新常態(tài)下如何做好檔案管理工作的策略分析

楊靜

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，生活中出現(xiàn)了越來(lái)越多的數(shù)據(jù)資料，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和整理對(duì)我國(guó)發(fā)展有著重要作用。新常態(tài)下國(guó)民經(jīng)濟(jì)顯著提升，企業(yè)也在發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著巨大作用。檔案作為信息化工作中必不可少的部分，它不僅僅是資料數(shù)據(jù)的體現(xiàn)，同時(shí)也是重要的資源憑證。本文針對(duì)我國(guó)檔案管理工作進(jìn)行分析，通過(guò)尋找新常態(tài)下檔案管理的策略，對(duì)檔案管理工作實(shí)施合理有效的管理方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;新常態(tài);策略

檔案就是用文字、圖片等形式形成的各種資料文件，它的形式多種多樣，對(duì)于保留原始記錄的內(nèi)容有很大意義。檔案管理的作用一直沒(méi)有改變，它是社會(huì)活動(dòng)中十分重要的工作。由于信息化時(shí)代的發(fā)展，人們的生活節(jié)奏也隨著加快，因此檔案信息也變得越來(lái)越復(fù)雜，檔案管理的難度越來(lái)越大[1]。所以在當(dāng)前環(huán)境下，需要采用科學(xué)的檔案管理工作的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，來(lái)提升檔案管理工作的水平和

效率。

1 檔案管理工作的重要性

1.1 為行政管理提供依據(jù)

我國(guó)的社會(huì)治理工作和國(guó)家建設(shè)的各個(gè)領(lǐng)域都有檔案的參與，它為行政管理和企業(yè)積累經(jīng)驗(yàn)提供重要的依據(jù)。通過(guò)檔案的調(diào)取工作可以清晰地了解各個(gè)工作部門(mén)的實(shí)際狀況，對(duì)人力資源管理檔案的整理可以明晰企業(yè)的企業(yè)理念，為企業(yè)的發(fā)展提供實(shí)質(zhì)性的依據(jù)。

1.2 助力于文化建設(shè)

文化是提高企業(yè)凝聚力的重要因素，檔案管理的工作反映著不同地區(qū)的發(fā)展?fàn)顩r和文化建設(shè)風(fēng)向。開(kāi)展對(duì)傳統(tǒng)文化和非物質(zhì)遺產(chǎn)的檔案管理工作可以充分地弘揚(yáng)社會(huì)主義精神、體現(xiàn)文化精神的內(nèi)涵。在企業(yè)的檔案管理工作中，針對(duì)離職人員的檔案管理可以體現(xiàn)企業(yè)的人文理念，幫助優(yōu)秀員工重新回到企業(yè)，發(fā)揮員工的工作效力[2]。

1.3 提升法律體系的發(fā)展能力

在法律中，檔案資料的應(yīng)用在一定程度上體現(xiàn)了法律公平公正的原則，它是法律公平性的檢驗(yàn)。法律體系中在不斷累積經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程中向前發(fā)展。檔案管理工作對(duì)于法律產(chǎn)生了一定的約束力，為法律體系的發(fā)展?fàn)顩r提供了可靠的依據(jù)，對(duì)于提升法律體系的發(fā)展有十分重要的作用。

1.4 維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定

檔案管理在建立或者查閱的過(guò)程中，都需要工作人員的有效監(jiān)督。檔案管理工作中安全性十分重要。在檔案建立初期，有十分嚴(yán)格的監(jiān)督制度進(jìn)行監(jiān)督，我國(guó)檔案的集中式管理也有效地提高了檔案的安全性。安全的管理機(jī)制為社會(huì)的穩(wěn)定奠定基礎(chǔ)。檔案就是現(xiàn)實(shí)中的依據(jù)，為許多國(guó)家的重大決策提供了有效參考。檔案部門(mén)如果不能進(jìn)行檔案查詢，那么會(huì)對(duì)政府及其部門(mén)產(chǎn)生重大影響，因此檔案對(duì)維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定意義重大。

2 檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 管理方法陳舊

在新的形勢(shì)之下，檔案的覆蓋氛圍逐漸擴(kuò)大，形勢(shì)更加復(fù)雜化，因此需要更高的要求來(lái)規(guī)范檔案管理工作。但是，檔案管理中落后的觀念，無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的要求。傳統(tǒng)的檔案管理工作中缺乏相應(yīng)的人才，對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上的管理能力不足。傳統(tǒng)的管理方式主要以人工進(jìn)行操作，這些陳舊的管理方式導(dǎo)致檔案的利用率低下，局限性更強(qiáng)，還有可能出現(xiàn)檔案丟失和損壞的現(xiàn)象[3]。

2.2 思想意識(shí)薄弱

檔案材料中材料不規(guī)范的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，同一個(gè)部門(mén)文件材料的內(nèi)容和名稱不一致，還有些紙張大小和內(nèi)容格式不符合實(shí)際規(guī)范。這導(dǎo)致在檔案材料上報(bào)時(shí)，材料上傳格式錯(cuò)誤和數(shù)據(jù)丟失，所以檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜性較高的工作。在現(xiàn)實(shí)工作中，無(wú)論是檔案管理工作的人員還是領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)有偏差，不能認(rèn)識(shí)到檔案工作在實(shí)際工作中的重要性。他們認(rèn)為檔案管理工作十分簡(jiǎn)單，所以在歷史資料的保管上缺乏重視，導(dǎo)致了歷史資料的缺失。除此之外，檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的人員進(jìn)行指導(dǎo)，在檔案的分類和整理上容易出現(xiàn)誤差，導(dǎo)致檔案資料缺失或者檔案資料混亂。因此檔案管理工作中需要培育檔案管理工作人員良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，來(lái)增強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)工作的重視。

2.3 硬件設(shè)施落后

檔案管理對(duì)于硬件設(shè)施的要求較高，由于許多企業(yè)和部門(mén)對(duì)檔案管理工作的疏忽，他們往往不愿意在檔案管理工作上投入更多的精力和資金，導(dǎo)致了檔案工作中硬件設(shè)施落后。甚至還有企業(yè)幾乎不會(huì)在檔案管理工作中投入經(jīng)費(fèi)，大部分企業(yè)或者部門(mén)只是象征性地把重要檔案放在柜子里，沒(méi)有固定的安全的地點(diǎn)來(lái)存放檔案。在檔案的分類管理上，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行合理地分類。導(dǎo)致檔案在使用過(guò)程中丟失或者損壞，造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失[4]。

2.4 信息化水平低下

檔案工作的信息化是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，我國(guó)處于檔案管理信息化發(fā)展的前期階段，雖然提倡人們重視檔案管理，但人們對(duì)檔案的信息化認(rèn)識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。新形勢(shì)之下，傳統(tǒng)的檔案管理手段逐漸被淘汰，檔案管理的信息化不僅僅只需要把檔案單純地存入計(jì)算機(jī)中了。同時(shí)還需要引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)，對(duì)檔案管理有正確的認(rèn)識(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，才能避免檔案管理的盲目性和無(wú)序性。

3 新常態(tài)下的檔案管理工作的舉措

3.1 對(duì)檔案管理體制進(jìn)行完善

我國(guó)的檔案管理工作還沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理在體制上存在問(wèn)題。消極的意識(shí)會(huì)使人們的創(chuàng)新意識(shí)停滯不前，許多檔案管理人員在工作時(shí)缺乏創(chuàng)新意識(shí)，在管理工作時(shí)對(duì)工作產(chǎn)生懈怠的心理。這就需要提升檔案管理工作人員的自我約束能力，在原有的基礎(chǔ)上不斷完善，讓每一個(gè)工作人員在工作時(shí)注意自己的工作態(tài)度，做好相應(yīng)的管理工作。對(duì)檔案管理工作體制的完善是檔案管理人員素質(zhì)提高的重要舉措，對(duì)防止檔案人員失職和提升檔案利用率有重要作用[5]。

3.2 提高檔案管理人員的基本素質(zhì)

隨著新思想和新技術(shù)的不斷推進(jìn)，檔案工作管理人員的思想也受到?jīng)_擊。舊的體制和管理制度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理工作的需要，它要求檔案工作管理人員去接受新的知識(shí)。舊的檔案管理工作僅僅要求檔案不丟失損壞，而新的檔案管理工作要求檔案工作人員在熟悉計(jì)算機(jī)的同時(shí)對(duì)一些新的國(guó)家政策進(jìn)行宣傳，能用數(shù)字化方式來(lái)管理檔案。在對(duì)檔案工作人員進(jìn)行選擇的時(shí)候要對(duì)人員進(jìn)行實(shí)地考核，對(duì)于能力不足和思維老舊的學(xué)員進(jìn)行淘汰。在選擇好相應(yīng)的管理人員后，需要對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)指導(dǎo)。讓他們?cè)跈n案管理中更加認(rèn)真負(fù)責(zé)，減少檔案管理工作中的失誤，擔(dān)負(fù)起檔案管理工作的重任。此外，檔案管理的企業(yè)或者單位可以與其他學(xué)校之間相互協(xié)作，企業(yè)為檔案管理人員提供資金投入，而學(xué)校也可以為檔案管理工作提供人才。在這個(gè)過(guò)程中，企業(yè)和學(xué)校之間的相互協(xié)作能減少對(duì)檔案管理工作的投入成本，提高檔案管理的效率[6]。

3.3 加快現(xiàn)代化建設(shè)，創(chuàng)新管理方法

信息化是檔案管理未來(lái)的發(fā)展方向，由于市場(chǎng)上出現(xiàn)了各種管理檔案的軟件，檔案管理工作也更加精準(zhǔn)有效。對(duì)檔案管理工作的投入是檔案管理工作的必要舉措，在檔案管理工作上加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)投入，可以為檔案管理工作創(chuàng)造物質(zhì)條件。企業(yè)可以申請(qǐng)資金來(lái)增加一體化設(shè)備，加快檔案管理的工作效率。在檔案的儲(chǔ)存上可以改變?cè)械妮斎胛淖值男问?，采用刻錄光盤(pán)和云儲(chǔ)存等多種形式對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存分類，避免過(guò)多的檔案分類復(fù)雜，減少重要檔案的丟失。同時(shí)創(chuàng)新管理方法也可以很好地提升檔案管理工作的工作效率。創(chuàng)新不僅推動(dòng)了技術(shù)的發(fā)展，還推動(dòng)了檔案管理事業(yè)發(fā)展。企業(yè)可以推行互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理共存的工作方式，為檔案管理工作建立一個(gè)健全的體制來(lái)消除檔案管理工作中的盲點(diǎn)。在此期間，檔案管理工作人員可以有效地搜取檔案，加強(qiáng)各個(gè)地區(qū)和部門(mén)之間的檔案交互，提高檔案管理的效率。工作人員也可以采用大數(shù)據(jù)的技術(shù)，從繁重的檔案管理工作中脫離出來(lái)，減少人為性的管理失誤，提高檔案的利用率，以此來(lái)降低檔案管理和效率之間的矛盾。

3.4 建立合理的獎(jiǎng)罰制度

新形勢(shì)下，有部分檔案管理人員綜合素質(zhì)低下，他們?cè)跈n案管理工作中的弊端也逐漸顯現(xiàn)。新時(shí)代的檔案管理工作人員需要具備專業(yè)的檔案管理的知識(shí)來(lái)適應(yīng)檔案工作中的要求，總體來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的水準(zhǔn)和檔案管理工作人員的素質(zhì)有著必要聯(lián)系，因此需要一支高水準(zhǔn)的專業(yè)隊(duì)伍進(jìn)行檔案管理工作。合理的獎(jiǎng)罰制度能夠促進(jìn)工作人員綜合素質(zhì)的提升，對(duì)檔案工作的進(jìn)行有一定的警示作用。在繁重的檔案管理工作中，很容易出現(xiàn)員工懈管理、缺乏熱情的現(xiàn)象。要想讓檔案管理工作人員對(duì)工作投入熱情、增加管理效率，就需要有合理的獎(jiǎng)罰制度來(lái)約束員工。在工作中表現(xiàn)優(yōu)秀工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工，企業(yè)可以適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，來(lái)激發(fā)他們的工作熱情，會(huì)使他們更加投入工作。對(duì)于工作中表現(xiàn)情況差的員工也要給予處罰，在處罰過(guò)程中要適度合理，避免員工產(chǎn)生消極的抵觸心理，能夠起到日常的震懾作用就可以。同時(shí)，獎(jiǎng)罰制度的建立要以員工為本，參考員工的共同意愿進(jìn)行。這樣可以有效減少員工懈怠工作現(xiàn)象的發(fā)生，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行[7]。

4 結(jié)論

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的管理工作，在管理問(wèn)題中容易出現(xiàn)各種問(wèn)題。所以在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，管理工作人員要改變傳統(tǒng)落后的觀念，不能把檔案管理局限在保存檔案的完整性上。國(guó)家和企業(yè)在檔案管理的過(guò)程中，都需要建立完善的管理制度來(lái)推進(jìn)檔案管理的進(jìn)程，更好地適用新常態(tài)下檔案管理工作的要求。

參考文獻(xiàn)

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