人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的發(fā)展趨勢

鄭宇航 李娟

（湖北航天化學(xué)技術(shù)研究所，湖北襄陽 441000）

0.引言

所謂人事檔案，指的是一個單位在一定時期內(nèi)的人員管理活動中逐步積累的人事文件總和，組織管理者、人事管理部門負責(zé)人等同時對人事檔案資料的真實性負責(zé)。其在人才穩(wěn)定流動、實現(xiàn)最佳配置、科學(xué)使用人才中發(fā)揮著不可替代的作用，是全面了解、合理評價、正確使用人才的有力依據(jù)。

1.人事檔案管理與人事管理工作的關(guān)系

人事檔案的出現(xiàn)是因為人事管理工作的需要，只有及時收集、分析、管理人事管理工作過程中出現(xiàn)的人事檔案材料，才能為人事管理工作的穩(wěn)定運行提供支持，因此人事檔案管理工作異常關(guān)鍵，同時人事檔案管理工作的內(nèi)容與服務(wù)模式得以出現(xiàn)。要認識到人事檔案管理工作是為人事管理工作服務(wù)的，其屬于人事管理工作的重點內(nèi)容之一，所以人事檔案管理工作不得與人事管理政策相沖突，要與人事管理工作相契合。

2.人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案管理不能穩(wěn)定運行

雖然我國已經(jīng)針對人事檔案管理工作制訂了較為完善的制度，但在實際檔案材料收集過程中存在著收集速度過慢的問題，在現(xiàn)代檔案管理中不能有效引進新技術(shù)，這與當(dāng)前人力資源管理需求存在較大差距。管理人員在分析資料過程中，因為不能掌握豐富的外部信息，手中掌握的匯編材料主要取自內(nèi)部信息，而且大量檔案管理人員在日常工作中不能主動收集材料，常常在急需檔案材料時匆忙插手，導(dǎo)致人事檔案分析與材料收集過于滯后。再有，有的單位人事檔案不具備完善的檢索工具，要想短時間內(nèi)完成檔案檢索與內(nèi)容查找存在諸多困難[1]。

2.2 人事檔案管理有待進一步規(guī)范

（1）人事檔案材料不能及時歸檔。在收集人事檔案材料過程中，因為工作人員對本職工作不負責(zé)不認真，導(dǎo)致大量檔案材料隨手存放，形成了檔案資料不完整的現(xiàn)狀，歸檔內(nèi)容不完整不全面，也不具備應(yīng)有的連續(xù)性。（2）因為缺少大量高素質(zhì)人才，有的單位在招聘人才時一味依靠人力資源開發(fā)中心，在管理人事檔案時完全應(yīng)用人事代理的做法。一旦出現(xiàn)人員流動，那么在檔案交接與傳遞過程中，則會由于不具備第三方審核與監(jiān)督，導(dǎo)致大量檔案材料丟失或損壞[2]。

2.3 人事檔案管理信息化程度不待提升

隨著信息技術(shù)的快速更新，計算機技術(shù)在當(dāng)前檔案管理中承擔(dān)著收集信息、傳遞信息、開發(fā)信息的職能，也是當(dāng)前最為重要的現(xiàn)代化管理方法。雖然有的單位逐步實施電子化檔案，但因為在軟件設(shè)計與開發(fā)過程中，人事檔案管理人員沒有參與，以致開發(fā)人員不能全面理解人事檔案管理需求，出現(xiàn)了運行效率較差的問題，大量檔案信息不能及時輸入，信息歸類不嚴(yán)格，搜索結(jié)果錯誤等，以致大量電子信息形同虛設(shè)。這種不完善的信息管理系統(tǒng)不能充分發(fā)揮自身技術(shù)特點，在人事檔案管理中作用并不突出。

3.人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的發(fā)展

3.1 人事檔案管理呈社會性發(fā)展

現(xiàn)代人力資源管理是時代發(fā)展的必然結(jié)果，所以現(xiàn)代人力資源管理主要內(nèi)容之一的人事檔案工作，必然也會表現(xiàn)出一定的社會性。自管理部門進行分析，不再是各個單位分別配備內(nèi)部人事檔案管理人員的做法，各單位人事檔案不再只負責(zé)本單位人事檔案材料的收集，在市場經(jīng)濟運行過程中出現(xiàn)了擁有社會性能的人事檔案管理部門，其不屬于只負責(zé)本單位人事檔案管理的部門，而是著眼于整個社會，其對本社區(qū)內(nèi)全部流動人員的人事檔案進行管理，其針對的人員社會性更強[3]。

3.2 人事檔案管理規(guī)范化運行

人事檔案管理要想收到預(yù)期效果，務(wù)必要收集完善的檔案材料，保證掌握的檔案材料真實有效。在審核收集的檔案材料時，要看其手續(xù)是否完全、其內(nèi)容是否詳細、其觀點是否正確等，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料與自身要求存在差異，則需立即清理，并要求其在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，針對超出歸檔范圍的檔案材料，要及時與有關(guān)部門聯(lián)系，防止出現(xiàn)丟失與積壓的問題。再有，充分利用人事檔案管理系統(tǒng)，保證檔案審核人員利用計算機查閱檔案原件，而不用再翻閱人事檔案，不但加快了查閱速度，而且也能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案材料的保密性與安全性[4]。

3.3 人事檔案管理合理應(yīng)用人才

通過人事檔案能夠全面了解一個人在過去一定時期內(nèi)的經(jīng)歷、能力與德行，其在組織工作與人事工作中發(fā)揮著不可比擬的功能，同時依據(jù)人事檔案可以完成人員分配、人力資源合理利用、各部門調(diào)配資源等各項任務(wù)。利用對人事檔案中的人員經(jīng)歷、學(xué)歷等各種情況進行分析，不但能夠明確人力資源管理的運行規(guī)律，同時能夠合理設(shè)計人力資源的使用。還能夠結(jié)合不同人員的素質(zhì)情況與本單位發(fā)展目標(biāo)制訂人才培訓(xùn)計劃，從而有利于提升員工的綜合素質(zhì)，達到人盡其才、物盡其用的效果[5]。

3.4 人事檔案管理呈開放性轉(zhuǎn)變

在我國經(jīng)濟快速發(fā)展過程中，人事檔案本身的政治性與神秘性不復(fù)存在，在引入信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，人事檔案管理與服務(wù)模式發(fā)生了根本性變化，現(xiàn)代化管理手段與管理方式得以大量應(yīng)用，能夠?qū)⑷耸聶n案內(nèi)容上傳網(wǎng)絡(luò)，實施網(wǎng)絡(luò)化管理，有效加快了人事檔案管理部門與外界信息的交流速度，單一信息傳播模式不復(fù)存在，開放式信息交流得以實現(xiàn)，人才流動速度逐步增加，人事檔案社會性發(fā)展必然成為現(xiàn)實。

3.5 創(chuàng)建人事檔案管理制度

因為人事檔案管理工作內(nèi)容較多、專業(yè)性較強，同時要求對檔案材料保密，所以要結(jié)合實際情況建立完善的檔案管理制度，尤其涉及檔案材料的傳輸、登記、考核等各個方面的制度，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料丟失或損壞，要及時查找并補充，防止檔案材料過于片面。根據(jù)人力資源運行情況與實際工作需求，盡快制訂一個切實可行的人才開發(fā)計劃，不但要保證人力資源管理發(fā)展專題匯編數(shù)據(jù)的真實性，而且還需使其發(fā)揮應(yīng)有的作用[6]。

3.6 提高人事檔案管理人員水平

只有擁有高素質(zhì)的人事檔案管理人才，才能保證人事檔案管理工作的順利實施，第一，檔案管理人員要對本職工作高度負責(zé)，通過努力學(xué)習(xí)掌握先進的檔案管理知識與技術(shù)，對檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)容做到心中有數(shù)。第二，檔案管理依據(jù)以人為本的原則，利用制訂完善的人力資源開發(fā)計劃，鼓舞全體員工的工作激情，促使檔案管理工作收到顯著效果，為企業(yè)發(fā)展夯實根基。第三，實行人才競爭，鼓勵員工開展良性競爭，將優(yōu)秀人才推到檔案管理崗位上來[7]。

3.7 引進人事檔案管理現(xiàn)代化措施

人事檔案管理要想引進現(xiàn)代化手段，離不開人力資源管理的功能。因此要不斷加大資金投入力度，在檔案管理中引進現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備，為檔案管理配置先進的硬件與軟件，購置空調(diào)、除濕機、檔案架、電腦，建設(shè)防火防盜的監(jiān)控設(shè)備。為了防止檔案管理人才流失，要在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等各個方面做到公平公正，人事檔案管理才能穩(wěn)定運行。

3.8 創(chuàng)建人事檔案目錄中心

當(dāng)前，人事檔案檢索工具并不豐富，其功能單一、檢索速度慢、運行效率低，傳統(tǒng)檔案管理模式已與時代發(fā)展相分離，為了有效應(yīng)對檔案信息大量增加、檔案利用率高等問題，要盡快對檔案使用方法進行創(chuàng)新，強調(diào)檢索工具建設(shè)、創(chuàng)建人事檔案目錄中心。編制的檢索工具要具有較高的規(guī)范性，各種檢索工具要同時運行，能夠全面展現(xiàn)館藏檔案的內(nèi)容特點、形式特點與保存地點等。

4.結(jié)語

我國經(jīng)濟發(fā)展進入新時期，各個行業(yè)間的競爭不斷加劇，對人力資源管理提出了更高的要求。人事檔案管理與現(xiàn)代人力資源管理密不可分，二者只有實現(xiàn)同步發(fā)展，才能充分發(fā)揮人事檔案管理的作用，促進人力資源管理工作有效提升運行效率，確保企業(yè)的穩(wěn)定運行。