信息時(shí)代高校檔案管理創(chuàng)新思路的幾點(diǎn)思考

馬明

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展為院校檔案工作的開(kāi)展提供了一定的便利，在高校檔案管理中應(yīng)用先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)對(duì)提高檔案管理的質(zhì)量有重要作用。但是，高校檔案管理人員在管理的過(guò)程中卻依然出現(xiàn)了不少的問(wèn)題，導(dǎo)致管理的效率難以提高，需要引起重視。以下本文就數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新思路進(jìn)行具體的探討。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;高校;檔案管理

1 當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題探析

1）高校檔案管理工作的主動(dòng)性不足。新時(shí)期數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展為我國(guó)高校檔案管理工作提供了良好的基礎(chǔ)，為提高高校檔案管理效率和質(zhì)量提供了可能，但是新時(shí)期對(duì)我國(guó)高校檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量也提出了新的要求。在經(jīng)過(guò)一定量的調(diào)查之后就能發(fā)現(xiàn)，高校檔案管理工作的主動(dòng)服務(wù)能力是不足的，造成這種現(xiàn)狀的主要原因其實(shí)是因?yàn)橄嚓P(guān)工作人員的工作理念并不是理解到位，致使數(shù)字信息化背景下的高校檔案管理工作始終在實(shí)際的工作過(guò)程中處于一種被動(dòng)的局面，在這種被動(dòng)狀態(tài)之下，雖然能夠完成工作量以及工作目標(biāo)，但是工作的效率以及質(zhì)量都并非主動(dòng)服務(wù)可比的[1]。

2）高校檔案管理工作缺乏創(chuàng)新精神。對(duì)于社會(huì)中的任何一項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，創(chuàng)新都是非常重要的，因?yàn)橹挥袆?chuàng)新行動(dòng)和意識(shí)才能為社會(huì)工作帶來(lái)活力，這對(duì)于現(xiàn)如今數(shù)字信息化背景之下的高校檔案管理工作也是一樣的。然而，就目前高校檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，雖然不少高校已經(jīng)開(kāi)始啟用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，但是信息技術(shù)和檔案管理的融合還有待加強(qiáng)，并且高校在檔案模式、管理體制創(chuàng)新等方面的意識(shí)仍然較為不足，在很大程度上限制了高校檔案管理的發(fā)展，影響了新形勢(shì)下高校檔案管理創(chuàng)新的效果。

3）管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高。數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的效率和質(zhì)量能夠得到明顯提高，但是要達(dá)到這一目的還要求高校檔案管理人員能夠具有更高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，能夠勝任新時(shí)期高校檔案管理工作。相對(duì)于過(guò)去的高校檔案管理工作而言，新時(shí)期檔案管理人員需要將更多的工作重點(diǎn)放在數(shù)字化信息技術(shù)的使用上來(lái)，也需要花費(fèi)更多的時(shí)間在數(shù)字化信息技術(shù)上，這就要求管理人員能夠具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，并且能夠隨著時(shí)代的變化而變化。但是我國(guó)高校在這方面還存在較多的不足。

2 信息化背景下高校檔案管理工作創(chuàng)新的意義

1）提高管理的效率和質(zhì)量數(shù)字信息背景下進(jìn)行高校檔案管理的創(chuàng)新可以減輕管理人員的工作壓力和負(fù)擔(dān)，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，這是高校檔案管理創(chuàng)新的重要意義。在過(guò)去的高校檔案管理中，管理人員只能夠依靠人力來(lái)進(jìn)行檔案的收集、登記和處理等，花費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，工作進(jìn)度慢，還有可能出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。而在信息技術(shù)的應(yīng)用條件下，管理人員可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中建立電子檔案，一方面可以進(jìn)行快速的資料信息收集和錄入，節(jié)省大量的時(shí)間，一方面也可以更好地加強(qiáng)對(duì)檔案文件的管理，提高工作的質(zhì)量和效率。

2）促進(jìn)高校檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展就目前我國(guó)高校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，隨著信息技術(shù)的大力發(fā)展及其在各個(gè)行業(yè)、領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，高校檔案管理中也開(kāi)始加強(qiáng)了對(duì)信息技術(shù)和現(xiàn)代化設(shè)備的重視和使用。但是在實(shí)際的高校檔案管理工作中，只有少數(shù)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備得到了充分利用，也只有少數(shù)的參與人員會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行有關(guān)信息的查閱，大部分使用人員依然選擇傳統(tǒng)的方式方法來(lái)進(jìn)行信息的收集、查閱，這實(shí)際上就削弱了信息技術(shù)在檔案管理中的作用，也影響了高校檔案管理的實(shí)際工作效率和質(zhì)量。因此，在這種情況下進(jìn)行高校檔案管理制度和方式的創(chuàng)新可以幫助高校檔案管理真正跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，獲得更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

3）有助于實(shí)現(xiàn)資源的共享信息技術(shù)具有資源共享的特征，將數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中也可以幫助實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的共享，給使用人員提供了巨大的便利，也可以為高校的檔案管理工作提供更多的方便[2]。在信息技術(shù)的使用過(guò)程中，高校不僅能夠利用信息技術(shù)建立電子文檔、快速搜集和整理文檔和資料信息，還能夠在網(wǎng)絡(luò)上為使用者提供各種高校檔案文件和信息，這樣使用者可以跨越時(shí)空的限制進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享，能夠大大提升高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)然，從這個(gè)角度上來(lái)看，雖然信息技術(shù)能夠?yàn)楦咝n案管理提供良好的外在條件的，暗示它也有可能帶來(lái)較多的信息安全問(wèn)題，要求高校檔案管理人員在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)能夠加強(qiáng)對(duì)這些問(wèn)題的關(guān)注。

3 信息化背景下高校檔案管理創(chuàng)新的策略

1）增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)新時(shí)期高校檔案管理的創(chuàng)新不僅體現(xiàn)在制度和形式上，更體現(xiàn)在服務(wù)理念和行動(dòng)上。社會(huì)是不斷變化發(fā)展的，高校檔案管理也是同樣如此。在瞬息萬(wàn)變的現(xiàn)代社會(huì)，人們的需求一直在變化，只有滿(mǎn)足使用者的使用需求，高校檔案管理才能獲得更好的發(fā)展。而要滿(mǎn)足使用者的使用需求，就必須要求管理人員能夠具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，為使用者提供更加貼心和有用的服務(wù)。因此，首先，要求管理人員能夠認(rèn)識(shí)到新時(shí)期服務(wù)工作對(duì)于整個(gè)檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)[3]。管理人員尤其是年輕的檔案管理員必須知道提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，必須要提高服務(wù)的質(zhì)量和效率;其次，管理人員需要加強(qiáng)對(duì)本職工作的重視，這樣才能夠真正提高管理人員的服務(wù)質(zhì)量。就目前高校檔案管理工作而言，大部分工作人員對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的收集和整理資料的工作，沒(méi)有任何技術(shù)含量，也無(wú)法發(fā)揮任何實(shí)質(zhì)性的作用。這種工作態(tài)度嚴(yán)重影響了管理人員的工作質(zhì)量，也影響了管理人員的服務(wù)態(tài)度，必須要加以糾正，擺正管理人員的思想，提高管理工作的效率。

2）積極進(jìn)行檔案管理信息價(jià)值挖掘數(shù)字信息化背景下高校檔案管理也要注重各種檔案信息的價(jià)值挖掘，在檔案管理信息化程度提升以及檔案管理創(chuàng)新能夠達(dá)成協(xié)調(diào)和一致下，高校也能在檔案管理創(chuàng)新上有更多的空間。建議高校在大數(shù)據(jù)理念影響下積極進(jìn)行檔案管理信息價(jià)值的挖掘。依托具體的檔案管理信息分析結(jié)果，高校也能更好進(jìn)行檔案管理方向調(diào)整，并幫助高校更好進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新嘗試。一旦檔案管理信息的價(jià)值能夠更為多元體現(xiàn)出來(lái)后，高校檔案管理的內(nèi)部創(chuàng)新環(huán)境也能逐漸形成，這也能幫助高校進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新。

3）創(chuàng)新高校檔案管理模式和方法數(shù)字信息化背景下要加強(qiáng)高校檔案管理的創(chuàng)新還需要從管理模式和管理方法著手。在管理模式中，高?？梢赃x擇采用具體化分析管理方法進(jìn)行管理，即根據(jù)本校檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行具體問(wèn)題具體分析，然后采取有效的措施解決該問(wèn)題，從而獲得檔案管理的更好發(fā)展，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。此外，在管理方式方法上，新時(shí)代下高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)必須要依賴(lài)于信息技術(shù)，結(jié)合信息化手段和技術(shù)對(duì)本校檔案資源進(jìn)行管理，以便于節(jié)約企業(yè)的檔案管理時(shí)間、降低管理成本，提高管理的效益。此外，高校檔案管理過(guò)程中，如何創(chuàng)新服務(wù)管理形式是關(guān)鍵。高校管理人員可以就服務(wù)模式的多元化和創(chuàng)新方向著手，根據(jù)服務(wù)對(duì)象的特征采取有效的服務(wù)形式。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息時(shí)代背景下，高校檔案管理必須要進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的更好發(fā)展。但是就目前各高校檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，其在不少方面還存在較多的不足，因此必須要求高校采取有效措施來(lái)創(chuàng)新檔案管理工作，促進(jìn)高校檔案管理的更好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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