精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐

侯靜

摘 要：在當(dāng)前時(shí)代發(fā)展背景下，檔案是社會(huì)發(fā)展的重要組成部分。新時(shí)代的檔案管理所追求的是便捷性、多樣性、精細(xì)化。對檔案進(jìn)行精細(xì)化檔案管理是從精細(xì)化管理理念衍生出來的，其包含了多個(gè)方面的管理經(jīng)驗(yàn)，能夠有效的提升檔案管理的有效性。本文對精細(xì)化管理在檔案管理種的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行論述，以幫助檔案管理能夠科學(xué)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理;檔案管理;應(yīng)用實(shí)踐

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.016

精細(xì)化管理主要以普通的管理作為依據(jù)，這樣能夠有效降低管理的成本，提高資源配置的效率，將精細(xì)化管理取代傳統(tǒng)的規(guī)范化管理，使其可以沿著個(gè)性化管理方向發(fā)展。精細(xì)化管理能夠明確責(zé)任，可以保證管理戰(zhàn)略高效進(jìn)行，是提升管理措施執(zhí)行力的重要途經(jīng)。因此，在檔案管理中進(jìn)行精細(xì)化管理能夠有效的提升檔案管理的質(zhì)量。

1 精細(xì)化管理在檔案管理中應(yīng)用的必要性

1.1 對檔案管理目標(biāo)進(jìn)行落實(shí)

檔案精細(xì)化管理是將檔案管理的目標(biāo)進(jìn)行分解，使其體現(xiàn)在各個(gè)部門的管理活動(dòng)當(dāng)中，并且要制定相應(yīng)的精細(xì)化管理責(zé)任制，這樣才能夠使每一個(gè)部門都可以清楚的了解到檔案管理的職責(zé)。檔案管理要依據(jù)精細(xì)化管理的要求科學(xué)合理的對檔案資金進(jìn)行處理和分析，讓檔案管理的目標(biāo)能夠在檔案資源流通、整合和存儲(chǔ)中進(jìn)行有效的落實(shí)，這樣的管理方法能夠有效的提升檔案管理的執(zhí)行能力，并且加深精細(xì)化檔案管理必要性。

1.2 加強(qiáng)檔案管理之間的配合

檔案管理并不只是一個(gè)部門之間的事情，在相關(guān)企業(yè)許多單位的日常經(jīng)營管理的過程當(dāng)中相關(guān)的檔案資源不斷的出現(xiàn)，例如，人力檔案資源、材料檔案資源等等，這些資源在單位的經(jīng)營活動(dòng)當(dāng)中不斷的出現(xiàn)和流通，要對其進(jìn)行有效的管理就需要各個(gè)部門之前能夠加強(qiáng)配合，保證檔案資源能夠明確存儲(chǔ)、高效利用。要想提升每個(gè)部門之間的配合就可以采用精細(xì)化檔案管理活動(dòng)，精細(xì)化檔案管理可以貫穿整個(gè)單位運(yùn)作的始末，并且能夠帶領(lǐng)每個(gè)部門向共同的目標(biāo)前進(jìn)，保證了檔案管理的統(tǒng)一，有效的提升了檔案管理的效率。

1.3 促進(jìn)的檔案管理的可持續(xù)發(fā)展

檔案的精細(xì)化管理要圍繞檔案管理的所需要的地方進(jìn)行開展，根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的開展，并且制定相應(yīng)的管理方案，讓檔案管理更加系統(tǒng)，同時(shí)也要求這系統(tǒng)能夠按照檔案管理目標(biāo)的實(shí)際變化來調(diào)整和應(yīng)對，保證其能夠有效提升檔案管理的運(yùn)作能力，滿足相關(guān)單位對檔案資源的需求，精細(xì)化檔案管理是檔案管理的發(fā)展支柱，其能夠有效促進(jìn)檔案管理活動(dòng)的可持續(xù)發(fā)展。

2 精細(xì)化管理在當(dāng)檔案管理應(yīng)用難點(diǎn)

2.1 缺少管理重點(diǎn)

現(xiàn)如今檔案的資源十分多樣，可以良好的滿足各種運(yùn)營的不同需求，在檔案資源的不斷增加的基礎(chǔ)上再進(jìn)行精細(xì)化檔案管理并沒有更好的實(shí)際效果，其主要的原因就是檔案資源太多，并且各個(gè)部門之間的配合不足，導(dǎo)致檔案管理缺少重點(diǎn)，影響了精細(xì)化管理的應(yīng)用

成效。

2.2 基礎(chǔ)較薄，忽視細(xì)節(jié)

檔案管理是一個(gè)具有歷史性和長久性的工作，其要與單位的管理工程進(jìn)行同步，這時(shí)就需要相關(guān)的單位明確精細(xì)化檔案管理制度，使檔案精細(xì)化管理制度基礎(chǔ)更加牢固，防止出現(xiàn)一些責(zé)任無法落實(shí)，檔案資源在管理過程當(dāng)中丟失的現(xiàn)象。

2.3 缺少檔案管理人才

精細(xì)化檔案管理與傳統(tǒng)的管理制度有著十分明顯的區(qū)別，精細(xì)化檔案管理作為文化管理能夠增強(qiáng)軟實(shí)力，但是現(xiàn)在的一些檔案管理在文化管理方面上有些欠缺，而且也缺乏相應(yīng)的管理人才，這樣對精細(xì)化檔案管理的發(fā)展有著很大的影響，并且會(huì)降低精細(xì)化檔案管理的質(zhì)量。

3 精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐

3.1 加強(qiáng)精細(xì)化管理的重點(diǎn)

檔案管理的內(nèi)容所涉及的內(nèi)容較廣，包含了很多的信息，要想更好的體系檔案管理的價(jià)值就要對其中的重點(diǎn)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，準(zhǔn)確管理。主要的措施主要有一下的幾個(gè)方面：第一，完善精細(xì)化管理體系。檔案資源是一個(gè)單位的重要資產(chǎn)，對其進(jìn)行良好的整合和收集并且能夠妥善的保管才能夠更好的對精細(xì)化管理目標(biāo)進(jìn)行落實(shí)，同時(shí)也要制定相應(yīng)的管理制度，使檔案管理人員能夠在相關(guān)的制度管理下進(jìn)行工作并執(zhí)行，這樣才能奠定良好的檔案管理基礎(chǔ)。第二，升級(jí)優(yōu)秀的檔案資料。單位的檔案需要合法、合理、準(zhǔn)確完整，要對檔案資源中的一些劣質(zhì)的檔案資源進(jìn)行提出，對一些優(yōu)秀的檔案進(jìn)行保留，從檔案資源的源頭來保證相關(guān)檔案資源沒有盲區(qū)，完善檔案管理的章程，保證精細(xì)化管理沒有遺漏之處，同時(shí)也要保證檔案管理的安全性，防止檔案的損壞。第三，對每個(gè)部門的管理重點(diǎn)進(jìn)行關(guān)注，在正確進(jìn)行精細(xì)化檔案管理的基礎(chǔ)下，要依據(jù)各個(gè)部門對檔案管理的需求對精細(xì)化檔案管理進(jìn)行調(diào)整，保證其能夠更好適應(yīng)每一個(gè)部門，這樣就能更加有效的幫助部門進(jìn)行檔案的管理。

3.2 鞏固精細(xì)化檔案管理的基礎(chǔ)

第一，要建立檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，對檔案信息化管理基礎(chǔ)進(jìn)行鞏固，通過通信技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等來提升精細(xì)化檔案管理的效率，使數(shù)字化檔案資源能夠?qū)崟r(shí)共享，高效的進(jìn)行傳輸，信息化檔案管理能有效的降低精細(xì)化檔案管理的成本。第二，明確精細(xì)化檔案管理的目標(biāo)。對檔案管理要遵從“細(xì)”的標(biāo)準(zhǔn)，精細(xì)化檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)以及問題進(jìn)行分階段，分重點(diǎn)對目標(biāo)進(jìn)行管理。第三，細(xì)化流程。要在精細(xì)化管理的理念下進(jìn)行檔案管理細(xì)化，依據(jù)檔案的數(shù)量來對大難管理工作進(jìn)行簡化，要定量定性展開檔案管理活動(dòng)，同時(shí)也可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來讓精細(xì)化檔案管理的目標(biāo)更加明確，減少在檔案管理過程的無用功。

3.3 建立精細(xì)化檔案管理的文化氛圍

相關(guān)單位要建立精細(xì)化檔案管理意識(shí)，對精細(xì)化管理理念進(jìn)行有效的宣傳，使其能成為單位文化的組成因素，要與工作人員的思想行為進(jìn)行關(guān)聯(lián)，加強(qiáng)了檔案管理的軟實(shí)力。另外也可以從實(shí)物，圖片，文字等來對精細(xì)化檔案管理的歷程進(jìn)行記錄，并且以此來建立相關(guān)的文化基礎(chǔ)，建立檔案管理形象，這樣能夠有效的提升整個(gè)檔案管理的榮譽(yù)度。

4 結(jié)束語

總而言之，對檔案管理進(jìn)行精細(xì)化管理是非常重要的，精細(xì)化檔案管理能夠有效的提升檔案管理質(zhì)量，并且剔除檔案資源當(dāng)中的無用的檔案，留下優(yōu)秀的檔案。精細(xì)化檔案管理能夠滿足各個(gè)部門之前的要求，使其相互之間更好配合，推動(dòng)檔案管理良好的發(fā)展。

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