大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案工作應(yīng)對探索

文·梁荃

毋庸置疑，在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式已越來越不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，應(yīng)用全新的檔案管理模式是提高企業(yè)檔案管理效率與質(zhì)量的關(guān)鍵所在。在大數(shù)據(jù)時代加強對云計算、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效應(yīng)用，可以最大限度提高檔案收集率，豐富檔案資源?？梢詫⒎爆嵉臋n案數(shù)據(jù)處理分析更加簡單化，并且還有利于打造統(tǒng)一的檔案管理平臺，理順檔案工作體制機制，推動企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。從理論上分析，大數(shù)據(jù)最為主要的特征便是數(shù)據(jù)的海量性，對于企業(yè)而言，生產(chǎn)、經(jīng)營、考研、管理工作中會產(chǎn)生眾多的檔案資料與技術(shù)數(shù)據(jù)，檔案管理工作至關(guān)重要，但如何管理和使用這些海量信息，更好地為企業(yè)服務(wù)，是擺在企業(yè)檔案工作者面前的一項重要任務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案工作所面臨的問題

（一）缺乏先進(jìn)的檔案管理意識

就目前而言，在信息技術(shù)日新月異發(fā)展的形勢下，部分企業(yè)對應(yīng)用信息技術(shù)，特別是云計算、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)從事檔案管理方面意識有所欠缺，仍舊采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，出現(xiàn)固步自封與放任自流的現(xiàn)象。甚至部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者與管理者認(rèn)為，檔案管理無法產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)識不到大量檔案信息通過大數(shù)據(jù)分析對企業(yè)的經(jīng)營、管理的意義，并沒有對檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)加以重視，把檔案工作置于新技術(shù)運用之外，久而久之，檔案管理效率越來越低，檔案作用越來越小，檔案工作越來越被動。

（二）檔案的收集齊全完整程度下降

企業(yè)檔案管理無法與企業(yè)的現(xiàn)代化、新技術(shù)管理相匹配，無法融合發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)與企業(yè)管理不能對接，大量的電子文件、數(shù)據(jù)無法及時全面收集、保存、管理，企業(yè)檔案室僅僅收集和管理部分傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，檔案的齊全完整性大打折扣，企業(yè)檔案的完整性、系統(tǒng)性、成套性難以保證，更妄談分析與利用。

（三）檔案信息安全存在隱患

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下，積極做好檔案安全工作至關(guān)重要，不僅可以起到風(fēng)險防范的作用，而且能夠保護(hù)檔案信息資料。現(xiàn)階段大多數(shù)企業(yè)信息系統(tǒng)建立在互聯(lián)網(wǎng)平臺上，即便是辦公系統(tǒng)是建立在局域網(wǎng)狀態(tài)之下，仍然會受到計算機病毒或者黑客所帶來的攻擊，而且大多數(shù)企業(yè)管理系統(tǒng)具備的信息下載功能，雖然可以為工作人員提供便利的條件，但是往往會對信息安全產(chǎn)生影響，信息可能發(fā)生泄露。如果檔案管理不具備計算機技術(shù)手段，就無法開展電子檔案的異地異質(zhì)備份工作。當(dāng)然備份工作也可以由企業(yè)的信息中心來承擔(dān)，但所有檔案備份工作由企業(yè)檔案部門統(tǒng)一承擔(dān)，更易于發(fā)揮檔案部門的專業(yè)優(yōu)勢和集約優(yōu)勢。

（四）管理平臺和技術(shù)難以滿足信息需求

根據(jù)調(diào)查分析，當(dāng)前企業(yè)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，主要是用來進(jìn)行檔案整理，檔案管理平臺逐漸成為了輔助性工具。此外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是時代變遷與科技進(jìn)步下的重要產(chǎn)物，在大數(shù)據(jù)背景下，用戶對檔案資源的利用也發(fā)生了變化，從多份關(guān)聯(lián)文件集中查閱到單一文件精確查閱，雖然能夠提高查閱的精確性，但是大多數(shù)企業(yè)檔案管理處于獨立的狀態(tài)，并沒有實現(xiàn)數(shù)字檔案管理信息的整合與共享。

（五）檔案管理人員知識更新過慢

要想進(jìn)一步推動企業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，更多需要從檔案管理者入手，這是其關(guān)鍵角色。在大數(shù)據(jù)時代下數(shù)字檔案管理系統(tǒng)更新比較快，部分檔案管理者在觀念與意識上存在缺陷，業(yè)務(wù)能力與管理思維仍舊停留在傳統(tǒng)檔案管理模式之上，不僅缺乏對信息技術(shù)的理解，而且計算機水平偏低，從而制約了檔案管理現(xiàn)代化的有序開展。

二、大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案工作應(yīng)對探索

如上所言，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理工作受到多方面因素所帶來的影響，如果不及時處理與解決，則會制約企業(yè)檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新應(yīng)該從以下五個方面進(jìn)行探索：

（一）實施一體化企業(yè)檔案管理機制

以大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托，在企業(yè)運行當(dāng)中，根據(jù)實際情況有針對性地制定檔案管理與信息化建設(shè)規(guī)劃，要盡可能的將檔案管理納入到企業(yè)整體管理體系當(dāng)中，使檔案工作與企業(yè)信息化建設(shè)無縫鏈接，做到企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等全鏈條數(shù)據(jù)信息，從形成到傳輸、備份、歸檔、整理、保管和使用一體化管理。不能將檔案工作與企業(yè)整體信息化建設(shè)割裂開。如果檔案管理系統(tǒng)不能與企業(yè)整體信息管理平臺融合為一體，即使為檔案部門配備再高標(biāo)準(zhǔn)的管理平臺與硬件設(shè)施，也只能是個現(xiàn)代化的裝飾，難以發(fā)揮實際作用，實現(xiàn)海量信息的收集、處理與共享，提高檔案數(shù)據(jù)資源的有效利用。

（二）構(gòu)建最廣泛的數(shù)字檔案資源體系

嚴(yán)格意義上分析，對于企業(yè)而言，所謂大數(shù)據(jù)資源涉及的內(nèi)容比較多，不僅包括了企業(yè)自身形成的全部數(shù)據(jù)信息，而且還包含了與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營相關(guān)聯(lián)的最廣泛的信息資源，如同類企業(yè)信息、上下游關(guān)聯(lián)企業(yè)信息、產(chǎn)品信息、市場信息、客戶信息、科技信息、政策信息等，甚至國際國內(nèi)形勢、自然災(zāi)害等都有可能影響到市場、價格等。大數(shù)據(jù)背景下的檔案工作基礎(chǔ)，或重中之重就是要占用海量信息資源。

（三）提高檔案信息化服務(wù)水平

大數(shù)據(jù)背景下的檔案服務(wù)，創(chuàng)新在分析，創(chuàng)新在主動，創(chuàng)新在便捷。在擁有廣泛數(shù)據(jù)資源的前提下，應(yīng)用先進(jìn)的計算機技術(shù)對數(shù)據(jù)檔案資源加以分析，或者利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)做好檔案的開發(fā)，構(gòu)建專項檔案資源庫，從中分析出有規(guī)律、有前瞻性的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，為科研提供依據(jù)，為市場提供方向。要優(yōu)化檔案信息服務(wù)方式，可以通過現(xiàn)代化技術(shù)構(gòu)建云服務(wù)平臺，讓工作人員能夠隨時隨地的進(jìn)行查閱或者構(gòu)建可視化平臺，對檔案進(jìn)行全方位的了解與展示。

（四）承擔(dān)檔案信息風(fēng)險控制工作責(zé)任

積極做好信息風(fēng)險控制工作是大數(shù)據(jù)背景下的關(guān)鍵所在，也是保證檔案管理有序性的重要舉措之一。檔案部門承擔(dān)數(shù)據(jù)信息備份工作具有獨特的環(huán)境優(yōu)勢和管理優(yōu)勢。電子數(shù)據(jù)的異地異質(zhì)備份是保證數(shù)據(jù)安全的切實措施，而檔案室是一個專業(yè)的、具備一定保管保護(hù)條件的獨立空間，是備份的首選。企業(yè)檔案人員是從事具體事務(wù)管理的專業(yè)人員，具有強烈的管理意識和管理責(zé)任心，同時具有管理經(jīng)驗。如果再輔以先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，提供云計算、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)做好信息資源安全控制工作，減少黑客所帶來的侵犯，才能從根本上保證檔案的安全性。

（五）做好檔案信息化人才建設(shè)工作

在大數(shù)據(jù)時代做好檔案信息化人才建設(shè)工作是保證檔案資源有序管理的重要所在，人才是企業(yè)競爭的重要保證。檔案管理現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)，是大數(shù)據(jù)背景下開展檔案工作的重要條件。要積極培養(yǎng)檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，要讓檔案管理人員對自己肩上所承擔(dān)的重責(zé)加以了解，另外還要針對實際的情況做好培訓(xùn)與再教育，將大數(shù)據(jù)下檔案管理工作所面臨的機遇與挑戰(zhàn)加以了解，將新穎且值得應(yīng)用的現(xiàn)代化技術(shù)及時的傳遞給檔案管理人員，使其在觀念與思想上具有現(xiàn)代化。另外還要讓檔案管理人員對計算機技術(shù)加以了解，提高計算機水平，積極探索新的檔案管理模式。

總而言之，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理工作需要結(jié)合時代發(fā)展的要求，探索創(chuàng)新，對癥下藥地加以解決。另外新技術(shù)日新月異，做好檔案管理技術(shù)研發(fā)，盡可能的應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，才能推動檔案管理工作適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的需求，提高企業(yè)檔案的管理水平和利用服務(wù)水平。