檔案記錄方式和載體形式對檔案管理工作的影響
——實體檔案與電子檔案管理芻議

文·王如景

隨著人類文明和科技不斷發(fā)展進步，檔案記錄方式和載體形式也在發(fā)生深刻變革，進而影響著檔案管理、保護和利用的方式方法。從當今發(fā)展看，檔案管理已進入信息化時代，新生電子檔案影響和改變著傳統(tǒng)檔案管理技術、方法和手段。電子檔案已逐步占據(jù)檔案主體，成為當今信息化條件下一種新的檔案形態(tài)。同時，現(xiàn)代信息技術對傳統(tǒng)實體檔案管理也產生了深遠影響，使傳統(tǒng)實體檔案有了信息化的管理、保護、利用手段。傳統(tǒng)檔案信息能夠轉換成電子或數(shù)字影像、圖片等形式而存在，并可進入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)來管理和共享?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術使傳統(tǒng)實體檔案處在深刻變革之中。應該充分認識到傳統(tǒng)實體檔案與電子檔案是檔案存在的兩個不同檔案形態(tài)，二者有明顯區(qū)別，但它們的對象都是檔案信息，具有潛在的統(tǒng)一性。從歷史的觀點看，電子檔案替代傳統(tǒng)實體檔案是必然趨勢，二者或將長期并存。下面，筆者就如何對實體檔案和電子檔案進行管理和保護工作，淺談管窺之見。

一、厘清實體檔案管理保護的歷史發(fā)展及其特征

（一）檔案記錄方式和載體的發(fā)展

在人類歷史長河中，檔案作為有文字記錄以來的文明成果已存在五千多年。我國商代殷虛甲骨文字、青銅銘文開啟了人類檔案的新紀元。這些檔案形成年代久遠且較少，留存下來的可謂彌足珍貴，是人類實體檔案管理保護的先河。后來的竹木簡牘和金石檔案、布帛絹綢檔案、紙質檔案，還有膠片、照片及模擬的、數(shù)字的不同載體形式的電子檔案（包括視頻、聲像、多媒體檔案），都是人類文明進步不斷取得的檔案記錄、載體選用、管理保護的科技文明成果?？偟膩碚f，可分為能夠用肉眼識別文字信息實體檔案和不可用肉眼直接識別的電子數(shù)字檔案。我們通常把能夠從載體上直接用肉眼識別（或借助縮放、投影工具）圖文的檔案稱作實體檔案，需要借助計算機設備才能顯示閱讀的檔案稱之為電子數(shù)字檔案。電子數(shù)字檔案標志著人類在檔案記錄方式和管理手段上發(fā)生了更高層次的新變革。

（二）傳統(tǒng)實體檔案與電子數(shù)字檔案的真實安全性和法律效力

“立案為卷，白紙黑字”說明了檔案的憑證價值和法律效力重要性，真實安全性尤為重要。人類在歷史發(fā)展中，為了記憶事件，留存歷史，歌功頌德，維護事實，保障權益，不斷發(fā)展并選擇適合的檔案記錄方式、載體形式和制度措施，有效推進了檔案科技進步。檔案圖文就是因人類記事傳承而產生，這是檔案形成的先決條件，文字在檔案形成中發(fā)揮著不可替代的作用。與其同時期形成的檔案及管理保護手段，都是為了確保檔案信息的真實安全和法律效力，并有著一個共同的目的，就是確保其實體安全性和檔案孤本的唯一性、權威性。

注重電子檔案實體保護，更要注重電子信息安全。電子數(shù)字檔案的載體也是實體，同樣需要保護，這是確保檔案安全的首要條件。無論是傳統(tǒng)實體檔案還是電子數(shù)字檔案，其真實性和法律效力都應由法權機構認可，只有法律認可的實體檔案信息，才能被認為是真實的。但電子數(shù)字檔案不像傳統(tǒng)檔案那樣肉眼可直接識別，它是“0”和“1”二進制數(shù)碼形式的信息組合，并具有完全克隆備份、復制和遷移的特性，甚至可無痕篡改，給信息真實性增加了鑒別校驗難度，也由此產生了法律效力上的疑問。不過也因這些特性的存在，使電子檔案安全上卻具有了更為廣闊的技術空間，信息可完整克隆備份并遷移到其他相關載體上，安全性也有了更好保障，這是實體檔案所不能比擬的。

信息技術條件下，傳統(tǒng)實體檔案信息可以進行電子化，實現(xiàn)另一種形式的檔案信息安全。就此而言，信息技術既是電子數(shù)字檔案形成和記錄的手段，也是實現(xiàn)傳統(tǒng)實體檔案進入信息數(shù)字化管理的新技術，同樣能夠確保傳統(tǒng)檔案信息進行電子復制，這是以往任何一種形態(tài)的實體檔案所不具有的作用功能。

（三）傳統(tǒng)實體檔案與電子數(shù)字檔案的穩(wěn)定性與價值性

一是實體檔案具有肉眼可以識別圖文信息的原始價值性，看得見、摸得著。若遇有局部損毀，其殘片剩字還能夠具有一些考證價值。而電子數(shù)字檔案一經損壞則信息可能消失殆盡，不易恢復。二是電子檔案穩(wěn)定性差，容易受磁、光、電環(huán)境影響或改變其信息的存在，任何物理的、化學的載體性質改變，都有可能造成不可彌補的損失和影響，保存條件要求更高。三是電子數(shù)字檔案離不開電。遇有電荒、斷電、設備損毀等極端情況，電子檔案將無可提取。雖然我們相信有高度的電力保障，但若有不可防患和預判的災難發(fā)生，依然存在安全上的潛在威脅，即便是多重備份和異地保存。四是電子數(shù)字檔案越來越廣泛，成為檔案記錄形成的新形態(tài)，取代實體檔案的趨勢日益明顯。五是電子數(shù)字檔案存貯載體空間占用極小，卻容量巨大，可實現(xiàn)掌上攜帶，這是實體檔案所無法比擬的。六是電子數(shù)字檔案已深度影響人們生產生活，可隨時隨地查閱利用。手機就是一臺電子檔案信息終端，手機銀行、網上支付、信息交流、共享單車等等，與人人息息相關。七是電子數(shù)字化成為實體檔案管理的必備手段，實體檔案信息的電子數(shù)字化是現(xiàn)實和長遠發(fā)展的必然，電子數(shù)字檔案所帶來的影響是深遠的。

二、弄清檔案館（室）在實體檔案保護與信息化管理中的角色定位

檔案館（室）作為檔案保管的基地，是記憶的宮殿，利用的中心，面對實體檔案與電子檔案的不同特征，其功能與角色如何定位，將直接影響并決定著其能否長久生存下去的問題?？梢?，適應人類文明進步、信息科技進步和檔案技術進步，是檔案館（室）事業(yè)發(fā)展的必選項。

（一）弄清并把握好檔案管理“雙軌制”和“雙套制”，更好地適應信息社會發(fā)展需要

1. 弄清什么是“雙軌制”?！半p軌制”是指實體檔案工作與電子檔案工作并存開展，既進行實體檔案管理，又進行電子檔案管理。強調的是相應實體檔案管理，必須盡可能建立起與其對應的電子檔案管理體系。路徑之一，在接收實體檔案時，接收相對應的電子檔案。路徑之二，對沒有電子檔案的實體檔案，對其數(shù)字化。同樣，如果接收的電子檔案沒有實體檔案，也需將其印制成紙質實體檔案。也就是說在“雙軌制”下，實體檔案及其電子檔案并行收存，可以減少安全上的憂慮和擔心。

2. 弄清什么是“雙套制”。“雙套制”，一是指必須實體歸檔的依然按實體進行保管為主，也就是凡需要用肉眼直接識別才能確定其價值的檔案，依舊對其實行實體管理。這往往是出于更高保密或更高價值或相當稀缺的情況。比如親筆信、翰墨書畫、機密文書等。若有需要再形成一套相應電子檔案。二是指辦公自動化形成的電子檔案，不需要形成實體就能安全利用，實行電子檔案管理模式。比如電信通訊信息、銀行存貸款電子賬戶信息等。在無紙化辦公條件下，若因需要就同時存一套紙質檔案。這就是“雙套制”。“雙套制”是針對不同方法形成的檔案，遵循其形成的特點進行保存，不追求實體與電子同生，是根據(jù)需要再形成相應的另一套。

（二）弄清實行檔案管理“雙軌制”或“雙套制”要制定哪些相應的接收進館規(guī)定和要求

對于檔案館（室）來說，無論是實體檔案還是電子檔案，都要接收進館。既要繼續(xù)做好實體檔案的接收進館工作，也要開展電子檔案接收進館工作。在當今機構改革給檔案事業(yè)發(fā)展重新定位的新形勢下，檔案館在檔案收、管、用上也應重新定位和思考。比如，一些相關檔案、信息、數(shù)據(jù)部門的設立，就意味著檔案館（室）不再獨占鰲頭，并遇到了沖擊，像大數(shù)據(jù)中心、電子信息中心等都會與檔案館（室）分一杯羹。因此，無論是實行“雙軌制”還是“雙套制”，檔案館（室）都要增強憂患發(fā)展意識，積極向現(xiàn)代新型發(fā)展轉變，既要發(fā)揮好傳統(tǒng)實體檔案的基礎作用，也要做好迎合大數(shù)據(jù)、多媒體發(fā)展的新文章。

（三）弄清在實行“雙軌制”或“雙套制”中，如何推進傳統(tǒng)實體檔案管理向電子檔案管理轉變

當今，已進入信息化社會，電子信息充斥在經濟社會的角角落落。這些分秒劇增、海量存貯的電子數(shù)據(jù)，時刻影響工作生活。轉變傳統(tǒng)檔案觀念，走向大數(shù)據(jù)時代，適應信息社會發(fā)展，已成為廣泛共識。

1. 檔案館（室）要對現(xiàn)存實體檔案進行數(shù)字化。實現(xiàn)檔案信息化，讓傳統(tǒng)檔案信息從實體走向電子，遷移到電子載體之中，既能以電子模式更好保護利用檔案信息，又能夠更好地與信息社會發(fā)展相適應。

2. 檔案館（室）要適應無紙化辦公條件下檔案管理模式的新變革和新要求。建立電子檔案管理體系，穩(wěn)固檔案管理基地和中心地位，走出傳統(tǒng)檔案管理體制影響，接受新時代大數(shù)據(jù)環(huán)境下新挑戰(zhàn)。

3. 檔案館（室）要成為集實體檔案與電子檔案為一體的檔案基地和中心。當今，大數(shù)據(jù)、云平臺已快速占據(jù)社會信息存貯、共享的高地，區(qū)域性大數(shù)據(jù)機構建設如雨后春筍。若大量電子檔案數(shù)據(jù)被新生的大數(shù)據(jù)機構所占領或控制，檔案館（室）將抱著逐年沉睡的傳統(tǒng)實體檔案被弱化，甚至被取代。因此，檔案館（室）要樹立憂患發(fā)展意識，不能在大數(shù)據(jù)時代落伍。

當然，信息大數(shù)據(jù)環(huán)境條件下，不同行業(yè)系統(tǒng)有著不同的大數(shù)據(jù)信息平臺和數(shù)據(jù)存貯模式。而電子檔案信息記錄龐大，并不是所有大數(shù)據(jù)信息都可以作為檔案來收存的，同樣應與傳統(tǒng)檔案一樣，要制定相應的收存范圍，形成線上線下工作機制，建立起適應大數(shù)據(jù)環(huán)境的平臺和機制，以確保電子檔案數(shù)據(jù)有效收存。

三、檔案館（室）應在實體檔案管理與信息化管理交互并存中贏得主動

長期以來，檔案館（室）作為檔案保管的基地和中心，業(yè)已收存了較長歷史年代的檔案，這些檔案多以紙質實體檔案為主體。除綜合性檔案館（室）外，還建立了一些專業(yè)檔案館（室），諸如城建檔案館、影視聲像檔案館等。無論什么性質的檔案館（室），在信息化環(huán)境里都要適應著信息化條件下檔案記錄新模式——電子檔案記錄。因此，要想在實體檔案管理與電子化檔案管理交互并存中贏得主動，控制住各種形態(tài)的檔案信息，保住檔案館（室）的基地中心地位，應認清并把握好以下四點。

（一）認清檔案記錄方式的歷史性發(fā)展變化趨勢

不同時代有不同時代不同技術條件下的檔案記錄方式方法和手段。無論是甲骨檔案、青銅銘文、金石檔案、竹木簡牘、絹帛文書、紙質檔案，還是磁記錄、光記錄、芯片記錄，包括模擬的、數(shù)字的檔案，都是不同的檔案記錄方式方法。而這些不同時代的檔案記錄方式和載體選用，都代表著人類記錄檔案的文明程度，反映著檔案信息存貯、管理、利用技術的不斷發(fā)展變化。

人類社會發(fā)展到今天，不同形式載體的檔案都有所保存，得益于人類形成檔案的制度和手段，也得益于檔案載體物質的發(fā)明和選用。

（二）要打牢檔案館（室）在檔案基地中的基礎地位

檔案館（室）是檔案得以保存的主體，它是基于紙質卷（冊、簿、典籍、文案等）檔案這個基礎，不像博物館那樣以存放實物為特征，而是更多的體現(xiàn)在圖、文、表、符等信息記錄體上。當然，檔案館與博物館也存有一定的交叉，有的是檔案也是文物，有的是文物也是檔案。強調的是，檔案信息要向先進現(xiàn)代的技術環(huán)境轉變，建立起相適應的電子檔案體系。同時，要融入信息檔案管理模式，建立起與信息化相適應的檔案接收管理模式。既要保障傳統(tǒng)檔案安全，也要適應信息化，收存電子載體檔案，打牢檔案館（室）在信息數(shù)據(jù)環(huán)境中的基地中心地位。

（三）對傳統(tǒng)檔案不能輕言放棄和弱化

隨著電子檔案的普及，實體檔案今后將愈顯重要和珍貴，說不定就像挖掘出甲骨檔案、青銅銘文一樣。應該認識到，對傳統(tǒng)實體檔案運用現(xiàn)代信息技術手段進行管理是人類社會文明進步的必然，是檔案管理的革新進步。實體檔案電子化不是對傳統(tǒng)實體檔案的簡單代替，況且電子檔案也永遠代替不了實體檔案，因為這只是不同形態(tài)的檔案記錄、保存管理模式。應該認識到，無論是紙質檔案還是電子數(shù)字檔案，都是檔案記錄和保存的一種形式，只是電子記錄方式可以取代紙質載體記錄方式，使檔案信息可以轉移到電子載體。傳統(tǒng)檔案電子數(shù)字化后，只是其檔案信息轉成電子數(shù)字載體之中后，可代替原件使用，并不影響傳統(tǒng)檔案的存在和價值，就像電子檔案輸出一份紙質件一樣，只是代替電子檔案使用，也改變不了電子檔案的價值。

四、結論

總之，探討檔案記錄方式和載體形式對檔案管理工作的影響，其實就是研究實體檔案保護與信息化管理的方式方法，找到適應信息技術條件下、信息社會環(huán)境中檔案管理新途徑，達到運用新技術、采用新手段，管理不同形式不同載體檔案的目的。關于實體檔案管理和檔案信息化管理，當今傳統(tǒng)檔案與電子檔案已進入長期并存階段，電子數(shù)字檔案是檔案記錄方式新的里程碑，它影響和改變著傳統(tǒng)檔案管理保護的理念、技術和手段。

要強調的是，傳統(tǒng)檔案不應因數(shù)字化后而放松管理，更不能束之高閣，而要更加妥善保管和開發(fā)利用，因為這些傳統(tǒng)檔案具有它所在歷史文明階段印跡，原始性、價值性無可替代。同時應該充分認識到，我們只是在檔案管理技術手段上有了電子的、數(shù)字的、大數(shù)據(jù)的新方法，步入了信息化電子檔案新時代，不能因為有了先進的檔案記錄管理手段，就不再需要傳統(tǒng)檔案的存在和支持。只是傳統(tǒng)形式的檔案將會越來越少，新生電子檔案越來越多，在信息數(shù)字文明發(fā)展的當今和將來，電子檔案將成為檔案的主體。

當然，我們也不能因電子檔案空間占據(jù)較小，而忽視檔案館（室）建設。檔案館（室）建設不僅不能弱化，反而更應該加強。需要的是建設適應信息化數(shù)字化網絡化需要的檔案館（室）新格局，以適應檔案文明進步發(fā)展的需要。當然，若有新的技術出現(xiàn)，電子數(shù)字記錄檔案的地位也有可能會被取代。因為，人類文明是不斷發(fā)展進步的，當然這要有待歷史文明前進的車輪在長久歷史運轉中去探索和發(fā)現(xiàn)。

縱貫人類檔案發(fā)展歷史，任何一種檔案記錄形式、檔案載體選用和檔案存在的形態(tài)，都是人類文明進步的結果，是隨社會發(fā)展而不斷發(fā)展的，電子記錄檔案取代紙質記錄檔案是歷史的必然和趨勢，但不同時期不同記錄方式形成的檔案都具有重要的價值，反映了人類文明與科技的不斷進步。