淺談農(nóng)機(jī)檔案的收集及整理工作

摘 要：近些年來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，帶動(dòng)了科學(xué)技術(shù)的不斷革新，與此同時(shí)農(nóng)業(yè)也緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，朝著現(xiàn)代化的方向穩(wěn)步前進(jìn)，農(nóng)業(yè)機(jī)械在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中得到了廣泛應(yīng)用，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)效率相比以前得到了大幅度提升。我國(guó)作為農(nóng)業(yè)大國(guó)，農(nóng)業(yè)發(fā)展的好壞直接決定了我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)情況。農(nóng)業(yè)發(fā)展涉及的范圍非常廣泛，相關(guān)的數(shù)據(jù)也比較繁瑣、復(fù)雜，因此加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案收集和整體工作十分有必要。分析了農(nóng)機(jī)檔案收集和整理的相關(guān)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：農(nóng)機(jī)檔案;收集;整理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.008

檔案詳細(xì)記錄了不同部門各項(xiàng)工作開展的具體情況，其作用主要可以表現(xiàn)在這幾個(gè)方面：指揮單位正常工作的可靠依據(jù);幫助領(lǐng)導(dǎo)決策的得力工具;澄清內(nèi)部是非的重要依據(jù)。農(nóng)機(jī)化工作現(xiàn)如今得到了人們的廣泛關(guān)注，在農(nóng)機(jī)檔案管理中加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)以及資料的收集、記錄，能夠進(jìn)一步促進(jìn)新技術(shù)和新設(shè)備的推廣與應(yīng)用。收集的對(duì)象主要是農(nóng)機(jī)主管部門辦理完畢、立卷歸檔的文件。收集工作搞不好，文件歸檔不齊全、不完整，就不便于利用。

1 加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案管理對(duì)推進(jìn)農(nóng)機(jī)化進(jìn)程的作用

就目前我國(guó)科學(xué)技術(shù)和農(nóng)業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀來看，農(nóng)業(yè)機(jī)械化的普及范圍越來越廣泛，農(nóng)業(yè)檔案是農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案實(shí)行規(guī)范化管理有著重要作用。農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案在農(nóng)機(jī)便民服務(wù)工作的開展、農(nóng)業(yè)機(jī)械化新技術(shù)的創(chuàng)新和開發(fā)、農(nóng)業(yè)機(jī)械新工具的利用以及未來發(fā)展中都起著至關(guān)重要的作用。

近些年我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及農(nóng)業(yè)機(jī)械化生產(chǎn)水平的提升導(dǎo)致農(nóng)業(yè)檔案數(shù)量也在增多，檔案管理工作任務(wù)也來越繁重，對(duì)農(nóng)機(jī)檔案管理的要求也更為嚴(yán)格。這就需要有關(guān)部門強(qiáng)化對(duì)農(nóng)機(jī)檔案的管理力度，推動(dòng)我國(guó)農(nóng)機(jī)化進(jìn)程，以這種方式來推動(dòng)我國(guó)農(nóng)業(yè)朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

2 農(nóng)機(jī)檔案的收集

農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案主要是通過文字、圖片的方式，詳細(xì)記錄農(nóng)業(yè)機(jī)械部門的日常工作，并將其完好保存，方便日后查找和閱讀。不僅如此，就目前我國(guó)農(nóng)機(jī)檔案管理的實(shí)際情況來看，還有完整的體系作為依據(jù)和支撐，將檔案記錄的要求、格式一一列出，檔案管理人員必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)、信息的收集和整理，在保證工作質(zhì)量的同時(shí)，提升工作效率，推動(dòng)我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械的發(fā)展。

2.1 農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案收集的要求

對(duì)于檔案員而言在收集和接受相關(guān)工作中需要時(shí)刻保持著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，減少工作的失誤，建議采用驗(yàn)收制的方法進(jìn)行收集;農(nóng)業(yè)機(jī)械主管部門需要建立完善的獎(jiǎng)懲制度，一旦工作人員在檔案管理過程中出現(xiàn)了態(tài)度懈怠、缺乏責(zé)任意識(shí)的現(xiàn)象，就需要進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰;與此同時(shí)，針對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員可以給予適當(dāng)?shù)匚镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于檔案館而言，在進(jìn)行收集工作的時(shí)候需要提前通知保存機(jī)關(guān)，在農(nóng)機(jī)檔案的內(nèi)容上把好關(guān)，保證內(nèi)容的真實(shí)性和規(guī)范性。

2.2 收集的范圍

農(nóng)業(yè)機(jī)械收集的范圍主要有以下幾個(gè)方面：

1）各農(nóng)機(jī)業(yè)務(wù)主管部門所保存的重要資料，如農(nóng)業(yè)機(jī)械化文件、農(nóng)機(jī)購(gòu)置補(bǔ)貼“一戶一檔”資料、農(nóng)機(jī)牌證管理資料等。這里重要的農(nóng)機(jī)化檔案指的是一些定期卷和永久卷，檔案館在接受時(shí)需要保證一定的及時(shí)性。

2）收集的手續(xù)。保證手續(xù)的完整性和有效性是農(nóng)業(yè)機(jī)械化檔案收集工作質(zhì)量提升的前提，這樣一來對(duì)于檔案室和相關(guān)人員都受益，在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作和查詢資料去向都能夠有跡可循。在收集工作的手續(xù)方面主要包含以下兩點(diǎn)：第一是清點(diǎn)相關(guān)檔案室應(yīng)該在定期卷和永久卷上根據(jù)年度案卷目標(biāo)來進(jìn)行相關(guān)清點(diǎn)工作，同時(shí)還需要和驗(yàn)收相配合，將案卷按卷一個(gè)一個(gè)清點(diǎn)，核對(duì)案卷標(biāo)題是否存在錯(cuò)誤。正是由于案卷本身的重要性和機(jī)密性，因此當(dāng)清點(diǎn)工作出現(xiàn)差錯(cuò)的時(shí)候，很有可能會(huì)帶來重大的損失。第二是立據(jù)，這一項(xiàng)指的是檔案員在進(jìn)行收集農(nóng)機(jī)檔案時(shí)需要進(jìn)行收據(jù)開具，并且還需要保留對(duì)應(yīng)的存根。

3 農(nóng)機(jī)檔案整理的分類及內(nèi)容

并不是所有收集到的農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案都需要進(jìn)行歸檔和整理，要根據(jù)級(jí)別、年份，有針對(duì)性的整理出有價(jià)值的檔案進(jìn)行歸檔處理。農(nóng)機(jī)檔案分類的時(shí)候首先要有清楚的界限，沒有交叉重疊;分類的原則要堅(jiān)持統(tǒng)一，同時(shí)還要根據(jù)本單位的檔案特點(diǎn)，靈活運(yùn)用分類的方法;在檔案分類的過程中要遵循連續(xù)性的原則，對(duì)檔案分類要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，同時(shí)也要選擇正確的分類方式，在前后銜接上做到統(tǒng)一。

3.1 農(nóng)機(jī)購(gòu)置補(bǔ)貼檔案

第一、農(nóng)機(jī)購(gòu)置補(bǔ)貼策略，主要是指農(nóng)業(yè)機(jī)械補(bǔ)貼資金應(yīng)用管理?xiàng)l例、補(bǔ)貼實(shí)踐方法、工作實(shí)踐計(jì)劃、農(nóng)機(jī)購(gòu)置補(bǔ)貼主體信息以及地方政府進(jìn)行的政策社會(huì)宣傳內(nèi)容、設(shè)備購(gòu)買資料等，農(nóng)機(jī)購(gòu)置補(bǔ)貼實(shí)際應(yīng)用情況、資源應(yīng)用情況反饋等方面，均是農(nóng)機(jī)購(gòu)置補(bǔ)貼檔案政策條件的代表形式。第二、農(nóng)機(jī)購(gòu)置補(bǔ)貼帳目檔案信息。即農(nóng)機(jī)購(gòu)置補(bǔ)貼資金申報(bào)記錄、農(nóng)機(jī)購(gòu)置補(bǔ)貼購(gòu)買賬目匯總表、農(nóng)機(jī)購(gòu)置合作合同等。就是與應(yīng)用資金之間有密切聯(lián)系的檔案內(nèi)容。

3.2 農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案

首先，要保持農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案和駕駛員檔案的一致性，從而方便檔案管理人員建檔。駕駛員在為其機(jī)動(dòng)車進(jìn)行登記時(shí)，要確保駕駛證號(hào)正確無誤，并將行駛證號(hào)填在駕駛員登記表上。如果駕駛員沒有駕駛證，則不予發(fā)牌照;如果駕駛員沒有行駛證，不核發(fā)實(shí)習(xí)駕駛證。從源頭上杜絕出現(xiàn)有證無車、有車無證的不正常情況，盡可能減少工作中的失誤;其次，機(jī)動(dòng)車檔案、駕駛員檔案以及事故檔案三者的編號(hào)和目錄編制應(yīng)該保持高度一致。人、車、事故檔案應(yīng)歸位統(tǒng)一類別，并且要做到對(duì)應(yīng)。與此同時(shí)，要以不同地區(qū)的編號(hào)作為編排，駕駛員、機(jī)動(dòng)車和事故檔案三類都要以不同的代號(hào)編排。第三、紙質(zhì)與電子文檔相結(jié)合。實(shí)行有效的檔案管理，應(yīng)堅(jiān)持傳統(tǒng)（紙質(zhì)）檔案與新式（電子）檔案的有機(jī)承接。一方面，對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行分類規(guī)劃，該部分所對(duì)應(yīng)的農(nóng)機(jī)設(shè)備包括拖拉機(jī)、收割機(jī)等。實(shí)際操作時(shí)，可以借助電子化信息整合渠道，逐步對(duì)所有農(nóng)機(jī)檔案信息進(jìn)行電子化輸入，構(gòu)建電子版本的電子檔案體系，這樣后續(xù)進(jìn)行農(nóng)機(jī)資源應(yīng)用時(shí)，也就能夠?qū)崿F(xiàn)高效率的檔案查找、管理了。另一方面，以拖拉機(jī)為代表的傳統(tǒng)農(nóng)機(jī)記錄檔案信息，應(yīng)按照地區(qū)、實(shí)際購(gòu)買商家、駕駛員等方面的信息，統(tǒng)一規(guī)范進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)，并歸總進(jìn)行紙質(zhì)檔案收集。

4 農(nóng)機(jī)檔案管理推進(jìn)農(nóng)機(jī)化進(jìn)程的有效措施

通過農(nóng)機(jī)檔案管理推進(jìn)我國(guó)農(nóng)機(jī)化進(jìn)程，主要可以從這幾個(gè)方面出發(fā)：1）完善農(nóng)機(jī)檔案工作機(jī)制。為了確保檔案信息的真實(shí)準(zhǔn)確，有關(guān)部門要建立完善的工作機(jī)制，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作;2）提升檔案管理人員素質(zhì)。要提升管理人員的政治素養(yǎng)以及專業(yè)技能，檔案管理人員自身也要做到與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念;3）改善檔案管理工作環(huán)境。不管是在硬件設(shè)施還是軟件上，都要進(jìn)行革新，確保基礎(chǔ)設(shè)施的完整性，避免火災(zāi)、受潮等不利因素對(duì)檔案造成的損失;4）加強(qiáng)檔案開發(fā)利用深度。從某種程度上來看，檔案也是一種資源，需要加強(qiáng)對(duì)資源的挖掘和使用;5）強(qiáng)化農(nóng)機(jī)社會(huì)化服務(wù)水平。好做好農(nóng)機(jī)大戶的引導(dǎo)工作，提升服務(wù)的組織化程度，提升經(jīng)營(yíng)服務(wù)水平。不僅如此，還要進(jìn)一步擴(kuò)大人才隊(duì)伍，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行農(nóng)機(jī)檔案管理工作，加強(qiáng)培養(yǎng)服務(wù)意識(shí)。

參考文獻(xiàn)

[1]馬麗萍.加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案管理，推進(jìn)農(nóng)機(jī)化進(jìn)程[J].農(nóng)業(yè)開發(fā)與裝備，2020（08）：15+18.

[2]劉亞梅.農(nóng)機(jī)檔案信息社會(huì)化服務(wù)淺述[J].農(nóng)業(yè)開發(fā)與裝備，2020（07）：29.

[3]姚波.提高農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案規(guī)范化管理水平的重要性及措施[J].鄉(xiāng)村科技，2020（07）：64-65.

作者簡(jiǎn)介

李學(xué)科（1978-），男，漢族，湖南南縣人，本科，初級(jí)，研究方向：檔案管理