加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的分析研究

李丹妹

摘 要：企業(yè)檔案管理要按照時(shí)代的變遷進(jìn)行改革，在改革過程中，難免會(huì)出現(xiàn)一些問題。本文提出檔案管理在企業(yè)中的重要作用，針對(duì)企業(yè)檔案管理情況進(jìn)行研究分析，指出現(xiàn)階段我國企業(yè)檔案管理的問題，在此基礎(chǔ)上，提出改善政策，增強(qiáng)企業(yè)檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;分析研究

企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)部信息的整合，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、管理、工作活動(dòng)和發(fā)展變化都體現(xiàn)出客觀反映。我國各企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，有非常重要的作用，企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)的根本，是國家發(fā)展的前提和支柱力支持。所以，在企業(yè)發(fā)展過程中，要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，為了跟進(jìn)現(xiàn)今時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)檔案工作也需要做出升級(jí)，逐步實(shí)現(xiàn)科技化的現(xiàn)代檔案管理體系。

1 企業(yè)檔案管理的作用

企業(yè)檔案概念是源于1954年國家檔案局所頒發(fā)的《關(guān)于目前檔案工作情況和今后工作安排的報(bào)告》一文所提出的概念。企業(yè)檔案中包含本企業(yè)各樣的內(nèi)容和活動(dòng)，主要是企業(yè)生產(chǎn)、管理、技術(shù)三類活動(dòng)，企業(yè)檔案強(qiáng)調(diào)關(guān)于企業(yè)活動(dòng)的發(fā)展變化和相互之間的聯(lián)系，是一個(gè)有機(jī)整體，各種活動(dòng)中的環(huán)節(jié)都是相互聯(lián)系、共同進(jìn)步的。企業(yè)檔案通過大量數(shù)據(jù)文件反映企業(yè)特征，是企業(yè)最有價(jià)值的信息。通過企業(yè)檔案指出企業(yè)發(fā)展方向，為企業(yè)今后的工作奠定基礎(chǔ)。

隨著時(shí)代和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國企業(yè)越來越注重檔案管理問題。檔案管理不僅使企業(yè)各種資料和信息得到有效保存，也可以在企業(yè)今后的管理中發(fā)揮重要作用，讓企業(yè)日常事務(wù)得到更加規(guī)范的管理。目前經(jīng)濟(jì)全球化，我國企業(yè)更加需要注意企業(yè)的管理，不斷提高企業(yè)檔案管理水平是非常有價(jià)值的。

2 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1）目前我國企業(yè)檔案管理基本狀況。我國經(jīng)濟(jì)市場實(shí)行是具有中國特色社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的。在激烈的競爭過程中，企業(yè)更需加強(qiáng)自身管理，無論是國營企業(yè)還是民營企業(yè)，都需要從各個(gè)方面加強(qiáng)企業(yè)管理，從而增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)一個(gè)企業(yè)來說，規(guī)范化的管理非常必要，在此基礎(chǔ)上，就需要規(guī)范化的檔案管理，這樣可以使企業(yè)的成本得到有效控制。近年來，科技發(fā)展迅速，全球已進(jìn)入信息化時(shí)代，所以企業(yè)檔案管理問題更需要緊跟時(shí)代步伐[2]。目前我國企業(yè)檔案管理形式主要有：職能部門管理、檔案室管理、檔案館管理等。雖然企業(yè)檔案管理形式眾多，但是與國際檔案管理水平還有一定距離。我國企業(yè)檔案管理普遍缺乏動(dòng)力，管理效率低，并且我國企業(yè)還不具備健全的檔案管理機(jī)制，在傳統(tǒng)的企業(yè)管理中，檔案管理現(xiàn)狀更加落后，不利于企業(yè)的發(fā)展。

2）目前我國企業(yè)檔案管理的問題。目前我國企業(yè)檔案管理最主要的問題仍然是管理意識(shí)淡薄、管理力度薄弱、企業(yè)重視程度低、檔案管理觀念落后和檔案建設(shè)資金不足等一系列問題。很多企業(yè)不知道為什么要開展此項(xiàng)工作，如何開展此項(xiàng)工作。很多工作人員對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)可有可無的工作，甚至一些企業(yè)的檔案管理工作人員也對(duì)檔案管理工作失去了信心。很多企業(yè)中，檔案管理人員由辦公室內(nèi)勤人員兼任，調(diào)動(dòng)頻繁，不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致檔案的整理混亂。很多檔案管理人員只是為了應(yīng)付上級(jí)的檢查，形式上的對(duì)檔案進(jìn)行管理，沒有對(duì)企業(yè)真正負(fù)責(zé)的態(tài)度去做檔案管理工作。在進(jìn)行工作過程中，檔案收集整理、檢索和查閱時(shí)運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理手段較少，大多使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，致使檔案管理質(zhì)量和使用效率均低。由于企業(yè)對(duì)檔案管理工作的忽視，致使辦公經(jīng)費(fèi)緊張，檔案收集和整理資金投入明顯不足，很大程度上影響檔案管理工作的開展與維護(hù)。另外，有些企業(yè)只重視文書類的檔案收集，忽視影音、實(shí)物檔案的收集，這就使企業(yè)檔案的完整性和系統(tǒng)性得到破壞。由于歷史原因或保管不善等原因，個(gè)別檔案存在缺損和丟失現(xiàn)象，有些工作人員為了使工作方便快捷，自己將檔案保留在家中，不愿意將企業(yè)檔案進(jìn)行集中管理，致使一些重要的檔案資料丟失。這些問題都不利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，阻礙企業(yè)前進(jìn)的步伐。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)的建立和改革，只有按照規(guī)范的流程進(jìn)行管理，才能更好的為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的有效途徑

1）加強(qiáng)資金投入，建設(shè)信息化檔案管理。目前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足時(shí)代和企業(yè)發(fā)展的需求，檔案管理人員要樹立檔案信息化的觀念，提高檔案信息化建設(shè)。很多企業(yè)都將大量的資金投入到設(shè)備的更新、生產(chǎn)線改造和廠區(qū)基建工作中，檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)收入沒有直接聯(lián)系，所以容易受到忽視。另外，由于信息化建設(shè)檔案管理本身是一個(gè)漫長的工作，公司對(duì)檔案信息化建設(shè)不重視，并且缺乏檔案管理人員進(jìn)行檔案采集、掃描、錄入等信息化工作，致使檔案管理工作信息化建設(shè)問困難重重。因此，企業(yè)應(yīng)樹立正確的觀念，提高檔案管理信息化的積極性，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，用溝通、培訓(xùn)、激勵(lì)等方式提高員工的檔案管理意識(shí)。在檔案管理工作中投入充足的資金完善基礎(chǔ)設(shè)施，建立公司檔案信息化建設(shè)[3]。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)資料庫的建設(shè)，使資料庫具備通風(fēng)、恒溫、防潮、防火等功能，提高檔案管理的工作效率。

2）明確檔案管理，劃分責(zé)任。在企業(yè)檔案管理過程中，很多工作量體現(xiàn)在紙質(zhì)卡片、照片、電子文件、圖片等信息的性質(zhì)轉(zhuǎn)換，企業(yè)應(yīng)將檔案管理所需要的各個(gè)部門進(jìn)行責(zé)任的劃分，制定適合的檔案管理流程。對(duì)檔案管理出現(xiàn)的相關(guān)問題進(jìn)行追責(zé)，各個(gè)部門相互協(xié)調(diào)，推進(jìn)檔案管理。根據(jù)公司實(shí)際情況，將參與部門各個(gè)職責(zé)進(jìn)行劃分。具體操作如下表一：

3）加強(qiáng)檔案人員職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員在檔案管理工作中作為核心人物，對(duì)擔(dān)任工作重點(diǎn)起跟進(jìn)作用。在企業(yè)中只有不斷的進(jìn)步與改革，才能增加企業(yè)的競爭力，在市場上穩(wěn)定發(fā)展。對(duì)于檔案管理工作來說，也只有根據(jù)環(huán)境需求不斷的創(chuàng)新，才能為企業(yè)提供更好、更安全的信息資源。檔案管理工作的創(chuàng)新主要中心是檔案工作人員，在日常工作中加強(qiáng)檔案工作人員的學(xué)習(xí)、實(shí)踐，善于發(fā)現(xiàn)新技術(shù)，充分利用當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)給予公司提供便利條件，學(xué)習(xí)行業(yè)相關(guān)準(zhǔn)則和新的管理知識(shí)，為企業(yè)檔案工作累積經(jīng)驗(yàn)和力量。作為企業(yè)也要善于培養(yǎng)和提升檔案工作人員，為其工作環(huán)境提供條件。開創(chuàng)培訓(xùn)課程，使每一個(gè)檔案管理人員都能學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，如有條件可以讓其學(xué)習(xí)其他公司檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，開闊思路和眼界，借鑒他人的新方法和新技術(shù)，將企業(yè)檔案管理建設(shè)有效提高。重視對(duì)人才的培養(yǎng)提供晉升機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)檔案管理人員增加工作熱情，提高工作效率，最大程度的為企業(yè)建設(shè)發(fā)揮能量。

4 總結(jié)

隨著企業(yè)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作不止要在觀念上進(jìn)行改變，對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，增加企業(yè)管理的綜合水平，也是提升企業(yè)綜合競爭力的重要手段。加強(qiáng)檔案管理工作，立足于企業(yè)管理現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的管理成果，引進(jìn)新技術(shù)和新人才，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的價(jià)值，使檔案管理工作與企業(yè)共同發(fā)展進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]范海斌.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究[J].企業(yè)文化（中旬刊），2018，000（007）：146-147.

[2]鐘海芹.加強(qiáng)企業(yè)檔案工作對(duì)企業(yè)建設(shè)的價(jià)值研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，000（022）：126-127.

[3]徐擁軍，張馨藝.檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用[J].檔案學(xué)研究，2018，000（004）：23-28.