試論人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用

游舒珊

摘 要：近年來，隨著信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，當(dāng)前人工智能技術(shù)被都有效應(yīng)用到各領(lǐng)域中，顯著提升了工作效率。人工智能作為互聯(lián)網(wǎng)移動時代的核心，是今后科學(xué)發(fā)展的重要方向。在檔案管理中應(yīng)用人工智能技術(shù)，一方面可以豐富檔案應(yīng)用價值，通過多元化的方式，打破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，共享檔案資源，促使檔案管理效率的提升，從而夯實(shí)現(xiàn)代檔案管理事業(yè)的穩(wěn)固發(fā)展的基礎(chǔ)。為此，文章分析了人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：人工智能技術(shù);檔案管理;應(yīng)用

國務(wù)院于2018年出臺了《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》在該文件中進(jìn)一步明確了在社會各個領(lǐng)域中人工智能的戰(zhàn)略作用。隨著社會的不斷發(fā)展，當(dāng)前人工智能已經(jīng)滲入到社會大眾的日常生活和工作中，顯著提高了工作效率。在檔案管理中引入人工智能技術(shù)，有助于為檔案管理技術(shù)、檔案管理理論、管理方法為高質(zhì)量開展檔案管理工作，提供了強(qiáng)有力的信息技術(shù)支持，從根本上促使檔案管理工作效率的全面提升。

1 人工智能技術(shù)在信息搜索分類的應(yīng)用

當(dāng)前我們正處在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息形式和檔案存儲資料主要以數(shù)字化為主，檔案管理人員依托多媒體方式和文本形式來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理[1]。在當(dāng)前的分類和整理過程中檔案管理人員主要利用智能技術(shù)來進(jìn)行檢索，比如，自然語言處理等，然而受影響檢索效率的因素是非常多。隨著時代的發(fā)展，這種搜索和檢索信息的方式隨著檔案信息數(shù)據(jù)和形式的日益增多，無法滿足檔案管理的需求。基于此，檔案管理人員還可利用智能化圖片和語言識別方式進(jìn)行檔案信息搜索，還可以利用機(jī)器學(xué)習(xí)管理模式，對海量的檔案信息資料進(jìn)行智能化的分類，具體操作為檔案管理人員根據(jù)預(yù)先設(shè)定的方式，對檔案進(jìn)行分類，并利用人工智能技術(shù)收集整理信息。在信息檢索方面，可充分利用人工智能技術(shù)的中的檢索功能、普通話處理技術(shù)、模式分辨等，篩選檔案信息，確保檔案信息的精準(zhǔn)度，同時還可以輸入關(guān)鍵詞，借助人工智能技術(shù)自動化對一些無利用物價值的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，全面提升檔案管理信息檢索準(zhǔn)確性和工作效率的提升。

2 人工智能技術(shù)在檔案資源整理中的應(yīng)用

縱觀當(dāng)前，為保護(hù)實(shí)物檔案、紙質(zhì)檔案等，檔案管理人員在收集到原始檔案信息后，會對其進(jìn)行數(shù)字化加工處理，確保相關(guān)檔案的永久保存。雖然很多單位檔都構(gòu)建了檔案數(shù)據(jù)庫，并在數(shù)據(jù)庫中錄入了館藏檔案資料，相關(guān)工作人員在使用過程中，只需檢索即可。但我們已經(jīng)邁入了大數(shù)據(jù)時代，海量信息資源是大數(shù)據(jù)時代最為顯著的特征。對于檔案管理人員來說，面對海量的檔案資源，要想順利收集信息，就需使用更為先進(jìn)的技術(shù)。對此，檔案管理人員可借助人工智能技術(shù)中的智能Agent來實(shí)現(xiàn)海量信息數(shù)據(jù)的收集。并且還可以利用人工智能技術(shù)中的機(jī)器學(xué)習(xí)。自然語言處理等功能，可以將雜亂無章，不同格式，繁雜瑣碎的信息進(jìn)行分類處理，確保收集到的資源準(zhǔn)確分類，為后續(xù)檔案管理信息化工作有序開展奠定良好基礎(chǔ)。

3 人工智能技術(shù)在檔案信息安全管理中的應(yīng)用

安全問題重于泰山，只有確保了檔案信息數(shù)據(jù)的安全，才能為后續(xù)檔案管理工作的有序開展奠定良好基礎(chǔ)[2]。對此，檔案管理人員可以充分利用指紋、虹膜、聲音、人臉等人工智能技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對檔案使用人員借閱資料、歸還資料的管理，或是檔案庫房的門禁中，一方面確保了檔案信息資料的安全，另一方面為促使檔案管理工作效率的提升，提供了技術(shù)支撐。另外，還可以在檔案庫房智能安全管理中引入人工智能技術(shù)，具體包含了庫房環(huán)境的人員監(jiān)控、智能監(jiān)測、圖形化庫房、檔案的自動上架等，所謂檔案的自動上架主要就是檔案管理人員利用智能機(jī)器人和射頻識別技術(shù)（RFID）。根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)所制定的排架規(guī)則，依托射頻識別技術(shù)（RFID）智能采集檔案信息，系統(tǒng)識別后，精準(zhǔn)地對檔案所位于的庫房位置進(jìn)行判斷，隨后機(jī)器人根據(jù)指令完成檔案上架工作。

4 人工智能技術(shù)在檔案信息智能咨詢中的應(yīng)用

毋庸置疑，人工智能集多個學(xué)科為一體，智能型公共服務(wù)機(jī)器人具有引導(dǎo)、講解、人機(jī)交互以及自主行走等功能。對此，檔案館可以在館內(nèi)大廳安排智能機(jī)器人，利用機(jī)器人接待查閱的檔案的用戶，對其在館藏信息、查閱檔案流程的方面的問題予以解決。同時用戶還可以根據(jù)自身查閱檔案信息的需求，同時輸入關(guān)鍵詞，等，機(jī)器人為其快速調(diào)取庫房檔案并為用戶提供檔案副本。隨著信息網(wǎng)絡(luò)和新媒體日新月異的發(fā)展，現(xiàn)階段微信公眾號和官網(wǎng)是每個檔案館所必有的，為了提升檔案服務(wù)滿意度，檔案館還可以投入智能系統(tǒng)，充分利用系統(tǒng)線上實(shí)時智能功能，及時回答用戶問題，為用戶檔案信息的利用提供方便。對于檔案館而言，同時智能線上與智能服務(wù)線下有機(jī)結(jié)合，一方面為用戶解決了困惑，另一方面還促使自身服務(wù)效率的提升。

5 結(jié)語

總之，檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需求的，當(dāng)前我們正處在信息化時代，為緊隨時代發(fā)展步伐，在檔案管理信息化做中我們要充分利用人工智能技術(shù)，并將信息化技術(shù)與各種技術(shù)融合起來，優(yōu)化檔案管理流程，促使檔案管理效率的全面提升。

參考文獻(xiàn)

[1]于英香，趙倩.人工智能嵌入檔案管理的邏輯與特征[J].檔案與建設(shè)，2020（01）：4-8.

[2]曹航，王靜.“智能+”視野下檔案管理變革趨勢初探[J].中國檔案，2019（11）：72-73.