試論學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的管理辦法及改進(jìn)措施

黃兆屏

摘 要：隨著我國(guó)教育體制改革的進(jìn)一步深入和科技信息化的不斷進(jìn)步，學(xué)校在財(cái)務(wù)檔案的收集、利用、管理等多個(gè)方面的工作上也面臨著新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。本文就學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理辦法的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，以期能夠更好地推動(dòng)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案工作現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;財(cái)務(wù)檔案;管理辦法;改進(jìn)措施

隨著我國(guó)教育體制改革的進(jìn)一步深入和社會(huì)科技信息化的不斷進(jìn)步，學(xué)校在財(cái)務(wù)檔案的收集、利用、管理等多個(gè)方面的工作上也面臨著新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。如何在新時(shí)期背景下做好學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理工作，推動(dòng)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案工作更好更快的發(fā)展，成為各個(gè)學(xué)校管理工作中需要認(rèn)真探討和解決的問(wèn)題。

1 學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的管理辦法概述

1）學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)。學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理辦法除了普通財(cái)務(wù)檔案管理所具有的共同特點(diǎn)，還有其因自身特殊性所決定的特點(diǎn)。（1）學(xué)校財(cái)務(wù)檔案周期劃分的特殊性。學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案大多是來(lái)自教學(xué)、管理、科研和建設(shè)等辦學(xué)活動(dòng)，其活動(dòng)的周期一般是根據(jù)教學(xué)年度來(lái)進(jìn)行的，即從當(dāng)年的下半年到次年的上半年為一個(gè)教學(xué)年度。因此，其記錄的財(cái)務(wù)檔案的時(shí)間周期劃分也大多是以教學(xué)年度為建檔的標(biāo)準(zhǔn)。（2）學(xué)校財(cái)務(wù)檔案來(lái)源的分散性。學(xué)校財(cái)務(wù)工作的內(nèi)容主要分為以下幾個(gè)方面，即政府的財(cái)政撥款;日常管理工作的開支;教學(xué)秩序維護(hù)工作的開支和各項(xiàng)減免、補(bǔ)助方面的開支。因此，其財(cái)務(wù)檔案的來(lái)源也同時(shí)具備了分散性的特點(diǎn)。（3）學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理方法的現(xiàn)代化。目前，我國(guó)許多學(xué)校在管理財(cái)務(wù)檔案時(shí)逐漸借用現(xiàn)代化的手段和設(shè)備來(lái)取代傳統(tǒng)的人工作業(yè)，在處理、儲(chǔ)存、調(diào)用上，也基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)數(shù)字處理。

這些都提高了財(cái)務(wù)檔案在利用和管理工作上效率，使得信息在傳遞、處理和查閱時(shí)速度加快、準(zhǔn)確率提高，有效地避免了檔案資料在查閱、審核過(guò)程中出現(xiàn)的丟失、涂改或損壞等現(xiàn)象。

2）學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理辦法中存在的問(wèn)題。（1）財(cái)務(wù)檔案的管理制度不完善。目前，我國(guó)大多數(shù)學(xué)校在實(shí)際的財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中，缺乏相應(yīng)的管理制度，尤其是對(duì)會(huì)計(jì)電算化的管理，沒(méi)有形成系統(tǒng)的、全面的檔案管理體系。在工作中，許多會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件分落在不同環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人手中，沒(méi)有得到及時(shí)的歸檔，造成了財(cái)務(wù)檔案的不完整。（2）財(cái)務(wù)檔案的管理程序不規(guī)范。由于許多學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的管理工作多是由會(huì)計(jì)人員兼任，造成了財(cái)務(wù)檔案在整理歸檔不能夠及時(shí)、有效的處理，其對(duì)程序的管理和規(guī)范也相對(duì)混亂。財(cái)務(wù)文件移交時(shí)手續(xù)不全、財(cái)務(wù)檔案的整理不規(guī)范、保管不完善等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，在一定程度上阻礙了財(cái)務(wù)檔案工作的順利開展。（3）對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足。財(cái)務(wù)檔案管理作為學(xué)校檔案管理中的重要部分，對(duì)學(xué)校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作和辦學(xué)發(fā)展有著極其重要的作用。然而，在我國(guó)當(dāng)前的許多學(xué)校中，對(duì)財(cái)務(wù)檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足，往往在繁忙的工作中忽視了對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔和管理，造成財(cái)務(wù)檔案歸檔的缺失，給財(cái)務(wù)審計(jì)工作帶來(lái)很大的不便和影響。（4）檔案管理人員的素質(zhì)偏低。財(cái)務(wù)檔案的歸檔管理不同于一般的檔案管理，它的專業(yè)性非常強(qiáng)，國(guó)家對(duì)其歸檔的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)都有著明確、詳細(xì)的規(guī)定。因此，它的工作人員必須要有一定的專業(yè)素質(zhì)。然而，有些學(xué)校在選聘檔案管理人員門檻低，在職的工作人員也大多因?yàn)楦鞣N原因忽視了對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的具體要求和方法的再學(xué)習(xí)，造成財(cái)務(wù)檔案管理的人員隊(duì)伍素質(zhì)普遍偏低，給財(cái)務(wù)檔案的審閱和調(diào)用工作帶來(lái)了極大的不便和困難。

2 學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的改進(jìn)措施

1）建立健全財(cái)務(wù)檔案的管理制度體系。（1）制定出的規(guī)章制度應(yīng)該體現(xiàn)出科學(xué)性與合理性，必須符合財(cái)務(wù)檔案管理工作的實(shí)際和學(xué)校的特點(diǎn)，從而適應(yīng)本學(xué)校對(duì)檔案管理工作的要求。（2）管理制度必須簡(jiǎn)明，而且要有實(shí)用性。財(cái)務(wù)檔案的管理制度要具備可操作性，建立制度的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是可操作性強(qiáng)、簡(jiǎn)單易行和方便實(shí)用，以便使財(cái)務(wù)檔案的管理制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用發(fā)揮得更好。（3）要注意制度應(yīng)該具有雙向約束功能，一方面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的行為進(jìn)行約束，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的形象和行為對(duì)制度的執(zhí)行狀況有著直接的影響;另一方面，對(duì)員工的工作進(jìn)行約束，因?yàn)閱T工是管理制度的主要執(zhí)行者和約束對(duì)象。（4）規(guī)章制度要有嚴(yán)肅性，賞功罰過(guò)，維護(hù)制度的權(quán)威。（5）嚴(yán)格將各項(xiàng)制度落到實(shí)處，做到從收集、整理、立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì)，從檔案利用到鑒定銷毀，檔案獎(jiǎng)懲處罰等每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，有據(jù)可依。使檔案資料的收集、整理、歸檔、檔案安全存放、科學(xué)利用、嚴(yán)守機(jī)密等都具有制度的保障，檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2）大力推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理的電子化、信息化和現(xiàn)代化。信息化已經(jīng)成了現(xiàn)代社會(huì)的一大趨勢(shì)，學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理辦法和手段也應(yīng)該順應(yīng)這一趨勢(shì)，盡快將高科技術(shù)成果和先進(jìn)的管理手段運(yùn)用到檔案管理辦法中來(lái)，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的水平和工作效率，盡快實(shí)現(xiàn)信息化。電子檔案是一種具有保存價(jià)值的、能夠由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理并存儲(chǔ)的材料。在電子檔案形成之后，應(yīng)該進(jìn)行整理。傳統(tǒng)的檔案整理工作是對(duì)紙本的卷宗進(jìn)行的整理，而電子檔案的整理對(duì)象是以各種類型介質(zhì)存在的文件。所以，進(jìn)行電子檔案的整理也就是對(duì)所接收到的電子文件做出分類、編出目錄并制出備份文件，為以后的查找提供方便。在進(jìn)行電子檔案的整理時(shí)，也應(yīng)該遵循檔案管理工作的規(guī)定，并結(jié)合電子檔案本身的特點(diǎn)與本單位的真實(shí)情況制定出一套合理的電子檔案管理制度。保證能從制度方面使電子檔案的管理工作更加規(guī)范。具體的制度應(yīng)該落實(shí)到電子檔案的制作、歸檔、使用和鑒定等各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)。在制定相應(yīng)制度的同時(shí)，還要指定每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的責(zé)任人，實(shí)行責(zé)任人制。每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的流程應(yīng)該以本單位的實(shí)際工作狀況為基礎(chǔ)，進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。

3）提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。學(xué)校應(yīng)該注意提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)水平，通過(guò)職業(yè)培訓(xùn)，提高其檔案工作的效率和管理質(zhì)量。同時(shí)，引進(jìn)一批有著專業(yè)技術(shù)水平的財(cái)務(wù)檔案管理人才，建設(shè)一個(gè)工作能力較強(qiáng)的財(cái)務(wù)檔案管理工作者隊(duì)伍。另外，還要推行聘任合同制，從而使現(xiàn)有的員工公平競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選用，增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作的活力，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)要做好財(cái)務(wù)檔案管理的教育和宣傳工作，提高員工對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

4）加大資金的投入，完善庫(kù)房建設(shè)。學(xué)校要加大經(jīng)費(fèi)的投入，改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案保管保護(hù)條件。按照檔案管理的相關(guān)要求，一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，庫(kù)房面積每千卷需20至25平方米，在庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫(kù)房設(shè)施要做到“十防”，即防盜、防塵、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防高溫、防震、防有害氣體。另一方面要做到“三室分開”，即庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開。同時(shí)，檔案室應(yīng)該配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等設(shè)施，確保檔案保管保護(hù)設(shè)備符合省定標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理工作的現(xiàn)代化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，財(cái)務(wù)檔案管理是學(xué)校財(cái)務(wù)工作和日常管理中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，對(duì)學(xué)校的辦學(xué)建設(shè)、教學(xué)評(píng)估和構(gòu)建發(fā)展都有著十分重要的意義和作用。因此，在新時(shí)期的時(shí)代背景下，只有完善財(cái)務(wù)檔案管理、改進(jìn)管理辦法，才能更好地促進(jìn)和推動(dòng)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案工作現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展進(jìn)程。

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