如何做好人事檔案管理工作

胡娟敏

摘 要：目前，國(guó)內(nèi)許多機(jī)制和制度不斷改革，在新的歷史背景下，人事檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)。對(duì)企事業(yè)單位來說，人事檔案是記錄員工個(gè)人工作經(jīng)歷、生活、獎(jiǎng)懲的真實(shí)資料。許多單位在接收新員工時(shí)，都會(huì)對(duì)他們的人事檔案進(jìn)行核對(duì)，這將是是否錄用的重要參考資料之一。因此，做好人事檔案管理工作，對(duì)個(gè)人、企事業(yè)單位和社會(huì)都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。在新的歷史背景下，傳統(tǒng)意義下的人事檔案管理工作存在一定的不足，面臨很大的挑戰(zhàn)，本文中首先研究了目前人事檔案管理過程中存在的問題和不足，然后探討了在新的歷史背景下，怎樣更好的開展人事檔案管理工作，以不斷提升人事檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;工作

1 人事管理工作的現(xiàn)狀即存在的問題

1.1 認(rèn)識(shí)不夠

長(zhǎng)期以來，一些單位對(duì)人事檔案管理工作存在著一定的誤解，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管性的事務(wù)工作，沒有列入單位的重要工作內(nèi)容當(dāng)中，認(rèn)為只要人事檔案不丟失、不外泄，并能應(yīng)付人員的調(diào)配和檢查，人事檔案管理沒有得到應(yīng)有的重視。有的單位甚至沒有把檔案管理工作列入正常的議事日程。對(duì)檔案管理工作不重視、不研究、不安排的現(xiàn)象十分普遍。因此，一些單位在人員調(diào)配過程中經(jīng)常出現(xiàn)這樣那樣的問題，阻礙了后續(xù)的人員調(diào)配。同時(shí)，一些單位從事人事檔案管理工作的人員還存在“兼職”的現(xiàn)象，專業(yè)性不強(qiáng)，也容易導(dǎo)致人事檔案管理工作的問題出現(xiàn)。

1.2 部分人事檔案管理人員工作能力有待提升

目前，一些單位依然采用傳統(tǒng)管理手段開展人事檔案管理工作，這種方式雖然節(jié)省一定的人力資源，但是需要從業(yè)人員花費(fèi)很多的精力開展工作，同時(shí)，人事檔案管理人員在開展工作時(shí)，需要反復(fù)查閱檔案資料，并對(duì)一些紙質(zhì)資料進(jìn)行反復(fù)查閱。因此，紙張材料變得非常脆弱。時(shí)間越長(zhǎng)，紙質(zhì)材料上的字跡會(huì)變得越來越模糊，甚至有很多單詞丟失和錯(cuò)誤。部分人事檔案管理人員專業(yè)知識(shí)有限，專業(yè)能力不足。他們對(duì)人事檔案管理的內(nèi)容了解不多。當(dāng)他們需要使用人事檔案資料時(shí)，很難及時(shí)找到所需的檔案資料，甚至存在人員檔案資料保管不當(dāng)、丟失等問題，給本單位的人事管理帶來很大麻煩。雖然有些員工專業(yè)化程度很高，但他們的專業(yè)素質(zhì)有待提高。為了自身的經(jīng)濟(jì)利益，出售、泄露相關(guān)檔案信息給人事管理帶來很大困難。

2 人事檔案信息化數(shù)據(jù)的應(yīng)用

為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，對(duì)收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、排架。2006年國(guó)家人事部以國(guó)人部發(fā)（2006）70號(hào)下發(fā)了《事業(yè)單位崗位管理試行辦法》，該辦法將事業(yè)單位崗位分為管理崗位、專業(yè)技術(shù)崗位、工勤技能崗位三種類別，并分別設(shè)置不同等級(jí)。管理崗位分為10個(gè)等級(jí)，專業(yè)技術(shù)崗位分為13個(gè)等級(jí)，技能崗位包括技術(shù)崗位和普通崗位。這樣，勢(shì)必會(huì)有大量的人事檔案信息，信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜，紙質(zhì)檔案管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)混亂、涂改、刪除等錯(cuò)誤，很難保證人事檔案信息的準(zhǔn)確可靠。為了保證人事檔案的可信度，建立一人一檔的個(gè)人電子檔案可以提高人事檔案管理的效率。以人事檔案為基礎(chǔ)，以電子表格的形式展示每個(gè)員工的崗位信息，包括崗位調(diào)整、崗位調(diào)整、職稱晉升、薪酬調(diào)整、獎(jiǎng)懲記錄、職業(yè)績(jī)效記錄等，作為員工成長(zhǎng)的電子檔案?jìng)洳?，并且只能以閱覽的形式查閱，以防止檔案的原件和真實(shí)性因刪除和修改而丟失。

3 做好人事檔案管理工作的具體措施

3.1 調(diào)動(dòng)職工積極性，增加人事存檔材料的收集渠道

兩所合并后，我們?nèi)娴臑g覽了全體在職職工的人事檔案，發(fā)現(xiàn)最重要的問題是職工個(gè)人檔案的獎(jiǎng)勵(lì)材料、業(yè)績(jī)材料和單位部分的人事存檔材料寥寥無幾。針對(duì)此情，我們發(fā)動(dòng)全體職工帶上本人的所有證件集中來人事科掃描，并按學(xué)歷證件、職稱證件、榮譽(yù)證件、業(yè)績(jī)材料等分類保管，之后打印輸出存入個(gè)人人事檔案，補(bǔ)齊了個(gè)人人事檔案的存檔內(nèi)容。

針對(duì)本單位部分檔案缺乏的情況，我們收集了分管各類人事工作的人員的檔案內(nèi)容，將不同時(shí)期的工作痕跡和內(nèi)容整理成冊(cè)，并按相應(yīng)的檔案類別存放。另外，針對(duì)目前員工信息不系統(tǒng)、不連續(xù)的現(xiàn)狀，應(yīng)著手建立員工名冊(cè)，員工名冊(cè)包含員工總數(shù)、部門設(shè)置、學(xué)歷、職稱、個(gè)人出生時(shí)間、工作時(shí)間等全方位信息，政治面貌、籍貫、專業(yè)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、專業(yè)、職務(wù)（職稱）變動(dòng)、工作經(jīng)歷等?？梢哉f是一卷在手，單位和員工的信息一應(yīng)俱全。

3.2 樹立正確的人事檔案管理意識(shí)

不管是對(duì)單位來講，還是對(duì)個(gè)人而言，在眾多工作中人事檔案管理工作具有重要的意義。在新的歷史背景下，我們應(yīng)該對(duì)人事檔案樹立正確的意識(shí)，深入的了解人事檔案管理工作的重要性，了解對(duì)單位和個(gè)人的意義，要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，幫助和支持各單位開展人事檔案管理。各單位應(yīng)有專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。嚴(yán)禁兼職。在這項(xiàng)技術(shù)上，我們應(yīng)該致力于信息技術(shù)的應(yīng)用，引進(jìn)信息技術(shù)和設(shè)備對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，不斷創(chuàng)新和完善人事檔案管理。加強(qiáng)宣傳教育，在企業(yè)內(nèi)部營(yíng)造人事檔案管理的氛圍，確保本單位人員對(duì)此有更深刻的認(rèn)識(shí)，特別是要讓員工認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，以便今后更加認(rèn)真認(rèn)真地完成工作。

3.3 建立一支專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)

為了提升人事檔案管理質(zhì)量，必須要根據(jù)管理需求，建立起一支高水平且專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)。為此，企業(yè)要從實(shí)際出發(fā)，切實(shí)把握好人事檔案管理工作的重要性，對(duì)管理者提出具體要求，并根據(jù)這一要求構(gòu)建起專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)。

目前，人事檔案管理人員綜合水平低，管理意識(shí)淡薄，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，特別是對(duì)人事檔案價(jià)值缺乏相應(yīng)的識(shí)別能力，導(dǎo)致人事檔案管理工作具有隨意性?；诖?，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，使其具備現(xiàn)代人事檔案管理技能，并深入了解現(xiàn)代管理的要求和內(nèi)容。同時(shí)，要學(xué)習(xí)人事檔案管理軟件知識(shí)，熟悉專業(yè)知識(shí)，成為既懂計(jì)算機(jī)操作技能又懂人事檔案管理專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才。

3.4 對(duì)收集的渠道進(jìn)行有效的擴(kuò)大。

干部人事檔案齊全性在選撥的時(shí)候更能體現(xiàn)出干部的職業(yè)道德和工作作風(fēng)，但是在目前檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)有檔案資料重要信息缺失的現(xiàn)象存在，這給審計(jì)鑒定工作帶來了一定的困難。檔案缺失主要有兩個(gè)方面：一是相關(guān)檔案管理部門沒有建立完整的收集渠道，檔案部門與物資部門工作不密切，導(dǎo)致檔案無法及時(shí)收集歸檔。二是資料收集范圍比較模糊，無法準(zhǔn)確識(shí)別哪些資料移交檔案管理部門。解決這些問題：一是要完善檔案管理制度，加強(qiáng)各部門之間的密切配合和溝通，及時(shí)與各部門確認(rèn)和匯總干部動(dòng)員、任免、培訓(xùn)和獎(jiǎng)懲等情況，確保干部隊(duì)伍建設(shè)順利進(jìn)行檔案能充分反映干部的工作狀況。二是要明確數(shù)據(jù)采集范圍、報(bào)送部門，確認(rèn)檔案管理的完整性和全面性。

4 結(jié)束語

人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程。隨著人事管理制度的不斷改革和完善，人事檔案管理必須適應(yīng)新形勢(shì)的要求，做到科學(xué)、規(guī)范、與時(shí)俱進(jìn)。這就要求從事相關(guān)工作的人員轉(zhuǎn)變觀念，更新制度，改進(jìn)管理，采取有效措施，不斷改進(jìn)。只有這樣，人事檔案才能更好地為人事工作和當(dāng)前社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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