信息化背景下教學(xué)檔案管理工作

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和電子技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用，全球進(jìn)入到信息時代。此背景下，學(xué)校教學(xué)檔案管理面對新的問題，包括信息技術(shù)的支持力度需要提升、技術(shù)人才缺乏、安全性有待提高、管理制度不夠完善、功能受到限制等。為此，必須有針對性地采取措施，包括全力推動教學(xué)檔案的信息化建設(shè)、充分運用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、重視信息技術(shù)人才的培養(yǎng)、借助新功能提升檔案管理服務(wù)水平等，從而積極提升教學(xué)檔案管理的信息化水平。

關(guān)鍵詞：信息化;教學(xué)檔案;管理工作

當(dāng)下，全球已經(jīng)進(jìn)入到信息化時代，對信息資源的開發(fā)與利用的水平成為衡量國家信息水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。我國教育領(lǐng)域的檔案管理中，教學(xué)檔案是非常重要的資源，可利用信息技術(shù)開展相應(yīng)的管理工作，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理的模式，從而不斷提升教學(xué)檔案信息的管理水平，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。

1 信息時代背景下，教學(xué)檔案管理的定位

1）教學(xué)檔案管理新的功能。傳統(tǒng)管理技術(shù)和管理理念下，學(xué)校教學(xué)檔案的管理工作主要以保管檔案和積累檔案為主要功能，很少有對教學(xué)檔案管理內(nèi)容的延伸，不能充分地利用教學(xué)檔案的價值。而在信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)下，傳統(tǒng)模式的檔案管理功能顯然不能滿足新時期人們對于教學(xué)檔案使用的多種要求，為此必須要重新定位檔案管理的功能。這時教學(xué)檔案管理的功能應(yīng)當(dāng)包括收集和管理、存儲信息、信息服務(wù)這種基礎(chǔ)性功能，還應(yīng)當(dāng)借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，延伸提供的服務(wù)內(nèi)容，讓教學(xué)檔案發(fā)揮更大的作用[1]。

2）檔案載體拓展和服務(wù)功能。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理中，檔案收集以紙質(zhì)居多，而信息技術(shù)被應(yīng)于檔案管理，很多教學(xué)檔案的存儲方式發(fā)生了變化，更具多元性，不但有紙質(zhì)存儲方式，還有光盤和磁盤作為存儲的載體，甚至有縮微膠片，現(xiàn)在更有數(shù)字化的存儲方式，各種檔案被變成數(shù)字化的信息存儲在計算機或者云端中，這就為教學(xué)檔案管理的多元化服務(wù)功能的實現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)。借助數(shù)字化存儲技術(shù)，教學(xué)檔案的調(diào)取更方便，還能整合大數(shù)據(jù)技術(shù)，對教學(xué)檔案進(jìn)行整理和分析，劃分成不同的類別，找出最為優(yōu)質(zhì)的部分，提供給校內(nèi)教師使用，還可以向校外有償開放，以發(fā)揮出教學(xué)檔案的最大價值，實現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源的共享[2]。

2 信息化背景下，教學(xué)檔案管理的不足

1）信息技術(shù)的支持力度需要提升。當(dāng)前，學(xué)校在教學(xué)檔案管理工作中投入的資金和物力有限，信息化建設(shè)的意識不是很強，整個檔案管理為形成統(tǒng)一化的信息體統(tǒng)，同時缺乏創(chuàng)新和共享意識，及時建立了信息化的檔案管理系統(tǒng)，也很少會利用大數(shù)據(jù)技術(shù)整理教學(xué)檔案，為教學(xué)檔案分類，不利于教學(xué)檔案應(yīng)用價值的發(fā)揮。

2）檔案管理中信息技術(shù)人才缺乏。因為學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)力度不夠充分，因此落實情況也不是很理想，現(xiàn)有的檔案管理人員使用信息技術(shù)的水平不是很高，對于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)、檔案管理軟件技術(shù)的學(xué)習(xí)以及應(yīng)用能力不是很充分，這就大大影響了學(xué)校中教學(xué)檔案管理的信息化發(fā)展?？梢?，大部分學(xué)校均缺少信息化管理人才，現(xiàn)有管理人員的專業(yè)技術(shù)和職業(yè)能力還需要進(jìn)一步提升[3]。

3）網(wǎng)絡(luò)信息管理的安全性有待提高。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，促使信息交流和傳播更便利，同時也提高了信息泄露的風(fēng)險。在教學(xué)檔案管理中，信息技術(shù)的應(yīng)用使得管理工作更簡便，人們使用教學(xué)檔案的效率也逐漸提高，可是因為檔案管理系統(tǒng)的安全水平有限，訪問系統(tǒng)的人員越來越多，也就不能很好地保證教學(xué)檔案的安全性，這就大大拉低了學(xué)校的教學(xué)檔案管理的水平。

4）信息化檔案管理的制度不夠完善。當(dāng)前，學(xué)校教學(xué)檔案管理的信息建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入到新的階段，可是相應(yīng)的管理制度卻沒能跟上建設(shè)步伐，管理制度不夠完善，也很難落實，為此不利于下一步的教學(xué)檔案管理信息化發(fā)展。管理制度不完善的具體體現(xiàn)是，教學(xué)檔案的保管以及存儲的規(guī)范不統(tǒng)一，就會導(dǎo)致部分檔案缺失，明顯降低教學(xué)檔案完整性。及時近些年關(guān)于教學(xué)檔案的管理規(guī)定逐漸增加，可是總體落實情況不是很好，上層管理層不夠重視，基礎(chǔ)管理工作人員也不夠重視，則會導(dǎo)致更大的管理問題。

5）檔案信息化功能受到限制。教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)可以大大提升教學(xué)檔案開發(fā)與利用的效用，可是當(dāng)下部分學(xué)校在實現(xiàn)了教學(xué)檔案信息化之后，開發(fā)和利用的效率并沒有明顯提升，沒能實現(xiàn)全面的共享交流，整體教學(xué)檔案的應(yīng)用效果比較低。還有一部分學(xué)校的教學(xué)檔案的信息化程度比較低，開發(fā)能力不是很強。這些問題的存在，都會導(dǎo)致檔案信息化的功能使用受到限制[4]。

3 信息化背景下，提高教學(xué)檔案管理效用的策略

1）全力推動教學(xué)檔案的信息化建設(shè)。各個學(xué)校對于教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)必須明確目標(biāo)，加大各項資源的投入，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)數(shù)、云技術(shù)，推動教學(xué)檔案信息化的建設(shè)，以讓教學(xué)檔案的信息化的功能得以發(fā)揮出來，為學(xué)校教學(xué)提供更多參考性資料。推進(jìn)信息化建設(shè)的過程中，檔案管理工作人員要對自身管理工作的情況做全面了解，找出不足的地方，充分利用信息技術(shù)，解決存在的問題。從學(xué)校的角度去看，一定要強化在檔案管理信息化建設(shè)的重視，強化與建設(shè)有關(guān)的推廣和宣傳，讓學(xué)校各個部門都重視教學(xué)檔案管理的信息化的建設(shè)，從而貢獻(xiàn)出更大的能力，全校一同開展檔案管理的信息化建設(shè)。

2）充分運用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。為保證教學(xué)檔案信息的安全性，一定要充分利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，提高教學(xué)檔案信息系統(tǒng)的安全性，為教學(xué)檔案增設(shè)加密措施，從而避免信息泄露而產(chǎn)生的不良問題。信息系統(tǒng)的安全保護也要注意教學(xué)檔案的流動性和完整性，通過信息系統(tǒng)使用教育檔案時，避免檔案信息泄露和病毒干擾，以保證檔案信息安全，也保證信息的安全，這樣才能逐漸提升教學(xué)檔案管理的信息化水平，促進(jìn)管理的發(fā)展。

3）重視信息技術(shù)人才的培養(yǎng)。在教學(xué)檔案的信息化建設(shè)中，想要提升建設(shè)水平，就要有相應(yīng)技術(shù)人才的支持，進(jìn)而提高管理水平，實現(xiàn)全面信息化的管理。學(xué)?？梢越M織信息技術(shù)學(xué)習(xí)活動，進(jìn)行定期的培訓(xùn)，運用合適的考核方式，激發(fā)相應(yīng)人員的學(xué)習(xí)積極性，全身心學(xué)習(xí)檔案管理方面的信息技術(shù)，提高自身操作水平，了解更多信息化管理的知識，進(jìn)而為檔案信息化管理貢獻(xiàn)自己的力量，推動信息化管理的發(fā)展，提升整個教學(xué)檔案管理的水平。

4）借助新功能提升檔案管理服務(wù)水平。教學(xué)檔案管理實現(xiàn)信息化之后，豐富了檔案管理的新功能，并且從傳統(tǒng)的被動提供服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃犹峁┓?wù)，也就能大大提升管理服務(wù)是水平，為教學(xué)檔案利用者提供更好的服務(wù)，讓教學(xué)檔案的利用價值最大程度的體現(xiàn)出來。

4 結(jié)束語

綜上所述，教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)實現(xiàn)之后，使得教學(xué)檔案管理具有新的功能，同時檔案的載體得到拓展，也有新的服務(wù)內(nèi)容，從而大大提升管理效率，有注意教學(xué)檔案價值的體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]卜凡剛.信息化背景下職業(yè)院校教學(xué)檔案管理研究[J].黑龍江科學(xué)，2020，11（07）：134-135.

[2]張珣.信息化背景下高校教學(xué)管理工作研究[J].國際公關(guān)，2020（03）：193.

[3]林春芳.信息化背景下檔案管理工作現(xiàn)狀與優(yōu)化策略[J].信息記錄材料，2020，21（02）：59-60.

[4]楊方忠.信息化背景下教育考試檔案管理工作探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（02）：122+132.

作者簡介

曾慧燕（1986-），女，漢族，福建泉州人，研究生，陸軍工程大學(xué)石家莊校區(qū)，從事檔案管理及信息化。