如何進行檔案管理的過程控制

孫寧

摘 要：企業(yè)檔案在企業(yè)的各項活動中日益發(fā)揮重要作用，企業(yè)檔案管理，貫穿在企業(yè)生產經(jīng)營活動的全過程，伴隨企業(yè)的發(fā)展，各種外部環(huán)境的不斷變化，檔案管理的全過程控制尤為重要，重視并實施嚴格的過程控制，必將對推動企業(yè)檔案的科學化管理起到關鍵作用。

關鍵詞：過程控制;頂層設計;積累;保管利用

企業(yè)檔案管理，貫穿在企業(yè)生產經(jīng)營活動的全過程，伴隨著企業(yè)創(chuàng)始與發(fā)展，過程控制如何，決定著企業(yè)檔案的質量，關系著企業(yè)檔案管理的水平。必須高度重視過程控制，以嚴格的過程控制，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，提高企業(yè)檔案管理科學化水平。

1 堅持頂層設計，科學規(guī)劃企業(yè)檔案管理過程控制

按照文件檔案生命周期理論，文件自形成到銷毀或者保存是一個完整的生命周期，可劃分為現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行階段，從檔案管理角度看就是檔案的形成、收集整理、保管利用三個階段。文件在不同階段的價值形態(tài)決定著管理部門和服務對象的不同，檔案管理也承擔著不同的任務，分別由不同崗位、人員來實現(xiàn)。

要保證檔案的質量，實現(xiàn)檔案安全保管和高效利用，就要科學規(guī)劃企業(yè)檔案管理過程，堅持嚴格過程控制，注重三個階段的程序要求和監(jiān)督指導，實現(xiàn)全過程的無縫隙控制，以規(guī)范化實現(xiàn)管理科學化。

要做到檔案管理的科學規(guī)劃，企業(yè)首先應具備管理體系基礎，設立檔案館、室的組織機構，配備專兼職檔案人員并明確職責，構建起完善的檔案管理體系網(wǎng)絡。要制定符合企業(yè)管理要求的檔案制度，做好檔案工作的規(guī)劃和計劃，使檔案管理任務有目標、有計劃并有制度做保障。

檔案的管理過程往往被認為自檔案的收集階段開始，文件的形成、積累階段的管理常被忽視，使得檔案的合法性和完整性缺乏控制。要實現(xiàn)檔案管理的科學化和規(guī)范化必須具備“前端”管理意識，在文件形成和積累階段形成制度約束確保文件原始狀態(tài)的管理有人負責;文件的收集、整理過程是檔案工作的基礎業(yè)務環(huán)節(jié)，是檔案能否提供準確、高效利用的基礎，需要嚴謹和細致的過程管理，要做到有時間限制和質量要求，強化考核和督導，才能確保檔案的收集全面和整理規(guī)范;檔案的保管利用階段，重點是解決檔案的安全保管與高效利用問題，要以完備、安全的硬件設施和多種利用方式和手段來實現(xiàn)。

檔案管理的科學規(guī)劃還需要建立考核和監(jiān)督機制。就日照港為例，通過實行年度考核和達標升級相結合的檔案考核模式，加強了對檔案組織建設、基礎業(yè)務流程、硬件設施配備、檔案開發(fā)利用等重點環(huán)節(jié)的管理控制，檔案管理的標準化和規(guī)范程度得到大幅度提升。

2 嚴格形成積累控制，確保文件材料準確完整

文件形成積累階段的控制，主要是文件材料的準確性和完整性問題。準確性，是要求文件按照法定程序形成，保證其具有特定的法律效力。完整性，是要求文件各個部分統(tǒng)一為一個整體，保證其內容的完整和形式的完整。這兩項任務，主要由業(yè)務人員來承擔，離檔案部門較遠，人員檔案意識薄弱，控制難度最大。

針對這一實際，應注重加強制度約束和相關人員檔案管理意識的培養(yǎng)。要按照業(yè)務部門工作性質的不同，體現(xiàn)出不同的檔案管理要求。比如文書工作，企業(yè)的文書和檔案管理職能常常分屬兩個部門，企業(yè)中擔負管理職能的部門應該整體協(xié)調，制定出兼顧檔案標準的文件處理制度，要細化到文件形成時的格式、紙張、特別是針對電子文件具有易流失、易更改的特點，做到從源頭進行控制，真正確保電子文件的確實生成、合理運轉、安全保管和有效利用，也可以在企業(yè)中推行文書處理人員同時兼任檔案管理工作的模式。針對文件形成部門和相關人員，還應利用會議、專題講座和檔案知識答卷等方便可行的方式普及檔案管理知識，增強相關人員的檔案知識水平，確保文件形成的準確性、合法性。

企業(yè)管理和業(yè)務工作中會形成不同載體形式的文件，應分別按照檔案管理要求做好積累和保存。像企業(yè)的大型活動、會議、重點工程等大事件的發(fā)生會形成文字、聲像、實物等文件材料，檔案部門要“跟進”業(yè)務活動的開展進程，指導原始材料的積累和保存，做到檔案積累階段的完整性，防止缺失。

檔案形成積累階段的控制還應推行“一個機制”，就是“同步”機制，要建立起布置業(yè)務工作和提出文件檔案管理要求同步，檢查同步，考核同步。特別是面臨企業(yè)重要業(yè)務、科研、工程建設等重點活動的開展時，檔案部門要提前介入隨時跟蹤，確保重要文件的準確性和完整性。以日照港為例，集團檔案館通過對港口建設項目檔案實施前期文件材料積累、管控措施，堅持“四個同步”原則，隨時跟蹤審查項目施工前、中、竣工驗收期間的案卷質量，2019年先后參加各類項目驗收40多次，審核接收各類檔案2000卷，歸檔率100%，準確率達標，順利實施了對重要檔案形成積累階段的過程控制。

正如加拿大著名檔案學者特里·庫克所說，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件將很可能不存在，或至少不可能被鑒定、保存和編目，全過程的有效控制將進一步使檔案管理工作規(guī)范化標準化。

3 嚴格收集整理階段，確保檔案材料齊全系統(tǒng)

檔案的收集整理就是把在各項工作中形成的、散存在各個崗位的文件材料集中起來，并按其形成規(guī)律有機組合排列起來的過程。這一階段目標要求是材料收集的齊全性和材料組合排列的系統(tǒng)性，主要由專、兼職檔案人員來執(zhí)行，檔案人員具有專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，相對于形成積累階段，控制目標較為容易實現(xiàn)，可以建立兩項制度和一個機制。

一是建立各類文件材料歸檔制度，包括明確的歸檔范圍、整理要求和歸檔時間。企業(yè)應根據(jù)業(yè)務特點的不同制定檔案歸檔范圍，側重于具有企業(yè)特色的收集重點，并根據(jù)企業(yè)業(yè)務的發(fā)展及時調整和補充檔案的歸檔范圍。檔案歸檔應強化紙質文件和電子文檔的雙重歸檔模式，電子文件必須經(jīng)鑒定、整理、審核后才可以歸檔，并采用物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式，加密的電子文件歸檔時應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。

整理過程中應遵循檔案內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，合理分類，注重每一處細節(jié)的核對。如文件核對正稿擬發(fā)稿、辦理情況單、印章。會計檔案核對責任人簽名、章印、憑證張數(shù)等。技術資料，進行名稱、目錄、備考表內容的確認，紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號等，整理過程中的細節(jié)控制要到位。

企業(yè)要遵循文件形成規(guī)律、區(qū)分期限、保持有機聯(lián)系的原則準確界定檔案全宗，確保檔案的齊全系統(tǒng)。企業(yè)檔案歸檔時間要根據(jù)檔案類別的不同分別設定，比如企業(yè)在產品開發(fā)、科技創(chuàng)新和技術改造、基建工程中產生的檔案要遵循其連續(xù)性和系統(tǒng)性，周期長的可分階段、單項歸檔。設備購進時要開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。企業(yè)因內部機構變動、職工崗位變化，經(jīng)變更、修改、補充和企業(yè)產權變動過程中形成的文件材料要做到隨時收集歸檔。

二是責任考核制度，要對收集整理過程中涉及的專兼職檔案人員的責任給予明確，分階段進行考核，根據(jù)任務完成情況，落實獎懲措施。

企業(yè)普遍采用年度目標考核的方法進行管理過程控制，檔案管理要納入企業(yè)的整體考核制度中，并明確提出相關崗位和人員應達到的目標，考核項目應按照收集的時間、范圍、歸檔數(shù)量以及案卷質量等要素進行打分考核，利用考核分值確認目標任務的完成情況落實獎懲措施。

三是“一個機制”就是指導監(jiān)督，在收集整理過程中，針對每個崗位進度差異，分別設定不同的指導時點，給予不同的業(yè)務指導。指導過程，其實也是督促過程，督促各崗位按時按要求進行收集整理。

4 嚴格保管利用控制，確保檔案安全高效利用

針對這一階段在檔案部門內部、主要由專職檔案人員承擔的實際，重點應放在強化技術措施上，將制度建設與硬件建設結合起來。一方面建立完善保管利用制度，主要包含檔案的實體安全與涉密安全，制度涵蓋保管利用的各個環(huán)節(jié)，并對每個環(huán)節(jié)提出了明確的程序要求和責任要求。首先是庫房的硬件設施管理必須達標，其次借閱利用環(huán)節(jié)是涉密檔案保管工作的關鍵環(huán)節(jié)，應嚴格遵循檔案借閱規(guī)定進行;要有應對特殊季節(jié)、氣候下的檔案安全措施，應考慮重要檔案備份后的異地保管，防止意外情況的發(fā)生。構建了一個機制就是“定期檢查”，每天檢查庫房，排除安全保管隱患;檢查檔案，排除檔案損毀危險;檢查工作，督促各崗位按時按規(guī)定完成任務。

開發(fā)利用過程的管理控制主要體現(xiàn)在如何根據(jù)自身企業(yè)特點發(fā)揮各類檔案作用。企業(yè)在發(fā)展過程中，對檔案利用會呈現(xiàn)不同階段的需求。檔案室工作人員在做好基礎性編研材料的基礎上應開展有針對性地分析和?調研，了解企業(yè)和職工對檔案的需求開發(fā)檔案材料。如日照港集團編制的《碼頭泊位信息匯編》《住宅土地證信息情況統(tǒng)計》《專業(yè)技術人員職務文件目錄》等匯編資料，為港口的生產建設、員工住房和技術人員職稱管理提供了參考依據(jù)。股份一公司編制的《主要經(jīng)濟技術指標走勢圖》形象展示了公司經(jīng)濟活動面貌。股份三公司根據(jù)散雜貨業(yè)務特點，設備種類多，編制了《設備分類目錄》為不同站隊的技術人員提供利用。

企業(yè)信息技術的普遍應用決定了檔案資源必將走向以網(wǎng)絡利用為主的全新利用模式。企業(yè)檔案室應根據(jù)自身單位特點，在傳統(tǒng)檔案利用的基礎上結合企業(yè)信息化發(fā)展趨勢，利用數(shù)字檔案館和企業(yè)信息網(wǎng)的網(wǎng)絡優(yōu)勢，構建網(wǎng)絡利用平臺，可以建立檔案專題數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化數(shù)字檔案資源體系。通過開展深層次的編研，建立檔案利用服務窗口，開設不同形式的個性化服務欄目，利用人員可隨時登錄企業(yè)的檔案網(wǎng)站查閱經(jīng)授權的檔案信息，實現(xiàn)網(wǎng)絡利用的高效便捷。

5 結束語

綜上所述：伴隨市場經(jīng)濟形勢的變化，企業(yè)面臨更多機遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案管理作為重要基礎性環(huán)節(jié)，要注重做好全過程的有效控制，利用多種方式和手段發(fā)揮檔案資源的最大效能，必將為企業(yè)的發(fā)展壯大發(fā)揮積極作用。