信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

摘 要：在我國現(xiàn)代科學信息技術(shù)的飛速發(fā)展背景條件下，所有行業(yè)都展現(xiàn)出了突飛猛進的發(fā)展趨勢，信息技術(shù)在人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦械氖褂媒o人們帶來了極大的便利條件，促進了我國現(xiàn)代信息水平的革新和發(fā)展。在全新的信息時代，豐富的信息技術(shù)手段給機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提供了廣闊的平臺，給相關(guān)檔案管理人員工作方式的革新提供了豐富的創(chuàng)新空間，事業(yè)單位檔案管理工作迎來了全新的曙光。目前，我國事業(yè)單位的檔案管理工作整體來說還存在著一定的問題，我們針對這些問題進行一定的分析，提出了一些信息時代能夠有效地解決這些問題的具體對策，為檔案管理工作的順利開展提供一定的理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;現(xiàn)代科學技術(shù)

隨著我國現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的成效。在這個過程中，檔案管理面臨的問題具備了雙面性：當我們對檔案管理模式進行一定程度的改革和創(chuàng)新后，能夠促進現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量;當我們放任檔案管理模式自由發(fā)展時，檔案管理工作就會由于具有一定的落后性和不科學性跟不上現(xiàn)代科學信息技術(shù)潮流發(fā)展的腳步，難以滿足人們的實際需求，不利于信息時代檔案管理工作的順利開展。因此，本文基于信息時代對機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作面臨的問題和對策展開的研究具有一定的現(xiàn)實意義。以下主要圍繞著當前信息時代事業(yè)單位檔案管理工作面臨的主要問題展開簡單的分析與探討。

1 信息時代檔案管理工作面臨的主要問題

目前，在我國事業(yè)單位檔案管理工作中體現(xiàn)出來一定的問題，在信息時代具體表現(xiàn)為以下幾個方面的內(nèi)容，主要包括：事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平不高、檔案信息安全性不高、檔案管理的軟件信息化程度不高、檔案管理網(wǎng)站建設(shè)水平不高這四個方面。

1）檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不高。在我國信息時代的檔案管理工作中，事業(yè)單位的檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平不高，直接導(dǎo)致了信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用體現(xiàn)出來的價值不高，傳統(tǒng)的檔案管理方向已經(jīng)發(fā)生了一定的程度的改變，體現(xiàn)出了一定程度的信息化水平。而當前我國的事業(yè)單位信息管理工作者整體來說還缺乏這方面的專業(yè)能力，對信息管理系統(tǒng)的操作還不是很熟悉，不利于檔案信息管理的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展，這是檔案管理中存在的一個重要問題。

2）檔案信息安全性不高。對于傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理信息的安全性保障主要是在于，傳統(tǒng)的檔案信息獲取具有一定的難度。而信息時代，檔案信息的管理完全是基于電子信息平臺來進行的，涉及互聯(lián)網(wǎng)的電子信息系統(tǒng)在一定程度上很可能受到網(wǎng)絡(luò)黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊和影響，給事業(yè)單位檔案信息的安全性帶來巨大的影響。

3）檔案管理軟件信息化程度不高。就針對我國目前的電子檔案信息管理軟件來說，檔案管理軟件的信息化程度還不是很高，相關(guān)信息管理功能也不是很完善，由于整個檔案管理行業(yè)存在各種各樣的信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致管理工作更是產(chǎn)生了一定的難度，給相關(guān)人員調(diào)取信息檔案的工作造成了不便，對我國事業(yè)單位檔案信息管理工作的開展造成了阻礙。

4）檔案管理網(wǎng)站建設(shè)水平不高。在我國現(xiàn)代檔案信息管理工作中，還體現(xiàn)出一個檔案管理網(wǎng)站建設(shè)水平不高的問題?？赡苁怯捎跈n案管理網(wǎng)站的建設(shè)時間還不長，也沒有形成固定的標準和統(tǒng)一的形式，導(dǎo)致了檔案管理網(wǎng)站的多樣性，對后期的檔案管理工作形成了一定的難度，不利于整個檔案管理行業(yè)工作的順利開展。

2 信息時代解決檔案管理問題的具體對策

針對上文中目前我國事業(yè)單位的檔案管理工作中存在的主要問題，我們進行了一定程度的分析，提出了以下幾個方面的具體對策。

1）注重檔案管理人才的培養(yǎng)。針對檔案管理工作存在的主要問題，我們首先應(yīng)當重視相關(guān)人才的培養(yǎng)。在這個方面，應(yīng)當謹慎對待，重視事業(yè)單位的檔案管理工作人員的專業(yè)性程度，為我國事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展奠定一定的人才基礎(chǔ)，絕對不能一味地輸出相關(guān)人才，而不注重人才培養(yǎng)的質(zhì)量。具體來說，在進行相關(guān)人才的培養(yǎng)和儲備時，應(yīng)當對工作人員的心態(tài)進行重視，讓相關(guān)人員在心理上接受檔案管理工作的信息化建設(shè)要求;同時還需要加強相關(guān)管理人員的專業(yè)技能素質(zhì)提升，讓檔案管理工作人員在工作中充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，讓他們持續(xù)獲得新的知識和技能，豐富相關(guān)人員的知識儲備。另外，還需要通過采取一定的具體措施來提高工作人員的積極性，為現(xiàn)代檔案管理工作的信息化水平的有效提升打下一定的基礎(chǔ)。

2）提高檔案管理的安全保障。針對互聯(lián)網(wǎng)時代事業(yè)單位檔案管理工作存在的安全隱患，應(yīng)當為檔案管理工作提供一定的安全保障。注重加強檔案信息系統(tǒng)的安全性建設(shè)，給檔案管理工作提供一個安全的管理平臺。同時，相關(guān)部門應(yīng)當制定相應(yīng)的政策，通過法律制度來保證事業(yè)單位檔案管理工作的安全性。另外，還應(yīng)當注重事業(yè)單位檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定性的維護，保證儲存信息的安全性，以防止數(shù)據(jù)庫的信息被不法分子盜取。

3）檔案管理信息化建設(shè)。目前，我國檔案管理工作的重點任務(wù)就是實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，也就是實現(xiàn)檔案管理部門的統(tǒng)一化管理。在這一點上，我國相關(guān)部門應(yīng)當充分重視檔案信息價值的利用，在檔案的自動化管理中充分利用現(xiàn)代的先進信息技術(shù)管理手段和方式，促進檔案信息的管理工作的有效和順利進行。除此之外，還應(yīng)當將互聯(lián)網(wǎng)作為基礎(chǔ)，以實現(xiàn)相關(guān)檔案信息的共享。

4）搭建信息技術(shù)應(yīng)用水平較高的檔案管理平臺。在進行檔案管理信息化建設(shè)的同時，應(yīng)搭建現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用水平相對較高的檔案信息管理平臺，這是對檔案信息進行管理的基礎(chǔ)。由于數(shù)據(jù)庫之間存在的密切關(guān)系和重大關(guān)聯(lián)，將各種數(shù)據(jù)信息進行有效的分類和管理能夠促進檔案信息管理的進程。這就需要相關(guān)人員搭建一個合理的信息管理平臺，保證檔案信息能夠在這個平臺上得到有效地錄入和存儲，最終展現(xiàn)給相關(guān)人員，從而提高事業(yè)單位檔案信息管理工作的效率。

5）更新相關(guān)人員的檔案管理思想。為了更加高效地促進我國事業(yè)單位檔案信息管理工作的順利開展，應(yīng)當加強事業(yè)單位人員的檔案管理思想建設(shè)。幫助檔案管理工作人員明確檔案管理工作在企業(yè)中的重要意義，對于企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展具有的重要價值，要求相關(guān)人員對檔案管理工作的各種特點進行具體、完整的把握，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識和先進的檔案管理觀念，有效地創(chuàng)新管理方式，讓現(xiàn)代信息技術(shù)手段在事業(yè)單位檔案管理中得到充分的展現(xiàn)，加速我國檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。

6）增加檔案管理的資金投入。為了更好地促進檔案管理的發(fā)展，應(yīng)當加大檔案管理方面的資金投入力度。結(jié)合實際情況，研究并設(shè)計出一個更加合理的、能夠滿足企業(yè)和人們的現(xiàn)實需求的檔案管理軟件和應(yīng)用的基礎(chǔ)平臺，為相關(guān)信息的后續(xù)管理、編輯修改以及查看工作提供更多的方便，簡化檔案管理的流程，豐富相關(guān)人員的工作內(nèi)容，有效地提高檔案管理工作的工作效率。

3 結(jié)語

總而言之，我國目前的事業(yè)單位檔案管理工作還存在著一定的問題，我們需要對這些問題的具體解決措施進行完整、合理的分析，從而有效地提高我國檔案信息管理的水平。

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作者簡介

李春艷（1976-），女，漢族，遼寧北票人，大學，檔案館員，研究方向：檔案管理。