運用質(zhì)量管理理念指導科研產(chǎn)品檔案歸檔工作

賈鵬林

摘 要：近幾年隨著全球化競爭日益激烈，對科研院所的科研能力、質(zhì)量管理、服務等方面提出了更高的要求。質(zhì)量管理體系的有效運行能夠確保科研項目按進度完成，科研產(chǎn)品檔案應按照質(zhì)量管理體系要求進行檔案的收集、整理工作，這樣可以完善檔案管理方法，有效提高檔案管理質(zhì)量。

關鍵詞：科研項目;質(zhì)量管理體系;科研產(chǎn)品檔案

1 質(zhì)量管理體系及其過程

近幾年隨著全球化競爭日益激烈，對科研院所的科研能力、質(zhì)量管理、服務等方面提出了更高的要求。項目管理水平的高低直接影響了項目質(zhì)量的好壞，更是成為制約我所發(fā)展與成長的重要因素，因此在項目管理中運用質(zhì)量管理體系是科學的、有必要的。

根據(jù)GB/T 19001-2016《質(zhì)量管理體系要求》和GJB 9001C-2017《質(zhì)量管理體系要求》編制我所的質(zhì)量管理體系，文件包括：質(zhì)量手冊、程序文件、第三層次文件（管理規(guī)定、作業(yè)文件、技術標準）。質(zhì)量管理體系包括了策劃過程、支持和運行過程、績效評價過程、改進過程，為確保這些過程受控并有效運行，制定了一系列程序文件，作為過程運行所需的準則和方法。運用過程方法和基于風險的管控及其持續(xù)改進的過程，可以提高顧客及其它相關方滿意度和適用法律法規(guī)的產(chǎn)品和服務。

2 科研產(chǎn)品檔案管理規(guī)定

質(zhì)量管理體系的有效運行能夠確?？蒲许椖堪催M度完成，提升項目質(zhì)量[1]。質(zhì)量管理體系貫穿產(chǎn)品實現(xiàn)的全過程，在過程控制中，伴隨著具體的項目實施，會產(chǎn)生大量科研產(chǎn)品檔案，科研產(chǎn)品檔案是在科研產(chǎn)品文件中具有保存價值并已完成歸檔保存的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。科研產(chǎn)品檔案在質(zhì)量管理體系建設中發(fā)揮著重要的憑證作用，因此我所對科研產(chǎn)品檔案管理形成正確的認識，充分發(fā)揮其憑證作用，為質(zhì)量管理體系建設提供有力的支持[2]。

檔案中心根據(jù)質(zhì)量過程控制要求，編制了《科研產(chǎn)品檔案管理規(guī)定》，明確了部門職責、歸檔范圍、歸檔要求、歸檔程序、檔案的整理和保管、檔案的利用管理等內(nèi)容，對檔案實行更有效的控制。

歸檔程序中明確了歸檔管理節(jié)點，分為：1）階段歸檔：按照科研產(chǎn)品項目研制生產(chǎn)過程中任務確定、方案評審、設計評審、出所檢驗，采購、外包等階段節(jié)點產(chǎn)生的文件資料進行收集整理;2）歸檔驗收：科研產(chǎn)品項目完成項目驗收、移交、鑒定，完成科研產(chǎn)品檔案的齊套性確認及驗收;3）補充歸檔：完成項目移交、鑒定或定型后，完成本階段產(chǎn)生的科研產(chǎn)品檔案的補充性歸檔。將歸檔工作由事后收集、整理轉(zhuǎn)變按階段進行收集、整理，可保證科研產(chǎn)品檔案的完整性、齊套性以及溯源性和傳承性，提升科研產(chǎn)品檔案的質(zhì)量，為后期科研產(chǎn)品檔案的保管以及利用打下了良好的基礎[3]，所以運用質(zhì)量管理理念指導科研產(chǎn)品檔案收集、整理、歸檔工作是非常必要的。

3 運用質(zhì)量管理理念指導科研產(chǎn)品檔案歸檔工作

階段歸檔：研制產(chǎn)品一般包括任務確定、方案設計、工程研制、設計定型及生產(chǎn)定型五大階段，系統(tǒng)集成類項目一般包括任務確定、方案設計、聯(lián)調(diào)聯(lián)試、出所檢驗、現(xiàn)場安裝調(diào)試、交付驗收等階段，其中任務確定階段按《任務確定階段控制程序》的工作流程展開，方案設計、聯(lián)調(diào)聯(lián)試、出所檢驗、現(xiàn)場安裝調(diào)試、交付驗收按《項目策劃控制程序》《產(chǎn)品研制過程控制程序》的工作流程展開;生產(chǎn)產(chǎn)品一般按《產(chǎn)品生產(chǎn)過程控制程序》的工作流程展開。

3.1 任務確定階段

根據(jù)顧客招標、立項論證或情況，市場部門組織召開項目投標或立項啟動的首次會議，確定項目代號，制定此階段的工作計劃，明確投標和立項論證過程中應形成的各類文件。重大項目或500萬元以上的項目，需要對《投標書》或《可行性論證報告》進行評審，形成《任務確定階段文件評審報告》。在市場部門任務交接前需要檔案中心簽字確認此階段的文件歸檔齊套才能轉(zhuǎn)入下一個階段。

3.2 策劃階段

科研生產(chǎn)處下達工程令號，任命項目設計師系統(tǒng)成員，明確設計和開發(fā)人員的職責和權限，以及負責收集、整理此項目的檔案主管。完成任務交接后，科研生產(chǎn)處組織進行項目策劃，劃分研制生產(chǎn)階段，確定各階段的評審、驗證和確認活動。根據(jù)《技術文件與設計文件簽署規(guī)定》，結(jié)合項目特點，對項目科技文檔實施策劃，確定為實現(xiàn)過程所必需的文件和資料要求，做出規(guī)定。策劃輸出的文件按其簽署規(guī)定批準后生效。歸檔前的文件由標準化師核對文件的內(nèi)容及格式，并且簽署完整才能歸檔。檔案主管按照此階段應產(chǎn)生的文件進行核對齊套性、完整性檢查。

3.3 產(chǎn)品從設計開發(fā)至交付前的階段

項目策劃，執(zhí)行《項目策劃控制程序》;方案設計，對設計和開發(fā)輸入進行評審，形成設計和開發(fā)輸入評審表，需要進行專題研究支持方案設計時，編制專題研究報告，項目總師根據(jù)要求形成此階段得研制方案、結(jié)構(gòu)設計報告等技術文檔。研制方案等文檔通過評審并齊套歸檔;技術設計，根據(jù)研制方案以及合同和技術協(xié)議等要求，完成技術設計，技術設計方案（或?qū)嵤┓桨福┑任臋n通過評審并齊套歸檔。加工過程，執(zhí)行《產(chǎn)品生產(chǎn)過程控制程序》，加工的圖紙和文件從檔案中心提取。按照項目《研制計劃》劃分的階段，完成方案評審、設計評審、設計定型之后，檔案中心督導相關研制生產(chǎn)單位，完成此過程各個階段科研產(chǎn)品文件的歸檔。檔案中心確認已完成標準化大綱規(guī)定的出所檢驗前各階段技術文件和設計文件歸檔后，方可出所檢驗。技術文件和設計文件按照程序文件的相關要求進行編制、簽署，應協(xié)調(diào)一致，現(xiàn)行有效。

3.4 交付階段

產(chǎn)品出所檢驗合格，完成產(chǎn)品質(zhì)量評審進入交付階段。用戶驗收或交付用戶的文件及軟件產(chǎn)品，均從檔案中心提取。用戶驗收文件（如鑒定/驗收意見及會議紀要等）隨此階段產(chǎn)生的技術文件和設計文件一并歸檔。合同中規(guī)定有使用和維護培訓要求時，保存培訓記錄隨技術文件一并歸檔。辦理移交時，相關移交文件及雙方簽字的移交清單要歸檔。完成初步移交后，檔案中心確認項目驗收/初步移交階段文件歸檔齊套性才能進行產(chǎn)品交接。

歸檔驗收：研制與生產(chǎn)項目完成驗收/初步移交后，進行文件齊套性檢查，文件材料的質(zhì)量檢查，賬物一致，符合齊套歸檔要求，形成《項目歸檔齊套確認單》《項目簡介》。齊套的科研生產(chǎn)項目文件，應由形成完整配置的電子文件、光盤電子文件（含：軟件產(chǎn)品環(huán)境和外來文等），以及其他紙質(zhì)文件（含：檢驗記錄、測試記錄、環(huán)境試驗記錄、評審意見、外來文件等）共同組成。

補充歸檔：正式移交或鑒定、定型后，完成移交或鑒定、定型相關文件的補充性歸檔，并確保交付產(chǎn)品與歸檔文件的一致性。

綜上所述，質(zhì)量管理體系中的有關程序中都對項目檔案的歸檔及利用提出了要求，并且任務確定階段、出所檢驗階段、交付驗收階段都需要檔案中心確認，此階段技術文件和設計文件的齊套性，完整性才能進入下一階段，質(zhì)量管理與檔案管理有機結(jié)合，并把檔案管理融入了項目管理中，可以減少后期的整理工作量，同時也能夠保證科研產(chǎn)品檔案的質(zhì)量。運用質(zhì)量管理理念指導科研產(chǎn)品的歸檔工作，可以提升科研產(chǎn)品檔案的收集、整理能力，提高歸檔及時率、完整率;有助于加強項目組成員歸檔意識。有效保護和利用檔案，為全所各項工作提供服務。

參考文獻

[1]王意，周強，關毅鵬.質(zhì)量管理體系在科研院所項目質(zhì)量管理中的實踐研究[J].項目管理技術，2015年4月第13卷第4期.92-95.

[2]齊銣.科技檔案在質(zhì)量管理體系中的憑證作用探析[J].機電兵船檔案，2017年第5期.68-69.

[3]么甜甜，左瑛，林晨，趙航，張家怡.運用企業(yè)質(zhì)量管理體系深化科技檔案的積累[J].中國檔案，2017年12期.38-39.