試談信息化時(shí)代學(xué)校如何做好檔案管理工作

摘 要：在信息化技術(shù)的迅速發(fā)展趨勢(shì)下，學(xué)校檔案信息化建設(shè)也被學(xué)校管理者提上日程。本文主要討論在信息化時(shí)代種學(xué)校檔案管理工作存在的管理人員能力不足、設(shè)備落后等問(wèn)題，提出了加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)、完善信息化設(shè)備等策略，希望能夠促進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;學(xué)校檔案管理;管理人員

檔案管理是學(xué)校工作的重要環(huán)節(jié)，其管理水平是衡量學(xué)校整體管理水平的標(biāo)準(zhǔn)。在信息化時(shí)代背景下，許多學(xué)校都開(kāi)始施行檔案信息化管理方式，如何切實(shí)施行該方式成為眾多學(xué)校關(guān)注的重點(diǎn)。

1 當(dāng)前信息化時(shí)代下學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 管理人員能力不足

目前雖然很多學(xué)校開(kāi)始建設(shè)信息化檔案管理模式，但是其對(duì)檔案部門的重視程度依舊不夠。教師、學(xué)生的數(shù)量多，需要管理的檔案數(shù)量大，工作量也大，而部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到檔案工作的重要性，有些學(xué)校甚至不設(shè)立專門的檔案管理人員，把檔案交給基本沒(méi)有學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理知識(shí)的人員來(lái)管理，對(duì)其技能的要求較低，導(dǎo)致管理人員跟不上信息化時(shí)代的發(fā)展，降低學(xué)校檔案信息化管理的進(jìn)程[1]。

1.2 設(shè)備落后

學(xué)校主要的工作是教學(xué)，資金大部分的流向都是教學(xué)資源的引進(jìn)和教學(xué)設(shè)備的完善，很少會(huì)投入檔案管理上。所以，大部分學(xué)校的檔案室空間狹小，保管效果差，檔案管理的設(shè)備也都是徹底不能使用了才會(huì)進(jìn)行更換，設(shè)備得不到與時(shí)俱進(jìn)的更新?lián)Q代，滿足不了信息化時(shí)代的發(fā)展。有的學(xué)校即使更換了也因?yàn)橹贫鹊牟煌晟茖?dǎo)致管理人員的怠慢，不去使用其不適應(yīng)的新機(jī)器，依舊使用老設(shè)備，使新設(shè)備成為擺件。

1.3 檔案資源開(kāi)發(fā)利用不到位

傳統(tǒng)觀念中檔案收集上來(lái)之后管理人員基本只需要好好管理就可以了，這些檔案資源幾乎不會(huì)應(yīng)用在教學(xué)工作中。但是信息化時(shí)代檔案管理需要更加注重檔案袋開(kāi)發(fā)和利用，檔案里面包含著學(xué)生的基本情況和學(xué)習(xí)過(guò)程中的獎(jiǎng)懲記錄，是可以為學(xué)生之后工作提供重要參考價(jià)值的。管理人員將檔案有條理化進(jìn)行分類、組合，使其有序擺放，充分利用檔案資源，可以促進(jìn)很多基本工作的進(jìn)度。

1.4 檔案資源結(jié)構(gòu)不合理

檔案管理工作受傳統(tǒng)紙質(zhì)收集管理方式的影響，重視對(duì)文字信息的收集，檔案里面很少會(huì)設(shè)計(jì)照片、視頻這種資源，檔案組成結(jié)構(gòu)不合理。不少學(xué)校為了推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，加快檔案組成結(jié)構(gòu)合理化發(fā)展，強(qiáng)行舉辦學(xué)生校院級(jí)活動(dòng)對(duì)其進(jìn)行攝影，將產(chǎn)生的音像資源放入檔案中，雖然在一定程度上緩解了檔案資源結(jié)構(gòu)不合理的情況，但是匆忙留下的資源并不能作為學(xué)生成長(zhǎng)的代表性物品，影響學(xué)生的日后發(fā)展。

2 信息化時(shí)代下學(xué)校檔案管理工作的策略

2.1 加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)

學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，引進(jìn)檔案管理相關(guān)專業(yè)的人才，分級(jí)建立專門的檔案管理隊(duì)伍。首先，從校領(lǐng)導(dǎo)思想上重視起學(xué)校檔案部門，對(duì)于檔案管理工作不能敷衍了事，需要摒棄傳統(tǒng)觀念，成立專門的檔案管理隊(duì)伍，引進(jìn)先進(jìn)人才，不能只注重教育。其次，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培養(yǎng)，可以通過(guò)定期組織交流會(huì)、邀請(qǐng)有關(guān)專家到學(xué)校舉辦講座、去其他學(xué)校學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)等方式提高管理人員能力，做好傳統(tǒng)檔案管理模式和信息化管理模式的銜接工作。最后，需要檔案管理人員本身提高管理意識(shí)，不斷提升自己，學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理理念和操作方式，努力加強(qiáng)自身工作積極性，熱愛(ài)檔案管理工作，做好本職工作。例如，某學(xué)校想對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改革，將信息化檔案管理模式劃入管理人員的培訓(xùn)目標(biāo)，分層級(jí)的開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)其檔案管理技能，通過(guò)高強(qiáng)度的培訓(xùn)，管理人員對(duì)信息化檔案管理有了更深層次的理解，能力得到顯著提升，逐漸形成了一支業(yè)務(wù)水平高、信息化技術(shù)強(qiáng)的學(xué)校檔案管理隊(duì)伍，為學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展鞏固率基礎(chǔ)[2]。

2.2 完善信息化設(shè)備

針對(duì)學(xué)校信息化設(shè)備落后的問(wèn)題，學(xué)校資金在分配時(shí)需要加大檔案管理在其中的比例，讓信息化設(shè)備得以完善。想要把學(xué)校檔案管理信息化除了管理人員的能力最重要且最不可缺少的支撐就是信息化設(shè)備，學(xué)校應(yīng)該積極向有關(guān)部門申請(qǐng)完善信息化設(shè)備的經(jīng)費(fèi)，擴(kuò)大檔案室面積，改善其保管條件。對(duì)此，政府相關(guān)部門需要重視學(xué)校檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，和學(xué)校保持及時(shí)有效的溝通交流，給予一定的政策、資金支持，幫助學(xué)校完善檔案管理所需要的設(shè)備。例如，青島市教育局以“檔案管理全面實(shí)現(xiàn)信息化”為目標(biāo)，實(shí)地查看當(dāng)?shù)貙W(xué)校檔案室里的設(shè)備并進(jìn)行記錄，針對(duì)設(shè)備落后的問(wèn)題，和相關(guān)學(xué)校溝通以后，累計(jì)投入資金300余萬(wàn)元。通過(guò)政府組織“檔案+互聯(lián)網(wǎng)”的合作，由檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)檔案整合，在全市3個(gè)區(qū)市三十多所學(xué)校近七百個(gè)班級(jí)率先開(kāi)展信息化檔案管理，覆蓋三萬(wàn)多名師生，這種方式以較小的資金投入，獲得了明顯的效果，不僅完善信息化設(shè)備，還促進(jìn)學(xué)校信息化檔案管理的發(fā)展，為其他地區(qū)提供了示范性的作用。

2.3 強(qiáng)化對(duì)檔案資源的利用

學(xué)校檔案是對(duì)以往的記錄總結(jié)，不應(yīng)該只一直保管在檔案室中，而是要發(fā)揮出其記錄總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)作用，讓之后的工作更加順利。學(xué)校需要完善相應(yīng)的檔案管理制度，注重檔案的收集工作，科學(xué)合理的開(kāi)展檔案收集與整合，保證檔案資源的完整。信息化時(shí)代便于檔案資源的管理，學(xué)校要重視其對(duì)檔案資源利用的影響，擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛，根據(jù)實(shí)際需要在教學(xué)過(guò)程中根據(jù)檔案資源制定相關(guān)計(jì)劃，推出更加符合實(shí)際的處理方式，擴(kuò)大學(xué)長(zhǎng)檔案部門的影響力，促進(jìn)教育水平的提高，讓更多人注意到檔案資源的重要性和可利用處，使檔案資源擺脫擺設(shè)標(biāo)簽，真正的“活起來(lái)”。例如，某學(xué)校在實(shí)習(xí)教師的培訓(xùn)上重視到教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的作用，從檔案室調(diào)動(dòng)教學(xué)檔案，利用以往教育工作者們?cè)诮虒W(xué)過(guò)程中留下的文字、圖像等有價(jià)值的教學(xué)記錄，給實(shí)習(xí)教師提供參考，因其本身記錄的科學(xué)合理性，讓實(shí)習(xí)教師在教學(xué)中有了很好的參考依據(jù)，吸收了前人的經(jīng)驗(yàn)，有針對(duì)性的調(diào)整自己的教學(xué)計(jì)劃，改進(jìn)自我教學(xué)設(shè)計(jì)當(dāng)中的不足之處，促進(jìn)實(shí)習(xí)教師的成長(zhǎng)，為以后的教學(xué)效果提供保障。

2.4 循序漸進(jìn)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

目前，學(xué)校檔案信息化管理還只是一個(gè)趨勢(shì)，所以，相關(guān)人員要避免急于求成，需要認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。每個(gè)學(xué)校都需要結(jié)合自身情況，自身所擁有的人力、財(cái)力、物力，來(lái)制定檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。如果學(xué)校資源支持的情況下就可以快速建設(shè)檔案信息化管理，然后穩(wěn)固的促進(jìn)其轉(zhuǎn)變;如果學(xué)校資源不允許，那么管理者也不需要焦慮，可以申請(qǐng)相關(guān)經(jīng)費(fèi)，然后制定計(jì)劃，實(shí)行分點(diǎn)建設(shè)措施。例如，一學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在面對(duì)外界檔案信息化建設(shè)的熱潮時(shí)，不急不躁的認(rèn)真分析了自身學(xué)校的情形，認(rèn)為學(xué)校不能在短時(shí)間內(nèi)就建好，所以，其決定首先把傳統(tǒng)的檔案檢索方式進(jìn)行改變，在管理人員中推行使用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)檢索方法，然后，逐步開(kāi)展其他檔案數(shù)字化加工工作，循序漸進(jìn)地實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式向信息化轉(zhuǎn)變。這種方式也可以讓相關(guān)管理人員有足夠的時(shí)間適應(yīng)、學(xué)習(xí)，不至于面臨新技術(shù)時(shí)會(huì)手足無(wú)措。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，檔案信息化管理更利于學(xué)校對(duì)檔案資源的使用，提高檔案管理本身的質(zhì)量，所以，需要注重對(duì)信息化技術(shù)再檔案管理中的應(yīng)用。此外，學(xué)校在重視檔案信息化管理的同時(shí)也要重視檔案部門管理人員的能力發(fā)展。盡可能快的全面實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展，

參考文獻(xiàn)

[1]李英.高校人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2019（28）：128+130.

[2]李艷芳.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)研究[J].延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，32（06）：37-38.

作者簡(jiǎn)介

賈佳（1984-），女，山東濱州人，本科，中小學(xué)檔案管理方向。