突破管理瓶頸，檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

王斌

摘 要：檔案管理是中職院校的一項(xiàng)重要教學(xué)內(nèi)容，其在不同時(shí)期下內(nèi)容與模式處于動(dòng)態(tài)變化之中。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理技術(shù)也發(fā)生了根本性變化，給中職院校檔案管理教學(xué)工作帶來契機(jī)。本文就新時(shí)期下檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變展開論述，探索檔案管理教學(xué)新路徑，突破管理瓶頸。

關(guān)鍵詞：中職院校;檔案管理;內(nèi)容;模式

檔案管理是各個(gè)部門的重要責(zé)任，于企業(yè)來說，其能夠優(yōu)化資源配置，實(shí)現(xiàn)利益的最大化;于學(xué)校來說，其能優(yōu)化教學(xué)資源調(diào)整，為學(xué)生提供全面的知識(shí)。新時(shí)期教育部門對(duì)中職院校檔案管理教學(xué)提出了更高要求，要求教師分析檔案管理內(nèi)容與形式的變化，提出提高檔案管理教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵舉措。

1 學(xué)前教育檔案管理內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

1.1 檔案收集

檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜而又細(xì)致的工作，傳統(tǒng)的檔案管理工作所要兼顧的內(nèi)容很多，所以工作十分繁重。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)文件為主，隨著時(shí)間的推移，檔案收集的內(nèi)容種類越來越多，不僅包括各項(xiàng)會(huì)議內(nèi)容，而且還包括多項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)容，這種情況下應(yīng)用紙質(zhì)文件保存就會(huì)使檔案管理陷入困境。紙質(zhì)文件更新速度慢，且信息冗雜，如查閱某個(gè)信息耗費(fèi)的時(shí)間比較長(zhǎng)，無形之中給檔案管理人員增添了負(fù)擔(dān)。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理內(nèi)容越來越豐富，涉及的范圍也比較廣，如相關(guān)人員還是按照紙質(zhì)檔案收集方法，不僅增加檔案整理的時(shí)間，而且給后續(xù)檔案查閱帶來了很大難題。此外，紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期翻閱容易造成紙張損壞，導(dǎo)致有效信息丟失，從一定程度上降低了其使用價(jià)值。還有部分人員素質(zhì)低，錯(cuò)記、漏記的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案信息的載體也發(fā)生了根本性變化，由傳統(tǒng)紙質(zhì)文件向電子文件轉(zhuǎn)移，使檔案記錄步入“高速公路”。新時(shí)期下信息技術(shù)助力檔案管理工作，縮短了檔案歸類整理的時(shí)間，使檔案管理突破時(shí)間與空間的限制，無論何時(shí)何地，管理人員只要登錄相關(guān)賬號(hào)，輸入關(guān)鍵詞就能查到相應(yīng)的檔案信息，從一定程度上保障了檔案收集的安全性。

1.2 檔案保存

檔案保存是檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容，信息化時(shí)代背景下，多數(shù)檔案以電子文檔形式被保存下來，很大程度上節(jié)約了檔案的保存成本，而且還節(jié)約了檔案的儲(chǔ)存空間。相比于傳統(tǒng)人工整理方式，效率更高。新時(shí)期下的檔案保存只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)即可完成，相比于紙質(zhì)文檔，其損壞的概率比較小。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，紙質(zhì)文檔年平均損害率高法12.17%，原因來自多個(gè)方面，如保存環(huán)境潮濕、被蟲子“侵蝕”等。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案保存模式發(fā)生了根本性變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文檔，極大程度上簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)煩瑣的檔案保存模式，實(shí)現(xiàn)了智能化檔案保存與管理。

1.3 工作新內(nèi)容

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，電子檔案逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)字化、信息化管理的程度不斷提高，因此檔案管理工作的內(nèi)容和模式也相應(yīng)地發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)階段檔案管理工作主要是借助計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)的，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，檔案管理中需要用到多個(gè)輔助系統(tǒng)，如一個(gè)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，整個(gè)檔案保存工作就不能正常進(jìn)行。如部分檔案管理人員對(duì)檔案管理工作不重視，那么，檔案丟失的概率也會(huì)變大。對(duì)此，相關(guān)人員要備份重要文件，保障檔案的安全性。新時(shí)期下的檔案管理增添了新內(nèi)容，檔案管理制度就是其中的一個(gè)重要內(nèi)容，這就對(duì)中職教師提出了更高要求，教師在檔案管理教學(xué)中，要提高學(xué)生的計(jì)算機(jī)操作能力。與此同時(shí)，還要提高學(xué)生的個(gè)人素質(zhì)，切實(shí)保障檔案的真是可靠性。此外，學(xué)生還要學(xué)會(huì)檔案的整理方法，根據(jù)其屬性分類整理，對(duì)于不同的檔案選擇不同的管理方式。此外，教師還要讓學(xué)生培養(yǎng)良好的檔案管理習(xí)慣，每次管理時(shí)，都要做好備份，同時(shí)還要調(diào)整防火墻設(shè)置，為檔案管理“保駕護(hù)航”。

2 學(xué)前教育檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

2.1 管理思想

在新的時(shí)代背景下，中職教師要改變自身的管理思想，與時(shí)俱進(jìn)，推陳出新。首先，教師要準(zhǔn)確分析各種檔案信息的特征，確保信息的真實(shí)可靠性，保留一些重要知識(shí)，同時(shí)還要根據(jù)信息特征將其分類整理，最后選擇合適的保存方式。在此過程中，教師要格外注重檔案分類工作教學(xué)，降低學(xué)生日后查找檔案的難度，其次，對(duì)于一些重要文件，教師要讓學(xué)生加密處理，極大程度上降低信息泄露的概率，保障信息安全。此外，教師要突破書本的束縛，利用互聯(lián)網(wǎng)查閱最新的檔案管理技術(shù)，并傾注于學(xué)生的思想中，使學(xué)生掌握最新的知識(shí)，提高其崗位適應(yīng)能力。

2.2 管理制度

檔案管理制度是檔案管理的總體依據(jù)，其能為檔案管理工作提供正確的導(dǎo)向。信息化背景下，教師要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理制度，給學(xué)生講解最新的檔案管理知識(shí)，革除傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)信息的弊端，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。檔案管理制度的制定要根據(jù)行業(yè)發(fā)展需求而定，確保檔案真實(shí)性的前提下還要提升其安全性。新時(shí)期下的檔案管理朝數(shù)字化方向發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是主要推動(dòng)力，在此過程中，教師還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)教學(xué)，提高學(xué)生的計(jì)算機(jī)操作能力，使學(xué)生掌握檔案分類、儲(chǔ)存的正確方式，同時(shí)還能備份信息，提高檔案管理效率。

2.3 人員素質(zhì)

新的教育背景下，教師要重視學(xué)生檔案管理能力的提升，摒棄傳統(tǒng)理論式教學(xué)模式，將學(xué)生素質(zhì)放到首位，培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才。中職教師在教學(xué)過程中，要以行業(yè)發(fā)展要求為導(dǎo)向，在傳統(tǒng)知識(shí)教學(xué)基礎(chǔ)上融入行業(yè)發(fā)展對(duì)人才素質(zhì)要求的相關(guān)內(nèi)容，使學(xué)生掌握更多的知識(shí)，緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，提高自身的素質(zhì)，培養(yǎng)保密性強(qiáng)、工作效率高的檔案管理型人才，彌補(bǔ)行業(yè)發(fā)展中人才空缺的漏洞。

3 結(jié)束語

檔案管理是中職院校的一門重要課程，中職院校開設(shè)這門課程旨在培養(yǎng)更多的檔案管理型人才，彌補(bǔ)行業(yè)發(fā)展中人才短缺的短板。在新的時(shí)代背景下，教師要深刻反思檔案管理工作內(nèi)容及模式的變化情況，科學(xué)調(diào)整教學(xué)策略，提高學(xué)生的檔案管理能力，為相關(guān)行業(yè)輸送更多的復(fù)合型人才，促進(jìn)整個(gè)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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