試論海外工程檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

摘 要：經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)的深入，許多國(guó)內(nèi)建筑企業(yè)紛紛走向海外，業(yè)務(wù)呈現(xiàn)跨區(qū)域和多元化的發(fā)展趨勢(shì)，隨著建筑規(guī)模的日益擴(kuò)大和建筑數(shù)量的不斷攀升，給海外工程的檔案管理工作提出了全新的要求。針對(duì)檔案管理工作目前存在的問(wèn)題，應(yīng)該采取科學(xué)有效的措施，借助信息技術(shù)完善檔案管理流程。本文將重點(diǎn)研究檔案管理存在的問(wèn)題和應(yīng)對(duì)措施，以便提高工程檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：海外工程;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

工程檔案管理是一項(xiàng)比較系統(tǒng)性的工作，在工程建設(shè)的過(guò)程中占據(jù)重要地位，加強(qiáng)對(duì)工程檔案的管理，既是企業(yè)發(fā)展的要求，也是工程本身實(shí)際的需要。尤其是針對(duì)海外工程來(lái)說(shuō)，因?yàn)榻ㄔO(shè)環(huán)境更為復(fù)雜，所以對(duì)檔案管理的要求更高。工程檔案是日后管理和維修的主要憑證和依據(jù)，它包括許多圖表、文字和聲像資料，需要長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行保存，由此可以看出，工程檔案管理的重要意義。

1 海外工程檔案在管理過(guò)程中面臨的挑戰(zhàn)

在多元化發(fā)展的經(jīng)濟(jì)格局下，在海外工程施工中，由于工程特點(diǎn)和業(yè)主情況等方面和中國(guó)內(nèi)地存在著本質(zhì)上的區(qū)別，檔案管理要求也略有不同，海外工程檔案在管理過(guò)程中遇到了一些新問(wèn)題。

1.1現(xiàn)有的檔案管理方法不能滿足海外工程檔案管理的實(shí)際需求

在多元化背景下，不同種類的工程項(xiàng)目對(duì)檔案管理工作的實(shí)際要求也有所不同。例如：經(jīng)濟(jì)援助工程的檔案管理不單單要符合工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還要滿足我國(guó)外交部門和商務(wù)部門的特殊要求。再例如：道路橋梁等海外工程在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要考慮不同工程類型對(duì)檔案管理的不同需要。除此之外，在海外工程的檔案管理中，不同地區(qū)和國(guó)家所參照的工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及工程檔案留存標(biāo)準(zhǔn)也是存在差別的。例如：執(zhí)行FIDIC合同的地區(qū)明確要求與FIDIC合同相關(guān)的一系列文件都要當(dāng)作合同檔案進(jìn)行妥善保存，而一些援外項(xiàng)目則要以國(guó)內(nèi)的承包合同作為主要憑證。諸如此類，都對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作提出了較為迫切的調(diào)整需求。

1.2 檔案管理制度沒(méi)有進(jìn)行改革和完善

無(wú)論是哪一種類型的工程項(xiàng)目，檔案管理制度都是公司進(jìn)行檔案管理工作的重要依據(jù)和基本保障，但是從目前的情況來(lái)看，多數(shù)施工企業(yè)雖然早就已經(jīng)配備了比較完善的管理制度，但是原有的管理制度是以國(guó)內(nèi)工程作為背景而制定出臺(tái)的，并不適用于海外工程項(xiàng)目，在檔案管理制度中很少涉及外海工程檔案管理方面的內(nèi)容和有效措施，已經(jīng)不能滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)多元化的發(fā)展要求?；诖?，相關(guān)施工企業(yè)要依照海外工程項(xiàng)目施工的實(shí)際情況不斷調(diào)整檔案管理制度內(nèi)容，完善和改革檔案管理制度，以便進(jìn)一步提高企業(yè)的工程檔案管理水平。

1.3 缺少工程檔案管理的專業(yè)隊(duì)伍

工程檔案管理另一個(gè)突出問(wèn)題就是缺少專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，檔案管理人員無(wú)論是在數(shù)量上，還是在專業(yè)水平上都有待加強(qiáng)，以目前的現(xiàn)狀來(lái)看很難滿足檔案工作的實(shí)際需求。境外工程項(xiàng)目大多規(guī)模比較大，建設(shè)周期比較長(zhǎng)，涉及的內(nèi)容和牽扯到的人員較多，這也在一定程度上增加了檔案管理的難度。在實(shí)際工作中，境外項(xiàng)目多數(shù)執(zhí)行崗位輪換制，從而造成從事檔案管理的人員極其不穩(wěn)定，與此同時(shí)，還面臨著檔案管理人員專業(yè)水平較低和配備明顯不足等問(wèn)題。

1.4 檔案管理人員外語(yǔ)水平普遍較低

在境外檔案管理工作中，檔案管理人員的外語(yǔ)能力也是非常重要的，通常情況下，工程企業(yè)一般會(huì)把外語(yǔ)溝通能力比較好的人員安排在銷售或者是經(jīng)營(yíng)崗位，主要從事投標(biāo)資料翻譯工作以及重要談判等工作。而對(duì)檔案管理人員的外語(yǔ)水平則要求比較低，并且有的企業(yè)，檔案管理人員直接是由其他崗位的人員兼任，檔案管理工作得不到重視，檔案管理人員如果存在語(yǔ)言障礙，那么會(huì)直接影響檔案分類、歸檔和整理等工作的質(zhì)量。例如：如果在非洲開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)，會(huì)涉及多種語(yǔ)言，像法語(yǔ)、西班牙語(yǔ)以及英語(yǔ)等。由此可以看出，在今后的境外工程檔案管理中，要注重檔案管理人員外語(yǔ)能力的培養(yǎng)。

2 應(yīng)對(duì)措施

2.1 充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性

海外工程檔案客觀反映和記錄了外海經(jīng)營(yíng)和管理的全過(guò)程，是企業(yè)今后發(fā)展的重要憑證，具有一定的參考價(jià)值，同時(shí)也是企業(yè)有效規(guī)避建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)的依據(jù)。除此之外，海外工程不僅僅和企業(yè)自身發(fā)展和利益掛鉤，還關(guān)乎著國(guó)家的地位和形象，不容忽視。所以無(wú)論是一線的施工人員，還是企業(yè)的管理者都應(yīng)該從思想上認(rèn)識(shí)到境外工程檔案管理的重要性。境外工程檔案管理還應(yīng)該貫穿于投標(biāo)、報(bào)價(jià)以及竣工的全過(guò)程，在開(kāi)展各項(xiàng)技術(shù)業(yè)務(wù)的同時(shí)，應(yīng)該及時(shí)完成檔案歸檔和整理工作。

2.2 重視檔案管理人員的培養(yǎng)和配備

海外施工企業(yè)在實(shí)際的工作中應(yīng)該結(jié)合自身發(fā)展需要和實(shí)際情況，組建一支素質(zhì)較高的海外施工隊(duì)伍，并且配備專業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理人員，要重視人才培養(yǎng)，避免人才的流失，保持相對(duì)穩(wěn)定的隊(duì)伍，以此來(lái)提高工作效率和質(zhì)量。針對(duì)技術(shù)組和項(xiàng)目管理組應(yīng)該配備專職的檔案管理人員，明確規(guī)范檔案管理人員的職責(zé)范圍，并且加強(qiáng)專業(yè)方面的培訓(xùn)力度，不僅要學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要熟悉海外和國(guó)內(nèi)的一些政策法規(guī)，提升檔案管理人員的外語(yǔ)水平，確保檔案管理質(zhì)量[1]。與此同時(shí)，還要嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任問(wèn)責(zé)機(jī)制，建立和健全相關(guān)的考核制度，強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任心，提高檔案管理的整體水平。另外，對(duì)于在工作中的瀆職和失職行為要嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)，避免類似行為的發(fā)生。

2.3 科學(xué)分類工程檔案

海外工程檔案管理想要確保其管理質(zhì)量就一定要有所側(cè)重，根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)科學(xué)區(qū)分普通檔案和核心檔案，并依據(jù)不同業(yè)主的真實(shí)需求和工程種類對(duì)檔案的重要程度進(jìn)行區(qū)分，制定科學(xué)有效的分類制度。與此同時(shí)，要不斷完善檔案管理制度，提高檔案管理制度的靈活性和適應(yīng)性，在秉持檔案管理基本要求的基礎(chǔ)上，結(jié)合海外業(yè)務(wù)的多元化特點(diǎn)，制定具有針對(duì)性的管理措施，保證檔案管理制度的有效性和科學(xué)性，為檔案管理營(yíng)造一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的環(huán)境，確保相關(guān)工作的有序開(kāi)展。

2.4 充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)

隨著科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各個(gè)領(lǐng)域，這給檔案管理工作的創(chuàng)新和變革提供了契機(jī)。在全球化經(jīng)濟(jì)的背景下，境外工程檔案管理存在的實(shí)際問(wèn)題，需要借助先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備去解決，重視現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的具體應(yīng)用[2]。首先，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好外海工程檔案的電子版保存工作，以此來(lái)提高檔案資料的利用率，發(fā)揮檔案管理的實(shí)際價(jià)值。其次，借助網(wǎng)絡(luò)傳輸功能，可以將電子版檔案或者是檔案掃描件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳回總部，進(jìn)而解決紙質(zhì)檔案不便保存和運(yùn)輸困難等問(wèn)題。最后，要借助現(xiàn)代信息技術(shù)建立電力檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于各部門的查閱和利用，提高檔案的利用頻率，實(shí)現(xiàn)資源的整合和共享，為今后的相關(guān)工作提供便利條件，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化和現(xiàn)代化管理。在新時(shí)代背景下，海外工程的數(shù)量和規(guī)模不斷擴(kuò)大，提高海外工程檔案管理水平已經(jīng)成為施工企業(yè)目前首先需要解決的問(wèn)題。

3 結(jié)論

綜上所述，由于境外工程檔案管理具有多樣性和規(guī)律性的顯著特征，所以在實(shí)際工作中，需要通過(guò)采取科學(xué)分類工程檔案、充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)、重視檔案管理人員的培養(yǎng)和配備等有效措施，不斷提高工程檔案管理水平，為海外建設(shè)工程提供更加優(yōu)質(zhì)和高效的檔案管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]肖燕.淺析工程檔案資料管理的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（14）：15-16.

[2]田博匯.淺析天然氣管道工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中的問(wèn)題與對(duì)策——從建設(shè)單位檔案員視角[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2019（04）：34-35.

作者簡(jiǎn)介

郭一凡（1987-），女，四川成都人，本科，企業(yè)檔案管理方向。