大數(shù)據(jù)治理背景下機關(guān)檔案數(shù)據(jù)治理路徑研究與實現(xiàn)

曾婷?危婭婷?王恒

摘 要：政府機關(guān)檔案是社會治理、城市管理的重要數(shù)據(jù)來源，呈現(xiàn)出體量大、多源、異構(gòu)、復(fù)雜等特點，同時也存在數(shù)據(jù)冗余重復(fù)、數(shù)據(jù)質(zhì)量良莠不齊、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一等問題。本文從機關(guān)檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)涵、類型與特點出發(fā)，揭示檔案數(shù)據(jù)治理在機關(guān)檔案數(shù)據(jù)管理與服務(wù)中的必要性，設(shè)計機關(guān)檔案數(shù)據(jù)治理步驟，并根據(jù)工作實際建立具備可實施性的數(shù)據(jù)治理實現(xiàn)路徑與方法。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案;檔案數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)治理

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息技術(shù)與經(jīng)濟社會的交匯融合引發(fā)了大數(shù)據(jù)迅猛增長，數(shù)據(jù)已成為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源[1]?！皵?shù)據(jù)”已成為國家治理、社會治理中不可或缺的因素，數(shù)據(jù)管理部門應(yīng)積極探索數(shù)據(jù)治理之道，提升數(shù)據(jù)管理能力，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價值，有效支撐社會治理與實踐變革。近年來，隨著檔案事業(yè)的推動與發(fā)展，各級各類檔案機構(gòu)檔案數(shù)據(jù)快速增長，匯聚了大量的電子文件、照片、錄音、錄像等數(shù)據(jù)資源，檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出體量大、類型豐富、載體多樣、結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點。截止2017年底，全國檔案數(shù)字化資源達2243萬GB[2]。檔案作為管理、文化與智力活動的可靠證據(jù)和社會演變的反映的唯一性，是負責(zé)、透明的國家和社會管理行為的治理基礎(chǔ)[3]。大量的非結(jié)構(gòu)化、異構(gòu)性、多源性數(shù)據(jù)給傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)管理方式帶來了極大的挑戰(zhàn)，為充分發(fā)揮機關(guān)檔案在數(shù)字政府建設(shè)與社會治理活動中的作用，如何開展檔案數(shù)據(jù)治理，實現(xiàn)高質(zhì)生產(chǎn)、高效管理、深度開發(fā)、高度共享成為當(dāng)前機關(guān)檔案數(shù)據(jù)管理的重要課題。

1 機關(guān)檔案數(shù)據(jù)概述

1.1 機關(guān)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)涵

檔案數(shù)據(jù)是指在檔案管理過程中產(chǎn)檔案數(shù)字副本、原生電子文件、元數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁數(shù)據(jù)、用戶數(shù)據(jù)、應(yīng)用數(shù)據(jù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)等各種類型數(shù)據(jù)，是記錄檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生與收集、處理與分析、存儲與傳輸、開放與利用、銷毀與處置等全生命周期的檔案數(shù)據(jù)集。機關(guān)檔案數(shù)據(jù)是機關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、格式載體的歷史記錄的數(shù)字形態(tài)數(shù)據(jù)[4]，又包含了辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔電子文件及其元數(shù)，還包含了檔案管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的操作日志、組織與用戶、檔案利用、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)存儲、系統(tǒng)運行等數(shù)據(jù)。

1.2 機關(guān)檔案數(shù)據(jù)來源及類型

機關(guān)檔案數(shù)據(jù)主要來源于兩個方面：一是業(yè)務(wù)部門通過行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)辦理業(yè)務(wù)事項產(chǎn)生的業(yè)務(wù)電子文件及其元數(shù)據(jù);二是檔案部門通過檔案系統(tǒng)進行著錄、編目、數(shù)字化、編研、統(tǒng)計、鑒定、維護等行為產(chǎn)生的數(shù)字模擬檔案數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù)。

根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容，機關(guān)檔案數(shù)據(jù)可大致劃分為文件型、信息型兩大類。其中，文件型包含原生電子文件、檔案數(shù)字副本、網(wǎng)頁等文件級數(shù)據(jù);信息型包含元數(shù)據(jù)、用戶數(shù)據(jù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、編研成果、操作日志、利用登記、在線利用等信息級數(shù)據(jù)。根據(jù)數(shù)據(jù)格式，機關(guān)檔案數(shù)據(jù)可大致劃分為PDF、Word、Excel、JPEG、TIFF、XML、WAV、MPEG等類型數(shù)據(jù)。

1.3 機關(guān)檔案數(shù)據(jù)特點

機關(guān)檔案數(shù)據(jù)具有量大、多源、異構(gòu)、復(fù)雜等特點。隨著全國范圍內(nèi)數(shù)字檔案館及數(shù)字檔案室建設(shè)，檔案數(shù)字化資源量急劇增長，數(shù)據(jù)體量不斷增大;檔案單軌制工作探索與推進，電子文件與電子檔案數(shù)量不斷增加，檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)差異化明顯，數(shù)據(jù)格式各異，檔案數(shù)據(jù)體量與復(fù)雜性不斷增加。

機關(guān)檔案數(shù)據(jù)具有周期性、動態(tài)性和關(guān)聯(lián)性。機關(guān)檔案主要由公文辦理與行政審批等業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生，形成的檔案數(shù)據(jù)在時序上具有鮮明的周期性特點，同時需要根據(jù)辦理項目生命周期對檔案進行動態(tài)的跟蹤管理，確保檔案之間的關(guān)聯(lián)性，為后續(xù)查詢利用、管理決策奠定基礎(chǔ)。

機關(guān)檔案數(shù)據(jù)具有證據(jù)性、憑證性。各政府機關(guān)部門檔案數(shù)據(jù)具有追源考證、權(quán)益維護、矛盾調(diào)解等價值作用，是城市管理與建設(shè)、經(jīng)濟社會發(fā)展的重要記錄，是社會治理與發(fā)展的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2 機關(guān)檔案數(shù)據(jù)治理作用與意義

2.1 推動檔案數(shù)據(jù)精細化管理

現(xiàn)階段，機關(guān)檔案數(shù)據(jù)管理的主要對象是以文件形式存在的檔案數(shù)據(jù)，以信息形式存在的檔案數(shù)據(jù)往往被忽視，如用戶利用數(shù)據(jù)、文件內(nèi)容數(shù)據(jù)、統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)等都未能納入檔案數(shù)據(jù)管理工作中。檔案數(shù)據(jù)治理將改變傳統(tǒng)管理對象的范疇，是基于對數(shù)據(jù)信息本身的治理，重在對“數(shù)據(jù)”本身的組織、管理、分析與利用，“數(shù)據(jù)”尺度的管理工作比“文件”尺度更深入、更細致[5]，更有利于實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)精細化管理，為檔案數(shù)據(jù)智能化分析與開放利用提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

2.2 規(guī)范數(shù)據(jù)采集，提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量

機關(guān)檔案數(shù)據(jù)具有多源性、異構(gòu)性，存在不同系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)格式不一致、數(shù)據(jù)項缺失、數(shù)據(jù)冗余重復(fù)、數(shù)據(jù)驗證方式差異等問題。基于信息生命周期的檔案數(shù)據(jù)治理，是對檔案數(shù)據(jù)從產(chǎn)生到消亡的各個階段進行全方位治理[6]，從檔案數(shù)據(jù)生產(chǎn)、收集、組織、分析、存儲、利用、銷毀等各環(huán)節(jié)進行規(guī)范化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化控制與治理，將極大地提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，為保全檔案數(shù)據(jù)證據(jù)性、憑證性提供了質(zhì)量保障。

2.3 發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)資政服務(wù)作用

政府機關(guān)檔案是記錄和反映政府部門在不同歷史時期工作的情況，是社會管理和城市發(fā)展的重要歷史記錄，是重要數(shù)據(jù)資源，對政府部門總結(jié)城市發(fā)展規(guī)律、推動管理決策、提升社會治理水平具有重要的參考價值。開展機關(guān)檔案數(shù)據(jù)治理，深度開發(fā)數(shù)據(jù)價值，有利于提升檔案數(shù)據(jù)資政服務(wù)能力，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支持。

2.4 滿足檔案數(shù)據(jù)高度共享需求

傳統(tǒng)檔案管理“重藏輕用”、“重文件輕數(shù)據(jù)”、“重后端輕前端”，造成了檔案數(shù)據(jù)信息孤島、橫向與縱向共享路徑不通暢等問題，數(shù)據(jù)治理以“數(shù)據(jù)”為核心，以用途為導(dǎo)向，拋棄原有數(shù)據(jù)管理部門的本位主義，強調(diào)數(shù)據(jù)價值的發(fā)揮與應(yīng)用，通過打通數(shù)據(jù)傳輸通道，橫向聯(lián)接業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理與利用部門、縱向聯(lián)結(jié)上下級數(shù)據(jù)管理與應(yīng)用部門，可滿足機關(guān)單位內(nèi)部、上級業(yè)務(wù)主管部門之間的數(shù)據(jù)開發(fā)與共享。

參考文獻

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[2020-06-15].http：//www.gov.cn/zhengce/content/2015-09/05/content_10137.htm.

作者簡介

曾婷（1988-），館員，主要從事檔案信息化建設(shè)。

危婭婷（1994-），助理館員，主要從事檔案信息化建設(shè)。

王恒（1988-），工程師，主要從事辦公自動化與自然資源和規(guī)劃信息化建設(shè)。