基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程再造

孟聰 宋濤

摘要：近年來高校經(jīng)費(fèi)的大幅增長(zhǎng)導(dǎo)致“報(bào)賬難”現(xiàn)象日益突出，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用為解決這一難題提供了可行性方案。本文通過對(duì)傳統(tǒng)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程和高校自助報(bào)銷流程進(jìn)行對(duì)比，揭示了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程存在的問題，從報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員視角分別分析了高校自助報(bào)銷的優(yōu)點(diǎn)，以及實(shí)現(xiàn)自助報(bào)銷所需要的技術(shù)支撐。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);高校財(cái)務(wù);自助報(bào)賬

引言

近年來，高校經(jīng)費(fèi)的大幅增長(zhǎng)，進(jìn)一步加重了廣大教職工“報(bào)賬難”的現(xiàn)象。每到年末，各高校財(cái)務(wù)部門排長(zhǎng)隊(duì)報(bào)銷的情況屢見不鮮。雖然采用了叫號(hào)機(jī)叫號(hào)、延長(zhǎng)報(bào)賬時(shí)間、現(xiàn)金預(yù)約等方法，依然無法有效解決這一難題。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為高校財(cái)務(wù)報(bào)銷帶來了契機(jī)，本文以河北某大學(xué)為例，對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷進(jìn)行流程再造，以期從根本上解決高?！皥?bào)賬難”問題。

一、傳統(tǒng)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程是基于手工記賬基礎(chǔ)上發(fā)展起來的電算化報(bào)銷模式的，具體流程如圖1所示：

從流程中可以看出，傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式主要存在以下幾方面的問題：

（一）無法從根本上解決排隊(duì)報(bào)銷的問題

傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，報(bào)銷人員必須全程參與圖1中的每一步流程，辦理一筆正常的業(yè)務(wù)也需要花費(fèi)較大的時(shí)間成本，這就造成盡管引入了叫號(hào)機(jī)、增加了微信公眾號(hào)排隊(duì)查看等功能，但依舊無法從根本上解決排隊(duì)報(bào)銷的問題。

（二）咨詢量大，返工量多，財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷人員間易發(fā)生矛盾

大多數(shù)報(bào)銷人員均非財(cái)務(wù)出身，缺乏基本的財(cái)務(wù)知識(shí)。盡管財(cái)務(wù)部門制定了詳盡的財(cái)務(wù)管理制度，并對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷流程和要求均做了說明，但每天仍有許多報(bào)銷人員打電話咨詢報(bào)銷事宜，這給本來就業(yè)務(wù)繁忙的財(cái)務(wù)人員增加了巨大的工作量。但即便如此，仍存在大量填寫不規(guī)范，甚至大小寫填寫錯(cuò)誤的情況。這就需要報(bào)銷人員重新填寫報(bào)銷單，重新履行簽批手續(xù)，再至財(cái)務(wù)處報(bào)銷。這大大增加了報(bào)銷人員的時(shí)間成本，甚至從心理上認(rèn)為財(cái)務(wù)人員在故意刁難，極易激起報(bào)銷人員與財(cái)務(wù)人員之間的矛盾。

（三）負(fù)責(zé)人無法及時(shí)掌握項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況

在傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式下，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人僅可通過手工記錄的方式掌握項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行情況。這種原始的方法非常容易發(fā)生漏記、錯(cuò)記的情況，或者有的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根本就沒有記錄，這就導(dǎo)致其無法及時(shí)掌握項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況，甚至出現(xiàn)項(xiàng)目余額不足，仍持續(xù)簽字報(bào)銷的情況。這無形中既浪費(fèi)了報(bào)銷人員的時(shí)間，也增加了財(cái)務(wù)人員的工作量。

（四）易出現(xiàn)年初無人報(bào)銷、年末排隊(duì)報(bào)銷的不均衡現(xiàn)象

廣大師生年初教學(xué)計(jì)劃安排緊、財(cái)務(wù)支出壓力小，并不急于報(bào)銷。而在傳統(tǒng)的報(bào)銷模式下，財(cái)務(wù)人員只能被動(dòng)“接待”前來辦理業(yè)務(wù)的報(bào)銷人員，由于無法獲知報(bào)銷人員來辦理業(yè)務(wù)的時(shí)間，所以即便無人報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員也無法自主安排時(shí)間。年末課程即將結(jié)束、財(cái)務(wù)支出壓力增大、科研課題結(jié)項(xiàng)等諸多因素導(dǎo)致報(bào)銷人員激增，大量的報(bào)銷業(yè)務(wù)集中在這一時(shí)段辦理，造成財(cái)務(wù)處報(bào)賬大廳擁擠、嘈雜，報(bào)銷人員怨聲載道，財(cái)務(wù)人員苦不堪言。

（五）財(cái)務(wù)人員無法自主安排業(yè)務(wù)處理時(shí)間

報(bào)銷人員的業(yè)務(wù)復(fù)雜程度和財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)水平均存在不同程度的差異，但在傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式下，財(cái)務(wù)人員必須按照排隊(duì)順序依次辦理業(yè)務(wù)。這就容易出現(xiàn)本來很快就能處理完畢的簡(jiǎn)單業(yè)務(wù)由于排在復(fù)雜業(yè)務(wù)后面，需要等待很長(zhǎng)的時(shí)間，這無疑是一種時(shí)間的浪費(fèi)。而且由于報(bào)銷人員無法根據(jù)業(yè)務(wù)選擇特定的財(cái)務(wù)人員處理，這就要求所有財(cái)務(wù)人員全面掌握?qǐng)?bào)銷業(yè)務(wù)，對(duì)財(cái)務(wù)人員素質(zhì)要求較高。

從以上問題來看，傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式最大的癥結(jié)在于審核制單環(huán)節(jié)：一面是財(cái)務(wù)人員繁重的審核與錄入工作，一面是報(bào)銷人員漫長(zhǎng)的等待與報(bào)賬大廳嘈雜的環(huán)境，亟待一種新的理念與方式對(duì)這一耗時(shí)而低效的模式進(jìn)行改進(jìn)。

二、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校自助報(bào)賬流程

為解決傳統(tǒng)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式存在的種種問題，特別是從根本上解決廣大教職工“報(bào)賬難”的問題，本文將現(xiàn)代信息化技術(shù)與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)相融合，對(duì)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行再造，創(chuàng)立了基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的財(cái)務(wù)報(bào)銷新模式——自助報(bào)賬。具體流程如圖2所示：

自助報(bào)賬系統(tǒng)是“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)與高校財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的高度融合，實(shí)現(xiàn)了“網(wǎng)上預(yù)約+物流管理+無現(xiàn)金+不等候+即時(shí)查詢+短信通知”的全程信息化管理。從根本上解決了報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員共同面臨的“報(bào)賬難”問題，實(shí)現(xiàn)了“雙贏”。

（一）報(bào)銷人員視角

1.實(shí)現(xiàn)“7×24小時(shí)”無障礙報(bào)銷，從根本上解決“排隊(duì)難”問題

報(bào)銷人員可以隨時(shí)通過任意一臺(tái)連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，登錄自助報(bào)賬系統(tǒng)，填寫報(bào)銷單，不受時(shí)間和空間的限制，真正實(shí)現(xiàn)“7×24小時(shí)”無障礙報(bào)銷。報(bào)銷單經(jīng)負(fù)責(zé)人審批簽字后交財(cái)務(wù)部門收單窗口即可離開，無須等候業(yè)務(wù)處理完畢。這既節(jié)省了報(bào)銷人員在業(yè)務(wù)處理前的排隊(duì)時(shí)間，又節(jié)省了業(yè)務(wù)處理過程的等候時(shí)間，從根本上解決了“排隊(duì)難”的問題。

2.各項(xiàng)業(yè)務(wù)更加明晰，極大地降低了返工率

自助報(bào)賬系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)類型對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)進(jìn)行了模塊劃分。以河北某高校為例，分為日常報(bào)銷、差旅費(fèi)、借款業(yè)務(wù)、人員勞酬四個(gè)模塊，每個(gè)模塊前均有模塊說明，對(duì)該模塊業(yè)務(wù)進(jìn)行總體說明。每個(gè)模塊下又區(qū)分具體業(yè)務(wù)小項(xiàng)，對(duì)該項(xiàng)業(yè)務(wù)需注意的內(nèi)容、需提供的附件用紅字標(biāo)注。報(bào)銷人員只要根據(jù)業(yè)務(wù)提示內(nèi)容填寫信息、準(zhǔn)備資料，一般都會(huì)符合財(cái)務(wù)規(guī)定，無須返工。值得一提的是，自助報(bào)賬系統(tǒng)還對(duì)項(xiàng)目余額進(jìn)行了控制，余額不足無法進(jìn)行自助報(bào)銷單的提交，這從源頭上避免了所有手續(xù)全部辦理完畢，到財(cái)務(wù)處報(bào)銷時(shí)才得知余額不足無法報(bào)銷的情況。

3.報(bào)銷人員可以實(shí)時(shí)查詢業(yè)務(wù)處理進(jìn)程和經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況

在自助報(bào)賬模式下，報(bào)銷人員無須全程現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控業(yè)務(wù)處理進(jìn)程。交單離開后，隨時(shí)可通過系統(tǒng)中的物流功能查看業(yè)務(wù)處理進(jìn)程和自助單據(jù)流轉(zhuǎn)狀態(tài)。系統(tǒng)還會(huì)在收單、憑證處理完畢等節(jié)點(diǎn)發(fā)送短信至報(bào)銷人手機(jī)，方便報(bào)銷人隨時(shí)了解業(yè)務(wù)處理進(jìn)程。有權(quán)限的報(bào)銷人員還可實(shí)時(shí)查看每筆報(bào)銷經(jīng)費(fèi)明細(xì)，實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目最新余額。大大方便了報(bào)銷人員合理安排各項(xiàng)開支，自主監(jiān)督管理經(jīng)費(fèi)。

（二）財(cái)務(wù)人員視角

1.降低了溝通成本，減少了溝通矛盾

由于自助報(bào)賬系統(tǒng)中已對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的注意事項(xiàng)及所需材料做了詳盡說明，報(bào)銷人員與財(cái)務(wù)人員的信息不對(duì)稱程度已經(jīng)很低，自然降低了溝通成本。而且在填報(bào)過程中，系統(tǒng)已經(jīng)對(duì)項(xiàng)目余額，子項(xiàng)余額等信息進(jìn)行了多重校驗(yàn)，消滅了傳統(tǒng)報(bào)銷模式下容易出現(xiàn)的低級(jí)錯(cuò)誤，降低了報(bào)銷人員的返工率，從而在很大程度上減少了矛盾。

2.財(cái)務(wù)人員工作環(huán)境得到改善，工作量也更加均衡

自助報(bào)賬模式下，報(bào)銷人員交單后無須等待即可離開，不會(huì)再出現(xiàn)排長(zhǎng)隊(duì)等待的情況，報(bào)賬大廳自然不再嘈雜無序，怨聲載道。財(cái)務(wù)人員的工作環(huán)境和心理壓力均得到改善，工作效率必然提高。同時(shí)，由于自助報(bào)賬系統(tǒng)全天候隨時(shí)可以填報(bào)，不受時(shí)間和空間限制，報(bào)銷人員也將逐漸不再集中到期末、年末等時(shí)點(diǎn)進(jìn)行報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員全年工作量也會(huì)逐漸趨于均衡，不再出現(xiàn)年初無人報(bào)銷、年末集中報(bào)銷的情況。

3.有利于財(cái)務(wù)人員自主安排工作

實(shí)行自助報(bào)賬后，報(bào)銷人員將簽批完備的自助單交至財(cái)務(wù)處收單窗口即可離開，接下來的分單、審核等業(yè)務(wù)處理過程均可在后臺(tái)進(jìn)行處理。這樣，就無須每個(gè)財(cái)務(wù)人員被動(dòng)等待“上門”辦理業(yè)務(wù)的報(bào)銷人員，也無須接單后即刻辦理，可合理安排單據(jù)處理順序及工作時(shí)間。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，自助投遞機(jī)投入使用后，無須再至收單窗口交單，真正實(shí)現(xiàn)了“全天候、無等待”報(bào)銷。

4.自動(dòng)生成“智能憑證”，提高了工作效率

新的報(bào)銷流程改變了原有的分工方式，報(bào)銷工作更多地向有報(bào)賬需求的處室、學(xué)院等部門轉(zhuǎn)移。報(bào)銷人員原來需要在手工報(bào)銷單上填寫的信息，實(shí)行自助報(bào)賬后都可在財(cái)務(wù)信息服務(wù)平臺(tái)中錄入。憑證處理系統(tǒng)可通過財(cái)務(wù)信息服務(wù)平臺(tái)提取報(bào)銷部門、人員、事由等關(guān)鍵信息，自動(dòng)生成摘要，根據(jù)所選業(yè)務(wù)類型自動(dòng)匹配會(huì)計(jì)科目，生成“智能憑證”。財(cái)務(wù)人員在制單過程中只需認(rèn)真核對(duì)所生成的“智能憑證”，提高了制單的準(zhǔn)確性，也提高了工作效率。

三、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校自助報(bào)賬體系構(gòu)建

建立高校自助報(bào)賬體系，真正實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)上填報(bào)+物流管理+無現(xiàn)金+不等候+即時(shí)查詢+短信通知”的全程信息化管理，需要構(gòu)建財(cái)務(wù)信息管理與服務(wù)、物流、賬務(wù)處理、信息發(fā)布與交流、財(cái)政自助柜面支付五大平臺(tái)。

（一）財(cái)務(wù)信息管理與服務(wù)平臺(tái)

通過大量翻閱以前年度會(huì)計(jì)憑證，歸納總結(jié)報(bào)賬過程中涉及的主要業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)條目，并結(jié)合財(cái)務(wù)制度和相關(guān)文件，分別設(shè)置注意事項(xiàng)和自查內(nèi)容，建成適合學(xué)校實(shí)際的財(cái)務(wù)信息管理與服務(wù)平臺(tái)。報(bào)銷人員通過學(xué)校統(tǒng)一認(rèn)證的身份信息登錄該平臺(tái)，系統(tǒng)自動(dòng)提取報(bào)銷部門、報(bào)銷人員等信息，并對(duì)填報(bào)的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算控制，預(yù)算超支的項(xiàng)目，不予確認(rèn)提交。這就從源頭上避免了傳統(tǒng)報(bào)銷流程中存在的已簽批完備，但到財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)預(yù)算超支無法辦理的情況。提交成功的報(bào)銷單，會(huì)生成唯一的單據(jù)號(hào)碼和條形碼，報(bào)銷人員可據(jù)此查詢自助單狀態(tài)，財(cái)務(wù)人員可掃描條形碼收單、分單、記賬等。

（二）物流平臺(tái)

物流管理平臺(tái)使自助單流轉(zhuǎn)過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)都能得到記錄。每個(gè)提交成功的自助單都對(duì)應(yīng)唯一的單據(jù)號(hào)碼和條形碼，用以記錄憑證提交時(shí)間、收單時(shí)間、處理狀態(tài)等信息。處理完畢生成憑證后，在記賬憑證上同樣會(huì)生成一個(gè)條形碼，記錄憑證現(xiàn)存用戶。所有信息均會(huì)通過財(cái)務(wù)信息管理與服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行發(fā)布，廣大師生可登錄個(gè)人門戶實(shí)時(shí)了解憑證處理進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)支出情況及項(xiàng)目余額等信息。通過購(gòu)買批量短信服務(wù)，在報(bào)賬過程中的每個(gè)節(jié)點(diǎn)向報(bào)銷人員發(fā)送提醒短信，方便廣大師生及時(shí)了解報(bào)銷進(jìn)程。

（三）賬務(wù)處理平臺(tái)

在原有憑證處理系統(tǒng)基礎(chǔ)上升級(jí)改造，形成賬務(wù)處理平臺(tái)，根據(jù)財(cái)務(wù)信息管理與服務(wù)平臺(tái)提取報(bào)銷人員信息、摘要、支付方式等，整合生成記賬憑證摘要，對(duì)業(yè)務(wù)類型設(shè)置對(duì)應(yīng)科目，使財(cái)務(wù)人員在接收自助單后，直接掃描自助單條形碼即可自動(dòng)生成“智能憑證”，無須再手工錄入。主要包括自助單接收、憑證制單和復(fù)核、賬表查詢與打印、項(xiàng)目管理等功能。

（四）信息發(fā)布與交流平臺(tái)

借助新媒體技術(shù)，通過微信公眾號(hào)、財(cái)務(wù)QQ群等方式，及時(shí)發(fā)布各種財(cái)務(wù)規(guī)定、通知公告、辦事指南和報(bào)銷要求等。并提供微信在線人工客服，安排專人實(shí)時(shí)解答報(bào)賬咨詢，第一時(shí)間解決師生提出的財(cái)務(wù)問題。

（五）財(cái)政自助柜面支付平臺(tái)

借助財(cái)政柜面支付平臺(tái)，實(shí)施“以財(cái)政自助柜面結(jié)算為主，以支票結(jié)算為輔”的資金支付方式，擬實(shí)現(xiàn)報(bào)銷程序完成后，資金隨即支付到位。

結(jié)語

綜上所述，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程再造給現(xiàn)有的財(cái)務(wù)報(bào)銷體系帶來了重大改革，給報(bào)銷的教職工及財(cái)務(wù)人員都帶來了巨大的便利。同時(shí)，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，電子發(fā)票、網(wǎng)上簽批，電子檔案等在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，高校財(cái)務(wù)的服務(wù)水平和管理能力都將實(shí)現(xiàn)更大的發(fā)展，為廣大教職工帶來更多的便利。

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