淺談事業(yè)單位創(chuàng)新人事檔案管理水平的具體措施

?劉芬

摘 要：隨著我國經濟的飛速發(fā)展，事業(yè)單位面臨的市場競爭壓力也逐漸提升。事業(yè)單位間的競爭，歸根結底是人才間的競爭。人力資源作為事業(yè)單位發(fā)展的主要力量，需要充分發(fā)揮其作用和價值。而人事檔案管理工作是人力資源管理中的重要組成部分，其管理水平能夠直接影響事業(yè)單位發(fā)展狀態(tài)?，F如今，事業(yè)單位受多種因素影響，存在人事檔案管理不到位現象，導致事業(yè)單位人才流失嚴重。因此，本文結合事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題進行分析，并針對性提出創(chuàng)新措施，希望能夠為管理人員提供參考借鑒，為促進事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展奠定良好基礎。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;檔案管理;創(chuàng)新措施

事業(yè)單位人事檔案管理工作是人力資源管理工作中的重要組成部分，其管理水平能夠直接影響事業(yè)單位發(fā)展狀況。人事檔案主要記錄單位人才教育、人才品德以及人才工作經歷等多項內容，有助于單位更加快速的了解和掌握人才實際情況，從而為人才合理分配崗位?，F如今，隨著事業(yè)單位市場競爭力的逐漸增加，大部分單位都認識到了人事檔案管理的重要性，并且積極投入檔人事案管理工作中[1]。然而，受多種因素影響，事業(yè)單位人事檔案管理水平仍然停滯不前，導致單位人才大量流失，不利于事業(yè)單位實現穩(wěn)定發(fā)展目標。由此可見，創(chuàng)新人事檔案管理方式，提高人事檔案管理水平，已經成為事業(yè)單位未來發(fā)展中的必經之路，需要給予高度重視。

1 事業(yè)單位創(chuàng)新人事檔案管理中存在的問題

1.1 人事檔案管理粗放

當前，雖然大部分事業(yè)單位均認識到人事檔案管理的重要性，但是結合實際管理情況來看，仍然存在人事檔案管理內容單一這一問題。具體體現在對人才精力、經驗等記錄方式大同小異，無法充分體現人才的特點和價值?；蛘呷耸聶n案對人才的描述過于模糊，對人才缺乏全面、客觀的評價。另外，在人事檔案管理工作中，管理人員只重視檔案完整性管理工作，沒有重視內容審查和鑒定工作，導致諸多檔案記錄內容缺乏真實性。更有甚者為了獲得預想職位，可以偽造檔案信息。除此之外，事業(yè)單位人事檔案管理中還普遍存在一個問題[2]，即分類和整理缺乏表標準性問題。具體體現在各類檔案混在一起，使得檔案在調取和查閱過程中需要消耗大量精力和時間，嚴重降低了事業(yè)單位工作效率和工作水平。

1.2 無頭檔案較多

近年來，我國經濟發(fā)展迅速，各行各業(yè)相繼崛起，在這一發(fā)展背景下，社會群眾的崗位選擇也更加豐富，導致事業(yè)單位人才流動較大。同時，事業(yè)單位現階段正處于改革和創(chuàng)新起始階段，內部人才調動頻繁。雖然諸多事業(yè)單位保存了人才檔案，但是卻無法將檔案信息與當事人聯(lián)系在一起，而這類檔案統(tǒng)稱為“無頭檔案”。產生“無頭檔案”的主要原因有以下兩點：第一，事業(yè)單位缺乏健全的人事檔案管理制度，人事調動和人事檔案管理工作沒能充分協(xié)調。第二，事業(yè)單位人才流動過大，人事檔案管理工作沒能結合實際情況及時更新檔案內容。這些原因均是產生“無頭檔案”的根本原因。與此同時，事業(yè)單位某些崗位是通過不正當渠道獲得，這些人往往沒有按照辦理手續(xù)以及標準程序入職，導致檔案信息存在各種問題。除此之外，部分事業(yè)單位為避免人才流失[3]，對人事檔案設定了某些限制條件，導致人才離開后檔案需要持續(xù)留在事業(yè)單位，從而造成“無頭檔案”。

1.3 人事檔案管理體制落后

結合事業(yè)單位人事檔案管理現狀可以看出，大部分單位仍然采用多頭管理方式，導致人事檔案管理工作存在分散性特點，無法充分滿足事業(yè)單位發(fā)展現狀。另外，事業(yè)單位人事檔案管理分類大多以學生、干部、工人三類為主，然而，隨著時代的不斷發(fā)展，各種各樣的復合型人才應運而生，這些人才從類型方面區(qū)分，并不包含于以上三種類型之中。由于類型模糊，在一定程度上為事業(yè)單位人事檔案管理工作增加了挑戰(zhàn)性。另外，事業(yè)單位“檔隨人走”這一管理模式，也存在一定的不足之處，這種管理方法嚴重減低了單位人事檔案管理效率，導致檔案與當事人實際情況不一致。

2 事業(yè)單位創(chuàng)新人事檔案管理水平的具體措施

2.1 完善人事檔案內容

上文提到，現階段事業(yè)單位人事檔案普遍存在內容單一問題，針對這一問題，需要事業(yè)單位進一步完善和豐富檔案內容。具體來說：第一，提高事業(yè)單位領導層的人事檔案管理意識，只有領導認識到人事檔案管理重要性，才能夠給予管理工作相應的人力、物力和財力。并組建專業(yè)管理部門，全面提高人事檔案管理的專業(yè)性。第二，強化人事檔案管理人員綜合水平，一方面事業(yè)單位需要強化管理人員專業(yè)能力培訓力度，提高其專業(yè)能力和責任意識，使管理人員能夠在實際工作中規(guī)范行為，有效提高人事檔案管理質量和管理水平。另一方面，事業(yè)單位需要強化管理人員思想道德水平，通過灌輸正確思想道德知識，提高其職業(yè)態(tài)度和責任意識，從而保證管理人員能夠尊重和熱愛人事檔案管理工作，并認識到自身對事業(yè)單位發(fā)展的重要性，保證在自己的崗位盡職盡責，杜絕以權謀私等不良現象，從而為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展貢獻個人力量。第三，豐富檔案內容[4]。檔案內容不僅需要詳細記錄人才的教育歷史、工作經驗以及思想道德，還要體現人才的特長和特點。保證事業(yè)單位通過查閱檔案能夠全面了解人才真實情況，從而為其合理安排崗位，使其能夠在事業(yè)單位發(fā)展中充分發(fā)揮自身作用和價值。第四，建立健全的檔案管理制度，并嚴格落實到實際工作中，保證做到各項工作有章可依。

2.2 減少無頭檔案

想要減少事業(yè)單位中的“無頭檔案”，需要做好無頭檔案預防工作。具體來說，人事檔案管理部門需要強化自身與人才調動部門的溝通和交流，保證第一時間了解人才的流動情況，并對人才檔案進行相應調整。另外，人事檔案管理人員需要具備較強的責任意識和工作能力，嚴格按照相關規(guī)范檢查和審核檔案內容，并詳細登記，有效減少無頭檔案的產生。與此同時，針對已經產生的無頭檔案，需要結合檔案內容和工作所需分析檔案是否保留。并且要將檔案合理分類和保存，針對不在崗檔案需要聯(lián)系當事人將檔案轉出。針對無保留價值或偽造檔案需要上報領導并對檔案進行銷毀。

3 結束語

綜上所述，人事檔案管理工作能夠直接影響事業(yè)單位發(fā)展狀態(tài)，需要事業(yè)單位加以重視，并結合現存問題進行分析，針對性提出創(chuàng)新措施，為促進事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展奠定良好基礎。

參考文獻

[1]趙春蕾.新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新途徑探索[J].辦公室業(yè)務，2018，No.290（09）：182.

[2]陶玉瓊.事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新探討[J].辦公室業(yè)務，2018，No.296（15）：136-137.

[3]王元淵;事業(yè)單位人事檔案管理模式的創(chuàng)新探索[J].辦公室業(yè)務，2018，No.288（07）：138.

[4]覃燕春.事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2018，No.441（07）：216-217.