淺談?wù)顿Y項目招投標(biāo)檔案管理

熊華

摘 要：招投標(biāo)檔案是政府投資項目前期工作進(jìn)行檢查、管理、使用的原始依據(jù)?，F(xiàn)就招投標(biāo)資料檔案管理的重要性，如何建設(shè)招投標(biāo)資料檔案管理展開探討。

關(guān)鍵詞：政府;投資項目;檔案管理

招投標(biāo)資料檔案是政府投資項目建設(shè)活動中形成的原始的、圖文相符的、有保存價值的立項文件、招標(biāo)公告文件、項目清單和招標(biāo)過程的統(tǒng)稱。它記載著政府投資項目立項、商務(wù)標(biāo)文件備案、招標(biāo)公告、開標(biāo)過程、評標(biāo)過程、中標(biāo)通知書公示、簽訂合同等活動，是政府投資項目管理在立項、招標(biāo)過程等活動中形成的檔案文件。是加強(qiáng)政府投資建設(shè)項目的管理，規(guī)范政府投資行為，提高政府投資效益，確保工程順利實(shí)施。

1 招投標(biāo)檔案的重要性和特點(diǎn)

隨著社會的加快發(fā)展，國家對基礎(chǔ)設(shè)施的投入大大加強(qiáng)，對建筑工程的質(zhì)量，進(jìn)度等各方面要求得更加嚴(yán)格，也更加規(guī)范。由于政府投資建設(shè)項目控制投資成本，實(shí)行全過程造價控制，提高政府投資建設(shè)項目的投資效益。所以對于項目招投標(biāo)的檢查以及規(guī)范，就要通過檔案來體現(xiàn)，一個工程項目檔案的完整與質(zhì)量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以招投標(biāo)資料檔案的管理是一個非常重要的組成環(huán)節(jié)。招投標(biāo)資料檔案是記載政府投資建設(shè)項目活動全過程的一項重要內(nèi)容，也是工程竣工交付使用的必備文件。其特點(diǎn)有：

1.1 繼承性和時效性

隨著管理水平的不斷提高和發(fā)展，文檔資料可以被繼承和積累。新的項目在招投標(biāo)過程中可以吸取以前的經(jīng)驗(yàn)，避免重犯以前的錯誤。同時建設(shè)項目文檔資料有很強(qiáng)的時效性，文檔資料的價值會隨著時間的推移而衰減，有時文檔資料一經(jīng)生成，就必須傳達(dá)到有關(guān)部門，否則會造成嚴(yán)重后果。

1.2 全面性和真實(shí)性

建設(shè)項目的文檔資料只有全面反映項目的各類信息才更有實(shí)用價值，必須形成一個完整的系統(tǒng)。另外文檔資料必須真實(shí)反映工程招標(biāo)情況，包括開標(biāo)現(xiàn)場發(fā)生的事故和評標(biāo)過程存在的違法行為。

1.3 隨機(jī)性

建設(shè)項目的招投標(biāo)文檔資料產(chǎn)生于工程建設(shè)的整個過程中，工程立項、招標(biāo)過程、確定施工單位等各個階段都會產(chǎn)生各種文檔資料，部分資料有規(guī)律性，但還有相當(dāng)一部分文檔資料產(chǎn)生是由具體開標(biāo)過程引發(fā)的，因此招投標(biāo)資料具有隨機(jī)性。

2 目前檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理制度不完善

目前我國對于工程檔案管理方面已經(jīng)有了制度方面的規(guī)定文件，但是在執(zhí)行的過程中并沒有嚴(yán)格按照文件的規(guī)定進(jìn)行執(zhí)行。在工程立項時對檔案的記錄工作沒有一個規(guī)劃和規(guī)定，經(jīng)常是在項目招投標(biāo)時想到了就記錄一下，所以導(dǎo)致檔案的內(nèi)容不夠全面。另外一個方面，在開標(biāo)中需要多個部門相互配合來實(shí)現(xiàn)，所以檔案的記錄也不是一個部門的事情。

2.2 沒有認(rèn)識到檔案工作的重要性

在工程建設(shè)中，只追求工程的經(jīng)濟(jì)利益，把工作的重心都放在了工程建設(shè)方面。從而忽視了檔案的建立和管理工作。沒有認(rèn)識到檔案對于整個工程所具有的重要意義。往往等到工程馬上竣工時才想起來檔案這回事，然后就憑記憶馬馬虎虎的整理檔案，應(yīng)付檢查，根本沒有把檔案當(dāng)成一項重要的工作來完成。此外，對于檔案的管理也很隨意，對于檔案內(nèi)容不重視，經(jīng)常亂擺放，甚至造成檔案的遺失。造成這方面問題的主要原因是我們的領(lǐng)導(dǎo)對項目招投標(biāo)檔案不夠重視，才出現(xiàn)這么多不負(fù)責(zé)任的檔案問題。

2.3 缺乏專業(yè)的管理人才

我們的社會在不斷發(fā)展，并且出現(xiàn)了更多的科學(xué)的檔案管理方法。但是對于招投標(biāo)檔案的管理人員大多都沒經(jīng)過這方面的學(xué)習(xí)，而且很多人也不是專門負(fù)責(zé)檔案管理，只是兼職管理。這給檔案的良好管理帶來很大的弊端。

3 提升招投標(biāo)檔案管理工作水平的建議

3.1 提高認(rèn)識，樹立管理意識

做好招投標(biāo)檔案管理工作，需要從提高認(rèn)識入手，逐漸樹立招投標(biāo)檔案檔案管理工作意識。招投標(biāo)檔案管理人員要認(rèn)識到招投標(biāo)檔案管理工作的重要性和必要性，加強(qiáng)自身管理意識，在做好招投標(biāo)檔案管理工作的同時，還要成為招投標(biāo)檔案的監(jiān)督者，形成主人翁意識，盡職盡責(zé)為單位的招投標(biāo)檔案管理工作服務(wù)，嚴(yán)格細(xì)致的審核、鑒定招投標(biāo)檔案，發(fā)揮招投標(biāo)檔案部門的監(jiān)督和協(xié)調(diào)能力。同時，要引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，讓領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)清招投標(biāo)檔案管理工作對于整個單位持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵作用，進(jìn)而提高全體人員的檔案管理意識，為其它檔案管理工作奠定一個良好的環(huán)境基礎(chǔ)，確保單位檔案管理工作的順利開展。

3.2 不斷健全、完善檔案鑒定銷毀制度

招投標(biāo)檔案的鑒定銷毀是檔案管理中重要的一環(huán)，我們要遵照《檔案管理辦法》規(guī)定，制定符合自己實(shí)際情況的鑒定銷毀制度，會同由檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制招投標(biāo)檔案銷毀清冊，列明銷毀招投標(biāo)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并在銷毀清冊上簽署責(zé)任人名稱等內(nèi)容，真正做到檔案鑒定銷毀工作有法可依、有法必依，不斷規(guī)范銷毀程序。

3.3 改善硬件，加大對檔案人才培養(yǎng)

為提高檔案管理工作者的工作效率，改善檔案利用的便利性，單位的檔案管理方式應(yīng)由傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。一方面，要改善檔案管理的硬件基礎(chǔ)，逐漸增加資金的投入力度。將信息化技術(shù)引入其中，并設(shè)立專門的檔案管理庫，建立網(wǎng)上檔案管理平臺，進(jìn)行更方便快捷的管理。另一方面，要加大對檔案管理方面專項人才的培養(yǎng)和新的科學(xué)管理方法的引入，來完善檔案管理工作。

3.4 注重招投標(biāo)檔案的分類工作以及基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

單位內(nèi)部涉及的資料數(shù)據(jù)眾多，為了確保招投標(biāo)檔案的規(guī)范性，就一定要做好檔案的分類工作。建立招投標(biāo)檔案數(shù)據(jù)庫，使用電子文檔對其進(jìn)行歸檔，并細(xì)化具體的分類內(nèi)容。例如可以將立項資料、招投標(biāo)資料等進(jìn)行嚴(yán)格分類，細(xì)化具體的電子信息歸檔內(nèi)容，使其走上電子化道路，從而提高工作效率。

另外，單位內(nèi)部的檔案管理人員還要健全滅火器、溫度計、干燥劑等基礎(chǔ)設(shè)備，當(dāng)儲存室出現(xiàn)危險現(xiàn)象的時候，要能夠及時進(jìn)行處理。

我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢，重視加強(qiáng)項目檔案人才的培養(yǎng)和激勵機(jī)制的完善，不斷總結(jié)項目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使建項目檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。