探討新形勢(shì)下社保檔案規(guī)范化管理

胡文惠

探討新形勢(shì)下社保檔案規(guī)范化管理

胡文惠

（平和縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)保險(xiǎn)中心，福建 漳州 363700）

社保檔案管理工作水平關(guān)系著社保檔案是否完整、規(guī)范、安全，影響著每一個(gè)參保人員的利益。當(dāng)下是決勝全面小康社會(huì)的新時(shí)代，對(duì)中國(guó)社會(huì)保障工作提出了更高的要求。因此，從社保檔案規(guī)范化管理的重要意義出發(fā)，闡述中國(guó)社保檔案管理工作存在的問(wèn)題和不足，并提出規(guī)范化管理的策略和方法，希望能對(duì)提高社保檔案管理工作水平提出借鑒性意見(jiàn)。

新形勢(shì)；社保檔案；規(guī)范化管理；檔案管理制度

社保檔案管理雖是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但其影響著整個(gè)參保過(guò)程，關(guān)系著參保人的切身利益。對(duì)社保檔案進(jìn)行規(guī)范化管理既是保障公民合法權(quán)益的必要舉措，也是提升政府形象、依法行政有效途徑。因此，社保管理部門應(yīng)明確認(rèn)識(shí)社保檔案規(guī)范化管理的重要意義，并不斷提高社保管理的水平和能力，從而服務(wù)人民、造福社會(huì)。

1 社保檔案規(guī)范化管理的重要意義

1.1 有利于落實(shí)全民參保計(jì)劃

黨和政府在十九大明確提出要全面落實(shí)全民參保計(jì)劃，做好社保管理工作是實(shí)現(xiàn)該計(jì)劃的基礎(chǔ)保障[1]。如今，中國(guó)已經(jīng)進(jìn)入全民參保時(shí)代，各類社會(huì)保險(xiǎn)涵蓋絕大多數(shù)人民群眾，維護(hù)參保人的合法權(quán)益是中國(guó)社會(huì)保障工作前進(jìn)的目標(biāo)。社保檔案作為各類社會(huì)保險(xiǎn)信息的載體，在社保信息查詢、核對(duì)項(xiàng)目金額、消解權(quán)益糾紛方面發(fā)揮著不可或缺的憑證作用。因此，對(duì)社保檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，有利于保障中國(guó)群眾的合法權(quán)益，推動(dòng)全民參保計(jì)劃的落實(shí)。

1.2 有利于改進(jìn)社保管理工作水平

傳統(tǒng)媒體時(shí)代，社保檔案資料基本以紙質(zhì)版保存，存在檔案紙張受損、丟失等問(wèn)題，不利于社保管理的規(guī)范化運(yùn)行。隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，傳統(tǒng)社保檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展。紙質(zhì)版社保檔案資料和電子版社保檔案資料相結(jié)合，成為提高檔案管理工作水平的重要途徑。電子版社保檔案資料既克服了紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)，還具有查詢便利、更新迅速、安全高效等優(yōu)點(diǎn)。因此，對(duì)社保檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可有效提升信息管理的效率和水平。

1.3 有利于完善中國(guó)特色社會(huì)主義保障體系

中國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)體系是國(guó)家制度的重要組成部分，也是促進(jìn)社會(huì)有序發(fā)展的制度支撐。社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)容廣泛，包括醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等多個(gè)方面，其內(nèi)容紛繁復(fù)雜也決定了這是一項(xiàng)重大艱巨的工作。社保檔案作為各項(xiàng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，更需要明確各項(xiàng)參保信息，并定期進(jìn)行核對(duì)、整理，還要根據(jù)國(guó)家政策變化不斷調(diào)整登記內(nèi)容和方式。因此，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理可促進(jìn)社保工作規(guī)范進(jìn)行，從而不斷推動(dòng)中國(guó)特色保障體系的發(fā)展。

2 社保檔案管理中存在的問(wèn)題和不足

2.1 檔案管理部門重視程度不高，經(jīng)費(fèi)不足

隨著黨和國(guó)家各項(xiàng)政策和措施的實(shí)施，各級(jí)部門越來(lái)越重視社保檔案管理工作。福建省人力資源社會(huì)保障行政部門受財(cái)政開(kāi)支、思想認(rèn)識(shí)等因素的影響，投入到社保管理中的經(jīng)費(fèi)不足。在此種情況下，社保檔案管理工作缺乏經(jīng)費(fèi)支持。在實(shí)際工作中仍然保持傳統(tǒng)管理方式，不僅工作效率低下，甚至無(wú)法及時(shí)解決參保過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。經(jīng)費(fèi)不足導(dǎo)致社保管理部門無(wú)法進(jìn)行人員、管理、信息化等方面的創(chuàng)新，從而影響社保工作更好地進(jìn)行。

2.2 檔案管理體系不健全，管理碎片化

社會(huì)保險(xiǎn)涉及醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等多個(gè)方面，不同保險(xiǎn)其檔案登記標(biāo)準(zhǔn)和模式有所不同，需要一套科學(xué)合理的檔案管理體系，規(guī)范不同類別的社保管理工作[2]。由于中國(guó)沒(méi)有全國(guó)性的社會(huì)保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)定，福建省很多地區(qū)的檔案管理部門缺乏合理完整的檔案管理體系，基本都是按照綜合管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)社保信息進(jìn)行管理，會(huì)造成管理標(biāo)準(zhǔn)不一、檔案歸類不規(guī)范、歸檔時(shí)間混亂等問(wèn)題，在進(jìn)行信息查詢時(shí)不僅浪費(fèi)時(shí)間，很容易造成信息的遺漏和失誤。

2.3 檔案管理缺乏基礎(chǔ)設(shè)施，管理不規(guī)范

福建省對(duì)社保檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入較小，導(dǎo)致其在檔案室設(shè)置、檔案室專門管理人員調(diào)配、檔案整理經(jīng)費(fèi)投入方面出現(xiàn)不足。經(jīng)費(fèi)不足的地區(qū)，不僅缺乏專門獨(dú)立的檔案室，有些地區(qū)甚至缺少存放檔案的檔案柜，很容易造成檔案損害、信息丟失現(xiàn)象的發(fā)生。根據(jù)《中華人民共和國(guó)管理法》的要求，社保檔案的管理需要遵守“九防”標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，很多地區(qū)沒(méi)有達(dá)到“九防”標(biāo)準(zhǔn)，存在管理不規(guī)范問(wèn)題[3]。有些地區(qū)甚至缺少打印機(jī)、掃描機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施，嚴(yán)重影響社保檔案管理工作的正常開(kāi)展。

2.4 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)低，能力不足

福建省檔案管理人員存在一身多職、多為兼職等現(xiàn)象，這也是影響檔案規(guī)范化管理的重要因素。在此種情況下，會(huì)出現(xiàn)檔案管理工作滯后、信息登記延后、登記不專業(yè)等情況。除此之外，很多檔案管理人員都為非管理專業(yè)，缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)，在實(shí)際管理工作中工作效率低下。再加上管理部門對(duì)其培訓(xùn)不到位、不及時(shí)，工作人員素養(yǎng)更是亟待提升。對(duì)于基層檔案管理工作來(lái)說(shuō)，專業(yè)人才引進(jìn)是一項(xiàng)極為困難的工作，很難做到規(guī)范化管理。

2.5 檔案管理信息化建設(shè)不足，管理落后

隨著媒介技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)和部門都積極進(jìn)行信息化建設(shè)，提升管理工作的效率和水平。紙質(zhì)版檔案由于保存期限短，日益被電子版檔案取代。福建省檔案管理部門受思想認(rèn)識(shí)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等因素限制，有些地區(qū)仍只填寫社保信息紙質(zhì)版檔案，缺少電子版檔案?jìng)浞?，很容易造成檔案信息丟失、公民權(quán)益受損等后果[4]。信息化建設(shè)的不足不僅影響工作效率，還影響地方政府的形象和公信力。

3 推動(dòng)社保檔案規(guī)范化管理的策略和方法

3.1 管理部門應(yīng)加大重視程度，增加經(jīng)費(fèi)支援

完善基礎(chǔ)設(shè)施是推動(dòng)社保檔案規(guī)范化管理的前提條件，也是基本物質(zhì)保障。因此，福建省人力資源社會(huì)保障行政部門應(yīng)加大對(duì)社保管理工作重視程度，增強(qiáng)對(duì)其經(jīng)費(fèi)支援。具體表現(xiàn)為，設(shè)立獨(dú)立的檔案存放室，更新打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)等設(shè)備，并積極落實(shí)“九防”的各項(xiàng)要求，從而不斷改善社保檔案管理工作環(huán)境[5]。通過(guò)完善基礎(chǔ)設(shè)施能夠有效保障社保檔案信息安全，為規(guī)范化管理措施的實(shí)施做好準(zhǔn)備工作。

3.2 管理部門應(yīng)建立健全檔案管理制度，落實(shí)各項(xiàng)工作

由于社保檔案工作內(nèi)容紛繁復(fù)雜，需要科學(xué)合理的檔案管理制度來(lái)規(guī)范各項(xiàng)工作。需要按照國(guó)家相關(guān)法律設(shè)立管理制度，并結(jié)合本地區(qū)管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行創(chuàng)新性實(shí)踐。福建省檔案管理部門應(yīng)設(shè)立合理的人員責(zé)任制度、檔案室管理制度等，以推動(dòng)管理工作朝著專業(yè)化、規(guī)范化方向發(fā)展[6]。在工作開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)將工作具體落實(shí)到個(gè)人，實(shí)施嚴(yán)格追責(zé)制，規(guī)范工作人員行為，減少檔案管理失誤事件的發(fā)生。同時(shí)，還應(yīng)實(shí)施科學(xué)的激勵(lì)制度，通過(guò)獎(jiǎng)懲措施提高工作的積極性。

3.3 管理部門應(yīng)規(guī)范檔案管理各項(xiàng)流程，保障信息的規(guī)范和安全

規(guī)范的管理流程是工作人員進(jìn)行檔案管理的參照保準(zhǔn)，也是規(guī)范化管理不可缺少的關(guān)鍵內(nèi)容。社保檔案的登記和保存是一項(xiàng)巨大的工程，如若缺少具體清晰的規(guī)范流程，很容易出現(xiàn)某一環(huán)節(jié)的遺漏現(xiàn)象，從而影響后續(xù)工作的開(kāi)展。因此，福建省檔案管理部門應(yīng)制定具體清晰的檔案管理流程，嚴(yán)格約束工作人員的各項(xiàng)行為，切實(shí)保障檔案信息的規(guī)范和安全。此外，還應(yīng)定期對(duì)社保檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，保證檔案信息及時(shí)更新。

3.4 管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，不斷提升其素質(zhì)

工作人員是社保檔案管理的核心要素，其專業(yè)能力和水平影響著各項(xiàng)管理工作的實(shí)際成效。因此，福建省檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，可以邀請(qǐng)上級(jí)或者兄弟地區(qū)的優(yōu)秀檔案管理人才對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，還可以促進(jìn)工作人員之間的相互交流和借鑒[7]。此外，社保檔案管理是一項(xiàng)政策性極強(qiáng)的工作，需要工作人員具備高度的政治素養(yǎng)和法律敏感度。因此，工作人員還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)法律知識(shí)、政治政策等方面的學(xué)習(xí)，以不斷提升工作人員素養(yǎng)。

3.5 管理部門應(yīng)加快建設(shè)信息化檔案庫(kù)，提高工作效率

如今是信息化社會(huì)，數(shù)字化建設(shè)成為每個(gè)企業(yè)、每個(gè)部門需要重視的問(wèn)題。為了提升檔案信息管理的效率，福建省檔案管理部門應(yīng)加快信息化建設(shè)，實(shí)施更為優(yōu)質(zhì)的管理和服務(wù)。首先，應(yīng)建立電子社保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善各項(xiàng)操作流程，提高信息輸入和保存的效率[8]；其次，還應(yīng)不斷開(kāi)發(fā)新模塊，在信息查詢、問(wèn)題資訊、反饋信息方面為參保人員提供服務(wù)；最后，應(yīng)積極建設(shè)信息安全防護(hù)平臺(tái)，以保證信息安全。

4 結(jié)束語(yǔ)

社保工作是建設(shè)社會(huì)主義保障體系的重要組成部分，也是造福人民群眾的事業(yè)工程。隨著黨和國(guó)家的日益重視，提升社保工作管理水平和能力被提上日程。

社保檔案作為公民參保信息的憑證和依據(jù)，影響著整個(gè)社保流程的推進(jìn)。因此，有必要對(duì)社保檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。管理部門應(yīng)加大重視程度，增加經(jīng)費(fèi)支援。應(yīng)建立健全檔案管理制度，落實(shí)各項(xiàng)工作。同時(shí)，管理部門應(yīng)規(guī)范檔案管理各項(xiàng)流程，保障信息的規(guī)范和安全。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，不斷提升其素質(zhì)。此外，還應(yīng)加快建設(shè)信息化檔案庫(kù)，提高工作效率。

［1］劉文江.新形勢(shì)下社保檔案規(guī)范化管理的途徑［J］.現(xiàn)代交際，2019（24）：110-111.

［2］李華麗.關(guān)于社保局檔案管理工作的思考［J］.勞動(dòng)保障世界，2019（21）：58，61.

［3］趙松，孫長(zhǎng)虹.機(jī)構(gòu)改革后社保檔案管理研究［J］.浙江檔案，2019（6）：56-57.

［4］武海燕.社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新策略研究［J］.企業(yè)改革與管理，2019（5）：79，81.

［5］張斌.完善社保檔案管理工作的有效措施［J］.農(nóng)民致富之友，2019（5）：214.

［6］羅仁紅.新時(shí)期加強(qiáng)社保行業(yè)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)的探討［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：114-116.

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10.15913/j.cnki.kjycx.2020.08.045

2095－6835（2020）08－0106－02

〔編輯：嚴(yán)麗琴〕