鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設檔案的規(guī)范管理與資源共享的探討

摘 要：在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設的過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各項活動對檔案的規(guī)范化建設與管理提出了較高的要求，所以檔案的管理人員應當通過資源的共享與配置的優(yōu)化，基于現(xiàn)實情況，充分做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設檔案的接收與整理的工作，從而達到規(guī)范管理的實現(xiàn)。本文首先簡單敘述了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設與資源共享的必要性，其次針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設管理的問題展開分析，最后對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范管理與資源共享提出了相關建議，為以后檔案的查詢工作提供參考。

關鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設;檔案管理;資源共享

近些年來，隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟的快速發(fā)展，人民群眾的生活也逐漸變得豐富多彩。盡管近些年來鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設活動頻繁，企業(yè)也積極地參與其中，需要大量的檔案管理工作進行支持。但在實際的工作過程中，仍能發(fā)現(xiàn)檔案管理方面的一些問題和不足。同時，整理出的建設檔案數(shù)據(jù)也要通過資源共享來進一步實現(xiàn)自身價值，也應對其可能存在的問題進行詳細的分析。因此，本文對鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設檔案的規(guī)范管理與資源共享的探討，有重要意義。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設管理和資源共享必要性

隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟的不斷發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的整體面貌也不斷改善。這些城鎮(zhèn)建設的完成離不開建設活動的檔案支持。由此應重視并提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設檔案的完整和規(guī)范程度。但近些年來歸檔的檔案文件質量日漸下滑，究其原因，是因為多項活動的檔案記錄存在規(guī)范和標準問題，且經(jīng)常不能按時送達檔案室。更有部分企業(yè)雖然加入了檔案管理程序，但沒有整理和報送檔案的意識。直到自身涉及相關事宜，對檔案有所需求時，才知道要進行檔案錄入和遞交等相關手續(xù)[1]。因此必須進行規(guī)范的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設管理，這樣不但對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的建設活動有益，還能加強當?shù)仄髽I(yè)的建設管理，促進二者同時發(fā)展。另外為了進一步實現(xiàn)檔案資源的價值，推行檔案資源的共享也十分有必要。通過推行資源共享，不但能從本地的鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設中積累經(jīng)驗，也能從其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案數(shù)據(jù)處吸取到更多新的知識。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設管理問題的分析

2.1 檔案保管條件不佳

關于檔案保管，現(xiàn)有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設檔案室往往規(guī)模較小，且空間有限。這樣的辦公場所促使鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理部門只得將檔案室與辦公室合并，有時會導致檔案文件只得暫存于室內紙箱木柜當中。這種相對粗糙的保存環(huán)境往往難以避免潮濕和蟲磕等問題，更達不到“八防”的檔案材料保管要求。并且在存儲時易將檔案和其他無關物品并放，如異味、高溫物體等，從而不能保證檔案文件的安全性。

2.2 檔案管理手續(xù)不完善

相對于城市，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關的辦公經(jīng)費并不是十分充裕，其中能投入進檔案建設管理的資金量更是可想而知。從辦公環(huán)境到硬件設施基本上都處于最低限度的狀態(tài)，不用說更新和升級，更有甚會出現(xiàn)數(shù)量不足的情況[2]。這種資源匱乏的條件直接導致檔案管理工作缺乏嚴謹性和完善性。另外在接收檔案時，沒有相對的規(guī)范整理，大量資料堆積雜放。在進行查閱時，所以只能憑借工作人員的大概印象在眾多未分類的檔案中進行一一查找。各企業(yè)在上交檔案時往往也會忽略移交手續(xù)，通過對相關事務仔細檢查，還會發(fā)現(xiàn)空檔和尚未提交檔案的情況。這種不完善的管理手續(xù)最終將導致檔案工作查找效率低下，從而不能實現(xiàn)檔案機構的真正價值。

2.3 檔案收集不全

收集檔案需要遵從分類嚴謹規(guī)則和數(shù)據(jù)完整的規(guī)則。但在現(xiàn)實工作中，往往能發(fā)現(xiàn)這些規(guī)則很難實現(xiàn)。如鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設的工作與國土資源和財政等部門存在一定關聯(lián)性，檔案收集時難免出現(xiàn)交叉現(xiàn)象。更甚會出現(xiàn)同類檔案誤被分類存儲，導致查閱時的不完整。鄉(xiāng)鎮(zhèn)涉及的建設工程項目包含多方面資料，都有不同的檔案整理規(guī)則和存儲方法。這樣分散的管理方法難以確認數(shù)據(jù)是否完整準時地登記在案，同時也加大了數(shù)據(jù)整合和文件保管的難度，同時也給檔案的利用也帶來了極大的不便。

2.4 缺乏檔案管理人員

在現(xiàn)有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設檔案管理中，并沒有設置檔案專員來管理檔案，往往是由辦公室文員對檔案管理工作進行兼顧。這樣的構成會導致檔案管理人員整體缺乏相關專業(yè)知識，不能做到良好掌握檔案管理技術的新要求，及時了解管理檔案的新鮮政策。在職的檔案管理人員也缺乏對本職工作的熱情與積極性，主要是因為檔案工作相對繁重，且編制人員相對不足。這種薄弱意識和鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設檔案管理人員的缺乏直接影響檔案管理效率[3]。

3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范管理與資源共享的相關建議

3.1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設規(guī)范管理措施

鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設檔案的管理工作應進行系統(tǒng)的規(guī)劃。首先，應該從根本上真正地認識到檔案規(guī)范化管理的重要意義。同時進行管理知識的普及和宣傳，對檔案管理和交接進行詳細的規(guī)則制定。使管理者到參與者充分了解相關法規(guī)和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度的嚴格性。在檔案管理工作當中，管理人員應遵照相關規(guī)定，不斷從實踐中積累經(jīng)驗，促使參與企業(yè)和各部門進行規(guī)范化的檔案交接和查閱。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設的檔案管理不但需要完善的管理機制，聘請具備專業(yè)性的綜合型人才也是十分必要的。對檔案管理人才的要求，不但要有應變能力和靈活的思維，還要具有廣泛的知識面。通過融合多方知識和經(jīng)驗于檔案管理當中。所以要積極培養(yǎng)現(xiàn)有人才，和不斷引入新鮮血液。在充分提升人才資源后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)同樣也要對檔案室的硬件設施進行全面的更新，通過建立計算機端的資料庫，將現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)整合并錄入資料庫當中，便于信息的查閱和更新。將信息技術融入檔案管理工作，不但實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化，還可大幅度提高管理工作的效率。

3.2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源共享具體路徑

鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設檔案通過規(guī)范化的建立后也形成了大量數(shù)據(jù)信息，最終應供人進行查閱實現(xiàn)自身價值，由此可進行檔案資料的共享。但在共享的過程中仍舊面臨幾個問題。

首先，檔案資料是具有機密性的，在共享之前應保證檔案在查閱過程中的安全。傳統(tǒng)的檔案室使用鐵制柜架進行檔案保存，每個柜匣都帶有一道鎖。若整體檔案室?guī)в蟹雷o密鎖，則同樣也可保證檔案保存的安全性。同時也應加強管理人員的素質教育，在檔案室安裝監(jiān)控等從而避免檔案遺失等情況發(fā)生。

其次，在檔案借閱的過程中應規(guī)范錄入借閱者的信息，信息需詳盡準確，也要嚴格把控借閱的有效時間。為實現(xiàn)借閱和記錄的系統(tǒng)化操作，鄉(xiāng)鎮(zhèn)應當對管理人員進行管理系統(tǒng)的知識培訓，由專業(yè)人員對相關問題進行解答和知識的引導。

最后建議關于一些特別重要的人事任命、職務晉升等相對于個人利益相關的文件可以設立專門的網(wǎng)絡資源共享平臺，設置專人上傳以及為他人提供查閱之便。同時也要建立檔案管理監(jiān)察小組，對檔案管理工作進行定期的監(jiān)察，從而及時發(fā)現(xiàn)檔案共享當中出現(xiàn)的各種問題，實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案優(yōu)質管理和實時共享的雙向發(fā)展。

4 結束語

總的來說，鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設檔案管理是一件重要的管理工作。同時為促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)良好的經(jīng)濟發(fā)展和積累相關經(jīng)驗，進行檔案資源共享也是十分必要的。通過檔案數(shù)據(jù)共享，也能大幅度提高數(shù)據(jù)的利用率，實現(xiàn)檔案整理和管理的最終目的。重視檔案管理和共享工作，不但利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設，也能促進當?shù)厝嗣裆钏降闹鸩教岣摺?/p>

參考文獻

[1]許庭霞，張琪琪.新時期鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設檔案管理的幾點思考[J].農業(yè)裝備技術，2018，v.44;No.205（03）：65-66.

[2]段小鳳.鄉(xiāng)村記憶視角下農村檔案資源建設研究[D].2018.

[3]楊敏.鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設檔案管理中的問題與對策[J].檔案與建設，2018，000（011）：88-89，92.

作者簡介

王家佳（1988-），女，漢族，新疆瑪納斯縣人，理學碩士，瑪納斯縣涼州戶鎮(zhèn)人民鎮(zhèn)府，從事瑪納斯縣涼州戶鎮(zhèn)人民鎮(zhèn)府檔案管理工作。