唐宇
摘 要:新時期發(fā)展下我國社會醫(yī)療服務(wù)水平不斷提高,在社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)辦理方面已經(jīng)達到了全面化發(fā)展。保險業(yè)務(wù)檔案管理工作是社會養(yǎng)老保險順利發(fā)展的基礎(chǔ)依據(jù),文章對檔案管理現(xiàn)狀及工作提升策略展開探討。
關(guān)鍵詞:社會保險;養(yǎng)老保險;檔案管理;保險檔案
黨的十八大以來,隨著國家社會和經(jīng)濟的不斷進步和發(fā)展,特別是以人民為中心、一切為了人民的利益這一施政理念的提出和實施,以人為本的社保檔案管理越來越引起社會的關(guān)注,這一項關(guān)系國計民生、社會穩(wěn)定發(fā)展的群眾眼里的大事,被黨和國家提到了重要的議事日程,相關(guān)的規(guī)章制度陸續(xù)出臺,社保檔案的管理也日益受到重視。社保檔案直接影響和決定著每個人的切身利益,也關(guān)乎政府依法行政、行政為民的形象,所以要創(chuàng)新探索社保檔案規(guī)范化管理的有效方法,更好地為廣大人民群眾服務(wù),助推經(jīng)濟社會的進一步繁榮。
1 社會養(yǎng)老保險檔案管理的重要性
首先,有利于改進社保管理工作水平。傳統(tǒng)媒體時代,社保檔案資料基本以紙質(zhì)版保存,存在檔案紙張受損、丟失等問題,不利于社保管理的規(guī)范化運行。隨著信息化社會的到來,傳統(tǒng)社保檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)當今社會發(fā)展。紙質(zhì)版社保檔案資料和電子版社保檔案資料相結(jié)合,成為提高檔案管理工作水平的重要途徑。電子版社保檔案資料既克服了紙質(zhì)檔案的缺點,還具有查詢便利、更新迅速、安全高效等優(yōu)點。因此,對社保檔案進行規(guī)范化管理,可有效提升信息管理的效率和水平。其次,有利于完善中國特色社會主義保障體系。中國社會保險體系是國家制度的重要組成部分,也是促進社會有序發(fā)展的制度支撐。社會保險內(nèi)容廣泛,包括醫(yī)療保險、工傷保險、養(yǎng)老保險等多個方面,其內(nèi)容紛繁復雜也決定了這是一項重大艱巨的工作。社保檔案作為各項保險業(yè)務(wù)的基礎(chǔ),更需要明確各項參保信息,并定期進行核對、整理,還要根據(jù)國家政策變化不斷調(diào)整登記內(nèi)容和方式。因此,對其進行規(guī)范化管理可促進社保工作規(guī)范進行,從而不斷推動中國特色保障體系的發(fā)展。
2 社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作存在問題
2.1 缺乏綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍
目前,相關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作人員的受教育程度不高,專業(yè)知識與業(yè)務(wù)能力有限,多數(shù)負責檔案管理的工作人員缺乏專業(yè)背景,大多是從其他科室借調(diào)過來的人員,因此他們的專業(yè)觀念不強,從而使工作無法落實到位,不但影響了養(yǎng)老保險檔案管理工作質(zhì)量,也限制了事業(yè)單位發(fā)展的步伐。另外,大部分工作人員仍然存在著“鐵飯碗”思想,致使實際工作當中缺乏積極性和創(chuàng)新意識,使得該項工作方式落后,質(zhì)量得不到保證[1]。
2.2 社保檔案管理體制不順
社保涉及的范圍廣,流程復雜,包括社會保險、社會福利、社會救助等,從程序方面包括申報、審查、繳納費用、保費發(fā)放以及權(quán)益維護等,這些不同的內(nèi)容和程序,構(gòu)成了大量的檔案管理工作。不同社保檔案由于歸屬不同、體制不順,在管理過程中會遇到很大的問題。雖然我們引進了先進的電子檔案管理系統(tǒng),但是由于社保檔案管理方面的電子軟件開發(fā)不成熟,實際工作中存在電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理兩種形式,導致電子檔案管理不能得到充分的利用。在電子檔案管理過程中,由于信息網(wǎng)絡(luò)的開放性特點,可能會出現(xiàn)泄密、更改信息等不良現(xiàn)象。
2.3 利用效率不高
檔案的價值在于利用。從社會養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀來看,突出表現(xiàn)在檔案的利用效率不高。由于單位合并、機構(gòu)分拆、人員頻繁調(diào)動,影響到社保檔案保管的連續(xù)性和完整性。此外,社保檔案沿襲了手工紙質(zhì)操作為主,電子化、數(shù)字化進程緩慢,影響了社保檔案的后期利用效率,社保檔案價值無法發(fā)揮出來。
3 社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作改善對策
3.1 加強領(lǐng)導,強化養(yǎng)老保險檔案管理地位
首先,增強領(lǐng)導的養(yǎng)老保險檔案管理意識。相關(guān)單位的任何一項工作要想順利開展,都必須得到領(lǐng)導的重視,養(yǎng)老保險檔案管理工作也如此,領(lǐng)導對養(yǎng)老保險檔案工作的認識程度決定著他們對該項工作的態(tài)度,因此相關(guān)工作人員應(yīng)該通過實際行動獲取領(lǐng)導的重視,經(jīng)常把一些文件與材料拿給領(lǐng)導看,加深領(lǐng)導的印象,并且定期向領(lǐng)導匯報養(yǎng)老保險檔案管理工作情況以及該項工作給單位發(fā)展帶來的積極作用。才能讓領(lǐng)導把養(yǎng)老保險檔案管理工作納入重要工作范圍之內(nèi),強化該項工作地位,大力宣傳養(yǎng)老保險檔案管理制度與標準,幫助單位全體職工都意識到檔案管理的重要作用,使用現(xiàn)代化管理理念,建立養(yǎng)老保險檔案管理領(lǐng)導機制,保證人員具備較強的責任心、服務(wù)意識與創(chuàng)新能力,從而為養(yǎng)老保險檔案管理工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。其次,強化檔案管理人員的檔案管理意識。檔案管理人員應(yīng)該意識到養(yǎng)老保險檔案管理的最終目的就是為了事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。檔案管理工作當中的每一個細節(jié)都要認真完成,才能提升檔案管理工作水平,充分發(fā)揮檔案的職能,促進相關(guān)單位的發(fā)展[2]。
3.2 合理分類和整理保險檔案
在進行檔案管理工作的時候,檔案管理人員要多利用科學分類方式整理保險檔案。根據(jù)養(yǎng)老保險檔案的實際特點,建立統(tǒng)一的規(guī)范標準,據(jù)此高效準確進行保險檔案管理工作。同時要提高查詢檔案、調(diào)用檔案和應(yīng)用檔案的效率,在檔案分類整理過程中就要注意這些使用需求。另外,對檔案管理流程的監(jiān)督也很重要,保證流程的各個階段都規(guī)范合理,結(jié)合實際,創(chuàng)新養(yǎng)老保險檔案管理的技術(shù)和機制,提高質(zhì)量和效率。
3.3 強化體系建設(shè)
一要加強縣檔案館城鄉(xiāng)居保檔案資源建設(shè)。以社會養(yǎng)老保險需求為導向,增大民生檔案館藏收集范圍,整合不同種類檔案資源,建立面向民生的多元化檔案資源體系,為社會養(yǎng)老保險工作準備充足的檔案資源,充分實現(xiàn)檔案利用的實效性。二要加強城鄉(xiāng)居保檔案信息化建設(shè)。對檔案要分類整合,優(yōu)先數(shù)字化,將檔案信息化建設(shè)列入全縣信息網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)的總體規(guī)劃,建立互聯(lián)互通的檔案專題數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)體系,建立檔案信息查詢利用平臺,滿足群眾對檔案的利用需求,真正達到利用快捷方便的目的,實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險檔案資源共享的目標[3]。
3.4 利用科學信息管理
一是注重對社保檔案的信息化建設(shè),提升檔案管理信息化技術(shù),充分使用條形碼技術(shù),把信息化管理充分應(yīng)用到檔案管理的各個節(jié)點和步驟中,提升檔案管理的效能,更好地為廣大群眾服務(wù)。二是檔案工作人員要熟練掌握和有效使用信息電子檔案的各種功能,在社保繳費、人員變更、過程審核的環(huán)節(jié)發(fā)揮電子信息管理的高效作用,確保辦理快速、便捷、高效。三是充分發(fā)揮檔案管理過程中條形碼的特殊作用,用條形碼編程,用條形碼索引,用條形碼查閱,既簡便易行,又會大大提高工作效率,一舉多得。檔案管理人員可以將條形碼技術(shù)應(yīng)用到管理中,以條形碼的形式呈現(xiàn)業(yè)務(wù)編碼。四是充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)對檔案管理的提升作用,以科學的、先進的技術(shù)手段搭建檔案管理數(shù)字化大平臺,科學采集、存儲、使用檔案資源,形成資源共享、優(yōu)勢互補的管理局面。
4 結(jié)語
綜上所述,處于新時期,相關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作要想滿足單位和社會發(fā)展的需求,就必須要結(jié)合單位的實際情況,認真分析其中存在的問題,加強領(lǐng)導,強化養(yǎng)老保險檔案管理地位,完善檔案管理制度,保證檔案管理質(zhì)量,創(chuàng)新檔案管理方式,提供服務(wù)水平,提升工作人員的綜合素養(yǎng),使養(yǎng)老保險檔案管理工作順利進行,從而為單位發(fā)展提供堅實的保障。
參考文獻
[1]劉文江.新形勢下社保檔案規(guī)范化管理的途徑[J].現(xiàn)代交際,2019(24):110-111.
[2]李華麗.關(guān)于社保局檔案管理工作的思考[J].勞動保障世界,2019(21):58,61.