新時(shí)代機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作特點(diǎn)分析與思考

李棟

摘 要：相對(duì)于一般的行政管理工作來說，機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作具有系統(tǒng)性強(qiáng)、綜合性強(qiáng)、集中程度高的特點(diǎn)，是機(jī)構(gòu)編制工作當(dāng)中的重中之重，運(yùn)用相關(guān)的管理程序?qū)M織形式等方面進(jìn)行管理，為組織機(jī)構(gòu)的工作提供法律依據(jù)，以提供真實(shí)可靠的信息。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;機(jī)構(gòu)編制檔案;管理工作

機(jī)構(gòu)編制工作屬于行政管理的范圍，主要是利用相應(yīng)的管理機(jī)制和管理體系對(duì)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等相關(guān)機(jī)構(gòu)的組織工作進(jìn)行合理的、有效的管理。與之相應(yīng)的檔案管理工作在一定程度上增強(qiáng)了相關(guān)機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)性。尤其是隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作的要求越來越高，此時(shí)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作更顯得十分重要，且在一定程度上影響著整個(gè)機(jī)構(gòu)的工作能否進(jìn)行。本文就從機(jī)構(gòu)編制工作的自身出發(fā)，對(duì)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)單闡述。

1 優(yōu)化檔案管理是提高機(jī)構(gòu)編制工作質(zhì)量的必然要求

1.1 有利于機(jī)構(gòu)編制部門查詢檔案資料

在過去，我們國(guó)家的相關(guān)管理機(jī)構(gòu)檔案管理意識(shí)較弱，對(duì)于大部分的檔案沒有進(jìn)行合理的處理。甚至常常出現(xiàn)檔案編輯錯(cuò)誤以及缺張少頁(yè)的問題，在后續(xù)的查找過程中想要精確地找到相關(guān)的檔案十分困難。此外由于過去檔案的材質(zhì)不好，大部分為紙質(zhì)檔案，該紙質(zhì)檔案易受環(huán)境溫度等各個(gè)方面的影響，如果溫度過高、空氣濕度過大就會(huì)致檔案存放環(huán)境受到破壞，因此檔案不能長(zhǎng)期地存放，甚至?xí)谶@樣存放環(huán)境的影響下出現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容的模糊，不完整等現(xiàn)象。此時(shí)，信息化的機(jī)構(gòu)編制檔案就顯得十分有優(yōu)勢(shì)。機(jī)構(gòu)編制檔案能夠?qū)Υ蠓秶?、多?nèi)容的檔案進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存，在具體的應(yīng)用過程當(dāng)中，我們可以根據(jù)不同的類型，不同的歸檔時(shí)期進(jìn)行管理和分類，后續(xù)查找的過程就十分方便快捷。

1.2 有利于化解機(jī)構(gòu)編制歷史遺留問題

關(guān)于歷史遺留問題，主要是從廣大干部職工本身的利益出發(fā)。機(jī)構(gòu)編制檔案資料是解決歷史遺留問題的權(quán)威、有效物證。該檔案資料涉及了許多根本性的問題，其地位是無(wú)法撼動(dòng)的，其作用也是無(wú)可替代的。例如相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)在進(jìn)行組織合并、組織重組和變遷的過程中，如果相關(guān)的重要文件缺乏妥善保管，關(guān)鍵性的資源遺失，在具體的改革過程中沒有辦法找到原始的相關(guān)依據(jù)，這對(duì)于人員身份的進(jìn)一步確認(rèn)以及相關(guān)訴求等問題都不能得到很好的解決，這就在一定程度上不利于保障廣大群眾干部的切身利益。以至于極易引發(fā)后續(xù)的上訪等等各方面的問題。因此來說，沒有相關(guān)的資料的記錄會(huì)造成給單位日后的行政管理、正常經(jīng)營(yíng)帶來許多無(wú)法彌補(bǔ)的損失。保存完整、管理規(guī)范的機(jī)構(gòu)編制檔案，在解決歷史遺留問題方面能夠發(fā)揮的重要作用會(huì)日益凸顯。

1.3 有利于鞏固和完善各項(xiàng)改革工作成果

機(jī)構(gòu)編制工作要優(yōu)化協(xié)同高效，適應(yīng)新時(shí)代新形勢(shì)新要求。在這樣的背景下，機(jī)構(gòu)編制部門要對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求和指導(dǎo)意見進(jìn)行精準(zhǔn)解讀，涉及統(tǒng)籌使用、科學(xué)增減機(jī)構(gòu)編制等事項(xiàng)要進(jìn)行統(tǒng)一的歸納和整理。規(guī)范科學(xué)精準(zhǔn)的檔案管理工作，將有力維護(hù)機(jī)構(gòu)編制的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，有效提升機(jī)構(gòu)編制資源使用效益，強(qiáng)力助推各類發(fā)展和改革任務(wù)的順利完成。

2 提高檔案標(biāo)準(zhǔn)是做好機(jī)構(gòu)編制檔案管理的重要保障

機(jī)構(gòu)編制檔案的材料內(nèi)容是否全面，材料保管質(zhì)量高低都在很大程度上影響著整個(gè)檔案管理工作順利開展的進(jìn)程，且在一定程度上顯示了檔案管理工作水平。為了解決在具體的檔案管理過程當(dāng)中可能存在的材料缺失等方面的問題，我們要從問題本身出發(fā)，提前針對(duì)相關(guān)問題制定切實(shí)可行的計(jì)劃，以高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求做到精準(zhǔn)化規(guī)范化管理。在實(shí)際工作中，采取多種渠道、多種形式、多種方法，以現(xiàn)代信息技術(shù)帶動(dòng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平的提高，以較高的機(jī)構(gòu)編制管理水平促進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)的縱深發(fā)展。

2.1 歸檔材料精準(zhǔn)化

材料的標(biāo)準(zhǔn)化就是在一定程度上對(duì)材料的相關(guān)完整性連續(xù)性進(jìn)行嚴(yán)格要求，對(duì)涉及關(guān)鍵重要文件的管理以及對(duì)信息資源整合時(shí)要全面、簡(jiǎn)潔。在機(jī)構(gòu)編制管理工作中形成文字記錄的檔案進(jìn)行客觀有效的記錄，最大程度上將原始的記錄內(nèi)容客觀完整地反映出來。在數(shù)據(jù)分析上下功夫，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供翔實(shí)、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)、資料支持。

2.2 歸檔材料制度化

無(wú)規(guī)矩不成方圓，所有的政治管理工作都要建立在一定程序和一定制度的基礎(chǔ)上才能夠順利執(zhí)行。歸檔工作也是如此，需要一定的規(guī)章制度。就目前來看，現(xiàn)階段歸檔工作在細(xì)節(jié)等各方面存在有一定的缺陷，為了確保歸檔工作的順利進(jìn)行就要建立健全相關(guān)的管理制度，落實(shí)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作相關(guān)人員的職責(zé)，細(xì)化優(yōu)化歸檔制度、保密制度、查詢制度等各方面的制度。

2.3 歸檔材料規(guī)范化

整個(gè)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作都用一種高標(biāo)準(zhǔn)的制度來嚴(yán)格要求。注重在檔案管理過程當(dāng)中歸檔范圍以及歸檔期限等細(xì)節(jié)問題。對(duì)于相關(guān)的材料要進(jìn)行歸納整理。將同種類型的材料進(jìn)行統(tǒng)一處理，嚴(yán)格把控。同時(shí)專業(yè)人員要對(duì)相關(guān)的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督，避免因細(xì)節(jié)方面的問題而導(dǎo)致材料管理出現(xiàn)漏洞。對(duì)于相關(guān)的材料要進(jìn)行有序的、清晰的、整齊的優(yōu)化規(guī)整，方便后續(xù)的查找。同時(shí)要對(duì)材料存放的環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)格要求，相關(guān)的溫度、濕度、以及室內(nèi)的防潮防火防盜等工作都要落實(shí)到位，保證檔案管理工作規(guī)范化科學(xué)化進(jìn)行。

3 提升行政效能是加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理的根本目標(biāo)

3.1 做好機(jī)構(gòu)編制檔案編纂，提升檔案潛在作用

就檔案本身來說，是反映一個(gè)機(jī)構(gòu)相關(guān)信息的重要呈現(xiàn)形式。機(jī)構(gòu)編制檔案當(dāng)中涉及的重要信息服務(wù)于機(jī)構(gòu)編制工作的各個(gè)方面。機(jī)構(gòu)編制檔案信息資源庫(kù)，廣泛、及時(shí)、準(zhǔn)確地匯集各類信息數(shù)據(jù)，有助于克服管理者與管理對(duì)象之間信息不對(duì)稱局面，為機(jī)構(gòu)編制日常管理提供有力的決策支持和科學(xué)依據(jù)。

3.2 做好機(jī)構(gòu)編制檔案解密，挖掘檔案可用價(jià)值

在機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作進(jìn)行過程當(dāng)中我們要分清主次。對(duì)于主要的、重要性的、機(jī)密性的檔案文件進(jìn)行嚴(yán)格把控。守住檔案管理紅線，堅(jiān)決不能越過底線。同時(shí)，要將保護(hù)和利用兩者完美結(jié)合起來。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)政治形勢(shì)的不斷改變，要及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行合理化、結(jié)合新時(shí)代標(biāo)準(zhǔn)的制度管理。對(duì)一些在實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中急需但是涉及秘密程度不高的檔案可以按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)地進(jìn)行解密。機(jī)構(gòu)編制檔案信息適度公開，促進(jìn)各級(jí)機(jī)構(gòu)編制部門按照規(guī)定權(quán)限和規(guī)定程序辦事，約束機(jī)構(gòu)編制部門行政行為的同時(shí)，各部門也能增進(jìn)了解和掌握上級(jí)有關(guān)機(jī)構(gòu)編制管理工作的要求和規(guī)定，配合機(jī)構(gòu)編制部門共同做好機(jī)構(gòu)編制管理工作。通過合法合規(guī)的檔案公開，也有助于增進(jìn)社會(huì)各界對(duì)機(jī)構(gòu)編制工作的了解、支持和監(jiān)督。

4 結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)代對(duì)各部門各行業(yè)的發(fā)展都提出了更高的要求，機(jī)構(gòu)編制部門也是如此。檔案管理工作要隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行不斷地完善與創(chuàng)新，補(bǔ)短板重優(yōu)化，利用相關(guān)的管理機(jī)制和管理制度將具體工作落實(shí)到位，促進(jìn)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，是機(jī)構(gòu)編制部門相當(dāng)長(zhǎng)一個(gè)階段內(nèi)面臨的重要課題。

參考文獻(xiàn)

[1]王宸.實(shí)施實(shí)名制管理，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制檔案的信息化管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（7）：59-59.

[2]溫德寶.淺談機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制與檔案管理[J].市場(chǎng)周刊·理論版，2018（45）：0006-0007.

[3]歐陽(yáng)風(fēng)華.新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的探討[J].陜西檔案，2019（4）：43-44.