加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理的有效路徑探析

文·冀英輝

隨著社會(huì)發(fā)展和人民生活水平的改善，人們的健康需求不斷提升，對(duì)于醫(yī)療服務(wù)提出了更高要求。近年來，各級(jí)政府積極落實(shí)衛(wèi)生與健康規(guī)劃政策，不斷加大醫(yī)療單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)扶持力度，醫(yī)院建筑修繕及擴(kuò)建項(xiàng)目的數(shù)量和規(guī)模都大為增加，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院基建檔案的管理工作提出了更高要求。醫(yī)院基建檔案不僅包括了基建項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程的全部文件，還包括了基建項(xiàng)目改擴(kuò)建、裝飾、安裝的施工過程的詳細(xì)記錄，是醫(yī)院工程質(zhì)量管理的重要手段，是工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，是保證醫(yī)院正常運(yùn)營的重要依據(jù)，可以為醫(yī)院發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，還可以為后續(xù)的基建活動(dòng)提供借鑒。醫(yī)院基建檔案同樣有助于基建工程項(xiàng)目的監(jiān)督，為審計(jì)部門等監(jiān)督核查提供重要依據(jù)，可以提升建設(shè)過程績(jī)效，防止腐敗，保證工程質(zhì)量，有效規(guī)避項(xiàng)目資金的流失。因此，加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理有效路徑探析，對(duì)醫(yī)院管理有非常重要的意義。

一、醫(yī)院基建檔案管理存在的問題

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案工作不重視。很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于基建檔案管理的重要性認(rèn)知不足，將工作重點(diǎn)放在醫(yī)療業(yè)務(wù)層面，對(duì)于基建檔案后續(xù)工作開展造成了很大阻礙。檔案驗(yàn)收屬于項(xiàng)目建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，但是很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)注工程建設(shè)的進(jìn)度情況，往往忽視了醫(yī)院基建檔案的管理工作。

（二）基建檔案管理保障措施不到位。醫(yī)院在基建檔案管理過程中，有的沒有成立專門的檔案管理部門，有的沒有完善的檔案管理制度，有的沒有穩(wěn)定的檔案人員隊(duì)伍，導(dǎo)致在建設(shè)項(xiàng)目的前期規(guī)劃、立項(xiàng)、招投標(biāo)等環(huán)節(jié)檔案資料的收集和整理遇到了很多問題，基建檔案不規(guī)范、不齊全的問題時(shí)有發(fā)生，檔案的真實(shí)性和完整性得不到保證，嚴(yán)重影響醫(yī)院基建檔案工作效率和管理質(zhì)量。

（三）檔案管理人員能力素質(zhì)不過硬。部分醫(yī)院的基建檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)有待提升，很多都是由工程項(xiàng)目的人員兼職，不僅缺乏專業(yè)的管理理念，還缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。醫(yī)院檔案管理人員的崗位設(shè)置不夠合理，挫傷了檔案人員的積極性，人員缺少工作技能和工作熱情，創(chuàng)新能力不足。

二、加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理的措施

（一）提高意識(shí)，健全醫(yī)院基建檔案的管理體制

一方面，要加強(qiáng)與檔案管理部門聯(lián)系，主動(dòng)接受監(jiān)督與指導(dǎo)，不斷強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案管理的重視程度，正確認(rèn)識(shí)和理解檔案工作。檔案管理人員要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，加大對(duì)檔案工作的投入，建設(shè)綜合性的檔案室（館），并使其成為一個(gè)專門職能部門。要結(jié)合實(shí)際情況，制定與醫(yī)院發(fā)展相適宜的檔案管理工作整體規(guī)劃和發(fā)展計(jì)劃。另一方面，在基建項(xiàng)目管理中，應(yīng)成立工程項(xiàng)目建設(shè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和管理檔案工作，相關(guān)人員要保證責(zé)任的落實(shí)，避免出現(xiàn)基建檔案缺失、失真的問題。要明確將基建檔案納入工程合同管理，做到“三同步”，在簽訂工程項(xiàng)目承包合同時(shí)，可明確將工程檔案歸檔情況列入到工程項(xiàng)目考核標(biāo)準(zhǔn)中，把檔案的管理與工程付款掛鉤。要將檔案管理質(zhì)量和領(lǐng)導(dǎo)人員績(jī)效考核掛鉤，嚴(yán)格追究失職人員的責(zé)任。

（二）完善制度，加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案的過程控制

一是要嚴(yán)格按照基建檔案管理制度要求，建立科學(xué)規(guī)范的基建檔案管理工作流程，確保制度的貫徹和落實(shí)，以基建檔案產(chǎn)生時(shí)間為順序，強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案管理，對(duì)基建的每一過程檔案加以監(jiān)督。加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案事前及事中、事后控制，對(duì)形成的檔案要求各參建單位按照職責(zé)分工，做好收集整理工作，遵循基建檔案形成規(guī)律，保持檔案的有機(jī)聯(lián)系。二是要規(guī)范管理方式，保證基建檔案真實(shí)完整。檔案管理人員要積極配合建立單位和施工單位，細(xì)致劃分基建項(xiàng)目的管理職責(zé)。仔細(xì)核查單位提交的原始資料，對(duì)內(nèi)容不清晰的文件要退回，進(jìn)一步提升檔案信息真實(shí)性和可靠性。三是要按照基建檔案文件資料的具體性質(zhì)分門別類加以整理，并開展分組立卷工作，從總目錄、分組目錄以及卷內(nèi)目錄出發(fā)，明確各個(gè)目錄表不同材料的信息，為后續(xù)開展信息資料的調(diào)取、存檔和使用工作提供良好前提。

（三）注重培養(yǎng)，提高醫(yī)院檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

基建檔案管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員具有較高的業(yè)務(wù)水平和管理能力，需要有一個(gè)檔案業(yè)務(wù)嫻熟和穩(wěn)定的人員隊(duì)伍。醫(yī)院應(yīng)注意采取有效措施對(duì)全體檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，使檔案工作人員熟練掌握信息軟件操作技術(shù)，并了解工程項(xiàng)目建設(shè)過程，能夠在實(shí)際工作中科學(xué)、規(guī)范地收集基建檔案資料，做好檔案保密工作，充分發(fā)揮檔案資源的實(shí)用價(jià)值。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理部門可以借助信息技術(shù)對(duì)基建檔案工作進(jìn)行定期考核和獎(jiǎng)懲，避免檔案人員在實(shí)際工作出現(xiàn)失誤與差錯(cuò)，促使檔案人員規(guī)范工作行為，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律。要經(jīng)常關(guān)心醫(yī)院檔案人員的成長(zhǎng)進(jìn)步，及時(shí)做好科研項(xiàng)目申報(bào)、職務(wù)晉升、職稱評(píng)定等工作，有助于激發(fā)檔案人員的工作潛能。

（四）加強(qiáng)宣傳，營造基建檔案工作的良好氛圍

在項(xiàng)目建設(shè)過程中，可以通過工作例會(huì)、技術(shù)會(huì)議等形式，形成現(xiàn)場(chǎng)辦公的檔案管理模式，檔案管理人員加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和管理，保證檔案歸檔有序和符合規(guī)范。在醫(yī)院日常工作中，要主動(dòng)根據(jù)醫(yī)院管理需求及時(shí)提供基建檔案信息，及時(shí)提供有用的檔案信息給利用者，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用。要通過重視利用效果的匯編，加大對(duì)基建檔案利用成效的宣傳，來贏得領(lǐng)導(dǎo)重視和同事們的理解，爭(zhēng)取醫(yī)院相關(guān)部門的支持。在檔案管理工作中，要利用微信、公眾號(hào)進(jìn)行檔案工作宣傳，不斷提升醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員和行政管理人員的基建檔案管理意識(shí)。要將基建檔案管理納入到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略之中，通過加大宣傳力度，保證基建檔案管理的準(zhǔn)確性和完整性，增強(qiáng)檔案信息的安全性。

（五）不斷創(chuàng)新，加快醫(yī)院基建檔案的智能管理

隨著社會(huì)發(fā)展以及醫(yī)院建設(shè)規(guī)模的不斷增大，基建檔案數(shù)量不斷增加、內(nèi)容更加復(fù)雜，載體形式更加多樣。在基建檔案管理中要不斷創(chuàng)新基建檔案管理的模式，及時(shí)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，科學(xué)構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，合理引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，包含云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、數(shù)字化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，開展綜合性管理工作，將基建檔案管理和信息技術(shù)有機(jī)融合起來，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索、計(jì)算統(tǒng)計(jì)、信息共享等功能，促進(jìn)基建檔案資源的有效利用及開發(fā)，更好發(fā)揮醫(yī)院基建檔案的價(jià)值作用。