新時期加強事業(yè)單位檔案管理安全工作的思考

張琳琳?王海英

摘 要：社會的發(fā)展進步和信息化時代的到來，促使事業(yè)單位也逐漸更新了管理模式，更趨于自動化和現(xiàn)代化。這從一定程度上提高了工作效率，為檔案管理提供了便利，也讓事業(yè)單位與時俱進。為保證事業(yè)單位各項工作的順利進行，事業(yè)單位檔案管理人員要積極學習現(xiàn)代化的檔案管理方法，也要學習如何運用當前信息化、自動化的管理模式來加強單位檔案管理的安全工作。本文將對檔案管理的安全問題做詳細闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;管理措施

檔案是事業(yè)單位一項基礎(chǔ)性的重要工作，體現(xiàn)了各機關(guān)單位的成長與發(fā)展歷程，是全部重要活動的真實記錄和重要的信息資源以及經(jīng)驗財富，為保證事業(yè)單位各項工作的順利展開，為記錄事業(yè)單位發(fā)展和變化軌跡提供便利。因此，檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要環(huán)節(jié)，它對其產(chǎn)生重要影響的同時，也是提高績效，實現(xiàn)科學管理的重要保證。

1 檔案管理工作存在的意義

1.1 便于資料查詢

事業(yè)單位真實地運營情況是通過其檔案管理水平來反映的，它一方面為單位查詢資料提供依據(jù)，一方面為職工與單位的合法權(quán)益提供憑證。也是提高事業(yè)單位管理質(zhì)量的利器，是發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位在發(fā)展過程出現(xiàn)的問題的標尺。

1.2 促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展

在事業(yè)單位管理工作中有部分工作會以檔案為依據(jù)作為參考，而完整的、真實有效的記錄本單位的發(fā)展歷史，為各公務(wù)人員對適應(yīng)自己的崗位工作內(nèi)容提供有價值的參考信息，也從一方面促進了事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

1.3 檔案的特殊性

檔案本身具備一定的政治及其他價值，尤其針對政府和事業(yè)單位，為減少政治事件的發(fā)生，檔案管理的安全性不可忽視。

2 影響檔案管理安全的因素

2.1 事業(yè)單位內(nèi)部因素

首先是對檔案管理工作的忽視，忽視檔案材料也是機關(guān)事業(yè)單位的重要信息資源。其次是管理體制不完善，促使檔案管理員無章可循。再者檔案管理的硬件設(shè)施也體現(xiàn)出了檔案管理機制的不完善。尤其是預警機制，在檔案遭遇安全性問題時，不能及時備份。以及所使用的信息管理軟件若存在漏洞都會直接影響到檔案管理安全。隨著信息化發(fā)展，辦公自動、電子文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生了巨大變化。如若檔案安全管理機制的建立不完善或檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高，都會直接影響到事業(yè)單位的檔案管理安全[1]。

2.2 社會因素

當前，針對檔案安全的法律法規(guī)不夠健全，涉及檔案管理相關(guān)管理工作的細枝末節(jié)沒有明確的法律解釋，這也為一些不法分子實施偷盜檔案形成了可乘之機。其次，由于對《檔案法》了解的缺失，所以難以對檔案的安全形成足夠的重視。除人為因素外，還有不可抗力的因素影響著檔案的安全管理，例如戰(zhàn)爭、失火等。

2.3 自然因素

天災對檔案管理安全的影響也是存在的，其中包括地震、狂風暴雨等自然因素，由于人為無法完全干預，因此這一因素對檔案的危害是爆發(fā)性、不可逆的，造成的損失也是最大的。

3 加強檔案管理安全的有效措施

3.1 加強檔案安全管理的物理防護

針對事業(yè)單位檔案安全管理而言，首要考慮的因素就是物理防護，這其中包括檔案的存放設(shè)備以及檔案室的選擇。為有效落實檔案存放的安全性，要在檔案室做安全評估后方可投入使用。其中需要重點對檔案室對防火、防盜性能以及其濕度、溫度情況進行檢測。同時為確保檔案安全把握好以下幾點：一是需加強檔案室的管理，配備專業(yè)的檔案專管員;二是重視檔案的存放，根據(jù)檔案的門、時間保管期限等進行分類存放;三是高度重視檔案流動過程中的安全保護，對于借閱檔、或其他原因?qū)n案調(diào)離檔案室的情況，都應(yīng)該嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理借閱手續(xù)，以免檔案丟失[2]。電子化信息化為檔案管理工作帶來便利的同時，也帶來了風險。力求“不是跟密”的前提下，積極做好電子檔案的保密工作。要重視事業(yè)單位檔案管理部門所用的計算機，及相關(guān)電子設(shè)備的安全性，其中需重點對檔案管理人員所使用的相關(guān)信息管理軟件的安全性做有效測試。

3.2 加強檔案安全管理的人為防護

隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)化水平也得以提升，因此要著重對以下幾個方面進行防護：一是檔案管理人員要充分了解檔案的價值所在及其重要性。具備較強的保密意識，也要明白檔案泄露后的嚴重后果以及其泄密后需要擔負的責任。二是將檔案管理的責任落實到人，依照相關(guān)工作管理規(guī)范對其進行考核[3]。三是構(gòu)建專業(yè)化信息安全管理團隊，錄用具有專業(yè)學習檔案管理的人員，同時具備較高水平的計算機操作和應(yīng)用能力。

3.3 加強檔案安全管理的技術(shù)防護

要積極利用先進的信息技術(shù)構(gòu)建合理有效的防御系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等。為保障檔案的安全性，要從根本上抓起，首先在檔案接收之初就要做有效的安全審查，在具體存儲工作中做好病毒查殺，以及相關(guān)備份工作。合理設(shè)置檔案資料的保存環(huán)境，U盤、光盤等的存儲要符合規(guī)定。對于一部分共享的檔案資料也要做好安全審查，不可掉以輕心，要有效利用科學信息化手段貫穿檔案安全管理的整個過程。另外，針對外部電子設(shè)備存儲的檔案，為避免病毒植入管理人員工作計算機，要重點進行安全防護。最后，事業(yè)單位檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理體系的訪問權(quán)限需要合理設(shè)置，避免非法入侵，并且相關(guān)工作人員的具體訪問權(quán)限應(yīng)根據(jù)具體工作內(nèi)容合理化設(shè)置。為避免檔案信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，危害檔案管理安全，相關(guān)技術(shù)人員要定期排查網(wǎng)絡(luò)異常情況，及時優(yōu)化調(diào)整。

4 結(jié)語

總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源，加強檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同課題。各有關(guān)部門都該引起重視。隨著技術(shù)和經(jīng)濟發(fā)展，要改變和提高檔案管理工作的方式和水平。積極解決事業(yè)單位中面對檔案管理工作中出現(xiàn)的一切問題。并不斷建設(shè)完善管理體制，提供更有利的檔案保管條件，從多方面加強事業(yè)單位的檔案管理安全。同時使檔案管理工作更好地服務(wù)于事業(yè)單位，促使事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，跟上未來世界發(fā)展的步伐。

參考文獻

[1]王亮.如何提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平[J].中國管理信息化，2016（02）.

[2]王鐵春.如何做好檔案保管與利用過程中的安全與保密工作[J].蘭臺世界，2014（S5）：85-86.

[3]張雪艷.檔案管理科學化探究[J]蘭臺世界，2007（6）.