城市規(guī)劃審批檔案的動態(tài)管理策略探究

孫艷艷

摘 要：審批檔案作為規(guī)劃許可事項的重要載體，內(nèi)容應(yīng)根據(jù)審批情況實時更新，規(guī)劃審批管理要及時反映最新情況，管理模式要適應(yīng)檔案內(nèi)容變化的需要，以提供及時有效的檔案服務(wù)。動態(tài)管理的目的是確保批準(zhǔn)文件的內(nèi)容總是與實際的批準(zhǔn)業(yè)務(wù)相一致。但是，由于我國檔案動態(tài)管理工作起步較晚，審批工作中還存在一些問題。為此，本文對目前城市規(guī)劃審批檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出相應(yīng)的對策，以提高城市規(guī)劃審批檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：城市規(guī)劃管理;審批檔案;動態(tài)管理

1 城市規(guī)劃審批檔案管理中的問題

1）主管部門認(rèn)識不到位。規(guī)劃檔案管理工作千頭萬緒，涉及大量數(shù)據(jù)信息，是后續(xù)工作順利開展的前提，亟須專業(yè)人員進(jìn)行針對性管理。但現(xiàn)階段普遍存在重審批輕歸檔的情況，缺少專業(yè)的檔案管理人員，檔案工作人員很多是從相關(guān)科室抽調(diào)，造成人員流動、變動頻繁，在人員交接時未做好有效銜接，導(dǎo)致部分資料不能及時錄入，檔案資料不全，從而影響檔案工作質(zhì)量。同時，由于重視程度不到位，檔案管理仍然是使用手工操作，存在資金匱乏、設(shè)施設(shè)備短缺情況，缺乏先進(jìn)高效的檔案管理輔助工具，效率低，容易出錯，檔案資料的有效整合與整理的難度加大了檔案管理工作的難度。

2）檔案管理工作制度不健全。在實際工作中，部分審批主管部門只是要求各審批單位依據(jù)《中華人民共和國檔案法》進(jìn)行審批檔案的歸檔，缺少專門性的規(guī)范性文件加以細(xì)化。但法律作為原則性、系統(tǒng)性、整體性的體系架構(gòu)，不可能涵蓋到日常規(guī)劃審批檔案的方方面面，可操作性不強(qiáng)，這就導(dǎo)致檔案收集及整理工作、保護(hù)和利用檔案缺乏統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)。還有的規(guī)劃審批單位雖然出臺審批檔案相關(guān)規(guī)章制度，但沒有認(rèn)真落實、管理松懈，檔案工作沒有形成制度化，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)漏洞。

3）工作人員動態(tài)管理意識淡薄。城市規(guī)劃工作內(nèi)容繁雜，工作量大，單調(diào)重復(fù)的整理歸檔工作容易使人產(chǎn)生麻木心理。部分檔案管理人員由于年齡較大、學(xué)歷及能力限制，思想觀念陳舊落后，難以意識到歸檔工作的重要性，在工作時抱著得過且過的態(tài)度，缺乏職業(yè)道德和責(zé)任感。當(dāng)規(guī)劃審批內(nèi)容有變化時不能也不想及時更新審批檔案，缺乏動態(tài)管理意識，造成歸檔內(nèi)容與實際情況不符。

4）檔案內(nèi)容記錄不全面、紙質(zhì)檔案更新慢。城市規(guī)劃審批檔案涵蓋了從土地招拍掛到工程竣工驗收的全過程，隨著建設(shè)項目進(jìn)展不斷進(jìn)行動態(tài)更新，是各種有價值資料的全記錄。近年來，各大城市都在進(jìn)行棚戶區(qū)及老舊小區(qū)的改造，因建設(shè)項目建設(shè)周期長以及各種新情況的不斷出現(xiàn)，立項批文、規(guī)劃設(shè)計方案難免發(fā)生調(diào)整。檔案管理人員未正確登記檔案信息，造成檔案內(nèi)容記錄不全面、歸檔不合理、提交不及時。同時，對檔案未有效分類整理，造成同一項目或同類檔案之間沒有相應(yīng)的銜接，無法保持檔案的完整性、延續(xù)性、正確性和系統(tǒng)性，降低了檔案的作用和質(zhì)量。

2 城市規(guī)劃管理審批檔案的動態(tài)管理策略分析

1）加大資金扶持和培訓(xùn)力度?！渡綎|省檔案條例》第十八條規(guī)定“由部門檔案館保存的永久檔案，超過三十年的，應(yīng)當(dāng)移交給同級綜合檔案館，國家另有規(guī)定的除外。”城市規(guī)劃管理審批檔案資料需要長期保存，由于缺少必要的檔案硬件設(shè)備和正確的歸檔意識，一部分審批文件易出現(xiàn)文件缺失等問題，嚴(yán)重影響城市規(guī)劃工作的開展。為此，城市規(guī)劃單位要提高對審批文件動態(tài)管理的重視，著重從兩個方面進(jìn)行提升：一是加大審批文件動態(tài)管理的經(jīng)費(fèi)投入力度，完善審批文件動態(tài)管理的硬件設(shè)施，配備專門的檔案庫房，如菏澤專門修建了市城建檔案館，增加除濕儀、防磁柜，溫度監(jiān)控器材、號碼機(jī)等基礎(chǔ)性設(shè)施保證檔案的規(guī)范存放。另一方面，制定審批檔案動態(tài)管理培訓(xùn)計劃，邀請專業(yè)人士針對檔案的管理維護(hù)和檔案的歸檔、分類、檔案接收等工作規(guī)范以及實物檔案、照片檔案、檔案數(shù)字化工作的相關(guān)要求和知識進(jìn)行講授，并現(xiàn)場解答檔案工作人員在平時檔案工作中遇到的問題，為檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案接收奠定扎實基礎(chǔ)，在加強(qiáng)檔案工作建設(shè)方面發(fā)揮了積極的作用。

2）完善機(jī)制健全標(biāo)準(zhǔn)。健全的管理機(jī)制和城市規(guī)劃管理規(guī)范是動態(tài)檔案管理的重要保證，城市規(guī)劃和審批范圍的文件管理包含在不同的規(guī)劃當(dāng)中。在縱向管理規(guī)范方面，政府部門需要制定規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使用相關(guān)聯(lián)的同類型的介質(zhì)進(jìn)行檔案記錄，檔案之間的計算機(jī)及相關(guān)設(shè)備形成相應(yīng)的文件格式、文件模塊以及文件類型，并且需要進(jìn)行科學(xué)記錄，確保審批檔案制度完備性和操作規(guī)范性;橫向協(xié)調(diào)工作方面，城市規(guī)劃審批主管部門要完善檔案保管、復(fù)核、借閱、庫房管理、立卷歸檔、移交、保密制度等檔案管理制度，加強(qiáng)受理科室、審批科室、評審勘驗科室等相關(guān)業(yè)務(wù)科室之間的聯(lián)系，及時將審批檔案數(shù)據(jù)在局內(nèi)部及各縣區(qū)部門間共享，從而提高檔案工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化管理水平，實現(xiàn)審批檔案的動態(tài)管理目標(biāo)。

3）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)。人力資源是城市規(guī)劃審批檔案動態(tài)管理的關(guān)鍵要素。通過加強(qiáng)審批檔案管理隊伍建設(shè)工作，解決工作人員動態(tài)管理意識淡薄問題?？梢詮囊韵氯齻€方面展開：第一，獎優(yōu)罰劣，對檔案管理存在的問題進(jìn)行通報，嚴(yán)把準(zhǔn)入門檻，要求工作人員高度重視檔案管理工作，了解檔案管理工作的重要性，不僅要有扎實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，而且要有很強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。二是檔案工作者要加強(qiáng)檔案法規(guī)學(xué)習(xí)，努力提高檔案管理專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，做好檔案的移交轉(zhuǎn)接工作，增強(qiáng)檔案管理安全性。第三，城市規(guī)劃審批部門可以通過開展人才引進(jìn)工作，選拔檔案專業(yè)的人員，出臺優(yōu)惠人才吸引新鮮血液，建立人才檔案，創(chuàng)新檔案發(fā)展模式，從而提高審批檔案動態(tài)管理工作質(zhì)量。

4）利用“互聯(lián)網(wǎng)+”構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源庫。根據(jù)《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》《山東省城鄉(xiāng)規(guī)劃條例》，在規(guī)劃區(qū)內(nèi)進(jìn)行各項建設(shè)活動實行“一書兩證”規(guī)劃審批制度。以山東省菏澤市為例，菏澤市2018年11月成立行政審批服務(wù)局，原規(guī)劃審批權(quán)劃轉(zhuǎn)至市行政審批服務(wù)局行使。菏澤市依托數(shù)字云平臺建設(shè)城市大數(shù)據(jù)資源中心，把數(shù)據(jù)中心作為政務(wù)數(shù)據(jù)資源管理的基礎(chǔ)平臺。城市大數(shù)據(jù)中心集中部署共享系統(tǒng)、開放系統(tǒng)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、學(xué)科數(shù)據(jù)庫、部門政府?dāng)?shù)據(jù)資源庫等，集中存儲政府?dāng)?shù)據(jù)資源，提供統(tǒng)一的政府?dāng)?shù)據(jù)資源管理服務(wù)。依托數(shù)字云平臺提供的存儲、管理、安全等云服務(wù)，各縣區(qū)審批局實施本部門非涉密規(guī)劃管理審批檔案的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)。同時做好分類開放工作。涉及規(guī)劃設(shè)計方案、調(diào)整后的修建性詳細(xì)規(guī)劃及審批事項的批后公布等規(guī)劃管理數(shù)據(jù)，無條件開放提供給所有公民、法人和其他組織使用，保障群眾的知情權(quán)。再次，需要加強(qiáng)審批控制，很多項目去受理窗口進(jìn)行項目申請的過程中，通過山東省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)或工程建設(shè)項目審批管理系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上填報，審核完成后系統(tǒng)自動賦碼，用于記錄文字和網(wǎng)址，可進(jìn)行實時動態(tài)追蹤，確保可追溯性。

3 總結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代，城市規(guī)劃審批檔案的動態(tài)管理已成為城市高質(zhì)量發(fā)展的必然趨勢，因此，必須轉(zhuǎn)變觀念，與時俱進(jìn)，積極推進(jìn)城市規(guī)劃審批檔案管理的信息化建設(shè)，提高城市規(guī)劃審批檔案管理水平。

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