試析行政檔案管理中信息化技術的應用

宋寶杰

摘 要：近年來，社會進步迅速，隨著信息化時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能符合時下檔案管理的需求，行政檔案管理也在向信息化管理靠近，信息化技術在現(xiàn)階段檔案管理中起著積極的影響，一定程度上提高了檔案管理工作效率，方便了對檔案的整理和查閱，有效提升了新時代行政檔案管理工作的水平。

關鍵詞：行政檔案管理;信息化技術;應用

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，信息化技術也注入到工程檔案管理領域，為工程檔案管理增添了新的管理理念和技術。如：計算機網(wǎng)絡技術、多媒體通信技術等，這些全新的管理方法推動了工程檔案管理的電子化、信息化建設進程，將“互聯(lián)網(wǎng)”的理念植入到工程檔案管理領域之中，可以極大地突顯出工程檔案的管理價值和效率，較好地抑制工程領域內(nèi)存在的腐敗現(xiàn)象，從而更好地提升工程檔案的管理水平。

1 在行政檔案管理中應用信息化技術的意義

1）滿足社會發(fā)展的客觀要求。對于新時期的檔案管理工作，檔案管理的信息化標志著一個單位對于信息化技術的應用水平，一定程度上反映了國家信息化建設的質(zhì)量。在信息化時代，對行政檔案的管理也順應時代的發(fā)展提出了新的要求，在行政檔案管理中應用信息化技術，就是為了滿足國家社會發(fā)展進程中提出的客觀要求，對于行政檔案的管理，其核心內(nèi)容就是信息化技術的應用，通過對信息網(wǎng)絡技術的應用，逐步形成行政檔案管理的綜合性管理的機制。從而有效提升檔案管理的透明度，促使行政檔案管理向信息化技術邁進，催使單位走向安全穩(wěn)定發(fā)展的實際道路。

2）提升檔案管理的現(xiàn)實需求。新時期的行政檔案管理要符合時下檔案管理的需求，由于單位的檔案需要進行長期的儲存，因此，對于檔案的儲存環(huán)境和安全性的要求都比較高，必須要得到有效保障，避免出現(xiàn)受潮以及自然災害的影響，盡可能避免出現(xiàn)災害的發(fā)生概率，對于傳統(tǒng)的行政檔案，由于儲存時間長，文檔損失也相對比較嚴重，再加之受傳統(tǒng)管理模式的影響，以及檔案需要經(jīng)常進行查閱，檔案自然會受到一定的影響，導致出現(xiàn)各類腐蝕現(xiàn)象，加重了行政檔案的管理難度。而對于信息化技術普及的今天，讓檔案管理插上信息化的翅膀至關重要，可形成相應的電子檔案，方便查閱和進行相應的檢查，還可能通過信息化技術加強信息資源開發(fā)，轉變對行政檔案的管理理念，從而提升檔案管理的綜合能力水平。

2 行政檔案管理中的信息化技術的應用流程

1）檔案信息的收集整理。我國傳統(tǒng)的行政檔案管理模式是人工干預的方式，在實際的檔案管理工作中，需要采取手動的方式進行檔案信息資料的整合、記錄和儲存。信息化技術大范圍應用的今天，則多是以實物檔案和數(shù)字檔案結合收集整理為主。在具體的檔案信息收錄過程中，對于經(jīng)常出現(xiàn)的文字信息填補不標準、內(nèi)容不夠完整或者是字跡模糊等現(xiàn)象，在信息化技術的處理模式下，行政檔案管理人員則會利用電子化的收集手段，進行檔案信息的收集和整理，一旦出現(xiàn)上述問題，需要利用信息化技術進行補充。另外，行政檔案管理人員還需要充分利用信息化技術的優(yōu)勢，制定有效的電子檔案，規(guī)范檔案信息內(nèi)容，方便檔案信息進行整理和保存，并利用信息化技術進行檔案的排序。

2）檔案歸納和分類。無論傳統(tǒng)的手動歸檔還是利用信息化技術歸檔，在檔案信息的歸納和分類方面，都會由于，比如：歸檔人員的認知差異、人為的工作疏忽、建檔體系變化等諸多因素，出現(xiàn)檔案信息資料的歸類錯誤。在應用信息化技術進行檔案歸納和分類的過程中，一方面可以更直觀地理清建檔思路，從最開始就設計好檔案架構，方便后續(xù)工作的開展;另一方面，電子檔案建立過程中，通過關鍵詞、備注或者分類等方式，有利于將不同卷宗、不同類型但有結合使用需要的檔案間建立關聯(lián)。例如，某檔案資料按照用途進行分類，屬于A類，但是，由于在近期的檔案資料的使用過程中，隨時會用到B類的內(nèi)容，在這種情況下，檔案管理人員就可以將其也歸類到B類，并加以說明，為檔案資料的后期使用提供便利。

3）檔案信息的查詢和提取。在信息化模式下，行政檔案管理人員利用信息化技術，可以采取便捷的查詢方式，進行檔案信息的查詢和提取，在實際的信息查詢和提取過程中，可以同時提取多個文件。檔案管理人員還可以設置相關的信息代碼，以此來實現(xiàn)信息的準確提取，避免其在提取過程中受到同類的信息的干擾，影響檔案信息的正常使用。另外，檔案管理人員應用信息化技術，還可以實現(xiàn)信息的遠程提取和使用，避免檔案信息在使用過程中出現(xiàn)丟失和損毀等現(xiàn)象。

3 工程檔案管理工作的信息化建設與應用

1）全面樹立電子信息化管理觀念。在信息化、電子化普及到各行各業(yè)的過程中，要引入新的信息化技術，實現(xiàn)對工程檔案的保管，要充分認識電子信息化工程檔案管理的趨勢和方向性，實現(xiàn)工程檔案信息的統(tǒng)一形式、標準和平臺，運用電子掃描的方式，實現(xiàn)工程檔案的永久存儲和管理，建立完整的電子信息化檔案管理體系，使之快速便捷地為利用者服務。

2）完善工程檔案的電子信息化系統(tǒng)建設，提升管理質(zhì)量。在對工程檔案電子信息化管理過程中，要建構和完善工程檔案的電子信息化系統(tǒng)，引入“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念，統(tǒng)一電子信息化工程檔案的開發(fā)軟件制訂程序，實現(xiàn)工程檔案網(wǎng)絡信息的傳遞和共享。同時，還要搭建高速、便捷的“云平臺”，實現(xiàn)工程檔案信息化管理的程序化、標準化、現(xiàn)代化，并做好數(shù)據(jù)備份工作，確保工程檔案信息數(shù)據(jù)安全無誤。另外，要培養(yǎng)信息電子化工程檔案的管理技術團隊，實現(xiàn)對電子工程檔案信息的統(tǒng)一化管理，更好地提升工程檔案的信息化管理質(zhì)量。

3）提升電子信息化工程檔案管理的安全性。在互聯(lián)網(wǎng)時代，電子信息化工程檔案建設還要考慮其安全性前提，只有使之處于安全的前提下，才能更好地實現(xiàn)對工程檔案資料信息的保管質(zhì)量?；趥鹘y(tǒng)紙質(zhì)工程檔案向電子信息化工程檔案轉變過程中的不穩(wěn)定性，要提升工程檔案管理人員的安全防范意識，要建構工程檔案的紙質(zhì)化和無紙化并用的管理模式，采用雙項備份的方式，較好地防御網(wǎng)絡中存在的病毒感染現(xiàn)象和網(wǎng)絡攻擊的問題，做好工程檔案信息的登記、歸類信息化、安全化管理。同時，還要定期對已備份的電子工程檔案信息進行再備份，形成一份“備忘錄”。另外，還要完善工程檔案信息化管理的安全保護措施和保密制度，依循涉密不上網(wǎng)的原則和理念，使工程檔案數(shù)據(jù)庫信息安全通暢，實現(xiàn)高效的信息化檔案管理效果。

4）注意總結經(jīng)驗，結合工作實際進行檔案工作。在實際工作當中，由于不同單位的性質(zhì)不同，利用檔案的方式也存在差別。檔案工作者在長期的工作中應當注意積累經(jīng)驗，總結檔案利用的方式，調(diào)整整理檔案的方式和方法。尤其對于綜合利用的情況，要善于梳理歸納，注意建立檔案關聯(lián)，提高利用效率。

4 結語

信息化時代，檔案的信息化管理給行政檔案管理工作帶來了便利，有效提升了檔案管理的信息化和科學化的水平。相關的檔案管理人員在實際工作的開展中，可以借信息化技術發(fā)展的優(yōu)勢，深入了解檔案管理中存在的現(xiàn)實問題，并采取針對性措施，促進檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，提升行政檔案的實際管理水平。

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