納米真空互聯(lián)實驗站檔案管理

芮芳 陸曉鳴 繆琪

摘 要：納米真空互聯(lián)實驗站檔案管理工作是工程建設(shè)過程中重要組成部分，因此加強檔案管理對于保障工程項目的順利發(fā)展以及后續(xù)檔案的利用十分必要。本文針對納米真空互聯(lián)實驗站（小型驗證裝置）檔案管理做出總結(jié)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;納米真空互聯(lián)實驗站;總結(jié)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.023

1 納米真空互聯(lián)實驗站項目概況

納米真空互聯(lián)實驗站“小型驗證裝置”是“納米科技真空互聯(lián)綜合實驗裝置”總體項目的前期驗證項目。納米科技真空互聯(lián)綜合實驗裝置瞄準(zhǔn)申報國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施（簡稱大科學(xué)裝置），規(guī)劃了500米長的超高真空互聯(lián)管道，預(yù)計對接100多臺套大型真空設(shè)備，總概算18億人民幣。

在江蘇省、蘇州市、蘇州工業(yè)園區(qū)各級政府、以及中國科學(xué)院的大力支持下，于2014年立項，2016年破土動工，并于2019年6月通過驗收。實驗站一期項目經(jīng)過5年的建設(shè)，完成了91米的超高真空互聯(lián)系統(tǒng)，對接20余臺大型設(shè)備，初步建成集材料生長、器件工藝、測試分析于一體的小型驗證研發(fā)平臺。

2 建立健全的管理機制，明確歸檔原則和流程

1）建立責(zé)任體系，落實檔案職責(zé)。納米真空互聯(lián)實驗站工程建設(shè)在項目組織上實行所與工程項目共同管理，全所一盤棋，所的管理支撐部門根據(jù)項目要求投入并分擔(dān)工程相關(guān)工作，形成工程管理任務(wù)與職能管理專業(yè)的兩維矩陣。在這樣的組織框架下，建立起明確的責(zé)任制體系十分必要，將每份檔案材料的收集歸檔責(zé)任落實到人，使工程檔案參與人都明確各自的檔案職責(zé)，以此保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

納米真空互聯(lián)實驗站工程的檔案工作責(zé)任制體系于2017年初就基本建立起來工程副總指揮作為工程檔案負(fù)責(zé)人，參與并了解工程立項全過程的籌建納米真空互聯(lián)實驗站規(guī)劃辦的負(fù)責(zé)人為顧問，協(xié)助指揮部抓前期管理檔案工作。工程辦公室是納米真空互聯(lián)實驗站工程檔案管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工程內(nèi)部的檔案工作及進度。所綜合檔案室從檔案業(yè)務(wù)角度全力投入納米真空互聯(lián)實驗站工程檔案工作，協(xié)助工程辦公室落實和推進，同時考慮到本項目屬于所三期工程距離所距離較遠(yuǎn)且為了方便檔案收集及后續(xù)利用特設(shè)檔案管理點。定期指導(dǎo)、審核工程辦接收預(yù)立卷材料等，并及時對歸檔工作提出建設(shè)性的意見。各平臺、系統(tǒng)及設(shè)備管理層是工程檔案產(chǎn)生和預(yù)立卷的第一責(zé)任方，都確定了各級檔案責(zé)任人，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使檔案室能及時了解和跟蹤資料的收集情況，從歸檔角度及時發(fā)現(xiàn)問題，及時予以糾正。如此，在管理層面做到職責(zé)明確、層層推進。

2）明確歸檔原則，制定清晰的歸檔流程。為了達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案工作要求，實現(xiàn)工程與管理兩不誤的目標(biāo)，根納米真空互聯(lián)實驗站的特點，明確了以下歸檔原則：

檔案資料收集與工程建設(shè)同步的原則：工程項目經(jīng)過前期調(diào)研、論證、地方立項、建設(shè)以及建成后的設(shè)備運行、升級改造和后續(xù)各平臺的功能擴展，為了檔案的系統(tǒng)和完整，歸檔工作必須做到同步開展。

工程檔案為技術(shù)人員使用的原則：檔案資料不僅是為了真實完整的記錄工程立項和建設(shè)歷程，更是今后運行和后續(xù)建設(shè)的依據(jù)和參考，使歸檔的資料真正成為資源庫，為技術(shù)人員便捷、準(zhǔn)確地利用，是工程檔案工作的重要原則。

歸檔流程清晰，逐級管理的原則：納米真空互聯(lián)實驗站工程設(shè)有3個平臺、6條真空管線、20多個系統(tǒng)，涉及多家參建參研單位和上百家供應(yīng)商，建立統(tǒng)一并且分級控制的管理體系、清晰明了的歸檔流程是確保檔案工作順利完成的前提。納米真空互聯(lián)實驗站工程檔案工作由工程副總指揮統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，工程辦公室協(xié)調(diào)落實;平臺和系統(tǒng)負(fù)責(zé)人為各自承擔(dān)部分的檔案負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)工程檔案的收集、分類、組卷、整理、驗收和移交;所綜合檔案室負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)，接收符合歸檔條件的檔案。

3 制定完善的規(guī)章制度和技術(shù)規(guī)范

納米真空互聯(lián)實驗站工程是由江蘇省、中國科學(xué)院、蘇州市和蘇州工業(yè)園區(qū)共同投資的工程項目，所以工程的檔案根據(jù)江蘇省檔案局、蘇州市檔案局、中國科學(xué)院辦公廳對國家重點建設(shè)項目檔案工作的要求，結(jié)合納米真空互聯(lián)實驗站工程的專業(yè)特點，制定了一系列納米真空互聯(lián)實驗站工程檔案管理規(guī)范，并在執(zhí)行過程中作進一步的修改和完善。

1）建章立制，及時下達(dá)歸檔指導(dǎo)性文件。在研究和把握國家、中科院、蘇州市的檔案管理規(guī)章和規(guī)范的基礎(chǔ)上，通過學(xué)習(xí)兄弟單位的經(jīng)驗，結(jié)合工程自身的特點，制訂了完整系統(tǒng)的納米真空互聯(lián)實驗站工程檔案管理制度。

2）準(zhǔn)確分類是做好工程歸檔的重要前提。納米真空互聯(lián)實驗站工程包含了建安工程和工藝設(shè)備系統(tǒng)的安裝工程，因此在建設(shè)初期制訂準(zhǔn)確的檔案分類是歸檔的前提。只有保證分類合理，才有明晰的檢索入口，方便了檔案組卷，也便于后續(xù)檢索、利用。為此，工程辦檔案室人員學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識，熟悉納米真空互聯(lián)實驗站各環(huán)節(jié)以及工藝設(shè)備的采購、加工過程，為分類做準(zhǔn)備，力求做到準(zhǔn)確分類，過程資料不漏，不缺，為歸檔建立前提條件。納米真空互聯(lián)實驗站的檔案分類中，檔案室多次征求了各平臺、各系統(tǒng)負(fù)責(zé)人的意見，最終形成了納米真空互聯(lián)實驗站工程檔案的具體分類：工程檔案分為綜合管理、工藝設(shè)備、建安工程、聲像四大類，其中工藝設(shè)備再分為平臺、真空管道、公用設(shè)施三類。

4 扎實的保障和跟蹤措施，確保同步建檔

1）思想上重視、組織上保證工程檔案的完成。納米真空互聯(lián)實驗站預(yù)研工程時期養(yǎng)成了高度重視工程檔案工作的意識，從工程領(lǐng)導(dǎo)到一線設(shè)備技術(shù)人員，納米真空互聯(lián)實驗站工程隊伍形成了工程建設(shè)與資料歸檔同步的理念，在日常資料收集中務(wù)求全面，凡事做到各盡其責(zé)、各盡其力，協(xié)力保證檔案工作的順利推進。所檔案室辦公室、資產(chǎn)處密切配合，形成健全的組織及業(yè)務(wù)體系，及時進行檔案人員業(yè)務(wù)提高和充實，滿足工程檔案歸檔需要。

2）從管理源頭著手做好預(yù)立卷工作。在工程內(nèi)部，當(dāng)開工伊始檔案責(zé)任體系建立后，檔案室就將平臺、系統(tǒng)備需歸檔的預(yù)立卷盒送到各自責(zé)任人手里，并在盒內(nèi)放入歸檔范圍，要求按歸檔范圍形成預(yù)立卷。對建參研單位，在工藝設(shè)備部分，嚴(yán)格要求平臺、系統(tǒng)，在工藝設(shè)備招投標(biāo)、簽訂合同時將歸檔要求納入合同條款，做到工程設(shè)計、計算、調(diào)研、廠家加工的質(zhì)量跟蹤等過程與結(jié)果同時歸檔，并由工程辦在合同審核時嚴(yán)格把關(guān)。在建安和公用設(shè)施部分，開工前九江建檔規(guī)范及時轉(zhuǎn)達(dá)給先后進場、施工、撤出的各參建企業(yè)，監(jiān)督參建企業(yè)的預(yù)立卷工作，真正做到完成一個階段的建設(shè)就將形成的材料及時收集整理，保證了工程建設(shè)與建檔同步。

3）按工程進度跟蹤和推進同步歸檔工作。檔案人員經(jīng)常到各系統(tǒng)了解資料歸檔進展、目錄清單編制情況，使能及時補充和糾正，并在工程例會上通報檔案上交進度情況。檔案工作重點則是進行以三大平臺為主的工藝設(shè)備檔案整理、檢查、移交，同時完成了公用設(shè)施檔案組卷工作。到2019年工程竣工前后，全面開展檔案移交、組卷工作，完成了江蘇省驗收前管理、工藝、建安、聲像全部檔案工作。

5 總結(jié)與體會

納米真空互聯(lián)實驗站工程建立了健全的檔案工作責(zé)任制，制定了完善的檔案管理規(guī)章制度和規(guī)范，認(rèn)真落實檔案管理的各項保障措施，基本做到了檔案工作與工程建設(shè)同步進行，按時間、高質(zhì)量地完成了工程檔案任務(wù)。納米真空互聯(lián)實驗站工程及蘇州納米所領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作高度重視，各級部門協(xié)同努力，檔案人員愛崗敬業(yè)、認(rèn)真細(xì)致、責(zé)任心強，嚴(yán)格執(zhí)行檔案規(guī)章制度和規(guī)范。納米真空互聯(lián)實驗站工程檔案分類準(zhǔn)確合理，案卷規(guī)范整齊，歸檔完整齊全、資料準(zhǔn)確真實、組卷系統(tǒng)配套，達(dá)到了真實反映和記錄納米真空互聯(lián)實驗站工程全過程的要求，為今后運行開放、升級改造和后續(xù)建設(shè)提供了可靠的依據(jù)。同時，納米真空互聯(lián)實驗站工程在將在檔案信息化、電子聲像檔案方面積極探索，讓檔案更好地被準(zhǔn)確利用。

在工程檔案工作中，我們認(rèn)識到，工程建設(shè)并不是大科學(xué)裝置生命周期的全部，建設(shè)是為了今后更長時期的運行和應(yīng)用，工程檔案同樣也要服務(wù)于今后長期運行和升級改造，因此，工程檔案應(yīng)立足使用、便于利用，做到完整齊全、準(zhǔn)確真實、系統(tǒng)配套。