信息化環(huán)境中醫(yī)院科研檔案的管理與開發(fā)

張麗娟

摘 要：醫(yī)學事業(yè)是我國公共事業(yè)的重要組成部分，在疾病預防控制、保護和增進人民身體健康的進程中發(fā)揮了不可替代的重要作用。醫(yī)院科研檔案資料在提升醫(yī)療技術水平、促進疑難雜癥治療方面，具有極為重要的參考價值。隨著現(xiàn)代信息化技術的快速發(fā)展，醫(yī)院科研檔案管理和開發(fā)工作也迎來了新的發(fā)展機遇。在信息化環(huán)境中，利用現(xiàn)代信息技術不斷創(chuàng)新醫(yī)院科研檔案管理方法，提升醫(yī)院科研檔案管理水平，加大醫(yī)院科研檔案開發(fā)力度，對充分發(fā)揮醫(yī)院科研檔案服務醫(yī)學事業(yè)發(fā)展的作用具有重大意義。基于此，本文在闡述科研檔案信息化服務必然性的基礎上，提出了信息化環(huán)境中醫(yī)院科研檔案管理和開發(fā)的有效策略，希望能為提升信息化環(huán)境中醫(yī)院科研檔案的管理水平提供一些有益的參考和借鑒。

關鍵詞：信息化環(huán)境;醫(yī)院科研檔案;檔案管理;開發(fā)策略

中圖分類號：R197.3;G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）12-0067-02

一直以來，我國高度重視醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展，并將其列入重點發(fā)展的民生項目。醫(yī)院在疾病預防控制、防病治病等醫(yī)學研究過程中形成的科研成果、科技專利、新技術、新項目等科研檔案資料，凝聚了廣大醫(yī)務人員長期研究和探索取得的重要臨床治療方法、科研理論，同時也是醫(yī)院一系列醫(yī)療實踐活動的真實記錄，是醫(yī)院開展醫(yī)、教、研工作的重要依據(jù)，對促進醫(yī)學事業(yè)進步和發(fā)展、推進醫(yī)院科研教學和科技創(chuàng)新具有非常重要的作用。在信息化環(huán)境中，醫(yī)院應借助現(xiàn)代信息技術不斷創(chuàng)新科研檔案信息化服務模式，探索和研究科研檔案信息化服務的新方法、新舉措，更好地發(fā)揮科研檔案的重要價值[1]。

1科研檔案信息化服務的必然性

1.1科研檔案信息化服務的優(yōu)點

一是信息資源豐富。在信息化環(huán)境中，現(xiàn)代信息技術快速發(fā)展，社會的各個領域和行業(yè)都在加快信息化建設，創(chuàng)新和優(yōu)化醫(yī)院的科研檔案管理及開發(fā)工作勢在必行。為提高科研檔案信息化服務水平，醫(yī)院可以利用豐富的網(wǎng)絡環(huán)境信息資源，通過檔案管理設備、存儲設備強化對科研檔案的數(shù)字化管理，借助網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術實現(xiàn)科研檔案資料的收集、整理與歸檔[2]?？梢越柚嬎銠C圖像掃描，把醫(yī)院科研檔案轉(zhuǎn)變成電子文檔進行分類保存，實現(xiàn)對醫(yī)院科研檔案儲存的電子化和信息化。與此同時，醫(yī)院還可以利用網(wǎng)絡技術，通過圖片、文本、影像資料等多種方式將醫(yī)院科研檔案在電子平臺上進行展示，用來推廣醫(yī)療新技術、宣傳醫(yī)院科研成果，進一步豐富和充實醫(yī)院科研檔案資料的內(nèi)容。

二是服務方式新穎。在信息化環(huán)境中，醫(yī)院充分運用信息技術開展科研檔案服務，服務方式較為新穎。科研檔案之前都是儲存在醫(yī)院綜合檔案室中，醫(yī)務人員或院領導需要使用檔案時，必須通過檔案管理員人工進行查閱，不但費工耗力還浪費時間。而醫(yī)院通過信息技術建立科研檔案電子檔案后，可以實現(xiàn)科研檔案的網(wǎng)絡共享，利用網(wǎng)絡可以快速查閱科研檔案的信息，不但快捷方便，而且服務方式新穎，實現(xiàn)了科研檔案的服務和管理工作的信息化[3]。

1.2科研檔案信息化服務的必然性

從發(fā)展的角度來看，醫(yī)院必須運用計算機建立各類科研檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)科研檔案的數(shù)字化，其中包括科研檔案全文的數(shù)字化、檔案目錄的數(shù)字化、檔案編研成果的數(shù)字化等。首先，實現(xiàn)醫(yī)院科研檔案信息化服務是醫(yī)院檔案工作的必然發(fā)展要求，利用信息化技術對科研檔案進行管理，將過去單一的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闄C讀檔案，可以更好地滿足信息化時代構建數(shù)字化檔案服務管理系統(tǒng)的需要[4]。其次，建設醫(yī)院信息化科研檔案是開展國家信息化建設的需要。目前我國已啟動了檔案信息化建設的進程，如何規(guī)范管理科研檔案，更好地滿足醫(yī)院診療、人才培養(yǎng)、科研等工作對檔案信息的需要，是現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理部門的一項重要任務。最后，建設醫(yī)院信息化科研檔案，可以更好地實現(xiàn)對科研檔案資料的利用和開發(fā)，更加突出科研檔案服務的廣泛性、時效性，更好地促進科研檔案信息資源的共享。

2信息化環(huán)境中醫(yī)院科研檔案的管理與開發(fā)策略

2.1夯實數(shù)據(jù)建設基礎

（1）將傳統(tǒng)檔案信息資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，構建可共享、規(guī)范化的紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)科研檔案資料向數(shù)字化形式的轉(zhuǎn)變。對于現(xiàn)存科研檔案資料，可利用掃描、手工著錄等信息化方式，將其轉(zhuǎn)變成數(shù)字記錄形式，同時編制責任者、題名以及關鍵詞等索引，構建相應的數(shù)據(jù)庫，有效積累現(xiàn)有資源，分步驟、有計劃地將現(xiàn)存紙質(zhì)科研檔案資料全部轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案。

（2）有效整合橫向信息。在將傳統(tǒng)科研檔案資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案的基礎上，橫向整合科研工作管理信息系統(tǒng)，建立完善有關電子檔案接收應用系統(tǒng)和電子文件歸檔系統(tǒng)，及時將新產(chǎn)生的與科研項目相關的電子文件和有關數(shù)據(jù)列入科研檔案的收集范圍內(nèi)，促進科研相關電子文檔的接收、歸檔、保管和利用工作的順利開展，盡快建立科研檔案信息資源數(shù)據(jù)庫和檔案目錄中心。

（3）完善數(shù)據(jù)庫內(nèi)容。為更好地為廣大醫(yī)療專業(yè)技術人員提供最前沿、最權威的科研成果資料，在醫(yī)院傳統(tǒng)的科研檔案管理基礎上，應不斷完善專業(yè)數(shù)據(jù)庫資料。專業(yè)的數(shù)據(jù)庫通常會收錄一些權威學術學會創(chuàng)辦的雜志期刊中的報告、論文等，這些文章能代表一個學科范圍內(nèi)最完整、最重要、最新的創(chuàng)新思想和研究成果，同時也引領了該學科的最新研究方向和最高研究水平，可以讓醫(yī)院科研人員在工作過程中少走彎路，研究出高質(zhì)量的科研成果，逐步提升醫(yī)院科研檔案服務的水平和質(zhì)量。

2.2強化信息技術創(chuàng)新

（1）采集技術。如果想對醫(yī)院科研檔案進行有效管理，首先應對相關科研檔案數(shù)據(jù)進行采集，按照采集科研檔案的不同，主要分為非結構化數(shù)據(jù)采集技術和實物檔案數(shù)字化技術。

通俗地講，非結構化數(shù)據(jù)采集技術就是采集那些以文件方式存在的有關科研檔案資料。該種科研檔案資料的采集通常需要使用Spider（網(wǎng)絡爬蟲），Spider不但能采集網(wǎng)絡上有關的圖片、網(wǎng)頁等，還能把本地存儲解析成文字電子文件，如TXT、WORD、PDF、HTML等，一起采集至系統(tǒng)中。在采集這些以文件方式存在的圖片、網(wǎng)頁等原始數(shù)據(jù)后，應全文索引數(shù)據(jù)，建立能供機器識別和處理的索引文件。

通俗地講，實物檔案數(shù)字化技術就是指文字識別、掃描以及音頻視頻的剪輯等技術，該類采集技術重點依賴數(shù)據(jù)倉庫技術和數(shù)據(jù)庫技術，其將海量結構化數(shù)據(jù)根據(jù)統(tǒng)一元數(shù)據(jù)進行對照處理后，然后采集至數(shù)據(jù)倉庫。

（2）儲存技術。隨著醫(yī)院科研檔案信息化程度的不斷深化，電子數(shù)據(jù)總量不斷攀升，原來的本地文件儲存或數(shù)據(jù)庫存儲技術，已無法滿足利用效率和存儲量方面的需求，需要使用新的儲存技術[5]。

結構化數(shù)據(jù)存儲技術：數(shù)據(jù)倉庫發(fā)展的基礎是數(shù)據(jù)庫技術，而數(shù)據(jù)倉庫可一次寫入數(shù)次讀出，并可分析海量的結構化數(shù)據(jù)，所以可用于對科研檔案結構化數(shù)據(jù)進行儲存。

非結構化數(shù)據(jù)存儲技術：非結構化數(shù)據(jù)是指包含圖片、文本、視頻、音頻的大量文件型數(shù)據(jù)，該類數(shù)據(jù)有的只有幾個K，有的則有幾個GB大小，同時這些文件的數(shù)量巨多。儲存非結構化數(shù)據(jù)包括兩種方式：第一，NoSQL數(shù)據(jù)庫，如Apache、MongoDB、Oracle NoSql等。第二，Hadoop數(shù)據(jù)儲存技術。通過Hadoop平臺，能輕松完成對非結構化文檔的集群計算和存儲，具有可擴展、分布式、經(jīng)濟可靠等多個優(yōu)點。

（3）展現(xiàn)技術。采集加工完醫(yī)院科研檔案數(shù)據(jù)以后，需要利用一定的方式展現(xiàn)出來，將科研資料數(shù)據(jù)給科研人員終端上進行推送。通過多種方式充分展示檔案館的信息化服務水平，使醫(yī)院科研人員對檔案館有一個全面的了解，提升他們利用檔案的積極性，增強醫(yī)院科研人員在攻關時利用檔案的自覺性。

結構化數(shù)據(jù)：這方面的數(shù)據(jù)一般用來查詢明細和統(tǒng)計分析，所以通常使用數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)庫倉庫來進行展現(xiàn)，利用統(tǒng)計報表、圖表的方式進行展示。

非結構化數(shù)據(jù)：這方面的數(shù)據(jù)一般用來瀏覽和全文搜索，所以通常使用專題組織、分類聚類展現(xiàn)、全文搜索引擎等技術，利用人為或搜索關鍵詞組成邏輯表達關系式后逐步檢數(shù)據(jù)進行展示。

2.3推動智能檔案服務

（1）特色專題服務。根據(jù)醫(yī)院科研人員研究領域的不同建立相應的研究專題樹，在專題樹的結構設計上應根據(jù)醫(yī)院科研實際情況，以一級、二級學科作為基礎，構建具備本醫(yī)院科研特色的專題樹。每個研究專題樹的節(jié)點不但有名稱，還有和該節(jié)點具有密切關系的關鍵詞以及關鍵詞的邏輯關系表達式，主要用于加工處理知識分類、科研檔案、聚類等，為該專題樹節(jié)點提供準確性和關聯(lián)度比較高的有關知識、信息。

（2）智能搜索服務。在采集到大量非結構化科研檔案數(shù)據(jù)之后，再采用傳統(tǒng)的檔案主題詞標引檢索和目錄查詢服務，已無法滿足對這些數(shù)據(jù)進行展現(xiàn)和處理的需要，因此，需要使用全文搜索引擎，在索引大量非結構化數(shù)據(jù)文件的前提下，為醫(yī)院科研人員提供更為智能化的搜索服務。醫(yī)院檔案管理人員可以按照科研項目的內(nèi)容，及時對關鍵詞邏輯關系表達式、詞庫、文本加工算法等進行修正，確保搜索的質(zhì)量和命中率。

2.4狠抓人才隊伍建設

要想做好醫(yī)院的科研檔案管理和開發(fā)工作，必須以高素質(zhì)的優(yōu)良人才隊伍作為保證，特別是隨著信息化時代的到來，強化人才隊伍建設的重要性日益凸顯。現(xiàn)階段，醫(yī)院科研檔案管理隊伍建設存在的主要問題就是檔案信息化管理人才短缺。首先，現(xiàn)有科研檔案管理人才隊伍沒有經(jīng)過專業(yè)的系統(tǒng)化培訓，無法很好地滿足檔案信息化工作的要求。其次，醫(yī)院多數(shù)缺乏信息技術專業(yè)人才，特別是具備程序維護、系統(tǒng)開發(fā)、咨詢服務等綜合業(yè)務能力的復合型人才嚴重不足，這對于加強科研檔案信息化建設的水平和質(zhì)量造成了嚴重制約。對此，醫(yī)院不但要積極招聘引進精通信息技術的專業(yè)性人才，還應通過組織信息化專業(yè)技術培訓、聘請信息技術方面的專家授課、選派有關人員到專業(yè)培訓機構學習等多種方式，對現(xiàn)有的科研檔案管理工作人員進行信息技術培訓，將他們培養(yǎng)成為系統(tǒng)維護、日常數(shù)據(jù)加工、前端用戶指導等工作的全面手，使其更好地適應科研檔案信息化服務工作的需要，為醫(yī)院科研檔案的管理與開發(fā)提供人才隊伍保障。

3結語

在信息化環(huán)境中，醫(yī)院可采取夯實數(shù)據(jù)建設基礎、強化信息技術創(chuàng)新、推動智能檔案服務、狠抓人才隊伍建設等多項有效策略，不斷提升醫(yī)院科研檔案信息化服務水平，充分挖掘和發(fā)揮科研檔案的重要作用，更好地促進醫(yī)院實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的目標。

參考文獻

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