如何在新形勢下實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作創(chuàng)新

文·李娟

近幾年，我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，越來越與各類經(jīng)濟(jì)和管理活動密不可分。在此大環(huán)境之下，高校檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，面臨著全新機(jī)遇和巨大挑戰(zhàn)。若想在新趨勢中擺脫導(dǎo)致高校檔案管理水平無法提升的障礙，就必根據(jù)時(shí)代發(fā)展特色，分析當(dāng)前管理體系的不足，再融入創(chuàng)新精神，對管理制度進(jìn)行深入改革，形成高效管理模式，進(jìn)而提高檔案管理水平。

一、新形勢下高校檔案管理工作面臨的主要問題

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏必要的重視

其實(shí)，現(xiàn)在已經(jīng)有許多高校知悉檔案管理工作的作用，但由于種種原因?qū)ζ渲匾暢潭容^低。對高校領(lǐng)導(dǎo)而言，即便檔案管理工作處理得再好，也無法獲得可量化的經(jīng)濟(jì)收益，亦無法改善高校的社會形象，因此雖然重視該部分工作卻不會投入過多精力，甚至有部分高校領(lǐng)導(dǎo)層在該思想的引導(dǎo)下，認(rèn)為高校檔案管理工作只需滿足形式化、場面化要求即可。在分配資源、資金時(shí)，也忽略了高校檔案管理。導(dǎo)致該部分管理工作的投入資金減少、薪資水平也比較低，工作質(zhì)量低下。

（二）檔案管理工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

與其它工作相比，高校檔案管理屬于比較單一繁瑣的工作，很多人因其乏味而不愿選擇該崗位，尤其是年輕人，對其更無興趣，因此大部分高校檔案的管理者多數(shù)為中老年人或技術(shù)水平較差的員工。這部分人員普遍素質(zhì)水平偏低，很難快速掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)并妥善運(yùn)用；工作時(shí)間較長，固守傳統(tǒng)意識強(qiáng)，不愿意投入更多精力去創(chuàng)新工作方式，導(dǎo)致工作效率低下，無法在短時(shí)間內(nèi)完成高質(zhì)量的管理工作。

（三）檔案管理信息化水平低

目前，許多高校檔案均為紙質(zhì)檔案，需花費(fèi)較多的人力物力對其進(jìn)行分類、整理、檢索、管理。雖然部分高校已采購信息化設(shè)備、引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)，但由于利用頻率較低，經(jīng)常被忽略或成為擺設(shè)。究其根本，是由于電子檔案管理的普及度較低，許多檔案管理者根本無法深入了解并掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)知識，面對電子檔案系統(tǒng)時(shí)，操作手法生疏，無法提高效率。

（四）檔案管理制度欠缺完善合理

據(jù)調(diào)查，我國仍有大量高校未制定符合本校特色的檔案管理制度，對哪些資料需整理歸檔、歸檔所選用的紙張、裝訂方式以及若采用電子管理系統(tǒng)所提交的電子檔案文本格式及整理期限等均未做出詳細(xì)規(guī)定，使高校檔案管理不規(guī)范、不統(tǒng)一。

二、新形勢下辦公檔案管理工作創(chuàng)新建議

（一）創(chuàng)新管理思想，提高對高校檔案管理工作的重視程度

最終結(jié)果的決定性因素在于行動，行動的決定性因素則在于態(tài)度，態(tài)度的決定性因素在于思想。高校應(yīng)對檔案管理思想進(jìn)行創(chuàng)新，摒棄落后于時(shí)代發(fā)展的觀念，重視高校檔案管理工作的開展。比如，對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，使之更加規(guī)范化。加強(qiáng)檔案意識，認(rèn)識到檔案在記錄過往發(fā)展經(jīng)驗(yàn)、傳承優(yōu)秀文化傳統(tǒng)方面所起到作用，讓高校在發(fā)展的過程中擁有更為強(qiáng)盛的競爭力。將高校檔案管理工作列入全方位發(fā)展規(guī)劃中，并在資金配備和人員調(diào)整上給予傾斜，等等。從管理層面上為檔案工作的良性發(fā)展開辟道路。

（二）創(chuàng)新檔案管理人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作，提升檔案管理工作者素質(zhì)

強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，促使檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德的雙提升，以保證檔案管理工作順利進(jìn)行。比如，創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制，組織相關(guān)的培訓(xùn)，使之了解檔案業(yè)務(wù)知識和計(jì)算機(jī)常識技能；培養(yǎng)檔案工作者自我提升的意識，使之能夠自主學(xué)習(xí)、主動學(xué)習(xí)、長期學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，并不斷充填自己的知識含量，保證檔案工作質(zhì)量優(yōu)、效率高。比如，可以根據(jù)實(shí)際情況，調(diào)整現(xiàn)有的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，鼓勵(lì)年輕員工投身到檔案管理事業(yè)中，為其提供優(yōu)秀的工作氛圍，并可按照工作績效設(shè)置福利待遇。通過工作的良性開展，吸引人才，培養(yǎng)人才，為檔案工作發(fā)展提供人才儲備。

（三）創(chuàng)新檔案管理工作方式，加快檔案信息化建設(shè)步伐

鑒于檔案信息化管理的巨大優(yōu)勢，高校應(yīng)采取積極的態(tài)度加入檔案信息化建設(shè)大潮。應(yīng)在廣泛調(diào)研及考察的基礎(chǔ)上，引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息化管理系統(tǒng)，配備所需要的軟硬件設(shè)施，構(gòu)建檔案信息化管理平臺。應(yīng)優(yōu)先信息化處理那些價(jià)值相對較高的檔案，等技術(shù)水平達(dá)到一定程度后，再廣泛推廣使用，讓紙質(zhì)檔案到電子檔案的過渡趨于穩(wěn)定。應(yīng)廣泛利用微博、微信、公眾號等新媒體，加大檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，讓領(lǐng)導(dǎo)及員工能深層次地了解對檔案信息化建設(shè)的意義和作用所在，從而對檔案信息化建設(shè)起到推動作用。