檔案館庫(kù)房管理常見問(wèn)題與改進(jìn)措施

王娟

摘 要：檔案的主要特點(diǎn)是不可再生性和保密性，檔案管理過(guò)程中，不只是要安全保密，而且需要按照檔案的類型和性質(zhì)做好分類，從根本上促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。檔案庫(kù)房是檔案管理工作的前提保證，對(duì)檔案管理的效果有著較大的影響，需要做好檔案館庫(kù)房管理，為檔案管理工作的有序開展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境氛圍。本文分析了檔案館庫(kù)房管理過(guò)程中較常出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的措施，希望能夠更好促進(jìn)庫(kù)房管理工作的有序開展。

關(guān)鍵詞：檔案館;庫(kù)房管理;問(wèn)題;改進(jìn)措施

1 引言

檔案庫(kù)房是保管和儲(chǔ)存檔案的重要場(chǎng)地，是檔案文件和信息安全的重要保證。加強(qiáng)檔案館庫(kù)房管理對(duì)檔案的安全具有重要作用。最近幾年，社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，檔案安全意識(shí)也有了明顯的提升，需要存放在庫(kù)房中的檔案數(shù)量明顯增加，對(duì)資料的利用頻率也明顯提升。但是目前很多檔案館只將重心放在檔案的利用上，沒(méi)有對(duì)庫(kù)房的建設(shè)和管理予以足夠的重視，給檔案的安全造成了較大的威脅，所以，需要找到其中存在的隱患，從多個(gè)方面入手保證檔案的安全。

2 檔案庫(kù)房管理存在的問(wèn)題分析

2.1 建設(shè)滯后

經(jīng)濟(jì)條件和地理位置的影響下，一些檔案館在建設(shè)過(guò)程中，沒(méi)有嚴(yán)格的按照檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建造，而隨著檔案館庫(kù)房管理安全意識(shí)的提升，很多檔案館都開始擴(kuò)建和改建，主要是為了獲得更多的存儲(chǔ)空間，提升檔案的保管能力，但是從目前的發(fā)展來(lái)看，檔案館庫(kù)房依然存在有諸多的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾方面：第一，庫(kù)房沒(méi)有使用加熱和隔熱的設(shè)施;第二，在設(shè)置庫(kù)房的過(guò)程中，和閱覽室和辦公室共用一個(gè)出口，發(fā)生火災(zāi)之后，不能及時(shí)的組織人員的撤離和檔案的搶救;第三，一些檔案館的庫(kù)房實(shí)際上是倉(cāng)庫(kù)，堆放大量的雜物，不利于檔案的管理和存放安全。

2.2 設(shè)施設(shè)備不完善

檔案庫(kù)房的硬件設(shè)備因?yàn)槿鄙俪渥愕馁Y金，設(shè)備不完善，階段性檔案管理的需要得不到滿足，在安全管理上還存在有較大的隱患。首先，目前很多檔案館的庫(kù)房還沿用陳舊的木質(zhì)檔案館，出現(xiàn)火災(zāi)的可能性比較大;其次，檔案館只是配置了簡(jiǎn)單的滅火器，自動(dòng)滅火系統(tǒng)和報(bào)警系統(tǒng)并未完善配置;再次，庫(kù)房中也沒(méi)有設(shè)置閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，這不利于工作人員觀察庫(kù)房?jī)?nèi)的情況;最后，庫(kù)房中設(shè)施設(shè)備不夠，包括空調(diào)和凈化機(jī)等未完善配置，需盡快補(bǔ)齊，提升庫(kù)房保存的條件。

2.3 管理制度不健全

檔案庫(kù)房管理制度的健全完善，并能夠真正意義上落實(shí)下去，才能讓庫(kù)房工作更加安全、有效。但是絕大多數(shù)的檔案庫(kù)房缺少健全的管理制度，落實(shí)也不到位。主要表現(xiàn)在以下幾方面：第一，設(shè)施設(shè)備缺少系統(tǒng)制度，設(shè)備的使用率比較低;第二，雖然制定了明確的庫(kù)房檢查和清潔制度，但是針對(duì)管理這塊，沒(méi)有嚴(yán)格制定，也沒(méi)有真正施行;第三，因?yàn)闆](méi)有準(zhǔn)入制度，所以很多非檔案室的工作人員也可以在庫(kù)房中隨意進(jìn)出，很多檔案資料隨意外泄，甚至出現(xiàn)檔案丟失的問(wèn)題。

3 檔案館庫(kù)房管理的改進(jìn)措施

3.1 合理設(shè)計(jì)，消除安全隱患

如果檔案館的庫(kù)房沒(méi)有嚴(yán)格的按照規(guī)定建設(shè)，抑或是不規(guī)范的使用，都會(huì)給庫(kù)房造成隱患。所以，檔案館需要嚴(yán)格地按照建筑設(shè)計(jì)的規(guī)范設(shè)計(jì)，及時(shí)地做好安全整改工作。第一，如果檔案館的庫(kù)房是用普通的辦公用房改建的，就需要做好墻體的加厚和隔熱;第二，檔案館庫(kù)房如果是幾個(gè)房間打通形成的，需要多設(shè)置幾個(gè)出口，這樣出現(xiàn)突發(fā)事件之后，能夠及時(shí)的疏散人員;第三，需要對(duì)庫(kù)房的防盜和安全定期檢查，設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，需要在第一時(shí)間上報(bào)，及時(shí)的采取措施進(jìn)行處理;第四，雜物不允許堆放在檔案館的庫(kù)房，一旦發(fā)現(xiàn)，需要加大懲處力度。

3.2 增加資金投入

檔案館的領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到庫(kù)房的重要性，盡可能的提升庫(kù)房的安全防護(hù)能力，改善環(huán)境，完善配置，這是確保檔案安全的前提保證。因此，檔案館需要在庫(kù)房上增加投入，完善硬件設(shè)施的建設(shè)。第一，木質(zhì)的檔案柜很容易出現(xiàn)火災(zāi)，可以考慮用鐵質(zhì)檔案柜進(jìn)行代替;第二，需要安裝現(xiàn)代化設(shè)備，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全方位的監(jiān)控，提升防火防盜的能力;第三，庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備需要健全完善，包括空調(diào)和溫濕度設(shè)備要盡可能齊全的配置，為檔案的安全存放提供保障。

3.3 完善管理制度

檔案館庫(kù)房管理也需要有一定的規(guī)章制度，在制定管理制度的過(guò)程中，針對(duì)庫(kù)房容易出現(xiàn)安全問(wèn)題的點(diǎn)，需要有針對(duì)性的制定措施，并真正意義上落實(shí)下去，為檔案的安全奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，檔案館庫(kù)房管理制度包括以下幾方面：一是，檔案館庫(kù)房設(shè)施設(shè)備安全使用制度要盡可能地完善，確保設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提升工作效率;二是，檔案館的庫(kù)房需要做好日常的巡查，館內(nèi)的設(shè)備、水源和電路每天都要檢查并做好實(shí)時(shí)登記，保證將可能出現(xiàn)的安全隱患扼殺在萌芽狀態(tài);三是，檔案館需要建立安全責(zé)任制度，于工作人員而言，要按照區(qū)域、崗位權(quán)限等對(duì)安全責(zé)任進(jìn)行明確分工。

3.4 制定應(yīng)急預(yù)案

檔案館庫(kù)房出現(xiàn)蟲災(zāi)、地震和火災(zāi)等突然事件之后，作為庫(kù)房檔案管理的工作人員需要及時(shí)地采取手段，第一時(shí)間做好人員的撤離，同時(shí)要及時(shí)地?fù)尵葯n案。這樣在后續(xù)出現(xiàn)其他的突發(fā)事件之后，才能減少檔案庫(kù)房的危害，保證人員的安全。同時(shí)，要考慮災(zāi)情和險(xiǎn)情的特點(diǎn)，制定科學(xué)合理的應(yīng)急預(yù)案，聯(lián)系當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，加強(qiáng)演練，積極的組織工作人員了解應(yīng)急預(yù)案具體的流程，這樣真正出現(xiàn)了突發(fā)性事件之后，才能采取有效的處理手段，提升檔案館庫(kù)房管理的效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，庫(kù)房管理的好壞，會(huì)對(duì)檔案管理的工作質(zhì)量產(chǎn)生較為直接的影響，檔案除了可以為單位的發(fā)展服務(wù)之外，還能夠?qū)ι鐣?huì)和時(shí)代的發(fā)展起到重要的推動(dòng)作用。所以，需要對(duì)這項(xiàng)工作加以重視，找到其中的問(wèn)題和安全隱患，采取有效的措施加以改進(jìn)，為檔案館的庫(kù)房管理創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境氛圍，將檔案應(yīng)用的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

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