人事檔案管理工作中存在的問題及對策分析

蔣小燕

摘 要：人事檔案管理工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。但是在人們的工作生活中，有人誤認為人事檔案沒啥用處，對人事檔案管理工作根本不重視，認為只要檔案不丟失，管理規(guī)不規(guī)范無所謂。這些認識誤區(qū)表面上不影響企業(yè)檔案管理工作，但是隨著市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入，企業(yè)人員晉升、辭職、調(diào)動等流動頻繁，原有的人事檔案管理出現(xiàn)了一些問題。因此我們必須努力解決好這些問題，才能充分發(fā)揮企業(yè)人事檔案在辦理保險、申報職稱、調(diào)整工資等方面的積極作用，為企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務和保障。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理工作;管理對策

人事檔案管理工作已成為企業(yè)管理不可缺少的重要工作，所以企業(yè)的人事檔案管理部要遵循一個靈活多變的原則，管理工作不能墨守成規(guī)，否則效率不能提升，但是更重要的是，管理工作必須要堅持規(guī)范化管理，堅持有章可循。在多元化、資源網(wǎng)絡化的今天，企業(yè)要以創(chuàng)新的精神不斷改進人事檔案管理手段，加大現(xiàn)代化管理的軟硬件投入力度，建立復合型檔案管理隊伍，加快檔案資源信息、檔案保護現(xiàn)代化、檔案利用網(wǎng)絡化的速度，促進人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學化、規(guī)范化的軌道，為企業(yè)和社會提供快捷、高速和準確的服務。

1 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)存問題

1）人事檔案管理復雜度高。事業(yè)單位在進行人事管理中，存在復雜度高的狀況，需及時進行分類、編號、整理等操作，必須及時進行防潮、防火技術(shù)方面的處理。新時期，還要針對檔案管理進行數(shù)字化控制，建立相應的數(shù)據(jù)庫，保證滿足人事檔案管理需求。為了高效處理相應工作，還要加強檔案管理工作的完善，明確相應管理人員的職責和權(quán)限，積極有效的進行基礎設施資金的投入，保證人事檔案管理水平的快速提升。

2）人事檔案管理人員的認知不足。部分人員在指導實踐中，對事業(yè)單位人事檔案管理存在認知不足、認知不準確的狀況，增加了管理工作的難度。當下認識問題主要集中在兩方群體機構(gòu)，一方面是領(lǐng)導、另一方面是管理人員。部分領(lǐng)導認識不足、人力和物力投入不足，導致事業(yè)單位的人事檔案管理工作存在較大缺陷。此外，部分人員的專業(yè)技能較差，限制了檔案管理工作的進展，負面印象突出。

3）人事檔案管理團隊不專業(yè)。人事檔案管理中，一方面存在較為嚴重的老齡化問題，由于檔案管理具有較高的特殊性，部分高校已經(jīng)陸續(xù)開展了檔案管理工作，但是該專業(yè)人員數(shù)量少，且大部分人員存在技術(shù)不精的狀況，最終結(jié)果是國內(nèi)人事檔案管理存在嚴重的老齡化現(xiàn)象。由于事業(yè)單位的人事檔案管理復雜度高，無論是基礎設備設施還是專業(yè)人員的工作都無法滿足預期要求，技術(shù)人員斷層問題必須引起足夠重視。另一方面，人事檔案管理團隊的穩(wěn)定性較差。當下大部分人事檔案管理工作存在經(jīng)費欠缺的問題，設備設施不完善，部分單位在員工補給、工資發(fā)放方面存在不合理狀況，最終結(jié)果是員工的付出和回報不成比例，相應的物質(zhì)需求無法得到全面滿足，造成員工的心理落差較大，影響了管理穩(wěn)定性。由于管理團隊不夠穩(wěn)定，極易導致事業(yè)單位的人事檔案管理存在較為嚴重的不良影響，最后，專業(yè)知識匱乏、人員素養(yǎng)偏低等也會導致檔案管理工作效果較差，對事業(yè)單位的檔案管理工作而言，均會產(chǎn)生較為嚴重的不利影響。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的應對策略

1）拓寬渠道，程序管理，做好人事檔案管理規(guī)范化建設。我們的人事檔案管理工作應堅持以服務為宗旨，以創(chuàng)新的服務理念為指導，采取積極措施，把握人事檔案工作的開展方向，把人事檔案管理工作融入到企業(yè)改革發(fā)展中，為我所用。特別是施工企業(yè)面臨人員分散，流動性大等特點，必須用高標準、新觀念來規(guī)范人事檔案管理工作。特別是在檔案材料的收集整理方面要與材料形成部門保持密切的聯(lián)系，做到及時收集、補充存檔。要抓住檔案管理工作的特點，強化程序化管理思路，按照一定的標準化程序、規(guī)范化思路和規(guī)章制度做好檔案管理工作，做到人事檔案管理流程規(guī)范、檔案內(nèi)容規(guī)范、科學分類規(guī)范。

2）加強學習，優(yōu)化人才，做好人事。檔案隊伍知識化管理建立起一個高素質(zhì)的管理人才隊伍，對于企業(yè)檔案管理工作的長遠發(fā)展具有戰(zhàn)略性意義。所謂高素質(zhì)管理人才隊伍，即管理隊伍必須擁有過硬的管理能力，這種過硬的能力不僅僅體現(xiàn)在工作技巧上，同時也體現(xiàn)在思想、作風和個人發(fā)展需求上，必須要符合復合型人才的標準。所以，構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理人才的關(guān)鍵所在是管理人員的綜合素質(zhì)的提升上，特別要求管理人員要形成一個知識化的管理意識。首先，企業(yè)檔案管理團隊的工作人員必須要有強烈的學習意識，在新形勢下積極學習相關(guān)的專業(yè)知識、法律法規(guī)，在完善自我的同時也要對團隊的完善提出更好的建議。其次，在檔案管理工作中，必須要重新建立起符合現(xiàn)代服務觀念的檔案信息服務意識，對于檔案服務的執(zhí)行要更加主動和積極，要充分做到熱愛檔案管理事業(yè)，做到干一行愛一行。最后，管理人員要尤其重視保密觀念，嚴格按照相關(guān)的規(guī)章制度規(guī)范自身行為，嚴守機密。

3）充分發(fā)揮檔案的信息化建設優(yōu)勢，提高人事檔案管理水平。作為一種特殊的信息資源，人事檔案管理工作的歸宿點應該是檔案的利用上，這就充分的體現(xiàn)出了檔案建設的社會性以及其價值所在。網(wǎng)絡信息特別是移動終端的快速發(fā)展，人事檔案管理工作正面臨著嚴峻的形式和積極地挑戰(zhàn)，當然也存在著不可限量的發(fā)展機遇，所以企業(yè)應該積極地加強對計算機數(shù)據(jù)處理地信息化建設，這樣才能把人事檔案管理的范圍、速度、方式和效能邁上一個嶄新的臺階。首先要充分利用計算機網(wǎng)絡建立起人事檔案信息的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建設可以在時間及空間上極大地提高檔案管理工作的效率;其次要在數(shù)據(jù)庫的管理中發(fā)揮創(chuàng)新意識，檔案管理工作人員應該不僅僅將自身當做員工，而是應該作為技術(shù)專家來進行管理，了解當前超前的管理模式和先進技術(shù);最后要建立起先進的收集歸檔聯(lián)系制度，對人事管理數(shù)據(jù)的更新一定要及時有效，在日常工作中應隨時了解掌握和收集職工在各項工作中各方面的情況，若有新內(nèi)容增加或更新，應及時補充到檔案中，動態(tài)管理人事檔案信息。

4）科技興檔，不斷加強檔案基礎設施標準化建設。要想跟得上時代發(fā)展的步伐，就必須要在信息化建設中體現(xiàn)出對硬件設施建設的重視上，只有加強硬件設施的建設，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和標準化。社會經(jīng)濟的發(fā)展以及科技的進步，使得檔案管理的基礎設施更新需要強大的技術(shù)力量支撐。首先，企業(yè)應該有一個規(guī)范化的檔案室，檔案室的建設規(guī)格主要有檔案柜（尤其鐵質(zhì)），檔案盒、掃描設備、復印設備、裝訂設備等。同時還應該配備溫度計、濕度計、空調(diào)機、計算機等設備，同時更應該配備的是“六防”設備，從而打造一個安全、高效、良好的保管環(huán)境，為人事檔案信息化建設提供必要的技術(shù)保障。

人事檔案管理對事業(yè)單位的人才選拔、人才聘用起到了較大影響。事業(yè)單位的人事檔案管理中，由于專業(yè)人才素養(yǎng)、資金限制等因素，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理方面的問題。限制了人事檔案管理工作的進步。必須加強宣傳引導、檔案管理制度完善等諸多措施的執(zhí)行，人事檔案管理工作是事業(yè)單位的重要工作，該項工作對提高管理水平、激發(fā)工作潛能等起到了保障性功效。實際工作中必須充分認知到管理不足，及時制定相應的改進措施和優(yōu)化策略，以期快速提高事業(yè)單位的人事管理水平，為各項工作的順利開展奠定基礎。

參考文獻

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