企業(yè)人力資源管理中信息化的運(yùn)用

肖云霞

（太原市熱力集團(tuán)有限責(zé)任公司 山西太原 030000）

在新時期，信息化成為企業(yè)發(fā)展的重要推動力，企業(yè)要抓住信息時代特征，在快速變化的市場中占有一席之地。在一定程度上，企業(yè)核心競爭力與人力資源管理的效率有著密切關(guān)系，而以信息化為基礎(chǔ)的人力資源管理工作的效益也日益受到企業(yè)重視，將信息化應(yīng)用于企業(yè)人力資源管理，已經(jīng)是一種必然趨勢。

一、企業(yè)人力資源管理信息化內(nèi)涵

（一）企業(yè)管理信息化的含義

企業(yè)管理信息化是指企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，如互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)提高決策、管理、經(jīng)營、生產(chǎn)等方面的能力和效率。企業(yè)信息化可以劃分為三個層面：第一，手工處理自動化。有關(guān)工作人員運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行自動化處理，以取代手工操作，大幅度提高工作質(zhì)量與效率，進(jìn)一步降低處理費(fèi)用。目前，企業(yè)信息化水平尚有較大提升空間，需要開發(fā)潛能。第二，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的組織重構(gòu)與流程重構(gòu)。利用信息技術(shù)對原有組織和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再設(shè)計(jì)，去除不必要部分，使用平行處理取代原串行處理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫共享，實(shí)現(xiàn)異地協(xié)作。第三，在信息技術(shù)基礎(chǔ)上重新調(diào)整戰(zhàn)略和經(jīng)營方式。為獲得戰(zhàn)略上的優(yōu)勢，相關(guān)工作可以運(yùn)用信息技術(shù)改變管理方式，重新調(diào)整經(jīng)營策略，企業(yè)人力資源管理信息化泛指通過運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和人力資源管理信息，不斷提升企業(yè)決策和管理水平，從而提高企業(yè)綜合競爭力。由此看出，企業(yè)人力資源管理信息化進(jìn)程是由局部向整體，由內(nèi)向外，由簡單向復(fù)雜，由信息技術(shù)向管理持續(xù)發(fā)展。企業(yè)人力資源管理信息化包括：管理內(nèi)容信息化和管理手段信息化，管理內(nèi)容信息化是指將重點(diǎn)放在信息資源管理上，將工作信息傳遞給下級管理者，將戰(zhàn)略信息傳遞給中層管理者。而管理手段信息化，則是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理功能，使企業(yè)更加具有生命力。

（二）企業(yè)人力資源管理信息化的內(nèi)涵

企業(yè)人力資源信息化管理不僅是將信息技術(shù)運(yùn)用到人力資源管理中，還需要不斷改進(jìn)工作方法和工作模式，不斷更新管理觀念，企業(yè)人力資源管理不僅要減少行政工作時間，調(diào)整人力資源的職能，更要加強(qiáng)人力資源管理系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè)，整合企業(yè)資源，實(shí)現(xiàn)人力資本價值，提升企業(yè)價值。企業(yè)人力資源管理信息化，不僅能促進(jìn)溝通渠道暢通，還能優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高效率，減少企業(yè)經(jīng)營成本。例如，創(chuàng)造嶄新企業(yè)形象，為員工和企業(yè)提供增值服務(wù)，并使企業(yè)核心價值得以實(shí)現(xiàn)。想實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理信息化，并非要將全部工作交由機(jī)器完成，而是要對人力資源進(jìn)行信息化管理，從而使企業(yè)的管理內(nèi)容和管理模式得到優(yōu)化，促使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化。具體而言，企業(yè)人力資源管理在信息化支撐下，能夠確保規(guī)劃合理性和科學(xué)性，同時，根據(jù)環(huán)境變化，靈活地進(jìn)行驗(yàn)證，使企業(yè)能夠適應(yīng)環(huán)境的改變。尤其是事前控制可以發(fā)揮更大的作用，能及時反饋并糾正各種誤差，指揮路線從以往的從上而下的單向指揮增加自下而上的反饋，形成雙向指揮，及時反饋指揮效果，提高部門交流的便捷性與效率。

二、企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

（一）組織機(jī)構(gòu)及崗位管理

有關(guān)人員應(yīng)將定員情況、組織機(jī)構(gòu)、崗位設(shè)置等信息保存到系統(tǒng)中，并對各階段組織機(jī)構(gòu)、崗位設(shè)置和定員情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為工資計(jì)發(fā)、員工配置等工作奠定基礎(chǔ)。在企業(yè)轉(zhuǎn)型期，單位要面對重新安排、拆并等問題，利用信息化方式，更好地進(jìn)行各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)，降低工作失誤。企業(yè)改革要分步驟進(jìn)行，不能一刀切，因此會面臨新老銜接的問題，將信息技術(shù)應(yīng)用于單位的改革中，可以簡化新老銜接問題。

（二）輔助決策人力資源規(guī)劃

企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)可以模擬、運(yùn)行、分析企業(yè)組織架構(gòu)和制定的各項(xiàng)計(jì)劃，利用直觀圖表對管理者做出最后決定，分析以往和目前人事費(fèi)用，并對未來人事費(fèi)用進(jìn)行預(yù)測。根據(jù)企業(yè)資源規(guī)劃整合環(huán)境，對企業(yè)成本進(jìn)行分析，同時，人力資源管理系統(tǒng)還能建立職位要求、晉升路徑、培訓(xùn)方案等工作模式。另外，在崗位變更或機(jī)構(gòu)重組時，系統(tǒng)可以根據(jù)員工條件和資質(zhì)，提供相應(yīng)培訓(xùn)意見。該系統(tǒng)還可以提出相關(guān)升遷建議及職位變動建議。

（三）招聘管理

人才是企業(yè)最主要資源，是提升企業(yè)綜合實(shí)力的重要基礎(chǔ)，為了保證在當(dāng)前市場發(fā)展環(huán)境中獲得優(yōu)勢，企業(yè)需要大量人才作為支撐。在招聘制度上，可以采取如下措施：第一，在招聘流程管理中優(yōu)化招聘流程，以降低工作量。第二，開展現(xiàn)代化人才招聘形式，能夠有效降低人才招聘成本消耗。第三，為招聘人員提供相關(guān)信息，從而為企業(yè)發(fā)掘人力資源提供支持。

（四）工時管理

相關(guān)工作人員可以根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，安排員工工作日程和企業(yè)工作時間，并在遠(yuǎn)程考勤系統(tǒng)中記錄員工實(shí)際出勤情況，將有關(guān)獎勵和工資的信息輸入到成本和工資系統(tǒng)當(dāng)中。

（五）工資核算

企業(yè)根據(jù)不同工種、不同部門、不同地區(qū)的薪酬結(jié)構(gòu)，采用針對性的薪酬結(jié)算方案進(jìn)行薪酬核算工作。并與其他模塊結(jié)合，自動根據(jù)要求對薪資結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，及時更新，動態(tài)化核算員工薪資。

（六）差旅核算

信息化人力資源管理建設(shè)過程中，對差旅申請、批準(zhǔn)及報(bào)銷等流程進(jìn)行自動控制，經(jīng)集成環(huán)境在財(cái)務(wù)成本核算模塊中導(dǎo)入核算數(shù)據(jù)。

三、企業(yè)人力資源管理問題分析

目前，各個企業(yè)的人力資源管理還存在著管理人員信息化意識不強(qiáng)、沒有正確認(rèn)識人力資源管理信息化重要性、人力資源信息化管理人才匱乏等問題，嚴(yán)重影響企業(yè)人力資源管理的作用。

（一）人力資源信息化管理意識不強(qiáng)

在企業(yè)發(fā)展中，人力資源管理人員受傳統(tǒng)觀念限制，與其他企業(yè)缺少有效聯(lián)系，缺乏對新事物的接納能力。一方面，多數(shù)企業(yè)滿足于現(xiàn)狀，企業(yè)經(jīng)營者則只追求穩(wěn)定，沒有吸收外界先進(jìn)發(fā)展理念，相關(guān)管理人員將人力資源管理工作重點(diǎn)放在經(jīng)營層面，將相關(guān)工作下發(fā)至下屬部門，針對下發(fā)的問題制定明確的解決時間，要求人力資源管理人員完成工作任務(wù)即可，沒有重視成本控制等問題。企業(yè)進(jìn)行改革時，相關(guān)工作只是流于表面，人力資源管理部門員工依舊采用以往的工作形式，不愿意花費(fèi)時間進(jìn)行變革，導(dǎo)致企業(yè)人力資源信息化管理發(fā)展落后，不能滿足時代發(fā)展要求。

（二）企業(yè)人力資源信息化管理設(shè)施不夠完善

在當(dāng)前發(fā)展中，大部分企業(yè)沒有形成完善的人力資源信息化管理體系，部分中小型企業(yè)甚至沒有組建人力資源管理部門，僅僅把其視為普通行政工作。另外，多數(shù)企業(yè)的辦公條件較差，雖然部分企業(yè)人力資源管理部門設(shè)有硬件設(shè)備，由于軟件運(yùn)行緩慢，服務(wù)器性能不理想，導(dǎo)致人力資源管理操作體驗(yàn)不佳，嚴(yán)重影響人力資源管理工作效率。因此，人力資源管理信息化建設(shè)面臨的最大問題便是信息化基礎(chǔ)薄弱，信息集成水平低，信息管理流程不暢通。

（三）缺乏現(xiàn)代化企業(yè)人力資源管理軟件

人力資源軟件已經(jīng)具有一定的發(fā)展水平，但是，軟件的功能存在一定的差異性，并且企業(yè)人力資源管理軟件在設(shè)計(jì)過程中主要體現(xiàn)設(shè)計(jì)人員的主觀意識，用戶的交互性并不理想。首先，由于軟件設(shè)計(jì)者并未理解用戶思維方式，在用戶界面設(shè)計(jì)中沒有充分考慮用戶使用感受，從而降低了用戶的使用率。有些軟件在銷售后，缺乏完整的反饋過程，人力資源管理軟件更新受阻。其次，即使廠商可以正確地挑選出優(yōu)質(zhì)軟件，但是由于大多數(shù)銷售商并未建立專業(yè)售后服務(wù)體系，因此很難保證其后續(xù)升級。

四、優(yōu)化企業(yè)人力資源管理信息化的對策

（一）提高人力資源管理人員信息化意識

企業(yè)經(jīng)營管理的一切活動皆需要管理人員作為支撐。因此，企業(yè)管理人員一定要重視人力資源信息化管理的重要性，強(qiáng)化信息技術(shù)手段的作用，激發(fā)人力資源管理人員發(fā)展意識，提升專業(yè)能力水平。有調(diào)查數(shù)據(jù)表明：人力資源工作者工作愉悅性程度較低，人力資源管理崗位工作內(nèi)容單一，大量的時間消耗在工資、績效、獎金，企業(yè)員工人數(shù)愈多，工作負(fù)荷愈大，容易發(fā)生計(jì)算失誤的現(xiàn)象。為了提升員工的工作幸福感，企業(yè)管理層可以對一般員工進(jìn)行問卷調(diào)查，了解其工作需要，同時由上級主管根據(jù)調(diào)研結(jié)果，對所有從事信息化工作的員工進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，其中包括人力資源主管，明確宣傳人力資源信息化管理的重要性。另外，聘用專業(yè)技術(shù)人員，對企業(yè)所購買信息化辦公軟件進(jìn)行培訓(xùn)，經(jīng)過一段時間使用，積極開展技術(shù)交流。通過這種方式，可以調(diào)動員工的學(xué)習(xí)熱情，進(jìn)而提升其信息化意識。此外，在信息化進(jìn)程中，在具體應(yīng)用與推廣方面，企業(yè)必須重視“以人為中心”的思想，激發(fā)員工自主學(xué)習(xí)能力，促使員工適應(yīng)新技術(shù)，發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢。在人力資源管理人員熟悉使用信息化軟件后，上級主管可以要求不同人力資源管理團(tuán)隊(duì)開展各種活動，以檢驗(yàn)信息系統(tǒng)應(yīng)用效果。例如，在新員工入職訓(xùn)練中，各團(tuán)隊(duì)提出不同訓(xùn)練計(jì)劃，并由新員工對培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行評分，排名靠前團(tuán)隊(duì)將會得到相應(yīng)獎金，此方式對于提高企業(yè)人力資源管理人員信息化意識具有重要意義。

（二）完善人力資源管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)

在實(shí)施人力資源管理信息化工作初期，企業(yè)要按照人力資源管理人員數(shù)量和工作量，購置計(jì)算機(jī)及辦公軟件。目前市場上銷售的各種信息化辦公軟件，并不能全面滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)需要，為了避免資源浪費(fèi)，企業(yè)可以在一定時期內(nèi)購買主流辦公軟件，在一定的時間內(nèi)根據(jù)用戶使用體驗(yàn)，選擇適合自身的辦公軟件，防止出現(xiàn)“僵尸”數(shù)據(jù)，對人力資源的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的存儲與利用，突破傳統(tǒng)跨部門辦公軟件的信息壁壘。此外，還可以根據(jù)特殊的業(yè)務(wù)需求，專門為企業(yè)提供辦公軟件，在員工體驗(yàn)過后，企業(yè)積極構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，避免在辦公過程中出現(xiàn)軟件交叉的現(xiàn)象，影響人力資源管理工作質(zhì)量。組建完善的人力資源信息化管理制度，基于制度開展日常管理工作，明確企業(yè)人力資源部門員工權(quán)責(zé)劃分，發(fā)揮出人力資源信息化管理軟件的作用。

（三）提升企業(yè)人力資源管理團(tuán)隊(duì)的整體專業(yè)水平

在企業(yè)發(fā)展中，人才是提升企業(yè)人力資源管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵，企業(yè)人力資源管理人才流失將會造成嚴(yán)重的不良影響，在人力資源信息化管理發(fā)展背景下，積極培養(yǎng)人力資源信息化管理人才，構(gòu)建信息化人才管理機(jī)制，提升人力資源信息化管理工作質(zhì)量。在企業(yè)人力資源管理中，企業(yè)人力資源管理需要有人力資源方面的人才支持，尤其是在當(dāng)前階段，隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，企業(yè)人力資源管理不僅要有人力資源支持，更要有技術(shù)人員作為支撐。一方面，要學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念，采用多種方法進(jìn)行人力資源管理。另一方面，在人力資源管理工作中，將其有效地應(yīng)用于人事管理，以提升工作效能。一名優(yōu)秀人力資源管理人員，必須具有與時俱進(jìn)的管理理念，在企業(yè)信息化變革中，需要采用新辦公方式時，要以身作則，嚴(yán)格遵守企業(yè)管理制度，運(yùn)用良好管理技能，促進(jìn)員工迅速改變觀念，主動融入新的信息化辦公方式。優(yōu)秀的管理者應(yīng)運(yùn)用信息化軟件，對企業(yè)人員、離職人員數(shù)量、離職原因等進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計(jì)，并根據(jù)此類信息建立完整的人才檔案。一般員工提出離職申請后，人力資源管理經(jīng)理可以告知其所屬部門的主管，了解其離職原因，盡量留住為企業(yè)做出貢獻(xiàn)的員工，從而大幅度降低企業(yè)的人才流失。

（四）切合實(shí)際制定管理制度

實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源信息化管理并不是一件容易的事，企業(yè)需要從自身的現(xiàn)狀考慮，結(jié)合自身的特點(diǎn)和情況制定合理的管理制度，不要急于求成一味地追求信息化，而不結(jié)合自身實(shí)際情況考慮，不能盲目跟風(fēng)，穩(wěn)定發(fā)展人力資源信息化管理建設(shè)工作。為了更好地實(shí)施人力資源管理，企業(yè)高層需要有針對性地制定相應(yīng)策略，深入分析潛在問題，制定適宜制度。為了保證人力資源信息化管理建設(shè)的穩(wěn)定性，需對企業(yè)進(jìn)行人力資源管理上的調(diào)整，使企業(yè)內(nèi)部人力資源制度更加清晰，從而為企業(yè)人力資源信息化管理提供有力保障。

（五）提升對人力資源信息化管理發(fā)展的重視程度

首先，以企業(yè)管理層為著手點(diǎn)，促進(jìn)企業(yè)管理人員正確認(rèn)識人力資源信息化管理，積極宣傳人力資源信息化管理發(fā)展價值，并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，制定完善的人力資源信息化管理制度，保證人力資源管理工作穩(wěn)定發(fā)展。其次，發(fā)揮企業(yè)管理者的帶頭作用，積極提升企業(yè)人力資源管理工作質(zhì)量及，強(qiáng)化企業(yè)各部門之間信息交流，保證企業(yè)內(nèi)部員工交流質(zhì)量，推進(jìn)企業(yè)人力資源信息化管理發(fā)展進(jìn)程。

（六）拓展信息化應(yīng)用技術(shù)

為適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，充分利用信息技術(shù)的作用，需要專業(yè)信息工作者挖掘其應(yīng)用價值，而不能將信息化僅用于企業(yè)員工的考勤、工資發(fā)放等簡單的管理工作，要發(fā)揮出信息化管理的作用，以信息化人力資源管理手段，提升企業(yè)的整體競爭實(shí)力，對信息化應(yīng)用的有效性開展針對性研究，從而對企業(yè)經(jīng)營和管理起到良好的促進(jìn)作用。例如，在部門信息交流、人才數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、招聘優(yōu)秀的畢業(yè)生等方面，拓展信息技術(shù)在企業(yè)實(shí)際運(yùn)營當(dāng)中的應(yīng)用，深化人力資源信息化管理價值，滿足企業(yè)的發(fā)展需求。

五、結(jié)語

綜上所述，在各個行業(yè)中運(yùn)用信息化是必然趨勢，企業(yè)要在當(dāng)今日益復(fù)雜的市場環(huán)境中站穩(wěn)腳跟，需將信息化建設(shè)與企業(yè)融合。人力資源管理是企業(yè)經(jīng)營命脈，實(shí)踐表明，信息化與人力資源管理相結(jié)合更符合新的時代發(fā)展要求。企業(yè)要根據(jù)自身實(shí)際情況綜合考量，制定適宜的改革方案，積極應(yīng)對各種問題，為企業(yè)發(fā)展走向規(guī)范化、個性化、國際化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。企業(yè)只有把握住信息化潮流的機(jī)遇，才能促進(jìn)企業(yè)人力資源信息化管理建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理達(dá)到一個新的高度。