“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式探究

郝 飛

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式是指利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)及信息通信技術(shù)，使互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理進(jìn)行深度融合，提升檔案管理和檔案服務(wù)的水平，加速檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的檔案管理模式。在萬物互聯(lián)的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，倘若僅依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)媒介進(jìn)行信息處理，既不太現(xiàn)實(shí)，又降低效率。而在檔案信息服務(wù)中引入和應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，創(chuàng)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的新管理模式，既能實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，又能節(jié)約檔案管理的支出成本。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，尤其是數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)的進(jìn)步，為檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸和快速獲取提供了技術(shù)上的支持，同時(shí)也使得“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式的實(shí)現(xiàn)成為可能。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式面臨的問題

（一）檔案管理機(jī)制和服務(wù)機(jī)制不完善

第一，從管理機(jī)制因素來看，當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”公共服務(wù)建設(shè)缺乏政府主導(dǎo)，各檔案管理部門很大程度上處于自發(fā)狀態(tài)，容易造成“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”公共服務(wù)走向無序化的困境。究其原因，一是頂層設(shè)計(jì)不足，缺乏權(quán)威的國家政策的支持與指導(dǎo)，尤其是標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)、數(shù)據(jù)共享等相關(guān)制度規(guī)范缺失，無統(tǒng)一的模板和標(biāo)準(zhǔn)可借鑒參考;二是檔案公共服務(wù)效果的評價(jià)機(jī)制未形成，尚無統(tǒng)一的衡量標(biāo)準(zhǔn)，特別是當(dāng)今“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式興起，但檔案公共服務(wù)手段的創(chuàng)新、服務(wù)能力的提升以及可量化的指標(biāo)評價(jià)體系等各方面都存在不盡如人意之處。第二，從服務(wù)機(jī)制因素來看，檔案管理工作雖然屬于公共服務(wù)事業(yè)的范疇，但受到傳統(tǒng)檔案管理思維的影響，加之檔案管理與經(jīng)濟(jì)效益關(guān)聯(lián)較小，致使政府的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，檔案公共化服務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)今時(shí)代需求。一是服務(wù)內(nèi)容單一，“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，公眾對信息的需求日趨多元化，但很多檔案管理主體單位的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案公共服務(wù)”平臺(tái)建設(shè)緩慢，檔案開放數(shù)量、種類嚴(yán)重不足;二是服務(wù)方式與途徑落后，不能與互聯(lián)網(wǎng)用戶實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)匹配，目前檔案公共服務(wù)相關(guān)平臺(tái)的用戶體驗(yàn)、資源共享、功能設(shè)置等方面針對性不強(qiáng)，缺乏“以人為本”的理念貫徹;三是陳舊化組織架構(gòu)影響公共服務(wù)質(zhì)量，作為國家機(jī)關(guān)及事業(yè)單位框架內(nèi)的檔案管理各級部門間“信息壁壘”長期存在，很多單位對檔案資源共建通常是迫于壓力或是在原有管理手段嚴(yán)重阻礙工作時(shí)才被動(dòng)參與，這對“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”公共服務(wù)的質(zhì)量與效益都造成了嚴(yán)重影響。

（二）檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

第一，檔案管理人員服務(wù)理念缺乏，急需實(shí)現(xiàn)角色定位的轉(zhuǎn)換。在傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)體系中，檔案工作人員常常以管理者自居，“官本位”思想較為濃厚，這也導(dǎo)致在當(dāng)今“互聯(lián)網(wǎng)+檔案公共服務(wù)”這一模式轉(zhuǎn)變中，檔案管理人員角色劃分不清，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識，當(dāng)面對普通公眾時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)服務(wù)態(tài)度欠佳等現(xiàn)象，無法滿足現(xiàn)代社會(huì)對檔案信息的需求。這就要求在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的公共服務(wù)建設(shè)中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變“官本位”的傳統(tǒng)理念，實(shí)現(xiàn)由“檔案管理者”向“檔案服務(wù)者”的轉(zhuǎn)換，堅(jiān)持“以用戶為核心”，樹立通過自身努力提高用戶滿意度的觀念，有效提升服務(wù)效率。第二，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升。工欲善其事，必先利其器。檔案管理人員作為檔案工作的具體實(shí)施者，應(yīng)當(dāng)具備檔案管理的專業(yè)知識。但在實(shí)際工作中，檔案管理從業(yè)人員專業(yè)水平參差不齊，很多不具備檔案的專業(yè)背景和系統(tǒng)的知識結(jié)構(gòu)，在檔案管理工作中的邏輯性和規(guī)范性不足，導(dǎo)致檔案分類和整理混亂等情況出現(xiàn)，這也導(dǎo)致查閱人員無法快速有效的找到真正想要的信息，甚至可能導(dǎo)致檔案的遺失以及重要信息的泄露。即便是具有一定專業(yè)背景的檔案管理人員，對現(xiàn)代化管理體系的運(yùn)用意識與能力也較為欠缺，在面對“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”這一新課題時(shí)也不免一頭霧水，所謂檔案管理信息化多停留于表面上的問題處理，信息化開發(fā)程度較低，互聯(lián)網(wǎng)下的檔案管理的作用與價(jià)值難以充分有效地發(fā)揮。

（三）互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)

第一，檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸與利用中存在一定的安全隱患。比如計(jì)算機(jī)本身就存在病毒、木馬等諸多惡意代碼攻擊所帶來的安全威脅，這就容易造成檔案信息發(fā)生泄密或是檔案數(shù)據(jù)的丟失與損壞，破壞檔案重要的憑證性價(jià)值，個(gè)別不法分子也有可能通過先進(jìn)的攻擊技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)漏洞，竊取核心機(jī)密檔案或?qū)n案內(nèi)容進(jìn)行篡改。如對這一問題不加強(qiáng)管理與控制，將嚴(yán)重影響我國“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”建設(shè)中的檔案信息安全管理水平的提高。第二，檔案管理軟硬件平臺(tái)存在安全風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字檔案的存儲(chǔ)設(shè)備通常是計(jì)算機(jī)或者各種網(wǎng)絡(luò)客戶端，但這些軟硬件平臺(tái)都具有易損壞、不穩(wěn)定的特性，加之管理系統(tǒng)的漏洞，一旦平臺(tái)發(fā)生技術(shù)故障，不但會(huì)影響檔案公共服務(wù)的效果，而且會(huì)對檔案安全構(gòu)成威脅。另外，隨著電子信息技術(shù)高速發(fā)展，電子產(chǎn)品的淘汰周期短、更新?lián)Q代快，并且網(wǎng)絡(luò)管理和安全維護(hù)的專業(yè)性進(jìn)一步增強(qiáng)，這些因素都為互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案信息管理及平臺(tái)維護(hù)帶來了許多挑戰(zhàn)。第三，篩選手段和監(jiān)管體系缺失導(dǎo)致檔案信息安全隱患。檔案共享信息投入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)受保密要求、法律等因素的制約，通常會(huì)進(jìn)行篩選，但在大數(shù)據(jù)時(shí)代面對龐大的檔案信息資源量，還缺少高端的篩選手段，檔案信息的篩選通常仍依靠人工，這就極易因管理人員、技術(shù)人員的能力與編程水平參差不齊而造成人工信息審核過程中的疏忽與遺漏，再加上缺少合理的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管體系，也容易導(dǎo)致濫用檔案或泄露重要信息，從而帶來檔案信息安全的巨大隱患，給社會(huì)經(jīng)濟(jì)與安全造成負(fù)面影響。

此外，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式還面臨著例如很多單位檔案工作底子薄、人員少、經(jīng)費(fèi)短缺、設(shè)備陳舊、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等諸多現(xiàn)實(shí)問題，這些因素也制約了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式的發(fā)展。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式的實(shí)施路徑

（一）加強(qiáng)檔案資源數(shù)字化建設(shè)

第一，加強(qiáng)檔案資源內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理重在保存收藏，而往往忽視檔案的開發(fā)利用，許多重要的檔案內(nèi)容與歷史信息無法得到全面揭示。而互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代強(qiáng)調(diào)信息的快速流通及有效利用，這就要求檔案內(nèi)容通過全面數(shù)據(jù)化實(shí)現(xiàn)無縫檢索，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)文字內(nèi)容全文識別以及照片、音像等多媒體數(shù)據(jù)無障礙檢索。第二，加強(qiáng)檔案資源保管的數(shù)字化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案保管因人力物力等方面的限制存在諸多弊端，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)溫濕度自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)以及電子標(biāo)簽系統(tǒng)等人工智能與互聯(lián)網(wǎng)先進(jìn)技術(shù)，探索更多更好的檔案保管模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化與數(shù)據(jù)化。這里值得注意的是，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)具有易失性和動(dòng)態(tài)性，在對已經(jīng)特征化、清洗等處理過的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用動(dòng)態(tài)方式，通過聚類、分析和分類形成有價(jià)值的檔案信息并及時(shí)歸檔，同時(shí)也應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)銷毀統(tǒng)計(jì)類和日志類臨時(shí)數(shù)據(jù)，以保證檔案信息體系的有序性與完整性。第三，加強(qiáng)檔案資源利用的數(shù)字化建設(shè)。政府機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)重視并主導(dǎo)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，促成各類專業(yè)檔案館以及各級檔案館的館藏?cái)?shù)字化，并通過轉(zhuǎn)換程序整合數(shù)字化檔案資源，建立云存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫，這樣只需一定的權(quán)限即可查閱，大大提高檔案資料的利用效率。與此同時(shí)，檔案部門也可以對人員構(gòu)成、利用偏好、服務(wù)時(shí)間等檔案利用者的各種利用行為數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)記錄，并通過數(shù)據(jù)研究分析，探索研發(fā)更為完善的檔案服務(wù)模式，由此也可以建立檔案資料開發(fā)與利用的良性循環(huán)。

（二）加快組建專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式建設(shè)中，互聯(lián)網(wǎng)固然是其中必不可缺的因素，但互聯(lián)網(wǎng)僅僅是檔案管理的工具，而工具與技術(shù)的運(yùn)用、操作及研發(fā)都需要人，管理人員才是開展工作的主體，互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理的有機(jī)結(jié)合、現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，以及檔案管理方式的持續(xù)改進(jìn)都離不開人的參與。故此，應(yīng)當(dāng)說高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)與建設(shè)是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

第一，強(qiáng)化檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)思維。隨著互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式對檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)以及信息素養(yǎng)都提出了越來越高的要求，這就需要檔案管理部門把精通互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為重要指標(biāo)納入到人才引進(jìn)、崗位練兵以及日常的工作考核中去，強(qiáng)化檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)思維，形成運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)管理檔案的新常態(tài)。第二，提高檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)素養(yǎng)。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)專業(yè)知識培訓(xùn)，要求檔案管理人員非常熟悉檔案管理的基本業(yè)務(wù)，精通計(jì)算機(jī)軟硬件的操作使用、維護(hù)管理以及互聯(lián)網(wǎng)安全防范等方面相關(guān)的專業(yè)技術(shù)，還應(yīng)當(dāng)讓工作人員參與到整個(gè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中去，使其熟悉檔案數(shù)據(jù)庫運(yùn)行過程，掌握互聯(lián)網(wǎng)檔案館的管理標(biāo)準(zhǔn)，如此方能在遇到技術(shù)問題時(shí)第一時(shí)間解決。第三，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任心和服務(wù)意識。檔案管理部門在對檔案管理人才隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，既要注重其工作技能的培養(yǎng)，又要加強(qiáng)思想政治工作，避免唯技術(shù)論，通過開展各種形式的思想教育活動(dòng)，不斷提升工作人員的政治覺悟與職業(yè)道德素養(yǎng)，增強(qiáng)其責(zé)任感、使命感和服務(wù)意識，進(jìn)一步強(qiáng)化其保密意識。

（三）強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)和風(fēng)險(xiǎn)防范

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息資源的管理，而互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)具有高度兼容性與開放性的平臺(tái)，故應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)，創(chuàng)建一套科學(xué)合理的檔案網(wǎng)絡(luò)體系。

第一，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的信息安全建設(shè)，除了配備完善的硬件系統(tǒng)以及建立健全相關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)外，還應(yīng)當(dāng)利用密鑰管理、電子簽名、數(shù)字認(rèn)證、防火墻以及訪問權(quán)限等各種科學(xué)的技術(shù)手段進(jìn)行自動(dòng)管控，健全一整套安全防控體系，有效確保檔案的安全性。比如設(shè)置復(fù)雜的安全密碼，保證加密級檔案的安全性;安裝專業(yè)的殺毒軟件和“防火墻”，并采用入侵檢測技術(shù)，以保障網(wǎng)站的正常運(yùn)行，并有效的抵御黑客的攻擊。第二，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。為了避免因數(shù)據(jù)丟失及惡意篡改等網(wǎng)絡(luò)安全故障所造成的檔案數(shù)據(jù)丟失或篡改等風(fēng)險(xiǎn)對檔案管理工作的負(fù)面影響，保證檔案信息資源的安全性，應(yīng)該定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。不過檔案信息資源數(shù)量通常較為龐大，因此數(shù)據(jù)備份工作也較為復(fù)雜，除了對數(shù)據(jù)庫和日志文件進(jìn)行定期備份外，還應(yīng)當(dāng)引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)先進(jìn)技術(shù)與方法對數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)備份，這樣當(dāng)數(shù)據(jù)庫受到攻擊或損害時(shí)，能夠通過備份文件及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，將檔案信息的被破壞程度降到最低。此外，還應(yīng)注意加強(qiáng)對檔案網(wǎng)絡(luò)軟硬件的日常檢查，以及定期對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行測試等。

綜上所述，在“互聯(lián)網(wǎng)+”大時(shí)代背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式勢在必行，對檔案管理者來說，這不僅僅是工作方式的改變，更是一種生存模式的變革。不過我們也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式的構(gòu)建是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，除以上實(shí)施路徑外，還可采取諸如創(chuàng)新工作理念、提升檔案現(xiàn)代化管理意識，加強(qiáng)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)，加快互聯(lián)網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)開發(fā)建設(shè)、推動(dòng)檔案服務(wù)方式創(chuàng)新等措施，不斷完善和改進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式，提升新時(shí)代檔案現(xiàn)代化管理工作的整體水平。

基金項(xiàng)目：本文為2020年度唐山市社會(huì)科學(xué)發(fā)展研究課題的研究成果（課題編號：TSSKL2020-011）

作者單位：唐山市人民醫(yī)院