行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及對策管窺

劉繼林

摘 要：在當(dāng)今信息時代的社會背景下，會計檔案的科學(xué)管理具有相當(dāng)重要的現(xiàn)實意義。對行政事業(yè)單位來說，作為單位檔案重要組成部分的會計檔案是管理的最后環(huán)節(jié)，同時也是重要的經(jīng)濟檔案。近年來隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，會計檔案作為行政事業(yè)單位記錄社會經(jīng)濟活動的重要載體，持續(xù)強化對其的管理在當(dāng)前社會新形勢下意義重大。本文將重點分析目前行政事業(yè)單位中的檔案管理存在的現(xiàn)實問題，并就此提出幾點相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;會計檔案管理;對策分析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.039

行政事業(yè)單位是我國的基層管理機構(gòu)，在促進(jìn)我國社會經(jīng)濟發(fā)展和發(fā)揮其公益性價值方面有重要的作用。通過行政事業(yè)單位的會計檔案可以及時有效了解社會各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)展?fàn)顩r，同時這也是了解單位對相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行情況的重要途徑，是記錄企業(yè)事業(yè)單位各項經(jīng)濟活動的資料證據(jù)。

1 行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的主要問題

行政事業(yè)單位會計檔案主要包括單位在財會管理和會計活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告和電子會計資料以及其他會計資料等。由于會計檔案涉及的范圍和涵蓋的內(nèi)容比較廣泛，其檔案類型相對穩(wěn)定，形式多樣，因此與一般的文書、科技檔案的管理相比存在一定的難度，這也導(dǎo)致行政事業(yè)單位的會計檔案管理不可避免地存在一些問題。

會計檔案的保存形式主要有永久保存和定期保存兩種。通常情況下，擁永久保存的檔案不能進(jìn)行銷毀，而定期保存的檔案往往也會根據(jù)檔案的具體情況設(shè)置不同的保管時間[1]。會計檔案除了作為記錄企事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)運行活動的載體，其在揭露事故責(zé)任、打擊經(jīng)濟犯罪，為解決經(jīng)濟活動糾紛提供依據(jù)等方面也有重要用途。正因如此，行政事業(yè)單位才有不斷加強會計檔案管理工作的現(xiàn)實意義。要采取相應(yīng)措施加強對會計檔案的管理力度，首先應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到當(dāng)前行政事業(yè)單位會計檔案管理中存在的具體問題。

1.1 對檔案管理不夠重視

對不少行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員而言，檔案管理常常被認(rèn)為是一項吃力不討好的苦差事。這種認(rèn)知不僅使行政事業(yè)單位檔案管理事務(wù)的相關(guān)人員在思想上對檔案管理缺乏足夠的重視，而且直接導(dǎo)致了會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理脫節(jié)的問題產(chǎn)生。由于對會計檔案管理認(rèn)知不足、不夠重視，許多行政事業(yè)單位也很少會對相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，由此導(dǎo)致會計檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟、經(jīng)驗不足，會計檔案管理工作更是難以做到規(guī)范化、專業(yè)化。此外，還有部分行政事業(yè)單位在實際操作中未能根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和自身實際情況來制定符合本單位的會計檔案管理制度，有的甚至僅僅將會計檔案管理制度作為整個財務(wù)會計制度的一部分。更有些單位即便是制定了制度，但執(zhí)行的情況也一言難盡。

1.2 檔案管理和監(jiān)督機制不完善

隨著計算機化的深入，越來越多的行政事業(yè)單位選擇將會計信息存入到磁性媒介中保存。但由于很多單位還存在著只重視對會計憑證、報表和賬簿等專業(yè)資料歸檔，卻忽視對載有會計資料的磁性介質(zhì)的整理、歸檔工作的現(xiàn)象，由此導(dǎo)致不少行政事業(yè)單位會計檔案不夠完善和齊全，甚至還存在因管理疏忽導(dǎo)致的會計信息丟失問題。此外，有些單位在進(jìn)行會計檔案移交時，不按規(guī)范操作，既無移交清單，也不逐冊清點，甚至不進(jìn)行永久和定期的分類保管，這不僅違反了會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定，更會給后面的檔案管理和查閱帶來很大麻煩。除了以上兩點，行政事業(yè)單位在會計檔案管理中缺少相應(yīng)的監(jiān)督機制，也給個別人員利用會計檔案謀取私利創(chuàng)造了機會，出現(xiàn)檔案造假等現(xiàn)象，令行政事業(yè)單位的公益性質(zhì)大打折扣。

2 解決會計檔案管理現(xiàn)實問題的對策分析

2.1 完善會計檔案管理機制

行政事業(yè)單位可以根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際情況，建立和健全一套完善的會計檔案管理制度。完善的會計檔案管理制度是提升檔案管理水平的首要措施，既可以有效提升會計信息的質(zhì)量，同時也可以幫助行政事業(yè)單位更好地規(guī)避風(fēng)險。首先，行政事業(yè)單位要全面優(yōu)化會計檔案管理的規(guī)范和流程，制定具有可操作性的檔案管理制度;其次，要提高對會計檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)力度，使他們熟練掌握專業(yè)知識，提升其檔案管理水平。此外，對會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)考核也應(yīng)得到重視，盡可能使培訓(xùn)結(jié)果、工作水平和人員的個人利益相掛鉤，以此來促使檔案管理人員積極主動提高業(yè)務(wù)能力。

2.2 加強對會計檔案管理的監(jiān)督力度

加強監(jiān)督管理是提升行政事業(yè)單位會計檔案管理水平的又一個重要舉措。行政事業(yè)單位的管理人員需要對本單位的會計檔案管理工作給予足夠的重視和合理的監(jiān)督管理，通過建立完善的監(jiān)督機制確保檔案管理中的立卷、歸檔、保存和查閱、銷毀等各環(huán)節(jié)都能做到有序規(guī)范[2]。通過本單位管理層對會計檔案中的重點內(nèi)容的監(jiān)督檢查，或者借助廣大群眾的監(jiān)督舉報對檔案管理人員形成督促，也可以幫助檔案管理部門形成良好的專業(yè)氛圍。

2.3 加大檔案管理的經(jīng)費支持

加大對會計檔案管理工作的經(jīng)費支持，包含了軟硬件兩個方面。硬件主要指的是檔案管理環(huán)境和檔案資料陳列架的檢查維修等，軟件主要指會計檔案資料中的數(shù)據(jù)保護(hù)。有了經(jīng)費支持，同時還需要管理人員對經(jīng)費的使用有明確的規(guī)定，避免各種以公謀私、亂用經(jīng)費等現(xiàn)象出現(xiàn)。

3 結(jié)束語

綜上所述，加強行政事業(yè)單位的會計檔案管理是當(dāng)前行政事業(yè)單位良性發(fā)展、更好地為社會大眾服務(wù)的必需舉措。只有自身的業(yè)務(wù)水平有了提升，行政事業(yè)單位的會計檔案管理工作才能得到廣泛的認(rèn)可。

參考文獻(xiàn)

[1]鮑穎.行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及對策[J].信息周刊，2019，000（002）：0196-0196.

[2]楊文芳.行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及對策[J].環(huán)球市場，2019，000（006）：89-89.