村鎮(zhèn)建設檔案管理中的問題與對策研究

付桂蘭

摘要：在村鎮(zhèn)發(fā)展建設的過程中，檔案是其各項信息的記錄，是日后發(fā)展建設中不可或缺的資料。隨著國家加大對農村鄉(xiāng)鎮(zhèn)的規(guī)劃建設，也加大了對村鎮(zhèn)建設檔案管理工作的關注力度。但是目前村鎮(zhèn)建設檔案管理工作中存在諸多問題，影響了管理的效率，并不利于檔案后續(xù)的高效利用和長期保存，針對這一情況，需要做好管理問題的分析工作，深究其原因，制定針對性的解決方案，規(guī)范檔案管理工作，構建高效的管理隊伍，并引進信息技術，做好信息化管理工作，提高管理效率，為村鎮(zhèn)規(guī)劃建設提供可靠的依據(jù)。

關鍵詞：村鎮(zhèn)建設檔案管理;問題;管理策略

村鎮(zhèn)建設檔案資料中包含了村鎮(zhèn)規(guī)劃設計、各項工程施工、管理、重點建設、發(fā)展方向等多種資料，這些資料能夠指導村鎮(zhèn)的發(fā)展和建設，同時為今后的規(guī)劃修改提供了重要的依據(jù)。因此村鎮(zhèn)建設檔案管理工作便顯得尤為重要。但就實際的工作來說，相關部門的領導并沒有認識到檔案管理的重要性，管理制度并不完善，缺乏人手和高素質的人才，投入的資金不足，信息化建設落后等問題影響了檔案管理的工作效率，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、遺漏、信息錯誤、毀壞等情況，并不利于后續(xù)的檔案利用等工作的開展，影響村鎮(zhèn)建設的高效發(fā)展。

1.村鎮(zhèn)建設檔案管理中存在的問題

1.1基層領導缺乏足夠的重視

相關部門的領導并沒有認識到建設檔案管理工作對村鎮(zhèn)發(fā)展的重要性，他們認為檔案建設屬于投資消費，這一項工作并不會產(chǎn)生經(jīng)濟效益，因此并不重視檔案管理工作，缺乏日常的管理維護，資金的投入不足，導致其他的工作人員也并不重視檔案管理工作，人員配備不齊全，相關的設備也比較簡陋，難以提高管理效率，影響了檔案的后續(xù)使用。

1.2缺乏完善的規(guī)章制度

由于在村鎮(zhèn)建設檔案管理建設中領導沒有足夠的重視，一些規(guī)章制度還是延續(xù)傳統(tǒng)的管理制度，沒有根據(jù)時代的發(fā)展進行一定的改革和創(chuàng)新，管理制度并不嚴謹。一些領導使用檔案只是告知檔案員一聲，并未做好登記工作，有的甚至不打招呼直接拿走，加大了管理人員的工作難度。在日后歸還檔案時，檔案丟失了檔案管理人員再次收集這些資料便十分的艱難。管理制度混亂便起不到約束作用，這就使得一些工作人員態(tài)度散漫，工作粗心大意，一些檔案丟失之后不敢上報，出現(xiàn)問題推卸責任等等，久而久之檔案管理制度便形同虛設，檔案管理效率不高，問題頻發(fā)，毀壞嚴重。

1.3檔案管理人員專業(yè)素質參差不齊

通過調查某地各個村鎮(zhèn)建設檔案管理人員的情況，可以發(fā)現(xiàn)絕大部分的管理人員屬于兼職，專業(yè)水平參差不齊，缺乏較高的管理意識和專業(yè)技能，并沒有認識到檔案的重要價值，在工作中忽略了對檔案的保護和歸類，導致檔案管理工作十分混亂。再加上缺乏對管理人員激勵機制的建立，難以激發(fā)工作人員的積極性，使得檔案管理這一崗位流行性較大，難以留住人才，影響了村鎮(zhèn)建設檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1.4信息化建設比較落后

在管理硬件方面，由于缺乏專項資金的投入，導致硬件的建設比較落后，設備不全，采用的檔案管理方式和儲存方式也比較傳統(tǒng)，信息化建設也只是辦公室的幾臺電腦，檔案管理人員只能依靠比較落后的硬件設備管理檔案，工作效率不高，每次查閱檔案都需要花費較長的時間，而且檔案一直分散管理，有時在檔案庫中還找不到相應檔案，需要到縣級檔案管理部門調取檔案，這樣一來花費的時間更長。這一落后的管理模式歸根究底還是由于檔案管理建設的落后，難以緊跟時代發(fā)展的潮流，引進信息技術，構建信息化管理系統(tǒng)，規(guī)范工作流程。

2.村鎮(zhèn)建設檔案管理問題產(chǎn)生的原因分析

2.1領導并沒有充分認識到檔案的價值所在

在大部分人眼里，一旦有關的工作是一些輕松的工作，即使是相關部門的領導和工作人員都沒有充分認識到村鎮(zhèn)建設辦案存在的意義和作用。只是將其作為村鎮(zhèn)建設的附屬品，可有可無。這一錯誤的認知，使得現(xiàn)有的村鎮(zhèn)建設檔案管理工作缺乏專項資金的投入，領導和工作人員缺乏較強的管理意識，并沒有認識到檔案的隱含價值，因此在檔案管理工作中出現(xiàn)各種各樣的問題，工作效率不高。

2.2鄉(xiāng)鎮(zhèn)資金分配不均衡

鄉(xiāng)鎮(zhèn)的資金大部分投入到村鎮(zhèn)建設和農業(yè)發(fā)展中，只有一少部分用于其他工作，村鎮(zhèn)建設檔案管理工作所分配到的資金寥寥無幾，沒有了資金的保障，檔案管理部門的基礎建設難以得到更新和完善，工作人員的福利待遇也較差，難以留住人才，管理模式落后，因此在日常的管理工作經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問題。

2.3檔案管理人員缺乏培訓

針對檔案管理人員并沒有制定統(tǒng)一完善的培訓制度，為其提供學習的機會，一些兼職人員要想提高自身的專業(yè)技能只能通過網(wǎng)絡學習，但是網(wǎng)絡學習并不是系統(tǒng)完善的，這就導致學習效率不高，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)得不到高效的提升，影響了工作效率，在實際工作中問題頻發(fā)，管理人員也并未意識到自己行為的錯誤性。

3.加強村鎮(zhèn)建設檔案管理的有效策略

3.1加強宣傳力度，提高認知

加強村鎮(zhèn)建設檔案管理工作，首先需要從思想認真方面入手，加強宣傳力度，通過電視微信等各種手段來宣傳村鎮(zhèn)建設檔案管理方面的相關知識，提高干部職工和群眾的關注力度，引導他們認識到檔案的重要價值。在日常在檔案管理和使用過程中遇到一系列問題，也能利用相關的知識進行解決，尋求相關部門的幫助，保護好村鎮(zhèn)建設檔案。領導提高重視，相關工作人員也不敢懈怠。檔案管理員的管理意識加強，逐步消除檔案管理中存在的一系列問題，提高工作效率。

3.2建立完善的管理制度，強化管理

構建完善的管理制度是做好檔案管理的基本保障。在傳統(tǒng)管理制度基礎上進行改善和創(chuàng)新。建立責任制，將各項工作落實到具體的人，提高工作人員的責任心和積極性，端正工作態(tài)度，嚴格遵守管理制度，開展各項工作，起到一定的約束作用。將檔案的收集，歸納，保管，統(tǒng)計，借閱等各項工作內容進行詳細的劃分，并制定相應的制度，規(guī)范工作流程，實現(xiàn)檔案管理的有序性。在檔案管理制度中加入考核機制，將工作人員的日常表現(xiàn)納入到年終考核當中，采取隨機抽考專項檢查等各種形式進行監(jiān)督考核，能夠起到互相監(jiān)督的作用，提高檔案員的工作效率?？梢苑e極采納一些成功的管理制度，進行改進創(chuàng)新，確保檔案員有章可循，有法可依，強化村鎮(zhèn)建設檔案管理。

3.3加大專項資金的投入，構建完善的信息化管理系統(tǒng)

相關部門的領導應當針對村鎮(zhèn)建設檔案管理成立專項資金，加大對村鎮(zhèn)建設檔案管理的資金投入，引進現(xiàn)代化設備，構建信息化的管理系統(tǒng)。檔案員只需要登錄系統(tǒng)中便可得知所需檔案的位置，或者可以成立電子數(shù)據(jù)庫，將村鎮(zhèn)建設所涉及到的各項資料錄入到數(shù)據(jù)庫中，使用時提取電子檔案，快捷方便。還需要做好備份工作，進行永久儲存。根據(jù)檔案的類型歸納整理，做好分類的工作。還需要構建信息共享系統(tǒng)，將分散的檔案統(tǒng)一化管理，突破時間和空間上的限制，為檔案的管理和使用提供便利。

3.4提高對管理人員的關注力度，構建高素質隊伍

檔案員的綜合素養(yǎng)也影響著檔案管理的工作效率，因此領導干部應當提高對管理員這一崗位的關注力度，規(guī)范招聘的規(guī)章制度，選拔專業(yè)人才，提高薪資待遇，留住人才，構建高素質的管理隊伍。此外還需要為管理人員提供培訓機會，定期開展培訓工作，并將培訓結果和績效相掛鉤，鼓勵管理人員積極參與到培訓活動中，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，為管理工作的高效開展提供有力的保障。

4.結語

總而言之，通過提高領導干部和工作人員對村鎮(zhèn)建設檔案管理的重視程度，加大對管理工作的關注力度，建立完善的管理制度，構建信息化管理系統(tǒng)，并引導相關工作人員加強業(yè)務培訓，提高自身的綜合素養(yǎng)，構建一支高效的管理隊伍，從而提高管理效率，科學有效地做好檔案管理工作，規(guī)范檔案管理和使用的工作流程，為村鎮(zhèn)建設發(fā)展提供重要的依據(jù)。

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