新形勢(shì)下企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新思考

陳斐然

摘 要：本文從新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理工作的重要意義分析入手，針對(duì)現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作對(duì)策建議，對(duì)于該領(lǐng)域工作人員具有指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理;監(jiān)督檢查;制度創(chuàng)新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.022

1 引言

文書(shū)檔案管理作為企業(yè)工作過(guò)程和成果的重要文字載體，能夠全面、詳細(xì)的記錄單位內(nèi)部的工作情況，與此同時(shí)，文書(shū)檔案管理能夠?yàn)槭褂谜咛峁┲匾纳a(chǎn)生活資料和信息。高效、科學(xué)的文書(shū)檔案管理不僅可以為單位內(nèi)部決策提供重要的依據(jù)，還有助于提升單位的整體管理水平。

2 新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理工作的重要意義

1）為企業(yè)發(fā)展和管理提供依據(jù)。企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)揮著不可或缺的重要作用。文書(shū)檔案是有效記錄企業(yè)及分支機(jī)構(gòu)的住所、業(yè)務(wù)范疇、行業(yè)信息、法人代表以及開(kāi)辦資金等資料與業(yè)務(wù)的重要載體。針對(duì)上述資料與業(yè)務(wù)進(jìn)行科學(xué)的開(kāi)發(fā)利用，不僅能夠促進(jìn)企業(yè)的有序發(fā)展，同時(shí)能夠進(jìn)一步提升企業(yè)內(nèi)部管理的效率。

2）為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供法律憑證。企業(yè)的文書(shū)檔案管理涵蓋單位成立、日常工作、變更直至注銷的全部信息，是企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)的真實(shí)記錄和體現(xiàn)。上級(jí)主管部門能夠通過(guò)文書(shū)檔案的查閱，準(zhǔn)確掌握企業(yè)在開(kāi)展工作的過(guò)程匯總是否存在違規(guī)操作行為，本身具有一定的法律效力。

3 文書(shū)檔案管理工作存在問(wèn)題分析

結(jié)合現(xiàn)階段各地區(qū)文書(shū)檔案管理的情況，認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作存在問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）管理人員綜合素質(zhì)有待提升。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，部分單位的文書(shū)檔案管理工作者并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，部分人員并不是該專業(yè)人員，或者是其他崗位調(diào)任而來(lái)。人員素質(zhì)參差不齊，直接影響管理工作的具體開(kāi)展。2）文書(shū)管理和檔案管理工作關(guān)聯(lián)性不足。長(zhǎng)期以來(lái)，這兩項(xiàng)管理工作是相互獨(dú)立的，相互之間缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，各自發(fā)展的方式不利于形成合力。3）重視程度不足。受傳統(tǒng)觀念的影響，部分單位管理者缺乏對(duì)文書(shū)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，在文書(shū)檔案管理工作中投入的資源不足。領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度不足，主管部分和具體領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行制度創(chuàng)新和工作落實(shí)過(guò)程中投入不足，長(zhǎng)此以往，必然導(dǎo)致文書(shū)檔案管理領(lǐng)域的人才外流，制度落后等問(wèn)題。4）信息化建設(shè)相對(duì)滯后。在線辦公和信息化建設(shè)已經(jīng)在相當(dāng)一部分的單位中應(yīng)用，并取得了很顯著的效果，大大提升辦事效率。但是在文書(shū)檔案管理中，由于信息化建設(shè)工作量大，資金投入缺乏短期收益，導(dǎo)致部分單位缺乏主動(dòng)進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型的動(dòng)力。5）文件丟失情況時(shí)有發(fā)生。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式較為落后，難以根除檔案遺失的情況;另一方面，文書(shū)檔案管理人員流動(dòng)性大，加之部分單位沒(méi)有專職的工作人員，存在一人身兼數(shù)職的情況，在人員更替和工作交接的過(guò)程中，沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)工作交接制度，也導(dǎo)致了一部分信息的丟失。

4 加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作對(duì)策建議

1）建立健全管理制度。通過(guò)前文的分析可以看到，文書(shū)檔案管理制度不健全是導(dǎo)致文書(shū)檔案管理問(wèn)題的一大主要原因。為此，相關(guān)單位應(yīng)深入研究本單位的工作實(shí)際情況，結(jié)合文書(shū)檔案工作的特點(diǎn)，借鑒先進(jìn)單位的管理經(jīng)驗(yàn)，健全和完善本單位的文書(shū)檔案管理制度。在這一過(guò)程中，為保證文書(shū)檔案管理工作落實(shí)到位，相應(yīng)的整改和提升工作取得實(shí)效，應(yīng)建立與之配套的績(jī)效考評(píng)和獎(jiǎng)懲措施，將文書(shū)檔案管理納入績(jī)效考核中，對(duì)于作出突出貢獻(xiàn)和有工作業(yè)績(jī)的員工，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，并為其提供晉升的通道;對(duì)于在文書(shū)檔案管理中導(dǎo)致重大過(guò)失的員工，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的懲罰。

2）加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化建設(shè)力度。文書(shū)檔案管理工作存在工作量大、耗時(shí)長(zhǎng)的特點(diǎn)，文書(shū)檔案管理涵蓋范圍較廣，在管理中需要投入大量的人力、物力，占用內(nèi)部大量資源，同時(shí)又不會(huì)產(chǎn)生短期經(jīng)濟(jì)效益。這也是大部分單位缺乏文書(shū)檔案管理資源投入積極性的一大原因。為此，建議管理部門盡快實(shí)現(xiàn)建立文書(shū)檔案管理在線平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，企業(yè)在引入信息化之前應(yīng)深入挖掘單位內(nèi)部的真實(shí)需求，制定詳細(xì)科學(xué)的建設(shè)方案。首先，應(yīng)加強(qiáng)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，對(duì)原本分散分布的文字、圖片、錄像等文書(shū)檔案資料，完成向數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。其次，建立文書(shū)檔案信息化管理制度，建立健全一套切實(shí)可行的信息化管理制度，細(xì)化崗位職責(zé)。最后，有條件的單位可以在文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，與辦公一體化系統(tǒng)相結(jié)合，與企業(yè)內(nèi)部辦公流程深入融合。

3）創(chuàng)新文書(shū)檔案管理模式。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系下，企業(yè)傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理面臨巨大沖擊，在此背景下，應(yīng)加快文書(shū)檔案管理模式的創(chuàng)新工作，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理從封閉型向開(kāi)放型的轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)階段，多元化的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)組織蓬勃發(fā)展，文書(shū)檔案管理制度正處于新舊交替的階段，企業(yè)在文書(shū)檔案管理中不能墨守成規(guī)，應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，構(gòu)建面向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的服務(wù)型文書(shū)檔案管理模式。

在新模式的構(gòu)建過(guò)程中，應(yīng)重視標(biāo)準(zhǔn)化流程和規(guī)章的建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是文書(shū)檔案管理高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，只有實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化，才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)路化和自動(dòng)化。標(biāo)準(zhǔn)化一方面指的是數(shù)據(jù)資料的標(biāo)準(zhǔn)化，在各類文書(shū)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化的過(guò)程中，應(yīng)明確統(tǒng)一的格式，便于后期整理和調(diào)閱;另一方面指的是管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)要求細(xì)化崗位職責(zé)，為參與文書(shū)檔案管理的人員匹配相應(yīng)的工作內(nèi)容，并做好工作交接手續(xù)和內(nèi)容的確定工作。

4）加強(qiáng)監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查機(jī)制是保證文書(shū)檔案管理制度創(chuàng)新和模式優(yōu)化得以落實(shí)和實(shí)踐的基礎(chǔ)工作，沒(méi)有監(jiān)督的工作只能依靠?jī)?nèi)部的自覺(jué)性，長(zhǎng)此以往難免導(dǎo)致人員懈怠。在監(jiān)督檢查機(jī)制的建立過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合單位現(xiàn)階段的文書(shū)檔案管理實(shí)際情況，不可盲目制定過(guò)高的標(biāo)準(zhǔn)，也不能為了屈就現(xiàn)實(shí)情況，失去了對(duì)管理的嚴(yán)格要求。監(jiān)督檢查機(jī)制應(yīng)與上文中的績(jī)效考核和晉升機(jī)制相結(jié)合，將監(jiān)督檢查的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行反饋，并明確整改的時(shí)間表，監(jiān)督后續(xù)改革和提升過(guò)程。

5）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)。文書(shū)檔案管理工作人員是文書(shū)檔案的收集者、編制者和管理者，是文書(shū)檔案管理改革措施的落實(shí)者，工作人員的綜合素質(zhì)直接影響文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。為此，應(yīng)大力加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，打造一支高素質(zhì)，有能力，有擔(dān)當(dāng)?shù)奈臅?shū)檔案管理隊(duì)伍。首先，單位內(nèi)部應(yīng)建立文書(shū)檔案管理人員的繼續(xù)教育體系，注重在崗學(xué)習(xí)和培訓(xùn);其次，應(yīng)適當(dāng)提升文書(shū)檔案管理崗位的薪資待遇，吸引更多優(yōu)秀人才加入到文書(shū)檔案管理隊(duì)伍中。

6）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理保密工作。在文書(shū)檔案保密管理工作中，應(yīng)從技術(shù)、人員和管理制度三方面開(kāi)展工作。首先，嚴(yán)格制定文書(shū)檔案查閱和調(diào)用審批制度，嚴(yán)禁非必要的資料查閱，避免信息泄露。同時(shí)，對(duì)于不同層級(jí)的員工匹配相應(yīng)的權(quán)限，在資料調(diào)閱中，核實(shí)發(fā)起人的權(quán)限范圍。其次，對(duì)于實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的單位，應(yīng)建立高等級(jí)的防火墻和安全系統(tǒng)，避免重要資料被盜取。最后，應(yīng)加大內(nèi)部工作人員的保密意識(shí)教育，通過(guò)多種形式的宣傳和警示教育，筑牢思想防線。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作的基礎(chǔ)是文書(shū)，文書(shū)管理進(jìn)一步發(fā)展就形成了檔案管理，兩者相互聯(lián)系，相互促進(jìn)。近年來(lái)，我國(guó)企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作出現(xiàn)了新的變化，在此背景下，應(yīng)加強(qiáng)體制機(jī)制建設(shè)、大力推動(dòng)信息化、并加強(qiáng)人員素質(zhì)提升，多措并舉，提升文書(shū)檔案管理工作的水平。

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