事業(yè)單位檔案歸檔文件整理工作探究

摘 要：檔案歸檔和文件整理一直都是事業(yè)單位檔案管理工作中的重要部分，其主要是整理、分類(lèi)和保存具有參考利用價(jià)值的文件并且處理其中沒(méi)有價(jià)值的文件，便于后期進(jìn)行查閱和使用。因此，針對(duì)此工作的主要目的和意義，結(jié)合其不同內(nèi)容，總結(jié)檔案歸檔和文件整理工作時(shí)需要遵循的原則，提出了相應(yīng)的工作策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案歸檔;文件整理

1 引言

檔案是通過(guò)科學(xué)歸檔工作之后的文件材料，而檔案管理工作是事業(yè)單位中的基本工作內(nèi)容，以其中的檔案整理工作為例，就是通過(guò)科學(xué)的文件整理方法開(kāi)展上述文件材料的分類(lèi)、整理與編號(hào)和歸檔等工作，分析和保存其中有價(jià)值的檔案，并剔除或銷(xiāo)毀其中沒(méi)有價(jià)值或者是通過(guò)審批之后的檔案。通過(guò)上述檔案歸檔文件整理工作，可以分類(lèi)處理不同內(nèi)容和性質(zhì)的文件，保證歸檔文件應(yīng)有用途的發(fā)揮。

2 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的主要目的及意義

事業(yè)單位在長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)營(yíng)管理中的各類(lèi)重要文件數(shù)量也在不斷增多，在這些文件當(dāng)下發(fā)揮業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用的同時(shí)，還可以通過(guò)保存歸檔來(lái)體現(xiàn)出歷史機(jī)制，便于后來(lái)的使用人員查看。在檔案管理工作中，歸檔文件整理工作就是對(duì)上述文件資料進(jìn)行整理和分類(lèi)，便于后期查閱和使用時(shí)更加便捷，提升檔案管理工作效率?？偨Y(jié)目前事業(yè)單位中的檔案文件內(nèi)容，主要包括綜合類(lèi)、組織人事類(lèi)以及業(yè)務(wù)類(lèi)等。其中的綜合類(lèi)就是事業(yè)單位之間的來(lái)往公文、上級(jí)下發(fā)的通知和給予的批復(fù)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等內(nèi)容。組織人事類(lèi)文件就是人員任命、調(diào)動(dòng)以及辭退等類(lèi)型的公文。業(yè)務(wù)類(lèi)則主要與單位日常經(jīng)辦業(yè)務(wù)相關(guān)的資料文件。

3 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的原則

1）歸檔文件整理規(guī)則。在事業(yè)單位中開(kāi)展檔案歸檔文件整理工作時(shí)需要嚴(yán)格執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》中的檔案歸檔和文件整理方法來(lái)開(kāi)展此工作，此規(guī)則中的文件整理指導(dǎo)方法比較具體，有利于提升檔案管理工作效率。比如將相同事件的資料整理在一起，在文件整理時(shí)按照檔案紙張編目開(kāi)展，而且不能對(duì)原有文件材料的順序進(jìn)行改變。此外，針對(duì)事業(yè)單位開(kāi)展各項(xiàng)會(huì)議學(xué)習(xí)活動(dòng)而產(chǎn)生的檔案資料，由于這些資料可以反映事業(yè)單位的發(fā)展特點(diǎn)和面貌，因此可以結(jié)合其產(chǎn)生特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行文件整理，便于保證活動(dòng)的完整性。比如針對(duì)某項(xiàng)會(huì)議或活動(dòng)的相關(guān)文件資料，需要保證其所有資料的完整性。而且針對(duì)其中的正文、批復(fù)以及請(qǐng)示和附件等內(nèi)容也需要保證其文件內(nèi)在的聯(lián)系來(lái)進(jìn)行整理?；蛘呤窃谖募頃r(shí)要結(jié)合其初稿、討論稿以及定稿等順序進(jìn)行排列等。

2）檔案保存整理原則?；谏鲜鰧?duì)事業(yè)單位中檔案文件內(nèi)容的介紹，由于這些文件資料相互之間存在一定的聯(lián)系，可以展示事業(yè)單位的發(fā)展特點(diǎn)和面貌，因此在開(kāi)展檔案歸檔和文件整理時(shí)，需要結(jié)合這些文件之間的關(guān)系進(jìn)行整理，保證經(jīng)過(guò)整理的文件資料可以反映其不同的時(shí)間、內(nèi)容和形式，以及體現(xiàn)各項(xiàng)活動(dòng)所形成的特點(diǎn)與面貌。這就需要在文件整理時(shí)不能拆分保有歷史基礎(chǔ)上的卷案，結(jié)合歷史整理和檢索成果對(duì)已經(jīng)整理的卷案原狀進(jìn)行保存，還要改動(dòng)和糾正整理錯(cuò)誤或不當(dāng)?shù)奈募Y料等。

3）保管和利用的原則。在檔案歸檔和文件整理工作中，不僅需要保證按照一定的順序進(jìn)行文件整理并保證文件資料的完整性，同時(shí)還要確保整理之后的文件資料便于后期保管和使用，發(fā)揮文件資料的作用。在此過(guò)程中需要深入挖掘其中部分文件資料的價(jià)值，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)等進(jìn)行文檔資料的計(jì)算機(jī)檢索，便于對(duì)分散在不同類(lèi)目中相關(guān)的資料或同一問(wèn)題的檔案信息進(jìn)行快捷檢索。同時(shí)也剔除其中失去研究?jī)r(jià)值的文件。

4 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理工作開(kāi)展策略

1）文件整理方法。一是分卷整理方法。按照相關(guān)整理法律條文規(guī)定，區(qū)分事業(yè)單位檔案資料中有保存價(jià)值的文件，結(jié)合不同價(jià)值來(lái)區(qū)分其不同的保管期限，在此基礎(chǔ)上開(kāi)展分卷整理。二是按照文件性質(zhì)進(jìn)行整理。針對(duì)事業(yè)單位中不同的黨務(wù)文件或行政文件等檔案資料，可以采取分別立卷保存的方式進(jìn)行區(qū)分整理。三是按照不同年份進(jìn)行整理。針對(duì)事業(yè)單位中的檔案具有數(shù)量多且周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，可以結(jié)合不同年份進(jìn)行整理，也就是將同一年份的檔案文件資料一起立卷。四是對(duì)加密發(fā)文件和普通文件進(jìn)行區(qū)分。也就是按照不同的整理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)加密文件和普通文件進(jìn)行整理，確保加密文件內(nèi)容的機(jī)密性，防止出現(xiàn)文件內(nèi)容泄露。五是針對(duì)其中的特殊載體文件來(lái)說(shuō)，在文件整理時(shí)還要注意保護(hù)文件的完整性，統(tǒng)一整理歸檔特殊載體的文件。

此外，針對(duì)上述不同文件內(nèi)容的事業(yè)單位文件來(lái)說(shuō)，一是針對(duì)綜合類(lèi)文件，其使用頻率較低并具有較強(qiáng)的時(shí)效性，可以按照年份進(jìn)行文件標(biāo)注，整理文件中的關(guān)鍵詞和特征，便于后期進(jìn)行查找。二是針對(duì)組織人事類(lèi)文件來(lái)說(shuō)，可以按照員工的入職年份進(jìn)行初步整理之后再進(jìn)行細(xì)節(jié)上的調(diào)整。三是針對(duì)業(yè)務(wù)類(lèi)文件來(lái)說(shuō)，其具有較高的使用頻率和較多種類(lèi)和數(shù)量，可以按照年份進(jìn)行整理，尤其針對(duì)其中的使用規(guī)范相關(guān)文件，需要妥善保管其中涉密的文件，防止丟失。

2）檔案歸檔方法。一是在檔案分類(lèi)過(guò)程中，首先要進(jìn)行檔案實(shí)體的分類(lèi)，主要是解決檔案資料的不同來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特點(diǎn)將檔案信息劃分為不同層次，不同層次的檔案信息形成不同的類(lèi)別體系。也就是通過(guò)分層管理的方式來(lái)整體文件資料，通常將其分為以下三個(gè)層次：第一個(gè)層次就是國(guó)家級(jí)的層次，針對(duì)此層次的檔案資料需要結(jié)合不同的歷史屬性、專(zhuān)業(yè)屬性、地區(qū)屬性以及級(jí)別屬性、形成屬性等進(jìn)行分類(lèi)。第二個(gè)層次就是對(duì)檔案室內(nèi)的檔案區(qū)分全宗。第三個(gè)層次就是按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分析，具體依據(jù)就是檔案資料的來(lái)源、時(shí)間和內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上形成系統(tǒng)化的檔案卷整理體系。二是在檔案整理工作中，按照具體化和有序化的原則開(kāi)展檔案整理和保管工作，便于按照一定的原則進(jìn)行檔案查閱。在此過(guò)程中還要做好文書(shū)處理工作，補(bǔ)充其中的遺漏部分來(lái)保證其完整性。三是開(kāi)展檔案編目工作，就是對(duì)歸檔按文件進(jìn)行相應(yīng)文件號(hào)、責(zé)任者、題目以及時(shí)間和頁(yè)碼等信息的標(biāo)注，在上述標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上開(kāi)展檔號(hào)編制，而且此檔號(hào)中需要包括檔案資料的全宗號(hào)、類(lèi)別名稱(chēng)、案卷號(hào)、卷盒號(hào)以及保管期限等。

3）信息化的檔案歸檔文件整理方法。隨著目前信息技術(shù)的快速發(fā)展以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，在事業(yè)單位中開(kāi)展檔案管理工作中也普遍應(yīng)用計(jì)算機(jī)及其信息化技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作效率。比如可以通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用對(duì)事業(yè)單位中所需要的各種文件進(jìn)行下載和使用，同時(shí)采取信息化的管理方式開(kāi)展文件整理和檔案歸檔工作。還可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)各種檔案資料進(jìn)行電子化的轉(zhuǎn)換，然后基于電子檔案時(shí)間、部門(mén)以及來(lái)源的不同進(jìn)行分類(lèi)、傳遞以及保存管理。此外，通過(guò)信息化檔案管理方式可以實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)際儲(chǔ)存空間的擴(kuò)大，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)資源的節(jié)約，可以將節(jié)約的空間改造為其他活動(dòng)場(chǎng)所，活躍事業(yè)單位的工作氣氛。

5 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位中的檔案歸檔和文件整理工作戰(zhàn)線單位發(fā)展特點(diǎn)以及面貌，而且隨著時(shí)間的發(fā)展，各種檔案資料的類(lèi)型和數(shù)量也在不斷增長(zhǎng)，增加了檔案管理工作難度。因此，檔案管理人員需要結(jié)合一定的原則開(kāi)展檔案歸檔和文件整理工作，還要結(jié)合文章中提出的方法來(lái)提升工作效率，做好對(duì)各種文件資料的保管工作，便于后期查閱和使用以發(fā)揮其自身價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]尹鑫.事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法的思考[J].青年時(shí)代，2019（15）.

[2]徐誠(chéng)時(shí).事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法的研究[J].科學(xué)與財(cái)富，2019，000（001）：68.

[3]謝長(zhǎng)英，王九志.關(guān)于檔案整理工作的點(diǎn)滴思考[C].2017-2018年甘肅省檔案學(xué)會(huì)年會(huì)暨學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集.2018.

[4]曉英蘇.淺談如何做好事業(yè)單位檔案管理工作[J].2020.

作者簡(jiǎn)介

于洪洋（1976-），男，漢族，河北黃驊人，大專(zhuān)，河北省委黨校函授學(xué)院，館員，現(xiàn)就職于河北省海興縣社會(huì)事務(wù)局，研究方向：檔案管理與應(yīng)用。