信息技術(shù)在高校學(xué)籍管理中的應(yīng)用

王 會(huì)

(三亞學(xué)院，海南 三亞 572022)

0 引言

傳統(tǒng)的管理模式在信息采集和整理歸納的工作過程中，多采用手工收集的方法，工作效率極低。隨著人數(shù)的增加，勞動(dòng)強(qiáng)度也逐漸加大，信息技術(shù)的應(yīng)用使得高校學(xué)籍管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、無紙化辦公，不僅提高了工作效率，還保證了工作質(zhì)量，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。

1 傳統(tǒng)的高校學(xué)籍管理模式的問題

學(xué)生的學(xué)籍包含該學(xué)生入學(xué)、退學(xué)、休學(xué)以及在校期間的獎(jiǎng)勵(lì)榮譽(yù)、處罰留級、補(bǔ)考重修等信息，是一個(gè)學(xué)生踏入社會(huì)的敲門磚，是社會(huì)和企業(yè)審查學(xué)生的原始評價(jià)依據(jù)。傳統(tǒng)的學(xué)籍管理大都是紙質(zhì)檔案，從小學(xué)、初中、高中到大學(xué)，畢業(yè)后郵寄或者自己送到用人單位的人事部，這一過程難免會(huì)存在文件丟失、信息失真等情況，特別是年代久遠(yuǎn)的檔案，字跡模糊不清甚至消失，使得檔案如同廢紙，失去其重要的意義。

1.1 高校報(bào)到流程過于墨守成規(guī)，工作效率低

以往，高校新生報(bào)到需攜帶多項(xiàng)各人資料，例如黨員檔案、團(tuán)員檔案、高中信息檔案以及成績檔案等。新生在報(bào)到之前將檔案打印裝袋，然后到學(xué)校的新生報(bào)到點(diǎn)報(bào)到、提交自己的檔案、填寫表格、繳納費(fèi)用后，學(xué)院會(huì)將學(xué)生信息打印出來與新生自己攜帶的信息進(jìn)行比對審核。由于檔案內(nèi)容過多，新生需要填寫多個(gè)表格，導(dǎo)致辦理的時(shí)間過長、工作效率低下[1]。

1.2 學(xué)生成績管理工作強(qiáng)度過大

眾所周知，高校的課程管理比較自由，除了必須要學(xué)習(xí)的專業(yè)課程，學(xué)生可根據(jù)喜好在學(xué)校允許的范圍內(nèi)彈性地選擇課程，大部分學(xué)生一學(xué)期要完成十幾門課程的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)成績分為期中考試成績、期末考試成績、補(bǔ)考成績以及重修成績，各種數(shù)據(jù)內(nèi)容繁雜。而且，學(xué)生的成績直接影響該生的畢業(yè)、就業(yè)、考研以及獎(jiǎng)學(xué)金、綜合測評等。所以，成績管理工作必須要確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

1.3 學(xué)籍檔案變動(dòng)多，不易查找

學(xué)生的學(xué)籍檔案常常發(fā)生變動(dòng)，例如，一名學(xué)生在小學(xué)、初中、高中頻繁轉(zhuǎn)學(xué)，甚至跨省轉(zhuǎn)學(xué)，那么該生的檔案更改過多，在傳遞的過程中極易出現(xiàn)丟失的情況。如果高校畢業(yè)生想出國深造或者繼續(xù)學(xué)習(xí)，就需要向更高層級的學(xué)府提供其本科在校期間所有的情況，例如在校成績，是否補(bǔ)考、重修，有無重大處分，受到哪些獎(jiǎng)勵(lì)，是否當(dāng)過兵，是否雙學(xué)位或者轉(zhuǎn)專業(yè)，是否休學(xué)或者留校觀察等，都需要查看學(xué)生的檔案，工作量大，影響效率[2]。

1.4 高校畢業(yè)生離校手續(xù)復(fù)雜，涉及部門較多

高校畢業(yè)生離校時(shí)需要辦理較多的退校手續(xù)，例如教材清算、圖書館的借閱清算、學(xué)費(fèi)清繳和財(cái)務(wù)清算、退宿管理、校園一卡通退還、學(xué)生證注銷以及畢業(yè)證的發(fā)放等，基本涉及學(xué)校的教育部門、財(cái)務(wù)部門、圖書館、后勤部門、信息部門等，一系列的手續(xù)辦完，每名同學(xué)少說要蓋七八個(gè)章才算圓滿完成，每個(gè)部門都需要排較長時(shí)間的隊(duì)，浪費(fèi)時(shí)間。特別是某些管理人員工作態(tài)度不認(rèn)真，導(dǎo)致辦理手續(xù)的效率越來越低。

2 信息技術(shù)在高校學(xué)籍管理中的絕對優(yōu)勢

2.1 高校新生入學(xué)報(bào)到更方便快捷

高校應(yīng)用信息技術(shù)搭建新生報(bào)到平臺(tái)，方便新生辦理入學(xué)報(bào)到。首先，新生可根據(jù)學(xué)校發(fā)送的入學(xué)短信的報(bào)到時(shí)間和學(xué)校網(wǎng)址，自行了解學(xué)校簡介和院系概況，并根據(jù)自己的專業(yè)查找自己的同學(xué)和導(dǎo)員，導(dǎo)員可建立班級微信群，提前了解每位學(xué)生的入學(xué)情況并根據(jù)每位同學(xué)的情況分寢室等。其次，報(bào)到平臺(tái)有網(wǎng)上繳費(fèi)系統(tǒng)以及二維碼注冊指南，解決了新生報(bào)到排長隊(duì)的問題，在線即可完成新生入學(xué)報(bào)到和注冊。減輕了學(xué)校管理的工作量，也使整個(gè)報(bào)到過程井然有序，減少出錯(cuò)[3]。

2.2 高校畢業(yè)生的成績管理更精準(zhǔn)

建立現(xiàn)代信息平臺(tái)，通過大數(shù)據(jù)的收集分類，利用信息技術(shù)自動(dòng)計(jì)算學(xué)分并生成表格，管理人員只需輸入學(xué)生的學(xué)號(hào)便可查閱該生在校期間各門功課的成績以及重修的次數(shù)。學(xué)生也可自行登錄成績查詢系統(tǒng)，查詢考試成績，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化的統(tǒng)一管理。學(xué)生的成績管理更加公開、透明、規(guī)范，杜絕篡改成績、弄虛作假的不良現(xiàn)象。

2.3 高校畢業(yè)生辦理離校手續(xù)更加便捷

建立數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，學(xué)生可通過離校流程，線上辦理離校手續(xù)。各部門通過平臺(tái)可查閱該生是否欠賬，并線上審核，如果欠賬，何時(shí)何地是否需要本人到場，都可以通過平臺(tái)聲明。反之，流程則自動(dòng)進(jìn)入下一個(gè)部門進(jìn)行審核，直至審核無誤，形成閉環(huán)，最終辦理結(jié)果回到學(xué)生的手中，學(xué)生可通過結(jié)果知道自己還需準(zhǔn)備哪些資料、能否離校等[4]。部分高校在成功辦理離校后會(huì)自動(dòng)生成二維碼，畢業(yè)生可展示二維碼離校，辦理過程方便快捷，節(jié)省時(shí)間。

3 信息技術(shù)在高校學(xué)籍管理中的應(yīng)用探討

3.1 引進(jìn)先進(jìn)的學(xué)籍管理軟件

部分高校引進(jìn)的學(xué)籍管理軟件僅是檔案管理軟件，并不完全適用于高校學(xué)籍管理。雖然學(xué)籍管理與檔案管理類似，但是高校學(xué)籍管理中成績管理以及其他事物的管理是檔案管理平臺(tái)無法滿足的。因此，高校在引進(jìn)管理軟件時(shí)，需要與設(shè)計(jì)者明確本校的學(xué)籍管理要求，可根據(jù)本校的實(shí)際情況對軟件進(jìn)行更改，使學(xué)籍管理更為統(tǒng)一、規(guī)范[5]。

3.2 設(shè)立專人專崗，做好崗位培訓(xùn)

高校學(xué)籍管理工作要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化，不僅要擁有先進(jìn)的管理軟件，還需要擁有一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，熟練應(yīng)用管理軟件，并對管理工作充滿熱情。同時(shí)，高校應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)更新?lián)Q代的速度非常快，如果培訓(xùn)力度不夠，很容易跟不上技術(shù)的發(fā)展，最終被時(shí)代淘汰。

3.3 加強(qiáng)學(xué)籍管理工作的保密管理

隨著大學(xué)的擴(kuò)招，各大高校紛紛建立分校區(qū)，總校區(qū)與各分校區(qū)的信息傳遞使得學(xué)生的檔案具有一定程度的開放性[6]。然而，學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生的重要信息，是必須保密的。因此，學(xué)籍管理軟件必須嚴(yán)格實(shí)施保密管理，嚴(yán)禁學(xué)生的個(gè)人信息泄露出去，建立防火墻系統(tǒng)，防止不法分子乘虛而入。

4 結(jié)語

隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，高校管理自動(dòng)化水平越來越高，改變傳統(tǒng)的學(xué)籍管理模式、應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公已經(jīng)是高校管理的必然趨勢。高校的學(xué)籍管理應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展，引進(jìn)先進(jìn)的管理系統(tǒng)，建設(shè)專業(yè)的管理人才隊(duì)伍，樹立正確的學(xué)籍管理意識(shí)，搭建、完善信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，開拓高校學(xué)籍管理的新道路。