職業(yè)教育改革發(fā)展提出了一系列新的要求，其中山東省教育廳發(fā)布了《山東省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)實(shí)施方案》，要求要逐步把《山東省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)報(bào)告》列入中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理，然而當(dāng)前很多職業(yè)學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作還存在諸多問(wèn)題，原有的管理方式很難適應(yīng)新的工作要求。因此必須進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，改進(jìn)管理模式，科學(xué)規(guī)劃工作流程，應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，規(guī)范學(xué)籍檔案管理工作，結(jié)合綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)工作，提高學(xué)籍檔案管理水平，為學(xué)生終身發(fā)展服務(wù)。

一、學(xué)籍檔案管理對(duì)學(xué)生發(fā)展的意義及存在問(wèn)題

（一）學(xué)籍檔案是學(xué)生重要人事檔案

中等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案在學(xué)校檔案管理、乃至教育教學(xué)工作中占據(jù)著十分重要的地位，記錄了學(xué)生在校期間思想品德、學(xué)業(yè)水平、藝術(shù)素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)和社會(huì)實(shí)踐等各個(gè)方面的表現(xiàn)，是中專(zhuān)職業(yè)學(xué)校學(xué)生重要的人事檔案，跟隨學(xué)生一生，是高一級(jí)學(xué)校和用人單位對(duì)學(xué)生考察的重要參考，影響學(xué)生今后的發(fā)展，十分重要。

（二）學(xué)籍檔案管理是促進(jìn)學(xué)生發(fā)展的重要手段

2017年6月山東省教育廳發(fā)布了《山東省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)實(shí)施方案》（魯教職發(fā)〔2017〕1號(hào)），綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)是基于中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展事實(shí)，遵循職業(yè)教育規(guī)律和學(xué)生身心發(fā)展規(guī)律，客觀反映學(xué)生德智體美全面發(fā)展情況的綜合系統(tǒng)評(píng)價(jià)。實(shí)施綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)制度，旨在通過(guò)創(chuàng)新學(xué)生評(píng)價(jià)機(jī)制，引導(dǎo)學(xué)校樹(shù)立科學(xué)的人才觀、質(zhì)量觀，既關(guān)注技術(shù)技能培養(yǎng)、又關(guān)注人文素養(yǎng)教育，為學(xué)生成長(zhǎng)成才和終身發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為企事業(yè)單位選人用人和高等學(xué)校招生錄取提供真實(shí)可信的參考依據(jù)。 2018年3月，省政府辦公廳印發(fā)了《山東省深化高等學(xué)?？荚囌猩C合改革試點(diǎn)方案》（魯政辦發(fā)〔2018〕11號(hào)），全面啟動(dòng)高等學(xué)?？荚囌猩C合改革試點(diǎn)，職業(yè)學(xué)校綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)已成為高考錄取重要參考。這也是對(duì)學(xué)籍檔案管理改革提出了新的要求。

《山東省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)實(shí)施方案》要求，要把《山東省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)報(bào)告》列入中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理，逐步替代原有的學(xué)籍檔案，職業(yè)學(xué)校要認(rèn)真落實(shí)文件精神，本著對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，促進(jìn)發(fā)展成長(zhǎng)的原則，正確認(rèn)識(shí)學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)工作的重要性和積極意義，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)學(xué)校綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)工作。

因此，中等職業(yè)學(xué)校要結(jié)合推進(jìn)綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)工作，以規(guī)范學(xué)籍檔案為抓手，積極開(kāi)展工作。一是綜合改革學(xué)校德育管理、教學(xué)改革、實(shí)習(xí)就業(yè)指導(dǎo)工作，提高服務(wù)學(xué)生發(fā)展能力；二是以學(xué)生在校綜合表現(xiàn)均記入檔案，讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)的重要性，督促學(xué)生全面、高素質(zhì)發(fā)展。

（三）學(xué)籍檔案管理工作中存在的問(wèn)題和面臨的困難

一直以來(lái)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理存在諸多問(wèn)題，造成了學(xué)籍檔案質(zhì)量不高，沒(méi)有很好地起到促進(jìn)學(xué)生發(fā)展的作用。一是學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的管理體系和規(guī)章制度，人員、設(shè)施設(shè)備配備數(shù)量不足，質(zhì)量不高，特別是信息化應(yīng)用水平低下，無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)工作需要；二是多頭管理，學(xué)籍規(guī)范的檔案材料涉及招生就業(yè)、政教、教務(wù)以及各個(gè)專(zhuān)業(yè)系部等，不同部門(mén)所產(chǎn)生的學(xué)生信息沒(méi)有明晰歸檔管理規(guī)定，容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理不完善，造成材料缺失、毀損等。三是學(xué)籍檔案形成達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求，日常工作中教職工以及檔案管理者學(xué)籍檔案管理的意識(shí)不高，統(tǒng)一培訓(xùn)不夠，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，形成的學(xué)籍檔案各式各樣。

面對(duì)綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)改革對(duì)學(xué)籍檔案工作提出的新要求，要想提高中等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作水平，除了上述問(wèn)題以外，還存在以下困難。一是《山東省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)報(bào)告》包括中等職業(yè)學(xué)校畢業(yè)生基本情況、學(xué)生發(fā)展情況（思想品德、學(xué)業(yè)水平、藝體素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)、社會(huì)實(shí)踐等）、過(guò)程性評(píng)價(jià)、學(xué)生陳述報(bào)告和教師評(píng)語(yǔ)、佐證材料等5個(gè)方面，涉及到學(xué)生生活以及學(xué)習(xí)的方方面面，是對(duì)學(xué)生整個(gè)在校情況的綜合反映，相比原來(lái)的內(nèi)容大量增加，要求更規(guī)范，學(xué)校相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)配合難度進(jìn)一步加大。二是山東省教育廳要建立山東省中職學(xué)校學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)信息管理平臺(tái)，為中職學(xué)校記錄評(píng)價(jià)信息、企業(yè)招人用人、高等學(xué)校招生錄取及各級(jí)教育行政部門(mén)管理使用提供服務(wù)。就目前中等職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)和使用水平，難以對(duì)接省級(jí)平臺(tái)。三是綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)結(jié)果要及時(shí)向?qū)W生和家長(zhǎng)反饋，接受監(jiān)督，引領(lǐng)學(xué)生全面、主動(dòng)對(duì)照，促進(jìn)學(xué)生自我調(diào)整和自我管理，確定個(gè)人成長(zhǎng)目標(biāo)，發(fā)展?jié)撃芎吞亻L(zhǎng)，對(duì)學(xué)籍檔案的形成時(shí)效性、嚴(yán)肅性提出了更高要求，原來(lái)的工作程序，工作習(xí)慣無(wú)法適應(yīng)新的要求。

二、優(yōu)化管理、服務(wù)發(fā)展 ，提高學(xué)籍檔案管理水平

（一）提升認(rèn)識(shí)，優(yōu)化管理體系

中等職業(yè)學(xué)校要組織干部教師認(rèn)真學(xué)習(xí)《山東省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)實(shí)施方案》，以及檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)。職業(yè)學(xué)校學(xué)生綜合素質(zhì)的評(píng)價(jià)是促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展的重要舉措，是實(shí)現(xiàn)學(xué)生的自我認(rèn)識(shí)、自我教育為目標(biāo)，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展，促進(jìn)學(xué)校、教師轉(zhuǎn)變教育行為和方式，引導(dǎo)家長(zhǎng)和社會(huì)逐步形成科學(xué)的學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展觀的重要途徑。評(píng)價(jià)結(jié)果是衡量學(xué)生是否達(dá)到畢業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和高等教育階段學(xué)校招生、企業(yè)招聘的重要依據(jù)之一，是全面反映職業(yè)學(xué)校畢業(yè)生發(fā)展?fàn)顩r的手段。要讓干部教師充分認(rèn)識(shí)到綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)報(bào)告納入學(xué)籍檔案管理的重要性、嚴(yán)肅性，為開(kāi)展好工作打好思想認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)。

以綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)及學(xué)籍檔案形成為線索，結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際制定綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)實(shí)時(shí)方案，和科學(xué)、規(guī)范的工作流程，將教育教學(xué)活動(dòng)與學(xué)籍檔案工作協(xié)同部署，把政教、教務(wù)、招生就業(yè)指導(dǎo)等相關(guān)科室職能明晰，有序開(kāi)展工作，推動(dòng)綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)工作扎實(shí)落實(shí)，形成齊抓共管的良好局面，帶動(dòng)學(xué)籍檔案管理工作水平提升。這種管理模式的調(diào)整在部分學(xué)校工作實(shí)踐中已經(jīng)見(jiàn)到明顯成效，工作脫節(jié)、檔案材料缺失的情況明顯減少。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，統(tǒng)一工作流程

以學(xué)校綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)實(shí)施方案為藍(lán)本，對(duì)全校干部教師開(kāi)展培訓(xùn)。一是要求對(duì)考察內(nèi)容要全面詳實(shí)。思想品德表現(xiàn)，包括學(xué)生日常操行、參與黨團(tuán)活動(dòng)、公益活動(dòng)等；學(xué)業(yè)水平、參加技能大賽、文明風(fēng)采大賽等情況；藝體素養(yǎng)，主要考察學(xué)生身心健康、審美和藝術(shù)表現(xiàn)能力；職業(yè)素養(yǎng)主要考察學(xué)生正確的職業(yè)觀和職業(yè)理想和職業(yè)行為習(xí)慣養(yǎng)成等。二是規(guī)范評(píng)價(jià)方式和程序。評(píng)價(jià)采用客觀記錄和評(píng)議評(píng)定兩種方式。學(xué)生發(fā)展的標(biāo)志性成果如學(xué)習(xí)實(shí)習(xí)成績(jī)、體質(zhì)健康測(cè)試結(jié)果、參加各類(lèi)活動(dòng)獲獎(jiǎng)情況等均可采用客觀記錄方式。對(duì)道德修養(yǎng)、職業(yè)精神等難以用標(biāo)志性成果體現(xiàn)的內(nèi)容，可在學(xué)生自我評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上，由班主任在組織全體同學(xué)評(píng)議、征求任課教師和實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師意見(jiàn)基礎(chǔ)上作出評(píng)價(jià)意見(jiàn)。評(píng)價(jià)程序通過(guò)學(xué)生自評(píng)、學(xué)校評(píng)價(jià)、整理遴選，每學(xué)期末，學(xué)校以班級(jí)為單位，指導(dǎo)學(xué)生對(duì)計(jì)入綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)報(bào)告的標(biāo)志性成果和佐證材料予以核實(shí)和篩選，錄入的標(biāo)志性成果及相關(guān)材料。經(jīng)審核公示后，將客觀數(shù)據(jù)和佐證材料錄入平臺(tái)，同時(shí)形成學(xué)籍檔案和《山東省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)報(bào)告》。

一年來(lái)的工作實(shí)踐證明，通過(guò)規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)和流程，檔案材料的質(zhì)量明顯提升，推動(dòng)了教育教學(xué)工作改革，對(duì)學(xué)生發(fā)展也起到了顯著的效果。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高工作效率和質(zhì)量

信息化應(yīng)用已經(jīng)成為了新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的重要助推器，大數(shù)據(jù)、云應(yīng)用已在各行各業(yè)發(fā)揮著前所未有的作用，職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)積極提升信息化應(yīng)用水平，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理更加科學(xué)。通過(guò)信息化應(yīng)用建設(shè)，能夠促進(jìn)職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理效率的全面提升，增強(qiáng)檔案的完整性、系統(tǒng)性，并且還能夠減輕檔案管理者的工作壓力，更是高質(zhì)量形成《山東省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)報(bào)告》的不二選擇。

以當(dāng)前檔案管理和學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)工作需要以及工作實(shí)踐來(lái)看，中等職業(yè)學(xué)校相關(guān)信息化建設(shè)應(yīng)該從以下三個(gè)方面強(qiáng)化工作。一是充分利用大數(shù)據(jù)、云應(yīng)用技術(shù)，建立或改進(jìn)學(xué)校管理平臺(tái)，把學(xué)生基本信息和在校期間思想品德、學(xué)業(yè)水平、藝術(shù)素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)和社會(huì)實(shí)踐等各個(gè)方面的表現(xiàn)數(shù)據(jù)納入平臺(tái)管理，學(xué)校各部門(mén)在平臺(tái)上協(xié)同工作，并能與上級(jí)平臺(tái)對(duì)接，與學(xué)生家長(zhǎng)互動(dòng)。二是為學(xué)籍檔案管理相關(guān)人員配備相應(yīng)的質(zhì)量和性能較高的終端和輸入輸出設(shè)備，以提高檔案質(zhì)量和工作效率。三是完善信息技術(shù)應(yīng)用管理制度，激勵(lì)和推動(dòng)檔案形成和管理人員利用信息化系統(tǒng)更好地開(kāi)展檔案管理工作，提高檔案管理信息化應(yīng)用水平。實(shí)踐證明信息化建設(shè)水平較高的學(xué)校，學(xué)籍檔案質(zhì)量明顯提升，對(duì)學(xué)生發(fā)展起到的促進(jìn)作用也越明顯。

職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致、復(fù)雜的工作，在促進(jìn)學(xué)生發(fā)展，服務(wù)學(xué)校管理發(fā)揮著積極作用。要想提升學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量和效率，就要不斷改進(jìn)工作思路，協(xié)同學(xué)校教育教學(xué)工作，加強(qiáng)信息化應(yīng)用。新時(shí)代職業(yè)教育不斷改革發(fā)展，中等職業(yè)學(xué)校的檔案工作也要不斷改革創(chuàng)新，更好地服務(wù)發(fā)展。