大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理模式研究

張菁

【摘要】隨著社會信息化的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各領(lǐng)域的深入應(yīng)用，在這樣的大背景下人事檔案的管理逐漸走向信息化的管理方式，信息化的檔案管理對新時代的人事制度有著建設(shè)性的重大意義，在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中必須結(jié)合多方面技術(shù)，充分做好人事檔案的開發(fā)管理工作，合理配置信息化工作內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù) 人事檔案 檔案管理

1、人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 宏雙峽貝狀

在當(dāng)下人事檔案的收集和整理等工作過程中，信息化的程度一直不高，要進(jìn)行歸檔收集和分類等工作，往往會耗費(fèi)大量的人力資源，而與此同時因?yàn)槿耸聶n案管理的動態(tài)性，導(dǎo)致要對這一工作內(nèi)容進(jìn)行全面的信息化發(fā)展存在了嚴(yán)重的阻力。而現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時代的到來讓信息化和大數(shù)據(jù)化有了新的進(jìn)展，人事檔案的管理工作可以更加真實(shí)的反映出工作人員的工作水平，確保工作的有效性，進(jìn)而能夠確保單位和企業(yè)的有效發(fā)展。人事檔案的管理工作和職業(yè)發(fā)展有著直觀的聯(lián)系，實(shí)際進(jìn)行管理的過程中必須要充分做好人事檔案的數(shù)字化管理和存儲，從而不斷提高工作效率，最終從根本上確保人力資源管理工作的有效性。

1.2 大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案工作中的作用

用人單位實(shí)際運(yùn)行的過程中，人事檔案可以為人力資源管理部門提供重要的工作依據(jù)?？梢哉f人事檔案就是個人工作過程的具體石錄過程，如果能夠?qū)n案進(jìn)行合理的應(yīng)用，則可以更加直觀清晰的了解到個人的職業(yè)生涯發(fā)展軌跡，進(jìn)行更加科學(xué)合理的工作。現(xiàn)代化企業(yè)運(yùn)行的過程中，市場的競爭也是人才的競爭，在這一過程中企業(yè)必須要充分做好相關(guān)工作內(nèi)容，選賢舉能，全面的做好檔案管理相關(guān)工作內(nèi)容，并有機(jī)結(jié)合員工的業(yè)務(wù)水平和歷史情況等一系列的原始資料，深入的考核員工資質(zhì)能力等多方面的實(shí)際情況，進(jìn)而確保人力資源能夠得到更加充分有效的應(yīng)用，提高人力資源的應(yīng)用效果。人事檔案對于人力資源管理工作有著十分重要的作用和意義，從這一點(diǎn)來看，如果可以對其進(jìn)行信息化電子化管理，從而節(jié)省成本和提高的效率，讓個人信息個人能力能夠得到充分的發(fā)揮，確保工作人員學(xué)習(xí)和工作的有效性，最終確保企業(yè)整體效益。

1.3 文檔進(jìn)行大數(shù)據(jù)管理的過渡過程

檔案管理占用空間較大，要進(jìn)行管理和查閱都較為不方便，而電子化的工作可以提高其應(yīng)用效率，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)來讓人事檔案管理工作進(jìn)一步大數(shù)據(jù)電子化則可以進(jìn)一步確保人力資源管理工作能夠順利開展，高效率開展。人事檔案的文字信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，要進(jìn)行電子化的數(shù)據(jù)建設(shè)，需要完整規(guī)范的完成信息采集過程，從數(shù)據(jù)采集開始，到后期的維護(hù)完善，都需要充分確保過程的有效性，其中需要掃描照片，應(yīng)當(dāng)盡量使用高清晰度的照片，確保資源的有效性，進(jìn)行管理的過程中也應(yīng)當(dāng)應(yīng)用盡可能高水平、高標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)來完成。人事檔案的信息化建設(shè)工作可以讓管理工作很大程度上變的更加便捷，進(jìn)行數(shù)字檔案的管理存儲過程中，電子檔案表現(xiàn)為更加新型更加有效的載體，也是數(shù)字信息化檔案管理過程中十分重要的一個內(nèi)容，可以將檔案內(nèi)容存儲在磁盤或者云空間上，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快捷高效的傳遞。

2、大數(shù)據(jù)人事檔案管理的特點(diǎn)

2.1 信息量較大。大數(shù)據(jù)技術(shù)相對來說有著十分龐大的數(shù)據(jù)容量，其可以儲存的信息量已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)的超過了以往的人事檔案存儲信息量。人事檔案實(shí)際進(jìn)行管理過程中，包括了任聘合同、考核報表、考核內(nèi)容以及專業(yè)技術(shù)認(rèn)證等一系列內(nèi)容，內(nèi)容十分龐雜且數(shù)量很大。大數(shù)據(jù)時代下檔案管理過程可以綜合應(yīng)用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，確保人事檔案資料能夠隨時精準(zhǔn)的錄入數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，有效的確保檔案管理工作的實(shí)時性和有戈交險。

2.2 價值較高。大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)際應(yīng)用在檔案管理的工作過程當(dāng)中，檔案資料管理的工作可以表現(xiàn)出更高的效率和更高的準(zhǔn)確性，進(jìn)而能夠表現(xiàn)出更高的應(yīng)用價值。實(shí)際進(jìn)行人力檔案的管理過程中，必須要充分做好不同階段的資源整合工作，其中檔案管理部門需要有效的利用人事檔案來對員工行為和員工能力進(jìn)行深入的分析工作。與此同時，還可以有效的應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來讓人事檔案和工作文書之間形成有效的聯(lián)系，確保人才應(yīng)用的有效性，確保對員工的多角度考察。

2.3 效率較高。大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)際運(yùn)行的過程中有著相當(dāng)高的運(yùn)行效率，不僅對于人事檔案的減速過程有著很高的效率，與此同時要對檔案信息進(jìn)行管理和變動也有著更高的效率。很多大型事業(yè)單位運(yùn)行的過程中，有著十分復(fù)雜的人力資源配置，工作人員的類別多種多樣，因而也有著十分龐大的人力資源檔案記錄文件，而應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以針對性的建立起分門別類的數(shù)據(jù)庫，同時結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以有效的連接起來各種數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，進(jìn)而確保人事檔案能夠表現(xiàn)出良好的應(yīng)用效果。

3、人事檔案管理工作現(xiàn)存問題

3.1 管理滯后

很多工作人員在面臨全新的大數(shù)據(jù)技術(shù)時比較茫然，不知道從何下手，這也是人事檔案管理工作難以與時俱進(jìn)的一個根本原因，這樣的問題最直觀的體現(xiàn)就是相關(guān)管理工作人員難以主動接納大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)工作，與此同時也不會積極的響應(yīng)相關(guān)的技術(shù)工作內(nèi)容。以上是心理方面，與此同時實(shí)踐操作方面也存在了一定的滯后性管理的問題，很多管理人員對于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用效果和應(yīng)用方法都不是很了解，這樣就需要相關(guān)管理工作人員提高自身技術(shù)素養(yǎng)，充分了解大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用以及實(shí)際應(yīng)用效果，進(jìn)而在后續(xù)工作的過程中就能夠有效的結(jié)合工作實(shí)際情況來應(yīng)用具體的技術(shù)，提高工作效率。目前人事檔案具體管理的過程中可以分為工人檔案和干部檔案，兩者分別進(jìn)行歸檔和管理工作，但是實(shí)際管理的過程中工人檔案的具體分類和管理沒有明確規(guī)定，如果將兩方面的檔案都按照同樣的方式進(jìn)行歸檔和分類則難以滿足需求。針對這一情況，需要檔案管理工作人員能夠結(jié)合實(shí)際需求，不區(qū)別身份的進(jìn)行統(tǒng)一化檔案歸檔管理，集中進(jìn)行管理，在此基礎(chǔ)上建立大數(shù)據(jù)庫，對于查詢權(quán)限進(jìn)行分級，進(jìn)而能夠讓檔案工作表現(xiàn)出更高的效率，發(fā)揮出檔案的作用。

3.2 歸檔方式落后

目前來看，很多人事檔案管理工作實(shí)際開展的過程中，都沒有充分的法律決見定對其進(jìn)行學(xué)習(xí)，要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理比較難實(shí)現(xiàn)。在新時代發(fā)展的過程中，對人事檔案的要求逐漸提高，人事檔案管理工作必須要做好頂層建設(shè)，做好標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的設(shè)計準(zhǔn)備。需要結(jié)合時代發(fā)展實(shí)際情況，尤其是結(jié)合目前可以應(yīng)用到的技術(shù)，及時的更新完善歸檔方法。實(shí)際進(jìn)行歸檔工作的過程中需要結(jié)合材料導(dǎo)向，認(rèn)清人事檔案的歸檔目的，對其進(jìn)行分類處理，除此之外還需要確定歸檔的材料紙張大小以及一些具體的格式內(nèi)容。

3.3 信息化進(jìn)展效率較低

目前人事管理信息相關(guān)內(nèi)容在管理的過程中數(shù)據(jù)化程度依然不高，要建設(shè)大數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)則首先應(yīng)當(dāng)進(jìn)行大量的前期工作，這一工作需要有專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊才能完成，但是實(shí)際執(zhí)行的過程中工作內(nèi)容沒有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，因而需要自行摸索。但是實(shí)際進(jìn)行摸索和技術(shù)應(yīng)用的過程中，系統(tǒng)應(yīng)用不夠方便，維護(hù)工作也會消耗大量的人力物力，這樣一來就難以表現(xiàn)出其運(yùn)行的效率。實(shí)際應(yīng)用的過程中，在社會方面的應(yīng)用也不足，當(dāng)前很多人需要出具證明時經(jīng)常需要在各個部門奔走，這樣也反映出目前人事檔案的信息化管理做的還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。人事檔案事關(guān)人們的個人信息安全，如何對其進(jìn)行管理是一個重點(diǎn)問題，實(shí)際工作的過程中可以對檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行等級劃分。例如個人能夠看到的檔案信息應(yīng)當(dāng)開放權(quán)限，人們需要得到的檔案信息內(nèi)容大部分都是可以進(jìn)行開放的，這樣也有利于消除人事檔案的神秘性。

4、提高大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中應(yīng)用效果的意義

4.1 改變管理方式

大數(shù)據(jù)時代下要做好人事檔案的管理工作，需要在安全的基礎(chǔ)上，進(jìn)行有針對性、有效性的數(shù)據(jù)加工和信息開發(fā)等一系列具體工作內(nèi)容，確保能夠產(chǎn)生更好的服務(wù)效果。在實(shí)際工作的過程中，應(yīng)當(dāng)改變以往的傳統(tǒng)管理方式，在計算機(jī)和信息管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步應(yīng)用數(shù)據(jù)管理技術(shù)，確保人事檔案的管理工作能夠進(jìn)一步深度信息化，進(jìn)而促進(jìn)各個地區(qū)和各個層級之間的人事檔案管理工作，確保如果出現(xiàn)人員流動情況，也可以第一時間找到個人的詳細(xì)檔案。做好這樣的工作可以進(jìn)一步促進(jìn)各個部門之間的溝通和聯(lián)系，而要做到這一點(diǎn)，就需要確保各層之間和人事檔案管理部門之間能夠有著及時有效的溝通渠道，確保檔案的流通性。

4.2 深入記錄，普遍宣傳

大數(shù)據(jù)技術(shù)相對于傳統(tǒng)的信息化管理技術(shù)來說，可以應(yīng)對非常龐大的海量數(shù)據(jù)，在這一基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員可以將人員檔案直接錄入系統(tǒng)當(dāng)中以提高檔案資料收錄的效率。實(shí)際進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時，還需要將個人基本工作情況放人資料當(dāng)中，例如其他人對于員工的評價，員工工作過程中獲取的實(shí)際成果等。人員檔案在管理的過程中，需要定期的對內(nèi)容進(jìn)行更新和維護(hù)，確保人員資料能夠得到有效的補(bǔ)充，確保資料的實(shí)時性。除此之外，很多人事檔案相關(guān)內(nèi)容都需要學(xué)校和行政單位來進(jìn)行加工，這些單位在人事檔案的加工過程中扮演了重要的角色。我國當(dāng)前進(jìn)行人事檔案管理工作時，依然還有一部分是使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行記錄和保存，事業(yè)單位發(fā)生人員流動時就會出現(xiàn)調(diào)檔和檔案流動之類的問題。但是具體進(jìn)行人事檔案調(diào)動時，需要多個部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，有著一定的復(fù)雜性，經(jīng)常會有著十分繁雜的手續(xù)，很容易導(dǎo)致用人單位的對接出現(xiàn)時間差，甚至引發(fā)更加嚴(yán)重的后果。而現(xiàn)在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用讓這一問題有了解決的路徑，人事檔案管理工作需要緊跟技術(shù)發(fā)展和時代步伐，進(jìn)一步增加其中科學(xué)含量，確保人事檔案的信息資源管理有效性，滿足社會和人們對]這一技術(shù)的客觀需求。事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行的過程中需要有效的進(jìn)行人事檔案的信息化管理，結(jié)合工作實(shí)際情況來進(jìn)行有關(guān)規(guī)章制度的宣傳和普及工作，確保大致工作過程可以為人所知，進(jìn)而實(shí)際開展工作時，受到的阻力就會減刁、，進(jìn)一步確保人事檔案的信息化建設(shè)。

4.3 強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

人事檔案管理工作的頂層建設(shè)主要是朝向標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，實(shí)際進(jìn)行管理的過程中，標(biāo)準(zhǔn)化理念體現(xiàn)在檔案從收集分類、到存儲利用和管理等全過程，有著重要的意義。檔案管理工作有著充分的重要性和保密性，但是實(shí)際進(jìn)行檔案管理機(jī)制建設(shè)的過程中，則應(yīng)當(dāng)秉持開放的態(tài)度，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，做好頂層設(shè)計，確保服務(wù)的有效性。要做到這一點(diǎn)，首先要培養(yǎng)出一支有著足夠?qū)I(yè)素質(zhì)水平的檔案管理工作隊伍，隊伍內(nèi)的員工應(yīng)當(dāng)有著敢于學(xué)習(xí)的態(tài)度，積極學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)內(nèi)容，確保自身能夠充分接收新理念和新技術(shù)。實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作人員培訓(xùn)的過程中，因?yàn)闄n案管理工作人員以文科背景人員為主，而理工科的工作人員相對較少，所以進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和普及過程中，經(jīng)常會難以跟上進(jìn)度，針對這一情況就需要在日常工作中加以技能培訓(xùn)和知識普及。進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理工作人員的人員結(jié)構(gòu)，提高員工的知識結(jié)構(gòu)和自動化技術(shù)應(yīng)用能力，從而讓工作人員成為新時代復(fù)合型人才，能夠熟練應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步增加經(jīng)費(fèi)，進(jìn)行必要的大數(shù)據(jù)技術(shù)培訓(xùn)。

人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程大致可以分為三個步驟，第一步就是對人事檔案的各方面需求進(jìn)行調(diào)查和分析，確定哪些內(nèi)容需要進(jìn)行歸檔，各個組織以及工作人員對于檔案的需求，進(jìn)而確保歸檔的標(biāo)準(zhǔn);第二步是建立起以檔案為核心的標(biāo)準(zhǔn)化體系，提高檔案利用的效率;第三步是縱深推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化工作，確保標(biāo)準(zhǔn)化可以以多種不同的形式進(jìn)行體現(xiàn)，支持檔案開發(fā)利用效率的提升。

5、以高校為例，分析人事檔案中大數(shù)據(jù)的應(yīng)用

5.1 收集模式的轉(zhuǎn)變

近些年來，檔案管理工作發(fā)生了天翻地覆的改變，從紙質(zhì)檔案管理發(fā)展到了信息化檔案管理，到現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)管理方式，這一過程中檔案管理的資源和有效性都在快速提升。具體進(jìn)行管理的過程中，對于檔案資源也進(jìn)行了進(jìn)一步深入的劃分，以往的管理過程都是面向結(jié)構(gòu)化的資源，而現(xiàn)在的管理工作逐漸包含了半結(jié)構(gòu)化資源，甚至有時會選擇非結(jié)構(gòu)化資源。隨時時代的發(fā)展，檔案收集相關(guān)工作也在發(fā)生劇烈的轉(zhuǎn)變，目前高校的人事檔案管理工作當(dāng)中，大部分依然是使用信息化的檔案管理工作，大數(shù)據(jù)信息化依然是起步階段。大數(shù)據(jù)時代下，高校的人事檔案管理和開發(fā)主要目標(biāo)是進(jìn)一步收集非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，進(jìn)一步拓寬信息的采集面和渠道，進(jìn)而及時更新并有效開發(fā)信息資源，促進(jìn)決策和規(guī)劃的有效性。人事檔案管理和采集的過程中，首先要讓檔案制定者轉(zhuǎn)變檔案觀念，及時對檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和錄入，確保信息資料的實(shí)時性和有效性，同時還需要對檔案使用者的瀏覽記錄和檢索記錄中找出線索，找到新的信息點(diǎn)，進(jìn)而將有效的信息更方便的推送給查詢?nèi)藛T。

5.2 工作人員業(yè)務(wù)能力的轉(zhuǎn)變

長期以來人們對于人事檔案管理相關(guān)工作都沒有給予足夠的重視程度，經(jīng)常認(rèn)為人事檔案管理工作屬于邊緣化的工作，這樣的情況下就導(dǎo)致了相關(guān)管理工作人員沒有足夠的專業(yè)知識，經(jīng)常存在聘用大量非在編任用等問題。在大數(shù)據(jù)時代下，要進(jìn)行有效的檔案管理，必須要求有關(guān)工作人員能夠有著充分的專業(yè)素質(zhì)，能夠在面對大數(shù)據(jù)技術(shù)時有著積極主動的接納心態(tài)，因而就需要設(shè)立檔案部門的人員編制，提高專業(yè)人才的占比，在此基礎(chǔ)上還需要系統(tǒng)的進(jìn)行最新知識、知識等知識內(nèi)容的培訓(xùn)輔導(dǎo)等，確保檔案管理工作人員能夠表現(xiàn)出足夠的專業(yè)素養(yǎng)和服務(wù)水平。

6、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代下各種技術(shù)的應(yīng)用對于人事檔案管理工作起著關(guān)鍵的作用，可以進(jìn)一步提升檔案管理工作的有效性和管理效率。但是與此同時，檔案管理工作實(shí)際開展的過程中也出現(xiàn)了一些問題，針對這些問題需要采取有效的措施進(jìn)行應(yīng)對，進(jìn)而提高人事檔案的管理工作成果。

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