新時期如何做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作探討

唐宇

摘 要：新時期發(fā)展下我國社會醫(yī)療服務(wù)水平不斷提高，在社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)辦理方面已經(jīng)達到了全面化發(fā)展。保險業(yè)務(wù)檔案管理工作是社會養(yǎng)老保險順利發(fā)展的基礎(chǔ)依據(jù)，文章對檔案管理現(xiàn)狀及工作提升策略展開探討。

關(guān)鍵詞：社會保險;養(yǎng)老保險;檔案管理;保險檔案

黨的十八大以來，隨著國家社會和經(jīng)濟的不斷進步和發(fā)展，特別是以人民為中心、一切為了人民的利益這一施政理念的提出和實施，以人為本的社保檔案管理越來越引起社會的關(guān)注，這一項關(guān)系國計民生、社會穩(wěn)定發(fā)展的群眾眼里的大事，被黨和國家提到了重要的議事日程，相關(guān)的規(guī)章制度陸續(xù)出臺，社保檔案的管理也日益受到重視。社保檔案直接影響和決定著每個人的切身利益，也關(guān)乎政府依法行政、行政為民的形象，所以要創(chuàng)新探索社保檔案規(guī)范化管理的有效方法，更好地為廣大人民群眾服務(wù)，助推經(jīng)濟社會的進一步繁榮。

1 社會養(yǎng)老保險檔案管理的重要性

首先，有利于改進社保管理工作水平。傳統(tǒng)媒體時代，社保檔案資料基本以紙質(zhì)版保存，存在檔案紙張受損、丟失等問題，不利于社保管理的規(guī)范化運行。隨著信息化社會的到來，傳統(tǒng)社保檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)當今社會發(fā)展。紙質(zhì)版社保檔案資料和電子版社保檔案資料相結(jié)合，成為提高檔案管理工作水平的重要途徑。電子版社保檔案資料既克服了紙質(zhì)檔案的缺點，還具有查詢便利、更新迅速、安全高效等優(yōu)點。因此，對社保檔案進行規(guī)范化管理，可有效提升信息管理的效率和水平。其次，有利于完善中國特色社會主義保障體系。中國社會保險體系是國家制度的重要組成部分，也是促進社會有序發(fā)展的制度支撐。社會保險內(nèi)容廣泛，包括醫(yī)療保險、工傷保險、養(yǎng)老保險等多個方面，其內(nèi)容紛繁復雜也決定了這是一項重大艱巨的工作。社保檔案作為各項保險業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，更需要明確各項參保信息，并定期進行核對、整理，還要根據(jù)國家政策變化不斷調(diào)整登記內(nèi)容和方式。因此，對其進行規(guī)范化管理可促進社保工作規(guī)范進行，從而不斷推動中國特色保障體系的發(fā)展。

2 社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作存在問題

2.1 缺乏綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍

目前，相關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作人員的受教育程度不高，專業(yè)知識與業(yè)務(wù)能力有限，多數(shù)負責檔案管理的工作人員缺乏專業(yè)背景，大多是從其他科室借調(diào)過來的人員，因此他們的專業(yè)觀念不強，從而使工作無法落實到位，不但影響了養(yǎng)老保險檔案管理工作質(zhì)量，也限制了事業(yè)單位發(fā)展的步伐。另外，大部分工作人員仍然存在著“鐵飯碗”思想，致使實際工作當中缺乏積極性和創(chuàng)新意識，使得該項工作方式落后，質(zhì)量得不到保證[1]。

2.2 社保檔案管理體制不順

社保涉及的范圍廣，流程復雜，包括社會保險、社會福利、社會救助等，從程序方面包括申報、審查、繳納費用、保費發(fā)放以及權(quán)益維護等，這些不同的內(nèi)容和程序，構(gòu)成了大量的檔案管理工作。不同社保檔案由于歸屬不同、體制不順，在管理過程中會遇到很大的問題。雖然我們引進了先進的電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于社保檔案管理方面的電子軟件開發(fā)不成熟，實際工作中存在電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理兩種形式，導致電子檔案管理不能得到充分的利用。在電子檔案管理過程中，由于信息網(wǎng)絡(luò)的開放性特點，可能會出現(xiàn)泄密、更改信息等不良現(xiàn)象。

2.3 利用效率不高

檔案的價值在于利用。從社會養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀來看，突出表現(xiàn)在檔案的利用效率不高。由于單位合并、機構(gòu)分拆、人員頻繁調(diào)動，影響到社保檔案保管的連續(xù)性和完整性。此外，社保檔案沿襲了手工紙質(zhì)操作為主，電子化、數(shù)字化進程緩慢，影響了社保檔案的后期利用效率，社保檔案價值無法發(fā)揮出來。

3 社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作改善對策

3.1 加強領(lǐng)導，強化養(yǎng)老保險檔案管理地位

首先，增強領(lǐng)導的養(yǎng)老保險檔案管理意識。相關(guān)單位的任何一項工作要想順利開展，都必須得到領(lǐng)導的重視，養(yǎng)老保險檔案管理工作也如此，領(lǐng)導對養(yǎng)老保險檔案工作的認識程度決定著他們對該項工作的態(tài)度，因此相關(guān)工作人員應(yīng)該通過實際行動獲取領(lǐng)導的重視，經(jīng)常把一些文件與材料拿給領(lǐng)導看，加深領(lǐng)導的印象，并且定期向領(lǐng)導匯報養(yǎng)老保險檔案管理工作情況以及該項工作給單位發(fā)展帶來的積極作用。才能讓領(lǐng)導把養(yǎng)老保險檔案管理工作納入重要工作范圍之內(nèi)，強化該項工作地位，大力宣傳養(yǎng)老保險檔案管理制度與標準，幫助單位全體職工都意識到檔案管理的重要作用，使用現(xiàn)代化管理理念，建立養(yǎng)老保險檔案管理領(lǐng)導機制，保證人員具備較強的責任心、服務(wù)意識與創(chuàng)新能力，從而為養(yǎng)老保險檔案管理工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。其次，強化檔案管理人員的檔案管理意識。檔案管理人員應(yīng)該意識到養(yǎng)老保險檔案管理的最終目的就是為了事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。檔案管理工作當中的每一個細節(jié)都要認真完成，才能提升檔案管理工作水平，充分發(fā)揮檔案的職能，促進相關(guān)單位的發(fā)展[2]。

3.2 合理分類和整理保險檔案

在進行檔案管理工作的時候，檔案管理人員要多利用科學分類方式整理保險檔案。根據(jù)養(yǎng)老保險檔案的實際特點，建立統(tǒng)一的規(guī)范標準，據(jù)此高效準確進行保險檔案管理工作。同時要提高查詢檔案、調(diào)用檔案和應(yīng)用檔案的效率，在檔案分類整理過程中就要注意這些使用需求。另外，對檔案管理流程的監(jiān)督也很重要，保證流程的各個階段都規(guī)范合理，結(jié)合實際，創(chuàng)新養(yǎng)老保險檔案管理的技術(shù)和機制，提高質(zhì)量和效率。

3.3 強化體系建設(shè)

一要加強縣檔案館城鄉(xiāng)居保檔案資源建設(shè)。以社會養(yǎng)老保險需求為導向，增大民生檔案館藏收集范圍，整合不同種類檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系，為社會養(yǎng)老保險工作準備充足的檔案資源，充分實現(xiàn)檔案利用的實效性。二要加強城鄉(xiāng)居保檔案信息化建設(shè)。對檔案要分類整合，優(yōu)先數(shù)字化，將檔案信息化建設(shè)列入全縣信息網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)的總體規(guī)劃，建立互聯(lián)互通的檔案專題數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)體系，建立檔案信息查詢利用平臺，滿足群眾對檔案的利用需求，真正達到利用快捷方便的目的，實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險檔案資源共享的目標[3]。

3.4 利用科學信息管理

一是注重對社保檔案的信息化建設(shè)，提升檔案管理信息化技術(shù)，充分使用條形碼技術(shù)，把信息化管理充分應(yīng)用到檔案管理的各個節(jié)點和步驟中，提升檔案管理的效能，更好地為廣大群眾服務(wù)。二是檔案工作人員要熟練掌握和有效使用信息電子檔案的各種功能，在社保繳費、人員變更、過程審核的環(huán)節(jié)發(fā)揮電子信息管理的高效作用，確保辦理快速、便捷、高效。三是充分發(fā)揮檔案管理過程中條形碼的特殊作用，用條形碼編程，用條形碼索引，用條形碼查閱，既簡便易行，又會大大提高工作效率，一舉多得。檔案管理人員可以將條形碼技術(shù)應(yīng)用到管理中，以條形碼的形式呈現(xiàn)業(yè)務(wù)編碼。四是充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)對檔案管理的提升作用，以科學的、先進的技術(shù)手段搭建檔案管理數(shù)字化大平臺，科學采集、存儲、使用檔案資源，形成資源共享、優(yōu)勢互補的管理局面。

4 結(jié)語

綜上所述，處于新時期，相關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作要想滿足單位和社會發(fā)展的需求，就必須要結(jié)合單位的實際情況，認真分析其中存在的問題，加強領(lǐng)導，強化養(yǎng)老保險檔案管理地位，完善檔案管理制度，保證檔案管理質(zhì)量，創(chuàng)新檔案管理方式，提供服務(wù)水平，提升工作人員的綜合素養(yǎng)，使養(yǎng)老保險檔案管理工作順利進行，從而為單位發(fā)展提供堅實的保障。

參考文獻

[1]劉文江.新形勢下社保檔案規(guī)范化管理的途徑[J].現(xiàn)代交際，2019（24）：110-111.

[2]李華麗.關(guān)于社保局檔案管理工作的思考[J].勞動保障世界，2019（21）：58，61.