事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展探討

胡少美

摘 要：人事檔案管理工作在事業(yè)單位中占據(jù)了很重要的地位，其中人事檔案管理的內(nèi)容主要包括了工作人員的工作年限、工作經(jīng)驗、相關(guān)業(yè)績和榮譽等信息，是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，需要提高對人事檔案管理的重視度，確保人事檔案管理的準(zhǔn)確性進(jìn)而可以保障事業(yè)單位管理制度的有效建設(shè)，為管理人員提供有效的支持，是管理層進(jìn)行人才使用的主要依據(jù)。隨著社會信息技術(shù)水平的不斷上升，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度在不斷的提高，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到各行業(yè)發(fā)展中，相關(guān)事業(yè)單位逐漸進(jìn)行管理制度改革來滿足社會發(fā)展的需求，人事檔案管理的資料在不斷的改動，為確保人事檔案管理的完整度需要做好信息化檔案管理的工作，加強信息化建設(shè)。但是目前事業(yè)單位在的發(fā)展的過程中，人事檔案管理依舊存在很多的問題，對信息化的建設(shè)帶來很大的影響，導(dǎo)致信息管理方式無法正常的運行下去。本文對事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了深入的探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設(shè)

事業(yè)單位的發(fā)展在社會發(fā)展中占據(jù)很重要的地位，是我國經(jīng)濟(jì)提高的重要內(nèi)容，為社會提供更好的服務(wù)。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中存在很多的問題，但是在內(nèi)部管理中有很大的提升空間，尤其是在人事檔案管理中，需要加強對人事檔案管理的重視度。人事檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，可以為其管理提供有力的支持，對于人才的使用具有很大的作用，人事檔案管理的水平和事業(yè)單位工作的質(zhì)量有著直接的聯(lián)系，關(guān)系著事業(yè)單位的長期發(fā)展。目前隨著社會的不斷發(fā)展人事檔案管理的內(nèi)容逐漸增多，相對于傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的需求，需要對檔案管理的模式進(jìn)行有效的改革，引進(jìn)信息化技術(shù)，建立完善的信息化檔案管理體系，跟進(jìn)社會發(fā)展的步伐，對事業(yè)單位的發(fā)展具有很重要的作用。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

1.1 觀念及制度落后

人事檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中占據(jù)很重要的地位，事業(yè)單位的檔案管理工作相對了比較簡單，但是工作的強度較大，需要相關(guān)的工作人員加以重視，確保檔案管理的準(zhǔn)確性。目前事業(yè)單位檔案管理的工作人員，沒有認(rèn)識到檔案兩個的重要性，沒有意識到檔案管理對員工存在的激勵作用，缺乏足夠的管理觀念，導(dǎo)致人事單位的檔案管理落后，依舊使用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行管理，管理效率低下。多數(shù)事業(yè)單位沒有建立專門的檔案管理場所，沒有投入一定的資金和人力，導(dǎo)致檔案管理工作設(shè)備不全，人事檔案管理工作存在漏洞的問題，為后期的檔案了工作留下了隱患。事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏專業(yè)的工作人員，缺乏保存人事檔案資料的場所，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方式，存在紙張損壞，腐爛、丟失等情況，需要相關(guān)的工作人員不斷引進(jìn)信息化技術(shù)，逐漸轉(zhuǎn)換管理方式，同時對以往的人事檔案資料進(jìn)行有效的保管，為后期的工作提供保障。

1.2 管理方式及管理體系落后

目前事業(yè)單位發(fā)展的現(xiàn)狀，依舊存在很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中使用傳統(tǒng)的方式，隨著檔案資料的不斷增多，人事檔案管理工作的壓力逐漸增大，導(dǎo)致工作的效率逐漸降低。在傳統(tǒng)的人事檔案管理的過程中，管理工作的主要內(nèi)容是通過人工的方式進(jìn)行相應(yīng)收集、整理、歸納等，檔案資料的錯誤率較高，不易對其進(jìn)行保存，無法實現(xiàn)對人事檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化、動態(tài)化的管理，隨著事業(yè)單位的檔案資料的不斷增加，人事檔案管理的效率逐漸下降，無法對大量的檔案資料進(jìn)行有效的管理，需要使用大量的人力，提高了事業(yè)單位發(fā)展的成本。使用紙質(zhì)版的檔案管理中，容易出現(xiàn)檔案資料查找困難、不易保存、容易磨損等問題。在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，缺乏專業(yè)的工作人員，沒有建立完善的人事檔案管理體系，相關(guān)的工作人員沒有意識到檔案管理的重要性，在檔案管理工作時需要工作人員不但具有基本的檔案管理能力，同時還要具備足夠的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以有效的提高檔案管理工作的效率，多數(shù)事業(yè)單位缺乏一定的專業(yè)人才，工作人員的安排也只是草草了事，從其他部門調(diào)遣的工作人員，無法將檔案管理工作的作用有效的發(fā)揮出來，對事業(yè)單位的發(fā)展具有很大的影響。

2 提高人事檔案管理信息化建設(shè)水平的相關(guān)策略

2.1 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

隨著社會信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到社會發(fā)展各行業(yè)中，做好信息化建設(shè)可以為其他技術(shù)的使用打下堅實的基礎(chǔ)，事業(yè)單位在發(fā)展的過程中需要提高對信息化建設(shè)的重視度，加強對該方面的宣傳力度，提高事業(yè)單位工作人員對人事檔案的重視度，不斷改進(jìn)傳統(tǒng)的工作模式，建立有效的信息化檔案管理體系，可以提高人事檔案管理的效率，同時提高對工作人員的培訓(xùn)，加強工作人員的操作能力，將計算機技術(shù)有效的發(fā)揮出來，端正工作人員的工作態(tài)度，正確的認(rèn)識到檔案管理的作用。事業(yè)單位相關(guān)的部門需要保持聯(lián)系和溝通，加強各部門之間的協(xié)作能力，為人事檔案管理工作提供有效的信息資料，對事業(yè)單位的發(fā)展具有很大的作用，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 實現(xiàn)檔案管理信息的數(shù)字化

在進(jìn)行檔案管理的工程中，需要對相關(guān)的信息進(jìn)行有效的數(shù)字化處理，將信息化技術(shù)的作用有效的發(fā)揮出來，利用信息化技術(shù)可以將人事檔案資料內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，提高了檔案資料的準(zhǔn)確性和安全性，同時減少了人力，提高檔案管理工作的效率。事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案資料，在進(jìn)行整理時對比較重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化整合有效的保存下去，避免出現(xiàn)資料損壞和丟失的情況。在信息平臺進(jìn)行檔案資料傳輸?shù)倪^程中，可以對資料進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)化為有效的數(shù)字檔案，為檔案管理工作提供了有力的支持，不斷提高其管理的水平和效率，對事業(yè)單位的發(fā)展具有很大的作用。

2.3 加強人事檔案管理制度建設(shè)

目前檔案管理工作存在很多管理上問題，需要采取有效的措施進(jìn)行改進(jìn)和解決，提高對人事檔案管理制度的建設(shè)，首先需要改變相關(guān)工作人員對人事檔案管理的認(rèn)知，提高對檔案管理工作的重視度，端正對檔案管理工作的態(tài)度。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，需要加強對人事檔案管理制度的建設(shè)，跟進(jìn)社會的發(fā)展腳步，需要相關(guān)的工作人員不斷適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的檔案管理工作，根據(jù)現(xiàn)代社會發(fā)展需求學(xué)習(xí)相應(yīng)的計算機技術(shù)，提高信息技術(shù)將其運用到檔案管理的工作中，可以有效的提高檔案管理的工作效率。人事檔案管理要建立完善的管理制度，對人事檔案管理的工作人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，使其能夠掌握信息技術(shù)，并投入到事業(yè)單位發(fā)展的過程中，對檔案管理工作提供有效的支持，同時在管理的過程中，要嚴(yán)格按照相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)，不斷提高人事檔案管理的信息化水平，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。同時，事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，可以建立人事檔案管理的相關(guān)機制，對工作人員的責(zé)任進(jìn)行有效的明確，并將檔案管理的工作有效的落實到具體責(zé)任人身上，要求嚴(yán)格按照有效的規(guī)范制度進(jìn)行。

3 結(jié)語

總而言之，隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)逐漸得到廣泛的應(yīng)用，事業(yè)單位在發(fā)展的過程中需要不斷的引進(jìn)信息化技術(shù)，逐漸朝著信息化檔案管理的方向發(fā)展。在檔案管理的過程中，要確保人事檔案的準(zhǔn)確度、真實性、安全性，提高對檔案管理的重視度，將檔案管理工作的作用有效的發(fā)揮出來，對事業(yè)單位的發(fā)展具有很大的作用，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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