新形勢下街道辦事處檔案信息化建設(shè)的思路

文·董俊玲

隨著信息時代的到來，國家電子政務(wù)建設(shè)不斷提速，街道辦事處檔案信息化建設(shè)面臨著新的形勢。本文從分析新形勢下街道辦事處檔案信息化建設(shè)面臨的問題和機(jī)遇入手，從解決問題和把握機(jī)遇兩個角度出發(fā)，結(jié)合實(shí)際研究開展相關(guān)工作的對策和建議，提出一條適合新形勢要求的街道辦事處檔案信息化建設(shè)工作思路。

一、新形勢下街道辦事處檔案信息化建設(shè)面臨的問題和機(jī)遇

（一）電子政務(wù)的高速發(fā)展帶來前所未有的沖擊

檔案信息化建設(shè)處于檔案管理與電子政務(wù)兩個工作領(lǐng)域的交叉位置，是一項(xiàng)典型的復(fù)合型工作。過去，街道辦事處同時具備本單位的檔案管理主體資格與電子政務(wù)建設(shè)主體資格，兩種身份天然統(tǒng)一。但是，隨著近年來國家電子政務(wù)的迅速發(fā)展，特別是大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)不斷被應(yīng)用于電子政務(wù)建設(shè)，這一情況開始出現(xiàn)變化。例如，2019年頒布的《山東省電子政務(wù)和政務(wù)數(shù)據(jù)管理辦法》中規(guī)定，“縣（市、區(qū)）人民政府及其工作部門不得新建電子政務(wù)云節(jié)點(diǎn)；已經(jīng)建設(shè)的，由設(shè)區(qū)的市人民政府大數(shù)據(jù)工作主管部門按照規(guī)定逐步歸并整合。”根據(jù)這一規(guī)定及相關(guān)政策要求，山東省各街道辦事處不再具備包括計算機(jī)主機(jī)房在內(nèi)的政務(wù)云節(jié)點(diǎn)建設(shè)主體資格，這使得街道辦事處在開展檔案信息化建設(shè)時必須適應(yīng)身份的轉(zhuǎn)變，從根本上調(diào)整工作思路。

（二）檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系已趨完善

前些年一些研究認(rèn)為，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)是街道辦事處檔案信息化建設(shè)面臨的突出問題之一，隨著國家檔案局一系列政策、標(biāo)準(zhǔn)的推出，這一突出問題已基本得到解決。政策法規(guī)方面，由于街道辦事處是市轄區(qū)、不設(shè)區(qū)的市的人民政府派出機(jī)關(guān)，2018年10月頒布的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局第13號令）為街道辦事處的檔案管理工作提供了明確的法規(guī)要求。其中，信息化建設(shè)作為獨(dú)立的一章，為街道辦事處檔案信息化工作提供了充足的政策支持。需要說明的是，依據(jù)《中華人民共和國地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》規(guī)定，街道辦事處與鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府在組織性質(zhì)上存在不同，檔案管理也存在差異，街道辦事處檔案管理工作不適合執(zhí)行國家檔案局1998年1月頒布的《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作試行辦法》。工作標(biāo)準(zhǔn)方面，國家檔案局2014年、2016年先后頒布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》為街道辦事處檔案信息化建設(shè)提出了明確的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和考核指標(biāo)。因此，制約街道辦事處檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)瓶頸已不存在。

二、新形勢下開展街道辦事處檔案信息化建設(shè)的建議

（一）轉(zhuǎn)變工作思路，融入發(fā)展大局

新形勢下，街道辦事處開展檔案信息化建設(shè)的思路要從“小而全”向“云計算”方向轉(zhuǎn)變。過去，包括街道辦事處在內(nèi)的各類政府單位在開展信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時存在兩極分化的情況。條件較好的單位會從機(jī)房建設(shè)、設(shè)備采購、系統(tǒng)開發(fā)等多個方面進(jìn)行“一攬子”建設(shè)，建設(shè)內(nèi)容包含了信息化建設(shè)的方方面面；條件較差的單位往往僅采購一套單機(jī)版管理軟件，安裝到一臺普通辦公計算機(jī)上。由于當(dāng)時政務(wù)信息資源尚未統(tǒng)一規(guī)劃整合，每個單位都要獨(dú)立進(jìn)行信息化建設(shè)，采取“小而全”的建設(shè)方式是必然一種選擇?，F(xiàn)在，隨著電子政務(wù)的發(fā)展，處于鄉(xiāng)科級的街道辦事處雖然失去了部分建設(shè)主體資格，但也給本單位積極形勢發(fā)展，主動融入電子政務(wù)建設(shè)大格局提供了機(jī)遇。特別是對條件較差的街道辦事處來說，通過向電子政務(wù)主管部門申請各類“政務(wù)云”資源，依托“政務(wù)云”基礎(chǔ)設(shè)施開展檔案信息化建設(shè)，是克服資金不足等實(shí)際困難，推動檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的有效方法。

（二）主動擔(dān)當(dāng)作為，積極履職盡責(zé)

1. 落實(shí)各項(xiàng)政策要求。隨著各項(xiàng)政策、標(biāo)準(zhǔn)的不斷出臺和完善，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)不再是制約街道辦事處檔案信息化建設(shè)的瓶頸，更不能是推諉職責(zé)的借口。無論是融入電子政務(wù)發(fā)展大環(huán)境，還是推進(jìn)各項(xiàng)具體工作，都需要街道辦事處相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員承擔(dān)起檔案管理的法定職責(zé)，認(rèn)真學(xué)習(xí)研究各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，積極爭取政策支持，嚴(yán)格依規(guī)依標(biāo)開展檔案信息化建設(shè)。同時，街道辦事處還應(yīng)在做好本單位檔案信息化建設(shè)以外，按照《城市社區(qū)管理辦法》的規(guī)定，積極指導(dǎo)本轄區(qū)內(nèi)各社區(qū)開展檔案信息化建設(shè)，提升整個轄區(qū)的檔案信息化建設(shè)水平。

2. 打好數(shù)據(jù)資源基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)。街道辦事處要全面梳理本單位所藏檔案，建立檔案資源清單，按照“存量數(shù)字化”的思路建設(shè)覆蓋全部檔案資源的目錄數(shù)據(jù)庫和文書、照片、錄音、錄像數(shù)據(jù)庫，改變檔案利用方式，用數(shù)據(jù)取代原件開展檔案利用，提高檔案利用效率。

3. 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。開展檔案信息化建設(shè)要求具備檔案管理和信息技術(shù)雙重專業(yè)知識的復(fù)合型人才。因此，街道辦事處一方面應(yīng)加強(qiáng)人才引進(jìn)，在新進(jìn)工作人員時注重選拔具有相關(guān)專業(yè)背景的人員；另一方面注重對現(xiàn)有人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，積極抓住各級檔案部門培訓(xùn)檔案工作者的機(jī)遇，選擇集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)等多種方法，不斷提高現(xiàn)有工作人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平。