淺議城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)

摘 要：信息化建設(shè)是城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理的必由之路?，F(xiàn)如今，科技快速發(fā)展，信息化、全球化逐漸普及開來，倘若沒有足夠完善的信息化建設(shè)，檔案管理工作必將被時代所拋棄和淘汰，在城鄉(xiāng)建設(shè)中為整體發(fā)展拖后腿。因此，各地的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理工作者，都應(yīng)當有強烈的危機意識，以及面對工作時所應(yīng)抱有的創(chuàng)新意識，如此一來，才能夠在迅速發(fā)展的時代浪潮中找準自己的定位，在檔案管理工作崗位上發(fā)光發(fā)熱，讓檔案管理工作與時代一同進步。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)建設(shè);檔案管理;信息化建設(shè)

1 引言

檔案的本質(zhì)屬性是歷史再現(xiàn)性，同時，檔案也具有知識性、信息性、政治性等其他屬性，檔案的作用不容忽視，它是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。因此，各地檔案管理工作者應(yīng)當重視檔案的作用，在檔案管理工作中秉持著認真、細致、敬業(yè)的原則，細心做好所有檔案管理。但是，大量的實體檔案，終究給檔案的管理和查閱帶來了一定的困難，同時也為使用者帶來了不便。城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。在信息化高速發(fā)展的今天，人們的時間都是很寶貴的，實體化文件和資料，查閱時會花費大量的時間和精力，而經(jīng)過信息化處理后的資料，在保留其原有含義不變的情況下，可以有效的達到快速傳遞、快速查閱的目的，同時，也不影響原有原始文件的保存，因此，城市建設(shè)檔案管理的信息化，勢在必行。

2 城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化的必要性

2.1 改變手工操作繁瑣的現(xiàn)狀

在檔案管理的過程中，大部分檔案管理人員依舊習慣于手工操作。即使是檔案管已經(jīng)設(shè)置了相應(yīng)的電子化信息化管理系統(tǒng)，購入了高效的、先進的檔案管理設(shè)備，大多數(shù)時候，檔案管理人員依舊只是利用他們進行一些簡單的人事檔案記錄，對于許多傳統(tǒng)的檔案文獻，他們依舊習慣于手工完成操作查閱，以及檔案的整理等工作。從一方面來看，這是對檔案館新設(shè)備新系統(tǒng)的一種資源浪費，從另一方面看，也是一種不思進取的表現(xiàn)。時代在改變，也在進步，唯有不斷尋求變化，才能適應(yīng)時代的改變，才能更好的為目標人群提供服務(wù)。因此，檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。

2.2 更好地發(fā)揮檔案價值

城鄉(xiāng)建設(shè)檔案，具有極強的參考和利用價值。對于城建企事業(yè)單位而言，創(chuàng)新是城鄉(xiāng)建設(shè)工作中必不可少的一部分。但是所有的創(chuàng)新工作都是要“站在巨人的肩膀上”，才能更好的完成。此時檔案所發(fā)揮的作用就是巨人的肩膀，為正在進行創(chuàng)新的人們提供前人們所有的經(jīng)驗，以供他們進行參考，進而更好的進行創(chuàng)新工作。檔案管理的信息化建設(shè)可以讓很長的信息能夠更加高效的被調(diào)用，被傳播，能夠讓使用者在使用過程中，大大減少查詢和等待的時間，繼而有效提高工作效率，從而擁有更多的時間投入在實踐創(chuàng)新部分，使得最終完成的成品更加成功，更加完善。

3 城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化策略

3.1 制定城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化總體規(guī)劃

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。對于城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理而言，信息化是一個浩大的工程，而不是一個簡單的工作。因此，對于某一部門，或是對于某一地區(qū)的所有檔案館而言，要進行信息化建設(shè)，首先就應(yīng)當設(shè)計好總體的規(guī)劃，結(jié)合檔案館自身條件及相關(guān)檔案的特點進行個性化設(shè)計，努力在檔案館工作范圍內(nèi)實現(xiàn)最高效的信息化。此外，也要結(jié)合系統(tǒng)的實際應(yīng)用效果，通過一系列測試來探究系統(tǒng)與檔案館的適配度，而后根據(jù)實際需要進行微調(diào)，以求達到最佳使用效果。

以某市立城建檔案館為例，總體規(guī)劃可分為四個部分：一是確立指導(dǎo)思想，以鄧小平理論和三個代表重要思想為指導(dǎo)，大力進行改革;二是確立好信息化建設(shè)的目標和任務(wù)，努力建設(shè)更便捷，更快速的信息化管理體系，進行一系列的變革，引進新的管理系統(tǒng)和軟件，實現(xiàn)紙質(zhì)、電子文件雙套歸檔;三是確定實施和要求，完善各項檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，同時完善檔案資源建設(shè)。此外，也要加強檔案管理團隊建設(shè)，推進業(yè)務(wù)人員能力培訓工作;四是做好相關(guān)的時間安排，爭取所有工作在計劃時間內(nèi)完成。

3.2 建立實用的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息網(wǎng)站

城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息網(wǎng)站是城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理部門在網(wǎng)絡(luò)上為需求者提供的一個信息門戶，目的是需求者能夠更方便的查詢自己所需要的文件和檔案。根據(jù)部門的歸屬，應(yīng)當將城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的管理納入城鄉(xiāng)建設(shè)的管理當中，實現(xiàn)各部門資源共享，讓使用者尋求檔案的過程能夠更加便捷，更加迅速。同時，網(wǎng)站應(yīng)當具有極強的實用性，相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)當優(yōu)化其檢索功能，并及時將電子化、信息化處理過的文獻和檔案在網(wǎng)站上開放查詢，盡量豐富網(wǎng)站的資源，增強網(wǎng)站的實用度。

例如榆林市城建檔案館采用的東軟SEAS綜合檔案管理系統(tǒng)。在引入檔案管理系統(tǒng)前，榆林市城建檔案管理，依舊采用傳統(tǒng)手工管理檔案的方法，檔案采用手工分類和編號，在需要的時候采用人工檢索來查找檔案，不僅僅給檔案的查找造成不便，也造成了檔案資源無法分享的狀況。而東軟SEAS綜合檔案管理系統(tǒng)能夠有效幫助榆林市城建檔案館實現(xiàn)檔案資源最大化的共享和利用，讓檔案利用人員能更加高效地利用檔案，實現(xiàn)檔案管理上和服務(wù)質(zhì)量上的雙贏。東軟檔案管理系統(tǒng)還可以支持榆林檔案館的按規(guī)則批量掛接，自動提取流水號等各種個性化業(yè)務(wù)，同時可以將檔案以電子化形式，通過內(nèi)網(wǎng)實現(xiàn)共享和在線查詢、利用。同時，檔案的查詢和管理人需要有一定的權(quán)限，這也保障了檔案利用的合法性和安全性。

3.3 城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理應(yīng)做到信息化、標準化

對于城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理而言，信息化是一個漫長的過程，在信息化的過程中，應(yīng)當及時根據(jù)實際情況及相關(guān)要求做出相應(yīng)的適當?shù)恼{(diào)整。首先，信息化檔案管理應(yīng)當符合國家標準，與同一級別的檔案館應(yīng)當盡量保持管理模式的一致性，以及文件格式的統(tǒng)一性，以便上級部門能夠更好的進行統(tǒng)一調(diào)度和管理，查詢者也能夠更好的接收和使用相關(guān)電子檔案。同時，檔案館還應(yīng)當結(jié)合自身的特點對檔案管理信息化進行相應(yīng)的個性化設(shè)計，使得檔案的查詢和使用更加便捷。

4 結(jié)語

信息化建設(shè)是時代發(fā)展的需要，各個地區(qū)的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館，都應(yīng)當積極進行檔案管理的信息化建設(shè)，將所有館藏原始信息進行相應(yīng)的信息化處理，同時進行完善的標引、分類等工作，使其在使用過程中便于查詢，且盡可能的保留其原有的形態(tài)，令查閱者能夠最大程度的還原原有的樣子。檔案館的管理人員也應(yīng)積極提高自己的專業(yè)水平素養(yǎng)，積極學習信息化管理的技能，從而更好的完成檔案管理的信息化建設(shè)，與時代接軌，發(fā)揮檔案的作用。

參考文獻

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[2]葛文莉.淺談檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（06）.

作者簡介

王洪利（1974-），男，漢族，吉林德惠人，研究生，中級，吉林省長春市德惠市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案室。