大數(shù)據(jù)發(fā)展給檔案管理帶來的改變及思考

陽茜

摘 要：大數(shù)據(jù)在推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展，隨著數(shù)據(jù)分享的普及，檔案管理的工作也從幕后逐漸進(jìn)入了大眾的視野。檔案管理工作以繁雜著稱，涉及各個(gè)方面，其重要性也是其他工作不可比擬的。隨著時(shí)代發(fā)展，大數(shù)據(jù)的到來使得檔案工作存在著許多的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理

1 大數(shù)據(jù)發(fā)展中檔案管理的特點(diǎn)

1.1 檔案館數(shù)據(jù)資源總量龐大且增長迅速

大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子文件的增長速度是指數(shù)級(jí)。從紙質(zhì)檔案邁向電子檔案，大數(shù)據(jù)起到了巨大作用。與普通的存儲(chǔ)不同，檔案管理涉及的數(shù)據(jù)是以EB及TB級(jí)別存儲(chǔ)，我們所熟知的小規(guī)模數(shù)據(jù)存儲(chǔ)已經(jīng)滿足不了日常的檔案儲(chǔ)存。檔案管理隨著時(shí)代的變化已經(jīng)開始從獨(dú)立儲(chǔ)存發(fā)展到了跨平臺(tái)共享，在檔案共享的時(shí)代，需要建立完善的數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)平臺(tái)，而且這一套共享系統(tǒng)還涉及跨平臺(tái)、跨數(shù)據(jù)庫以及跨系統(tǒng)技術(shù)。

1.2 檔案管理方式多樣化

電子文件的管理與紙質(zhì)檔案的管理方式截然不同，電子文件不能像紙質(zhì)文檔一樣閱讀原件，只能通過大數(shù)據(jù)檢索才能將準(zhǔn)確分類并隨時(shí)調(diào)閱。數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)一步優(yōu)化了檔案管理方式，完善了檔案數(shù)據(jù)運(yùn)行的體系，實(shí)現(xiàn)了借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的智能化管理。檔案管理可以在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輔助下實(shí)現(xiàn)各種結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)處理，有助于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息的歸檔，提高了檔案管理有效性，達(dá)到了廣泛存儲(chǔ)與收集信息的目標(biāo)。其次，檔案管理可以借助云平臺(tái)運(yùn)行，檔案管理可以建立平臺(tái)服務(wù)、軟件服務(wù)模式，計(jì)算機(jī)可以對(duì)檔案資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的存儲(chǔ)與管理，從而達(dá)到輕松分配和智能管理海量檔案數(shù)據(jù)信息的目標(biāo)。

2 大數(shù)據(jù)發(fā)展給檔案管理帶來的改變

2.1 完善了檔案資料

網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)將原本缺乏溝通的部分偏遠(yuǎn)地區(qū)甚至國家相互連接了起來，使得信息資源共享變成了常規(guī)操作?；ネㄓ袩o的方式極力推進(jìn)了檔案工作的開展，將整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行了補(bǔ)充完善。當(dāng)前我國各類檔案資源數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)海量增長，檔案部門的重要任務(wù)是有效甄選出高價(jià)值的信息，注重在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享的同時(shí)能提供個(gè)性化數(shù)據(jù)資料，強(qiáng)調(diào)進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)信息挖掘，從而達(dá)到基于大數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘與降低檔案數(shù)據(jù)模糊性的問題，注重從海量的檔案數(shù)據(jù)信息中有效檢索有價(jià)值的潛在知識(shí)信息。

2.2 提升了工作效率

隨著檔案逐漸電子化，查詢檔案變得簡單方便，不用去檔案室麻煩工作人員查閱，可隨時(shí)直接在網(wǎng)上進(jìn)行查閱。傳統(tǒng)的服務(wù)方式受上下班時(shí)間限制，無法提供及時(shí)便利的服務(wù)。大數(shù)據(jù)的發(fā)展使得其突破了傳統(tǒng)，避免了重復(fù)人工，工作效率得到了提高。

2.3 提高了工作人員工作素質(zhì)

傳統(tǒng)的檔案查詢都是依靠工作人員進(jìn)行目錄檢索后進(jìn)行查閱，而目錄檢索分類則是極其耗費(fèi)時(shí)間。大數(shù)據(jù)的發(fā)展，使得目錄檢索變得簡單，但也要求工作人員掌握相應(yīng)的大數(shù)據(jù)技術(shù)。以前的檔案管理人員純粹是靠手動(dòng)檢索，機(jī)械且單一，但是大數(shù)據(jù)時(shí)代則是截然不同，需要掌握相應(yīng)的檢索技術(shù)才能進(jìn)行快速準(zhǔn)確的查找，這對(duì)許多檔案管理工作人員提出了不小的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息量過于巨大，很多資料檔案無法給予正確的分類劃分，故其對(duì)檔案要求也變得很高。某些檔案不僅涉及文字，還涉及各種音頻以及視頻，傳統(tǒng)方式是無法滿足其需求。因此大數(shù)據(jù)發(fā)展期就需要對(duì)這些海量數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，這對(duì)工作人員是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，但也正是因?yàn)檫@一系列的挑戰(zhàn)才能讓工作人員的工作素質(zhì)得到極大的提升。

3 大數(shù)據(jù)發(fā)展給檔案管理工作帶來的思考

3.1 管理模式的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的管理模式不再適用于大數(shù)據(jù)時(shí)代，從書籍的管制到電子數(shù)據(jù)的管制，這期間經(jīng)歷了許多的風(fēng)雨坎坷。電子數(shù)據(jù)相比于紙質(zhì)檔案，其更顯得飄渺無影，讓人難以琢磨。且從資料管理角度出發(fā)，數(shù)字是與眾不同的，其需要特殊的管理方式。其安全性、私密性以及準(zhǔn)確性都值得我們從管理模式上思考。

數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的關(guān)鍵在于收集海量數(shù)據(jù)資源，優(yōu)化數(shù)據(jù)收集模式與保證數(shù)據(jù)信息精準(zhǔn)性，檔案管理工作建設(shè)應(yīng)當(dāng)把重點(diǎn)落在完善檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，在虛擬數(shù)據(jù)信息環(huán)境下實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)信息的有效存儲(chǔ)方面。檔案管理的大數(shù)據(jù)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)支持結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息的分布式存儲(chǔ)需要，強(qiáng)調(diào)除了檔案管理部門外，還要建立一個(gè)完善的檔案管理運(yùn)行體系，注重由檔案行政部門主導(dǎo)建立完善的社會(huì)型檔案存儲(chǔ)機(jī)制，從而將各種信息以有序的方式達(dá)到合理存儲(chǔ)運(yùn)行的目標(biāo)。

3.2 檔案系統(tǒng)的完善

在大數(shù)據(jù)發(fā)展期間，上網(wǎng)查詢檔案已經(jīng)變成一件很平常的小事。但是這件小事的背后隱藏著巨大的關(guān)系鏈，其數(shù)據(jù)的來源、存儲(chǔ)方式、調(diào)取方式等都跟以前完全不一樣。一個(gè)完整的檔案系統(tǒng)必然會(huì)涉及多個(gè)數(shù)據(jù)平臺(tái)以及數(shù)據(jù)系統(tǒng)，只有建立完整的檔案系統(tǒng)才能達(dá)到輕松分配和智能管理海量檔案數(shù)據(jù)信息的目標(biāo)。檔案系統(tǒng)的完善不僅僅在于技術(shù)上的完善，其行政管理也需要完善。大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的是海量數(shù)據(jù)，海量數(shù)據(jù)的背后隱藏著種種信息，如何通過行政管理將數(shù)據(jù)信息安全最大化也是我們需要思考的重點(diǎn)。完善的系統(tǒng)能提高檔案管理工作有效性，能健全檔案管理體系，能全面加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的安全防范工作。首先，形成檔案行政管理體系，可促進(jìn)全面加強(qiáng)對(duì)檔案資源大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)的規(guī)劃、組織、監(jiān)督，注重對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行簡化，提高檔案管理專業(yè)性。其次，加強(qiáng)檔案管理制度的有效改進(jìn)，能進(jìn)一步明晰檔案管理的具體職能與標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)在社會(huì)化體系下形成檔案管理科學(xué)機(jī)制。

現(xiàn)如今大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來了極大的便利，但同時(shí)也帶來了許多問題，數(shù)據(jù)泄密已成為如今困擾各界人士的大難題。檔案信息的開發(fā)和利用必然會(huì)涉及檔案信息的泄密、篡改以及丟失等問題，只有一套完善的檔案管理系統(tǒng)才能從根源上杜絕這種事情的發(fā)生。

3.3 加強(qiáng)員工培訓(xùn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的重心出現(xiàn)變化，檔案管理工作需要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行充分的整合，注重建立一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理體系。當(dāng)前還缺乏對(duì)檔案資源的有效核對(duì)機(jī)制，檔案管理人員沒能借助信息技術(shù)有效審校檔案資源的真實(shí)性，檔案管理工作的效率相對(duì)較低。檔案資源的收集、整理、分類、歸檔、應(yīng)用的過程還較為復(fù)雜，在很大程度上不滿足檔案資源的分布式管理與共享需要，檔案管理人員沒能開發(fā)優(yōu)質(zhì)的檔案資源，檔案管理過程中沒能從大數(shù)據(jù)環(huán)境有效考慮檔案信息安全、商業(yè)機(jī)密、個(gè)人隱私需要，檔案管理沒能實(shí)現(xiàn)信息科學(xué)應(yīng)用，沒能發(fā)揮出檔案部門的價(jià)值，因此影響了檔案管理的科學(xué)性這種種跡象都表明著我們需要提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，能夠通過不同的技術(shù)解決以上難題?，F(xiàn)有的檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代中的技術(shù)還處于懵懂狀態(tài)，無法掌握其核心技術(shù)，這就需要專家對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，使其能逐漸深入。

4 結(jié)論

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作重心已經(jīng)從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向了電子檔案，這一轉(zhuǎn)變意味著我國檔案管理進(jìn)入了一個(gè)新的管理時(shí)代。而且檔案與其他資源不同，其是一種最真實(shí)、最權(quán)威、最可靠的原生信息資源，這就需要加強(qiáng)信息的安全保護(hù)。從安全層面來講，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，需要完善的機(jī)制，更需要專項(xiàng)專制。除了安全方面需要注重，大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息分享也是極其重要的一環(huán)。信息的互通有無能夠解決檔案信息利用率低的問題，也能加強(qiáng)各界的交流，也是促進(jìn)檔案工作發(fā)展的一大契機(jī)。大數(shù)據(jù)發(fā)展下的檔案管理工作理應(yīng)依附于數(shù)據(jù)平臺(tái)，以檔案管理系統(tǒng)為媒介，建立完整的檔案管理體系，從而形成具有科學(xué)指導(dǎo)、有技術(shù)含量的檔案管理。