如何做好新時(shí)期煤炭企業(yè)檔案收集管理工作

胡素文

摘 要：在新時(shí)期下，我國的煤炭企業(yè)面臨著新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也迎來了極大的挑戰(zhàn)，煤炭企業(yè)必須要積極創(chuàng)新發(fā)展理念和發(fā)展模式，采用新技術(shù)和新方法，提升發(fā)展效率。檔案管理是煤炭企業(yè)運(yùn)行中的重要組成部分，其必須要結(jié)合煤炭企業(yè)的發(fā)展方向與趨勢，構(gòu)建出完善的檔案收集管理體系，全面提升檔案管理的水平。本文分析了煤炭企業(yè)檔案收集管理的重要性，提出了檔案收集管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;煤炭企業(yè);重要性;策略

對(duì)于煤炭企業(yè)而言，檔案收集和管理的內(nèi)容比較多，范圍也比較大，不僅包括煤炭企業(yè)日常的經(jīng)營活動(dòng)和財(cái)務(wù)、人事資料等;還包含了企業(yè)的項(xiàng)目決策、發(fā)展歷史等，通過對(duì)檔案的利用和開發(fā)，能夠優(yōu)化企業(yè)的發(fā)展模式，為企業(yè)的決策和管理提供科學(xué)的參考。在信息時(shí)代下，煤炭企業(yè)的檔案管理必須要積極創(chuàng)新，優(yōu)化管理方式，提升檔案收集和管理的效率。

1 正確認(rèn)識(shí)理解煤炭企業(yè)檔案收集工作的重要性

檔案主要是對(duì)企業(yè)在日常的經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的資料、信息的真實(shí)記錄，其在維護(hù)企業(yè)的發(fā)展利益，展示企業(yè)的發(fā)展面貌以及推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略等方面具有十分重要的作用和價(jià)值。但是由于長期以來，很多煤炭企業(yè)將發(fā)展的重心放在提升經(jīng)濟(jì)效益方面，對(duì)檔案的收集和管理有所忽視，導(dǎo)致部分煤炭企業(yè)的檔案收集和管理的方式仍然比較陳舊，雖然信息技術(shù)為檔案收集與管理提供了技術(shù)支持，但是大部分煤炭企業(yè)對(duì)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用效率不高，沿用紙質(zhì)化和比較粗放的收集方式，使得部分檔案散失比較嚴(yán)重，或者出現(xiàn)了破損等情況。如：煤炭企業(yè)發(fā)展中在征用土地、安全施工、安全生產(chǎn)等方面會(huì)產(chǎn)生很多的原始檔案，如果不及時(shí)收集和保存，就會(huì)導(dǎo)致檔案遺失，為后續(xù)開展煤炭開采和企業(yè)規(guī)劃等造成一定的影響。因此，檔案收集與管理對(duì)煤炭企業(yè)的安全生產(chǎn)以及規(guī)范運(yùn)行起到了十分重要的作用。此外，在信息時(shí)代下，煤炭企業(yè)面臨著多種形式的競爭壓力，要提升企業(yè)的運(yùn)行實(shí)力，就需要加強(qiáng)對(duì)檔案收集和管理的重視，充分的挖掘檔案信息，為企業(yè)的決策和轉(zhuǎn)型升級(jí)提供科學(xué)的參考，進(jìn)而推動(dòng)煤炭企業(yè)高效發(fā)展。

2 改變煤炭企業(yè)檔案收集管理薄弱環(huán)節(jié)必須要重視檔案收集工作

長期以來，很多煤炭企業(yè)在發(fā)展中對(duì)檔案收集和管理有所忽視，沒有認(rèn)識(shí)到檔案收集與管理的重要性，因此在制定檔案收集管理目標(biāo)以及方案時(shí)，與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況以及市場發(fā)展的動(dòng)態(tài)結(jié)合不夠緊密，因此就會(huì)出現(xiàn)檔案管理不合理，檔案數(shù)據(jù)遺失或者破損等情況，不利于檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。煤炭企業(yè)在發(fā)展和運(yùn)行的過程中，首先應(yīng)該構(gòu)建完善的檔案收集與管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理中的各項(xiàng)流程和制度，有效的利用信息技術(shù)，組建完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，將煤炭企業(yè)的各項(xiàng)檔案收集、管理、存儲(chǔ)以及開發(fā)和利用等工作納入其中，通過檔案數(shù)據(jù)庫，設(shè)置檔案收集子系統(tǒng)，按照檔案的類別、屬性等對(duì)其進(jìn)行分類，這樣更有助于查詢和保存，防止了紙質(zhì)化檔案管理中，出現(xiàn)丟失或者破損的情況。

在數(shù)字化檔案收集過程中，煤炭企業(yè)還應(yīng)該從多個(gè)角度和方面采集數(shù)據(jù)與檔案，將文字、視頻以及音頻等檔案信息結(jié)合起來，通過配置掃描儀以及相關(guān)的軟硬件設(shè)施等，提升數(shù)字化檔案收集的完整性，并對(duì)檔案信息表明收集的時(shí)間、主題、關(guān)鍵詞以及檔案號(hào)等，同時(shí)也可以針對(duì)不同的媒體部分設(shè)置專門的檔案管理數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案收集與管理系統(tǒng)化與科學(xué)化。此外，在檔案收集和管理中，還需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層地法律意識(shí)、信息意識(shí)以及管理意識(shí)，為檔案收集提供資金、技術(shù)以及人才等方面的支持，確保檔案管理能夠符合新時(shí)期下，煤炭企業(yè)的發(fā)展需求，嚴(yán)格依照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，規(guī)范檔案收集管理的流程;并在日常的管理工作中，做好相應(yīng)的監(jiān)督工作，對(duì)檔案工作人員在檔案的收集、歸檔、管理、保存、銷毀等方面進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案收集和管理能夠規(guī)范化與高效化。

3 提升檔案人員素質(zhì)是做好檔案收集工作的關(guān)鍵

在檔案數(shù)字化管理的過程中，對(duì)檔案工作人員也提出了新的要求和目標(biāo)，現(xiàn)階段，影響煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化與信息化發(fā)展的重要因素之一，就是檔案人員的專業(yè)性與創(chuàng)新能力還不強(qiáng)，采用的檔案管理手段和方式比較單一與陳舊，難以滿足數(shù)字化檔案管理的需求，因此這就需要煤炭企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)力度，全面提升檔案管理人員的專業(yè)性，強(qiáng)化數(shù)字檔案管理的效率。首先，煤炭企業(yè)要積極為檔案管理人員提供教育和進(jìn)修的機(jī)會(huì)，拓展學(xué)習(xí)的平臺(tái)，可以邀請(qǐng)高校檔案學(xué)方面的專家或者教授等，到企業(yè)開展數(shù)字化檔案管理的講座或者培訓(xùn)，為檔案管理人員提供專業(yè)的知識(shí)，讓其能夠掌握數(shù)字化管理的技能。其次，煤炭企業(yè)還可以定期開展與檔案收集和管理相關(guān)的座談會(huì)以及研討會(huì)等，通過集思廣益的方式，探究目前在煤炭檔案收集中存在的不足，或者就數(shù)字化檔案管理中出現(xiàn)的困惑進(jìn)行全面的分析，構(gòu)建出適合煤炭企業(yè)檔案管理和發(fā)展的體系;同時(shí)煤炭企業(yè)也可以派遣檔案管理人員到其他企業(yè)學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理的模式，對(duì)檔案的分類、歸檔、收集等有全面的認(rèn)識(shí)，然后依據(jù)煤炭企業(yè)的實(shí)際情況以及檔案管理的特征等，組建具有針對(duì)性以及特色化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

此外，檔案管理人員也需要提升自身的責(zé)任意識(shí)，雖然檔案收集和管理工作相對(duì)比較枯燥，但是其對(duì)煤炭企業(yè)的運(yùn)行和安全生產(chǎn)起到了至關(guān)重要的作用，因此檔案人員必須要積極學(xué)習(xí)，利用信息技術(shù)的便捷性，掌握檔案收集新理念，強(qiáng)化檔案收集的技術(shù)技能，主動(dòng)創(chuàng)新，為煤炭企業(yè)檔案收集工作注入新活力。企業(yè)也要設(shè)置科學(xué)的檔案收集監(jiān)督與考核系統(tǒng)，對(duì)檔案人員在收集與管理中的各項(xiàng)工作進(jìn)行審查與監(jiān)督，并設(shè)置一定的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案收集和管理中積極創(chuàng)新，具有重大貢獻(xiàn)的工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)消極懈怠、職責(zé)不明的工作人員進(jìn)行懲處，調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性，進(jìn)一步提升煤炭檔案管理的效率。

4 結(jié)束語

煤炭企業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮了十分重要的作用，新時(shí)期下，煤炭企業(yè)迎來了更高的發(fā)展要求，檔案收集與管理是煤炭企業(yè)運(yùn)行中的重要組成部分，煤炭企業(yè)必須要加強(qiáng)對(duì)檔案收集和管理的重視。同時(shí)檔案收集和管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)技能，會(huì)直接對(duì)煤炭企業(yè)的檔案開發(fā)與利用產(chǎn)生影響，因此煤炭企業(yè)必須要積極提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)，開展多元化的教育和培訓(xùn)活動(dòng)，確保檔案收集與管理工作能夠高效開展。

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